13 Ideen zur Geschäftsautomatisierung, um Zeit und Geld zu sparen

Die Geschäftsautomatisierung kann die Effizienz im gesamten Unternehmen steigern, indem sie eine erhebliche Menge sich wiederholender Aufgaben am Arbeitsplatz eliminiert und die für redundante Aufgaben verschwendete Zeit reduziert und zur Verbesserung der Gesamtproduktivität beiträgt. Diese und andere wichtige Vorteile haben eine wachsende Zahl von Unternehmen dazu veranlasst, immer mehr Geschäftsautomatisierung in ihren Betrieb zu integrieren.

Was ist Geschäftsautomatisierung?

Die Geschäftsautomatisierung verwendet Technologie, um die manuelle Arbeit aus den täglichen Geschäftsprozessen zu nehmen. Von der Einstellung über das E-Mail-Management bis hin zur Buchhaltung, Fast jede Ecke des Geschäftsbetriebs kann von einem gewissen Grad an Geschäftsautomatisierung profitieren.

Mit der Geschäftsautomatisierung, Unternehmen können Arbeitsabläufe vereinfachen und optimieren. Einfach ausgedrückt, das letztendliche Ziel ist es weniger, menschliche Arbeitskraft zu ersetzen, sondern mehr durch Technologie zu ergänzen, um das Ganze zu verbessern, End-to-End-Prozess.

Viel mehr als nur Papier und PDFs durch dynamische digitale Daten zu ersetzen, Business Automation berücksichtigt die wichtigsten Schritte in den Arbeitsabläufen eines Unternehmens und versucht dann, diese Prozesse billiger zu machen, schneller und weniger fehleranfällig. Durch die Integration dieser Prozesse auf Technologieplattformen, Unternehmen profitieren auch von besseren Berichtsfunktionen und der Möglichkeit, Daten im Zeitverlauf zu analysieren. Diese Informationen dienen dann als Grundlage für wichtige Entscheidungen und helfen dem Unternehmen, zu wachsen.

Warum muss Ihr Unternehmen Prozesse automatisieren

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen spart Zeit und Geld, Aber die Vorteile der Investition in automatisierte Systeme enden hier nicht. Diese Systeme tragen auch dazu bei, den Personalaufwand für die Erledigung wichtiger Aufgaben zu reduzieren und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Projekte zu konzentrieren. Zum Beispiel, wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse oder Kundenservice-Chatrooms online automatisieren können, Ihre bezahlte Arbeit kann sich auf wichtigere, geschäftsbildende Aufgaben.

Die Automatisierung trägt auch dazu bei, kostspielige Fehler und den Zeitaufwand für deren Behebung zu reduzieren. Die meisten Fehler bei der Dokumentenverarbeitung und Dateneingabe sind auf menschliches Versagen zurückzuführen.

Die Geschäftsautomatisierung kann auch ein neues Maß an Standardisierung in die täglichen Arbeitsabläufe einführen, indem Mitarbeiter durch detaillierte Schritte geführt und alle relevanten Dokumentationen verfolgt werden. All diese Verbesserungen können Unternehmen helfen, sowohl Betriebskosten als auch Gemeinkosten zu senken.

#1 Cloud-ERP
Software

13 Top-Ideen zur Geschäftsautomatisierung

Während die Automatisierung das Potenzial hat, Verbesserungen in vielen Aspekten Ihres Unternehmens zu erzielen, Es gibt einige Bereiche, in denen es besonders wirkungsvoll sein kann. Hier sind 13 Bereiche Ihres Unternehmens, die reif für die Automatisierung sind. und einige Ratschläge zur Umsetzung dieser Ideen:

1. Einstellungsverfahren

   Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist ein mehrstufiger Prozess, der mit einer Stellenausschreibung oder der Einstellung bestimmter Kandidaten beginnt. und endet mit dem vollständigen Onboarding des Mitarbeiters. Viele Schritte auf dem Weg lassen sich automatisieren, den gesamten Einstellungsprozess einfacher und weniger zeitintensiv zu machen.

   Ein Human Resources Management System (HRMS) ist ein wertvolles Instrument zur Automatisierung des Einstellungsprozesses. Als Teil eines breiteren Funktionsumfangs, Diese Systeme automatisieren den Bewerbermanagementprozess. Sie können den Aufwand reduzieren, der mit der Angebotserstellung an Kandidaten und der Einrichtung aller Geräte und des Zugangs zu Systemen verbunden ist, die sie für die Stelle benötigen.

   Ein HRMS kann die gesamte Kandidatenerfahrung verbessern. Dass, im Gegenzug, verbessert den Ruf Ihres Unternehmens und hilft Ihnen, bessere Kandidaten zu gewinnen.

2. Mitarbeiteranalyse

   Personalabteilungen, die mit der Bewertung der Arbeit der Mitarbeiter beauftragt sind, können anhand von Daten alle Aufgaben jedes Mitarbeiters verfolgen und gebrauchsfertige Berichte für Manager und Führungskräfte erstellen. Wenn, zum Beispiel, Die Mitarbeiterfluktuation im Lager ist in den letzten 90 Tagen ungewöhnlich hoch geworden, Das Unternehmen kann HR-Tools verwenden, um das spezifische Problem zu lokalisieren und bessere Einstellungsentscheidungen für die Zukunft zu treffen.

3. Dateiübertragungen

   Die Zeiten, in denen Akten zwischen verschiedenen Aktenschränken verschoben und in verschiedene Abteilungen transportiert wurden, sind lange vorbei. Unternehmen von heute verlassen sich auf digitale Dateiübertragungen, aber nicht alle dieser Transfermechanismen werden den Erwartungen gerecht. Wenn Sie eine Plattform wie Google Docs oder einen Dienst wie Dropbox verwenden, zum Beispiel, bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich.

   Mithilfe von Geschäftsautomatisierung, Unternehmen können Dateien effizient speichern und teilen, entweder in ihren vier Wänden, oder mit Kunden, Geschäftspartner und andere Stakeholder. Automated File Transfer Protocol (FTP) und SSH File Transfer Protocol (SFTP)-Softwarelösungen verschieben die Dateien auf Server. Benutzer können dann einen FTP/SFTP-Download oder -Upload einer oder mehrerer Dateien planen, ohne einen Kollegen um Hilfe bitten zu müssen.

4. Berichterstellung und -verteilung

   Wenn Tabellenkalkulationen und Berichte die Grundlage Ihres täglichen Betriebs sind, Dann spart die Automatisierung der Berichterstellung und -verteilung Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Ärger. Unternehmen können Software verwenden, um diese Informationen täglich oder wöchentlich automatisch zu verteilen. und Empfänger können es verwenden, um historische Daten zu überprüfen, die zukünftige Leistung prognostizieren, und treffen optimale Entscheidungen.

   Die Software ermöglicht die automatische Erstellung von Berichten zu bestimmten Zeiten (d. h. am Ende jeder Woche oder jedes Quartals). Das System kann die Berichtsgenerierung auch durch Ereignisse wie einen Produktionsrückstand oder eine Produktknappheit im Verteilzentrum auslösen.

   Ausgestattet mit den Berichten, die sie für ihre Arbeit brauchen – und das auf eine Weise, die wenig oder gar keinen Aufwand erfordert – können die Mitarbeiter Entscheidungen treffen, die ihren Abteilungen und dem Unternehmen als Ganzes zugutekommen. So können Manager und Vorgesetzte mehr Zeit für Kernaufgaben haben.

5. E-Mail-Automatisierung

   Die meisten Mitarbeiter verbringen Stunden ihres Tages damit, Sichten durch, und Antworten auf E-Mails, viele davon sind für ihre Kernaufgaben irrelevant.

   Für viele Unternehmen, die Antwort auf die Frage, „Wie viel könnten Ihre Mitarbeiter erreichen, wenn sie doppelt so produktiv wären?“ kann mit E-Mail-Automatisierung gefunden werden. Anstatt jede Nachricht manuell zu bearbeiten, wenn sie ihren Posteingang erreicht, Mitarbeiter nutzen Automatisierung, um ihre täglichen E-Mail-Stacks zu organisieren, Senden automatisierter Antworten an einige und Weiterleiten aller anderen an bestimmte Ordner zur weiteren Bearbeitung. Durch die Automatisierung der Posteingänge der Mitarbeiter, Unternehmen helfen ihren Mitarbeitern, relevante Nachrichten schnell und effizient zu sehen und darauf zu reagieren.

6. Reklamationsprozesse

   Die Bearbeitung von Ansprüchen jeglicher Art ist langwierig (z. kehrt zurück, Instandsetzung, etc.) und ein mühsamer Prozess, der bei allen Beteiligten oft zu viel Frust führt. Wenn einige oder alle der beteiligten Schritte automatisiert werden können, es entlastet den Antragsteller und die Organisation und ermöglicht es ihnen, sich auf die wichtigsten Aspekte des Prozesses zu konzentrieren.

   Einsatz von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Organisationen können den Schadenprozess beschleunigen. Beispielsweise, ein Schadenregulierer in der Lage ist, Daten automatisch zu extrahieren und zu übermitteln, anstatt online danach suchen zu müssen, ruf jemanden deswegen an, oder per E-Mail anfordern.

   Durch die Entwicklung eines automatisierten Workflows für diesen und andere Schritte, Unternehmen können erheblich Zeit sparen, Geld und Ärger aus ihren Schadenprozessen.

7. Buchhaltungsaufgaben

   Die Buchhaltung ist ein zeitaufwändiger Prozess, der viele manuelle Schritte umfasst. Durch die Automatisierung einiger oder aller der damit verbundenen Schritte, Unternehmen können Zeit sparen, Reduzieren Sie Fehler und gewinnen Sie wertvolle Zeit der Mitarbeiter, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

   Kreditorenbuchhaltung (AP), zum Beispiel. PayStream-Berater geben an, dass für die 55 % der Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse (AP) immer noch manuell abwickeln, Der Einsatz eines automatisierten Systems zur Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen spart Zeit und Geld. Es reduziert auch Datenfehler und hilft, Betrug durch ein System von „berührungslosen“ Kontrollen, die hinter den Kulissen stattfinden, zu verhindern.

   Kombiniert, Diese Funktionalitäten bringen wichtige Vorteile für Unternehmen, die Software für die Kreditorenbuchhaltung einsetzen. Diese Software hilft Unternehmen, den manuellen Arbeitsaufwand für die Rechnungsbearbeitung zu reduzieren, Genehmigungen verwalten, und Zahlungen verarbeiten. Durch den Einsatz einer Softwarelösung für diese und andere Aufgaben, Unternehmen können diese Prozesse und die damit verbundenen Arbeitsabläufe effektiv vereinfachen.

8. Treffen

   Kalender verwalten, Das Einrichten von Meetings und das Organisieren der Details dieser Veranstaltungen sind alles Aktivitäten, die traditionell manuell abgewickelt werden. Aber eine Reihe verschiedener Automatisierungsplattformen können dazu beitragen, interne Besprechungen und Kundengespräche zu vereinfachen.

   Durch die Automatisierung von Besprechungen, Unternehmen können nicht nur die Veranstaltung selbst verwalten, aber auch die Logistik vor und nach dem Meeting.

   Eine Alternative zu herkömmlichen Kalendertools, Meeting Automation Platforms (MAPs) können verwendet werden, um das Meeting selbst zu unterstützen, Kommunikation verbessern, bevor während, und nach dem Treffen und je nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens nach oben oder unten skalieren.

9. Facility Management

   Zuständig für alle Aufgaben, von der Verwaltung des Gebäudesicherheitszugangs über den Austausch undichter Fenster bis hin zur Reparatur von Heiz- und Kühlsystemen, Facility Manager müssen oft sehr manuelle Prozesse verwenden (d. h. Anrufe, E-Mails, usw.), um diese Aufgaben zu verwalten.

   Diese Ansätze sind inkonsistent und dezentralisiert und würden stark von einer Automatisierung profitieren, die es den Teams ermöglicht, schnell zu reagieren, Bereitstellung des richtigen Serviceniveaus und Aufrechterhaltung von Audit-Trails. In den meisten Fällen, die Software arbeitet mit einem automatisierten Reaktionsmechanismus, wobei eine Handlung (z.B. eine Maschine mit wenig Öl, ein im Winter offen gelassenes Fenster, oder ein gefährliches Rutsch- und Sturzereignis in der Fabrikhalle) löst eine Reaktion aus.

   Sobald Sie auf das Problem aufmerksam gemacht wurden, Das System verwaltet das Problem entweder automatisch oder löst eine Warnung an den Facility Manager aus – und das alles mit minimalem menschlichen Eingriff. Damit entfällt nicht nur das Rätselraten im Facility Management, sondern trägt dazu bei, eine sicherere Arbeitsumgebung für alle Teammitglieder zu schaffen. Es hilft Unternehmen auch, Geld zu sparen. eMaint Facility Management Software sagt, dass ihre automatisierten Dienste Unternehmen geholfen haben, bis zu 100 US-Dollar zu sparen, 000 an jährlichen Betriebskosten bei gleichzeitiger Verbesserung der Produktivität um 20 %.

10. Kommunikation

    Teammitglieder halten, Kunden und Geschäftspartner über wichtige Informationen auf dem Laufenden zu halten ist entscheidend, aber per E-Mail, SMS zu schreiben oder alle anzurufen, um Informationen auszutauschen, ist sowohl zeitaufwändig als auch ineffizient.

    Automatisierung kann helfen. Durch das Einrichten von Erinnerungen für wiederholte Besprechungen, zum Beispiel, Vertriebsteams können Benachrichtigungen zu bevorstehenden Ereignissen erhalten, ohne dass jemand diese Erinnerungen senden muss. Die Einladungen erscheinen in ihren Kalendern, sie akzeptieren oder lehnen sie ab, und der Besprechungsleiter hat seine Teilnehmerliste für die bevorstehende Veranstaltung.

    Ähnliche Automatisierungstechniken können bei der Arbeit mit Kunden oder Interessenten verwendet werden. die im Laufe eines Monats oder eines Quartals regelmäßige Kontrollen und Nachuntersuchungen erhalten sollten. Mit automatisierten Drip-E-Mail-Kampagnen, zum Beispiel, Unternehmen können mit ihrem Kundenstamm in engem Kontakt bleiben, ohne individuelle Nachrichten schreiben und versenden zu müssen.

11. Stapelverarbeitung

    Unternehmen verwenden die Stapelverarbeitung, um die Verwaltung von gruppierten oder gestapelten Transaktionen zu automatisieren. Anstatt diese Transaktionen einzeln zu verwalten, die Software „stapelt“ mehrere Transaktionen und verarbeitet sie alle auf einmal.

    Die Stapelverarbeitung erfordert wenig oder keinen menschlichen Eingriff und eignet sich besonders gut für Transaktionen am Ende des Zyklus. B. die Verarbeitung von Monats- oder Quartalsberichten oder wöchentlichen/zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnungen.

12. ERP-Integration

    Durch die Integration in ein ERP-System können automatisierte Systeme Informationen aus dem ERP abrufen oder in dieses einspeisen. Wenn alle diese Systeme mit demselben Datensatz arbeiten, Unternehmen erhalten eine einzige, einheitliche Quelle aller Geschäftsdaten, die wichtige Geschäftsentscheidungen leiten können.

    Die gemeinsamen Daten, die aus der ERP-Integration stammen, helfen Unternehmen, Dateninkonsistenzen zu beseitigen, eliminieren Sie die Zeit, die für das Verschieben von Informationen zwischen Systemen aufgewendet wird, und erhalten Sie Zugriff auf genaue, Echtzeit-Informationen. Unternehmen haben dann eine ganzheitliche Sicht auf ihren Betrieb und können die Fähigkeiten ihrer automatisierten Systeme voll ausschöpfen.

13. Marketing

    Marketing ist eine weitere wichtige Geschäftsaufgabe, die durch Automatisierung vereinfacht und optimiert werden kann. Marketing-Automatisierungssoftware, zum Beispiel, kann Leads organisieren und E-Mail-Blasts automatisieren. Es hilft Unternehmen, Kampagnen und Programme besser auf die Bemühungen ihrer Vertriebsteams abzustimmen, sowie.

    Mit Marketing-Automation-Software, Unternehmen können nachverfolgen, Überwachen und pflegen Sie hochqualifizierte Leads, die Vertriebsmitarbeitern zur Verfügung stehen und mit denen sie zusammenarbeiten können. Dies reduziert die Komplexität des Lead-Konvertierungsprozesses und ermöglicht einen schnelleren Verkaufsprozess.

    Wenn Unternehmen Marketingsoftware verwenden, Sie erhalten auch Zugriff auf Tracking- und Messtools, die aufzeigen, wie sie im Laufe der Zeit abschneiden (d. h. bei der Umwandlung von Leads in Verkäufe) und ermöglichen ihnen, Anpassungen vorzunehmen, die letztendlich zu höheren Einnahmen führen.

    Mit dieser Art der Geschäftsautomatisierung Unternehmen können Arbeitsabläufe vereinfachen und optimieren, indem sie die erforderliche menschliche Arbeit mit Technologie zur Verbesserung des Prozesses reduzieren. Business Automation berücksichtigt die wichtigsten Schritte in den Arbeitsabläufen eines Unternehmens und macht diese Prozesse kostengünstiger, schneller und weniger fehleranfällig.