3 Best Practices bei der Erfassung von Sachausgaben

Alle Unternehmen haben Sachausgaben. Erfahren Sie mit diesen Tipps, was Sachausgaben sind und wie Sie sie für Ihr kleines Unternehmen genau erfassen.

Neue Geschäftsinhaber oder diejenigen, die neu in der Buchhaltung sind, neigen dazu, Ausgaben mit Cash-Output gleichzusetzen, mit der Annahme, dass alle von Ihrem Unternehmen verursachten Ausgaben auch eine Reduzierung der Barmittel beinhalten. Dies gilt zwar, wenn Sie die zahlungsbasierte Buchhaltung verwenden, aber wenn Sie die periodengerechte Buchhaltung verwenden, beinhalten erfasste Ausgaben nicht immer eine Reduzierung der Barmittel.

Für Kleinunternehmer sind Abschreibungskosten wahrscheinlich die häufigste Art von nicht zahlungswirksamen Ausgaben, um die sich Ihr Unternehmen kümmern muss. Denken Sie daran, dass die Abschreibung verwendet wird, um einen großen Artikel über seine Nutzungsdauer zu verrechnen, anstatt ihn zum Zeitpunkt des Kaufs zu verrechnen.

Die Abschreibung gilt als nicht zahlungswirksame Ausgabe, da Sie nur die monatlichen Ausgaben erfassen, da die Barausgaben bereits beim ursprünglichen Kauf des Artikels erfasst wurden.

Überblick:Was sind Sachausgaben?

Nicht zahlungswirksame Ausgaben, manchmal auch als zahlungsunwirksame Gebühren bezeichnet, sind alle in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erfassten Ausgaben, die keine Barausgaben beinhalten. Nicht zahlungswirksame Transaktionen werden immer in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, da sie sich direkt auf das Gesamtnettoeinkommen, aber nicht auf den Cashflow auswirken.

Beispielsweise kauft Ihr Unternehmen ein großes Gerät für Ihre Fabrik. Die Ausrüstung kostete 5.000 Dollar, die Sie bar bezahlten. Die Anschaffungskosten der Geräte wurden jedoch nicht zum Zeitpunkt der Anschaffung erfasst, sondern werden über fünf Jahre abgeschrieben. So erfassen Sie die anfänglichen Ausgaben, die sich auf Ihre Kapitalflussrechnung auswirken:

	Konto	Belastung	Kredit
1.11.2020	Anlagevermögen – Ausrüstung	5.000 $
1.11.2020	Bargeld		5.000 $

Als Nächstes müssen Sie ein Gegenkonto für Ihre Geräte erstellen, um Ihre monatlichen Abschreibungskosten im Auge zu behalten. Diese Kosten werden für die nächsten fünf Jahre jeden Monat erfasst, bis die Ausrüstung vollständig abgeschrieben oder entsorgt wurde.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie am einfachsten sicherstellen, dass der Abschreibungsaufwand ordnungsgemäß erfasst wird, indem Sie einen wiederkehrenden Journaleintrag erstellen, der sicherstellt, dass Ihre Gewinn- und Verlustrechnung jeden Monat korrekt ist.

	Konto	Belastung	Kredit
1.11.2020	Abschreibungsaufwand	83,33 $
1.11.2020	Kumulierte Abschreibung		83,33 $

Da Sie den Artikel bereits beim Kauf vollständig bezahlt haben, erfassen Sie jeden Monat nur die Ausgaben für den Artikel und nicht seine Kosten.

3 nicht zahlungswirksame Ausgaben für Ihr Unternehmen

Es gibt zahlreiche Arten von nicht zahlungswirksamen Ausgaben, denen Ihr Unternehmen möglicherweise ausgesetzt ist, aber es gibt drei Beispiele für nicht zahlungswirksame Ausgaben, die am häufigsten von kleinen Unternehmen erlebt werden.

1. Abschreibungsaufwand

Jedes Mal, wenn Sie einen großen Artikel für Ihr Unternehmen kaufen, muss dieser abgeschrieben werden. Wie oben beschrieben, ist die Abschreibung der Vorgang, bei dem der Kauf über die Nutzungsdauer des Vermögenswerts als Aufwand verrechnet wird, anstatt alles auf einmal zu verrechnen. Da Sie das Bargeld bereits ausgegeben haben, den Vermögenswert jedoch über seine Nutzungsdauer ausgeben, wird der Abschreibungsaufwand als nicht zahlungswirksamer Aufwand betrachtet.

2. Amortisationsaufwand

Die Abschreibung ähnelt der Abschreibung, befasst sich jedoch mit immateriellen Vermögenswerten wie Patenten, Urheberrechten und anderen Vermögenswerten, die keine physische Präsenz haben, aber über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden müssen. Und wie ein Abschreibungsaufwand wird ein Amortisationsaufwand als nicht zahlungswirksamer Aufwand betrachtet, da der Vermögenswert bereits bezahlt wurde.

3. Rückstellung für uneinbringliche Forderungen

Wenn Sie auf Kredit verkaufen, besteht die Möglichkeit, dass einige der Kunden, die Produkte auf Kredit gekauft haben, nicht bezahlen. Während kleine Beträge am Jahresende einfach abgeschrieben werden können, sollten größere Beträge im Laufe des Jahres als Aufwand verbucht werden, um Kundenzahlungen, die möglicherweise nicht bezahlt werden, genauer zu erfassen. Dies kann durch Erstellen eines Gegenkontos erfolgen, das mit Ihrem Debitorenkonto verwendet wird.

Zum Beispiel betreibt Katie einen kleinen Geschenkeladen, der vor kurzem begonnen hat, an Kunden auf Kredit zu verkaufen. Früher war ihr Forderungsausfall sehr gering, aber jetzt hätte sie gerne eine effektivere Möglichkeit, mögliche Forderungsausfälle am Ende des Jahres zu berücksichtigen. Wenn Katies typischer Forderungsbetrag 18.000 US-Dollar betragen würde, könnte sie schätzen, dass etwa 10 % davon möglicherweise nicht von ihren Kunden erhalten werden. Um diese Ausgaben zu erfassen, würde sie den folgenden Tagebucheintrag vervollständigen:

	Konto	Belastung	Kredit
1.12.2020	Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen	1.800 $
1.12.2020	Freibetrag für zweifelhafte Konten		1.800 $

Am Ende des Jahres, wenn Katie besser einschätzen kann, wie viele uneinbringliche Forderungen sie abschreiben muss, kann sie ihre Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen und ihr Debitorenkonto entsprechend anpassen. Alle uneinbringlichen Forderungen, die sie für das Jahr ausgibt, werden als nicht zahlungswirksame Ausgaben betrachtet, da der Betrag eingegeben wird, um ihren Forderungssaldo zu reduzieren, und sich nicht direkt auf ihren Kassenbestand auswirkt.

Beispiel einer Sachausgabe

Maria besitzt einen kleinen Verlag. Einer ihrer Konkurrenten geht aus dem Geschäft und gibt Maria die Möglichkeit, die Urheberrechte an mehreren Veröffentlichungen zu erwerben. Maria erwirbt am Ende mehrere Urheberrechte für 10.000 $ und wird für die nächsten zehn Jahre gut sein.

Um diesen Kauf ordnungsgemäß zu verbuchen, muss Maria die Kosten über die nächsten zehn Jahre amortisieren. Ihr erster Schritt wäre die Erfassung des Erstkaufs des immateriellen Vermögenswerts:

	Konto	Belastung	Kredit
1.10.2020	Immaterielle Vermögenswerte – Urheberrecht	12.000 $
1.10.2020	Bargeld		12.000 $

Nach der Ersterfassung des Kaufs muss Maria die Urheberrechtskosten über die nächsten zehn Jahre abschreiben. Sie müsste ein Gegenkonto erstellen, um ihre Amortisationskosten zu erfassen, und dann den folgenden Eintrag vornehmen:

	Konto	Belastung	Kredit
1.10.2020	Amortisationskosten – Urheberrechte	100 $
1.10.2020	Kumulierte Abschreibung - Urheberrechte		100 $

Auch hier gilt, wie die Abschreibung, ein Amortisationsaufwand als nicht zahlungswirksamer Aufwand, da der Barteil der Transaktion bereits ordnungsgemäß erfasst wurde.

3 Best Practices bei der Erfassung von Sachausgaben

Um Sachausgaben ordnungsgemäß zu erfassen, müssen Sie oder Ihr Buchhalter genau verstehen, was Sachausgaben sind und wie sie erfasst werden sollten. Während Abschreibungen und Amortisationen zwei der häufigsten nicht zahlungswirksamen Ausgaben sind, mit denen sich Kleinunternehmer auseinandersetzen müssen, gibt es andere nicht zahlungswirksame Ausgaben, die alle Geschäftsinhaber kennen sollten. Das Befolgen dieser Best Practices kann hilfreich sein.

1. Denken Sie daran, nur Sachausgaben auf Ihrer Einkommensabrechnung zu erfassen

Aufwendungen wie Abschreibungen und Amortisationen müssen ordnungsgemäß in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden. Dadurch verringern sich das Nettoeinkommen und das steuerpflichtige Nettoeinkommen. Denken Sie daran, dass nicht zahlungswirksame Ausgaben keinen Einfluss auf Ihre Kapitalflussrechnung haben, da die Barmittel bereits zum Zeitpunkt des ursprünglichen Kaufs verbucht wurden.

2. Lernen Sie den Unterschied zwischen Cashflow und Nettoeinkommen kennen

Netto-Cashflow und Nettogewinn sind nicht dasselbe. Der Cashflow stellt den Geldbetrag dar, der Ihrem Unternehmen zu- und abfließt, während das Nettoeinkommen den Geldbetrag angibt, den Ihr Unternehmen verdient hat, nachdem die entsprechenden Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt wurden.

3. Machen Sie sich mit Sachausgaben vertraut

Während Abschreibungen und Amortisationen die häufigsten Arten von nicht zahlungswirksamen Ausgaben sind, mit denen Ihr kleines Unternehmen wahrscheinlich umgehen muss, gibt es mehrere andere Arten von nicht zahlungswirksamen Ausgaben, die Sie kennen sollten.

• Aktienbasierte Vergütung
• Nicht realisierte Gewinne
• Nicht realisierte Verluste
• Latente Ertragssteuern
• Abschreibungen von Vermögenswerten
• Rückstellungen für zukünftige Verluste
• Wertminderungen oder Gebühren

Während die meisten Posten auf dieser Liste nicht zahlungswirksamer Ausgaben sich eher auf börsennotierte Unternehmen auswirken, können nicht zahlungswirksame Ausgaben wie Abschreibungen von Vermögenswerten und Rückstellungen für zukünftige Verluste sicherlich sowohl kleine Unternehmen als auch ihre größeren Gegenstücke betreffen.

Warum sind Sachausgaben wichtig?

Ausgaben bedeuten nicht immer eine Reduzierung der Barmittel. Nicht zahlungswirksame Ausgaben wie Abschreibungen reduzieren die Einnahmen, wirken sich jedoch nicht auf den Cashflow aus. Wenn Sie für Ihr Unternehmen periodengerechte Buchhaltung verwenden, ist die ordnungsgemäße Erfassung von nicht zahlungswirksamen Ausgaben ein Muss, um genaue Jahresabschlüsse zu erstellen.

Denken Sie auch daran, dass nicht zahlungswirksame Ausgaben Ihre Gewinn- und Verlustrechnung nur dort betreffen, wo sie sich direkt auf das steuerpflichtige Einkommen Ihres Unternehmens auswirken.