So führen Sie eine Abstimmung mit QuickBooks Online durch

Für Benutzer von QuickBooks Online gibt es eine schnelle und einfache Möglichkeit, Kontoauszüge abzugleichen. Wir erklären, was eine Bankabstimmung ist, warum sie wichtig ist und wie man sie mit QuickBooks abschließt.

Unabhängig davon, ob Sie ein wachsendes Unternehmen besitzen oder selbstständig sind, kann Ihnen eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online dabei helfen, Ihre Finanzen besser zu verwalten, indem sie eine einfachere Möglichkeit bietet, Ihre Bank- und Kreditkartenkonten abzugleichen. Sogar Buchhalter kleiner Unternehmen schätzen die automatische Abstimmungsfunktion in QuickBooks Online, mit der Ihre Konten in Minuten statt in Stunden abgeglichen werden können.

Wir stellen Ihnen ein kurzes Tutorial zum Abgleich zur Verfügung, heben die Schritte hervor, die zur Verwendung dieser praktischen Funktion erforderlich sind, und geben Ihnen einen Hinweis darauf, worauf Sie bei der Verwendung der Abgleichsfunktion achten müssen.

Überblick:Was ist Bankabstimmung?

Die Bankkontenabstimmung wird verwendet, um sicherzustellen, dass Ihr Hauptbuchsaldo und Ihr Banksaldo übereinstimmen. Dies geschieht, indem Diskrepanzen zwischen den beiden Konten festgestellt, die fehlenden Informationen gefunden und Ergänzungen oder Korrekturen in Ihrem Hauptbuch vorgenommen werden.

Wenn Ihre Bank Ihnen beispielsweise jeden Monat regelmäßig eine Servicegebühr in Rechnung stellt, wird diese nicht in Ihrem Hauptbuch verbucht, was zu einem ungenauen Saldo führt. Unter der Annahme, dass es keine weiteren ausstehenden Transaktionen gibt, die gebucht werden müssen, sollten Ihr Bankguthaben und Ihr Hauptbuchsaldo übereinstimmen, sobald Sie die Bankdienstleistungsgebühr in Ihrem Hauptbuch erfasst haben.

Was Sie vor dem Abgleich mit QuickBooks Online beachten sollten

Während die direkte Verbindung Ihres Bankkontos mit einer Buchhaltungssoftwareanwendung wie QuickBooks Online das Nachverfolgen und Abgleichen von Transaktionen erleichtert, müssen Sie dennoch den Abstimmungsprozess abschließen.

Möglicherweise müssen Sie beim Abgleich Ihrer Konten berücksichtigen, ob Sie Ihre Bankkonten mit der Anwendung verbunden haben oder Ihre Transaktionen nur am Monatsende elektronisch hochladen. Hier sind ein paar andere Dinge, die Sie bei der Verwendung von QuickBooks Online berücksichtigen sollten.

1. Ihr Kontoauszug und Ihr Hauptbuch stimmen selten überein

Während es den Zeitaufwand reduziert, den Sie für die Abstimmung Ihrer Konten aufwenden müssen, sind die Chancen, dass Ihr Kontoauszug und Ihr Hauptbuch sofort übereinstimmen, ziemlich gering. Es ist nicht so, dass die Verbindung Ihres Bankkontos mit Ihrer Software keine Vorteile hätte, aber es nimmt Ihnen nicht die ganze Arbeit ab. Die einzige Zeit, in der die beiden wahrscheinlich übereinstimmen, ist, wenn keine Aktivität auf dem Konto vorhanden ist.

2. Verfolgen Sie ausstehende Schecks

Wenn Sie Ihre Lieferanten oder Ihre Mitarbeiter mit einem Scheck bezahlen, müssen Sie diese Schecks im Auge behalten. Am wichtigsten ist, dass Sie wissen müssen, wie viele ausstehende Schecks Sie am Ende des Monats haben.

Wenn Sie Ihre Lieferanten beispielsweise am letzten Geschäftstag des Monats mit einem Scheck bezahlen, wird keiner dieser Schecks die Bank freigegeben haben, wenn Sie bereit sind, Ihr Konto abzugleichen. Während ausstehende Schecks keinen zusätzlichen Journaleintrag erfordern, da sie bereits erfasst sind, sollten Sie sie von Ihrem endgültigen Banksaldo abziehen, um den Saldo mit Ihrem Hauptbuch abzustimmen.

3. Suchen Sie immer nach Fehlern

Es ist leicht anzunehmen, dass große Finanzinstitute keine Fehler machen, aber sie tun es. Vor ein paar Jahren hatte ich drei Monate hintereinander Schecks, die jemand anderem gehörten, auf meinem Konto verrechnet. Wenn ich mir nicht die Schecks angesehen hätte, die verrechnet wurden, um sie mit meinen Transaktionen abzugleichen, hätte ich sie wahrscheinlich nie entdeckt.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie Schwierigkeiten haben, die beiden Salden in Einklang zu bringen. Schauen Sie immer nach, ob etwas Ihr Konto gelöscht hat, das einfach nicht dorthin gehört.

So führen Sie einen Abgleich mit QuickBooks Online durch

QuickBooks Online macht es viel einfacher, Ihre Bankkonten abzugleichen, und es kann auch Kreditkartenkonten abgleichen. Denken Sie daran, dass die Anwendung zwar gute Arbeit beim automatischen Abgleich von Transaktionen zwischen Ihrem Hauptbuch und Ihrem Bankkonto leistet, Sie aber dennoch einige Arbeit leisten müssen, insbesondere wenn eine große Anzahl von Transaktionen über Ihr Konto verarbeitet wird.

Um mit dem Abgleich Ihrer Konten zu beginnen, befolgen Sie einfach diesen einfachen dreistufigen Prozess.

1. Wählen Sie das Konto aus, das Sie abgleichen möchten

In QuickBooks Online können Sie jedes Ihrer verbundenen Konten sowie nicht verbundene Bankkonten abgleichen. Wenn Sie Ihr Girokonto abgleichen möchten, wählen Sie einfach Girokonto aus dem Dropdown-Menü aus. Mit der Abstimmungsfunktion können Sie auch verschiedene Aktiv- und Passivkonten abgleichen.

Stellen Sie immer sicher, dass Ihr Anfangsguthaben in QuickBooks Online mit Ihrem Anfangsguthaben auf Ihrem Kontoauszug übereinstimmt. Wenn Sie für den Vormonat keinen Abgleich durchgeführt haben, stimmen diese Salden möglicherweise nicht überein. Sobald Sie sicher sind, dass dies der Fall ist, können Sie den Endsaldo Ihres Kontoauszugs sowie das Enddatum des Kontoauszugs eingeben.

2. Beginnen Sie mit dem Abgleich des Kontos

Wenn Sie Ihre Bankkonten mit QuickBooks Online verbunden haben, ist es wichtig, dass alle Ihre heruntergeladenen Transaktionen mit aufgezeichneten Ausgaben abgeglichen wurden. Diese Transaktionen müssen ebenfalls kategorisiert werden, bevor mit dem Abgleichsprozess fortgefahren werden kann.

Sobald dies abgeschlossen ist, wird jede Differenz zwischen den beiden Salden auf der Abstimmungsseite hervorgehoben. Wenn Sie für den Monat nur sehr begrenzte Transaktionen haben, stimmen Ihre QuickBooks Online- und Kontoauszugssalden möglicherweise überein, was selten vorkommt, aber darauf hindeuten würde, dass ein weiterer Abgleich nicht erforderlich ist.

3. Vergleichen Sie die Gesamtsummen der Auszüge mit den Gesamtsummen von QuickBooks Online

Der letzte Teil des Abstimmungsprozesses besteht darin, die Gesamtsummen der Auszüge mit den Gesamtsummen von QuickBooks Online zu vergleichen. Sobald eine Ausgabe auf Ihrer Abrechnung mit einer erfassten Ausgabe abgeglichen werden kann, können Sie auf den Kreis neben dem Betrag klicken, um die beiden Beträge abzugleichen.

Sie sollten diesen Vorgang fortsetzen, bis alle Transaktionen verbucht wurden, indem Sie denselben Vorgang ausführen, unabhängig davon, ob Ihre Bankkonten verbunden sind oder Sie Transaktionen manuell eingegeben haben.

Notieren Sie unbedingt alle Transaktionen, die in QuickBooks erscheinen, aber nicht auf Ihrem Kontoauszug stehen, sowie alle Transaktionen auf Ihrem Kontoauszug, die nicht in QuickBooks erscheinen. Diese Abstimmungsabweichungen sollten die Differenz zwischen den beiden ausgleichen.

Wenn auf Ihrem Kontoauszug beispielsweise eine Bankgebühr oder eine andere Belastung ausgewiesen ist, wurde die Belastung wahrscheinlich nicht erfasst. Sie können auf das gleiche Problem stoßen, wenn Sie Ihre Kreditkarte zum Bezahlen einer Rechnung verwenden, aber vergessen haben, sie in QuickBooks Online zu erfassen.

Wenn dies der Fall ist, müssen Sie lediglich Transaktionen in QuickBooks Online aufzeichnen, indem Sie den Bildschirm „Kosten“ oben verwenden. Durch die Aufzeichnung der Ausgaben wird die Differenz zwischen Ihrem Kontoauszug und Ihrem QuickBooks Online-Saldo verringert, sodass Sie Ihren abgeglichenen Saldo erhalten. Derselbe Prozess müsste für getätigte, aber nicht im Hauptbuch erfasste Einzahlungen durchgeführt werden, indem sie in der Quittungsfunktion gebucht werden.

Das Abgleichen von Konten ist mit QuickBooks Online einfacher

Wenn Sie sich davor fürchten, Ihre Bankkonten abzugleichen, wird die Verwendung der Abstimmungsfunktion in QuickBooks Online die Aufgabe viel einfacher machen. Als Bonus können Sie auch den Abstimmungsprozess verwenden, um Ihre Kontenplanaktivitäten zu verwalten, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Kontosummen korrekt sind, was bedeutet, dass auch Ihre Jahresabschlüsse korrekt sind.

Wenn Sie ein Benutzer von QuickBooks Online sind, verbringen Sie keine Stunden mehr damit, Ihre Konten abzugleichen, und nutzen Sie diese zeitsparende Funktion noch heute.