Büromaterial:Sind sie ein Vermögenswert oder eine Ausgabe?

Büromaterial wird normalerweise als Ausgabe angesehen. Beim Umgang mit Büromaterial, Büroausgaben und Büroausstattung kann es jedoch knifflig werden. Erfahren Sie, wie Sie sie richtig klassifizieren.

Während sie sicherlich in die Vermögenskategorie fallen, die alles Wertvolle in Ihrem Besitz ist, werden Büromaterialien für den Verbrauch gekauft, was sie eher zu einer Betriebsausgabe als zu einem Umlaufvermögen macht.

Da es sich aber um Buchhaltung handelt, gibt es Ausnahmen von dieser Regel. Wenn es eine Ausnahme gibt, würde es wahrscheinlich in die Kategorie Büroausgaben oder Büroausstattung fallen. Wir erklären ein wenig über jede dieser Kategorien und wie Sie diese Ausgaben in Ihrem Jahresabschluss richtig klassifizieren.

Sind Büromaterialien ein Vermögenswert oder eine Ausgabe?

Ein Büro zu leiten scheint ein ziemlich unkomplizierter Job zu sein. Aber die Dinge können verwirrend sein, wenn Sie versuchen, die regelmäßigen Bürokosten richtig zu klassifizieren. Nehmen wir zum Beispiel an, Sara kauft Hefter, Heftklammern, Papier für den Kopierer und einen Laptop für einen ihrer Mitarbeiter. Sara müsste die Kosten für Hefter, Heftklammern und Papier als Ausgaben für Büromaterial verbuchen, während der Laptop als Vermögenswert angesehen würde.

Die Einführung von Bürokosten macht diesen Prozess noch verwirrender. Was unterscheidet Büroausgaben von Büromaterialien? Gilt ein Taschenrechner als Bürobedarf oder Büroausstattung? Werfen wir einen Blick auf alle drei Kategorien von Geschäftsausgaben und wie man sie richtig klassifiziert.

1. Bürobedarf: Büromaterial sind kleine Anschaffungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit erledigen zu können. Zu den Ausgaben für Büromaterial gehören Artikel wie Heftklammern, Papier, Tinte, Kugelschreiber und Bleistifte, Büroklammern, Hefter, Aktenordner und Marker. Alle diese Artikel sind zu 100 % verbrauchbar, was bedeutet, dass sie gekauft werden, um verwendet zu werden. Während sie ein Vermögenswert sind, weil sie Wert halten, werden sie nicht als Vermögenswert, sondern als Aufwand erfasst. Es ist wichtig, Büromaterial von Inventarkosten getrennt zu halten. Inventar wird immer als Vermögenswert betrachtet, da es nicht verbrauchbar ist.
2. Bürokosten: Büroausgaben werden wie Büromaterial in der Regel als Aufwand und nicht als Vermögenswert erfasst. Büroausgaben sind oft immateriell und umfassen Dinge wie Hausmeisterdienste, Softwareabonnements, Bürowartung und sogar Websitewartung.
3. Büroausstattung :Büroausstattung wird im Gegensatz zu Büroausgaben und Büromaterial in der Regel als Vermögenswert erfasst und über einen längeren Zeitraum als Aufwand erfasst, anstatt sofort als Aufwand erfasst zu werden. Büroausstattung umfasst Desktop- und Laptop-Computer, andere elektronische Geräte, Büromaschinen wie Drucker oder Kopierer sowie Möbel und Einrichtungsgegenstände, die zur Einrichtung Ihres Büros verwendet werden. Während viele Unternehmen einen Dollarbetrag als Schwellenwert für die Klassifizierung dieser Anschaffungen als Ausrüstung verwenden, hat der IRS 2016 eine Änderung vorgenommen, die es Geschäftsinhabern ermöglicht, einen sofortigen Abzug für die gesamten Kosten eines Geschäftsvermögens von weniger als 2.500 US-Dollar vorzunehmen, obwohl Sie dies noch tun haben die Möglichkeit, diese Ausgaben als langfristigen Vermögenswert zu klassifizieren.

Wenn Sie Büromaterial in großen Mengen kaufen, können Sie es als Vermögenswert klassifizieren und nach Verbrauch abrechnen. Aber in den meisten Fällen kaufen Büros genug Vorräte für ein paar Wochen oder einen Monat, sodass eine Einstufung als Vermögenswert nicht erforderlich ist.

Klassifizierung von Bürobedarf, Büroausgaben und Büroausstattung in Jahresabschlüssen

Bei der Klassifizierung von Verbrauchsmaterialien müssen Sie die Materialität des gekauften Artikels berücksichtigen. Mit anderen Worten, wenn der Posten keinen großen Einfluss auf Ihren Jahresabschluss hat, können Sie ihn einfach als Aufwand ausgeben. Das Wesentlichkeitsprinzip besagt, dass Ausgaben, die mehr als 5 % Ihres Gesamtvermögens ausmachen, als Vermögenswert und nicht als Ausgabe verbucht werden sollten.

Am einfachsten lässt sich Büromaterial, Ausgaben und Ausstattung klassifizieren, wenn Sie sich jeden Einkauf einzeln ansehen und entscheiden, wie er klassifiziert werden soll.

Zum Beispiel hat Tims Unternehmen im Oktober 2020 die folgenden Einkäufe getätigt:

• Eine Schachtel mit 12 Stiften für 5,99 $
• Drei Riese Papier für 15,95 $
• Zwei Schachteln Heftklammern für 6,50 $
• Eine Kiste Aktenordner für 4,25 $
• Ein Abonnement für eine neue Buchhaltungssoftwareanwendung, die monatlich 25 $ kostet
• Ein Reinigungsteam für die Tiefenreinigung des Büros für 150 $
• Ein neuer Farblaserdrucker für 1.095 $
• Ein neuer Kopierer für 3.000 $

Lassen Sie uns nun jede Ausgabe in die richtige Kategorie einordnen.

Bürobedarf

Büromaterial zu klassifizieren ist einfach. Betrachtet man die oben genannten Transaktionen, würde Folgendes als Bürobedarf gelten:

• Stifte für 5,99 $
• Papier für 15,95 $
• Heftklammern für 6,50 $
• Aktenordner für 4,25 $

Der Gesamtbetrag dieser Käufe beträgt 32,69 $ und würde in Ihrer Buchhaltungssoftware oder manuell in Ihrem Hauptbuch wie folgt erfasst:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.10.2020	Bürobedarf	32,69 $
31.10.2020	Bargeld		32,69 $

Wenn diese Lieferungen auf Rechnung gekauft wurden, müssen Sie die Käufe zuerst in der Kreditorenbuchhaltung erfassen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.10.2020	Bürobedarf	32,69 $
31.10.2020	Kreditorenbuchhaltung		32,69 $

Sie würden dann Ihr Kreditorenkonto anpassen, wenn Sie die Rechnung bezahlen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
30.11.2020	Kreditorenbuchhaltung	32,69 $
30.11.2020	Bargeld		32,69 $

Bürokosten

Zu Tims Transaktionen, die als Büroausgaben klassifiziert werden müssen, gehören die folgenden:

• Softwareabonnement für 25 $
• Gründliche Reinigung des Büros für 150 $

Diese beiden Ausgaben wurden sofort bezahlt und mussten nicht in die Kreditorenbuchhaltung aufgenommen werden, sodass sie wie folgt erfasst würden:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.10.2020	Bürokosten	175 $
31.10.2020	Bargeld		175 $

Büroausstattung

Tim hat zwei Bürogeräte gekauft.

1. Farblaserdrucker für 1.095 $
2. Ein Kopierer für 3.000 $

Tim kann wählen, ob er beides als Vermögenswerte erfasst, oder er kann den Drucker sofort ausgeben, da er weniger als 2.500 US-Dollar kostet, und nur den Kopierer als Vermögenswert erfassen. Er beschließt, den Drucker zu bezahlen. Hier ist der Journaleintrag, der vorgenommen werden muss, um den Kauf des Druckers aufzuzeichnen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.10.2020	Bürobedarf	1.095 $
31.10.2020	Bargeld		1.095 $

Tim muss jedoch noch den Kauf des Kopierers erfassen, der eine Anlage ist.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.10.2020	Anlagevermögen – Kopierer	3.000 $
31.10.2020	Bargeld		3.000 $

Da der Kopierer abgeschrieben wird, muss Tim auch die Abschreibungskosten erfassen. Tim legt fest, dass der Restwert des Kopierers 300 $ beträgt und über drei Jahre linear abgeschrieben wird.

(3.000 $ - 300 $) ÷ 3 =900 $ jährliche Abschreibung

$900 ÷ 12 =$75 Abschreibungskosten pro Monat

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.10.2020	Abschreibungsaufwand	75 $
31.10.2020	Kumulierte Abschreibung		75 $

Achten Sie beim Erfassen eines Kaufs als Vermögenswert darauf, sowohl den Kauf als auch den Abschreibungsaufwand zu erfassen.

4 Best Practices für die korrekte Klassifizierung Ihrer Büromaterialien

Wenn Sie immer noch nicht sicher sind, wie Sie Ihr Büromaterial richtig klassifizieren, gibt es einige Best Practices, die Sie befolgen können.

1. Entscheiden Sie, ob es verbrauchbar ist

Papier, Kugelschreiber, Bleistifte und dergleichen sind alle Verbrauchsgegenstände. Wenn Sie diese Artikel nicht für ein Jahr kaufen, sollten sie alle zum Zeitpunkt des Kaufs als Aufwand abgerechnet werden.

2. Bestimmen Sie, wie schnell es verwendet wird

In Bezug auf die Verbrauchsfrage können Sie sich ansehen, wie schnell Sie einen Artikel verbrauchen, bevor Sie festlegen, wie Sie ihn klassifizieren. Wenn Sie beispielsweise Dienstleistungen für eine Reinigungsfirma in Auftrag geben, die monatlich bezahlt wird, sollte dies als Büroausgabe erfasst werden. Wenn Sie jedoch Reinigungsdienste kaufen und diese ein Jahr im Voraus bezahlen, müssen Sie sie als vorausbezahlte Ausgaben verbuchen und monatlich abrechnen.

3. Berücksichtigen Sie die Kosten

Die IRS-Regeln erlauben es Ihnen, alle Geräte oder Maschinen vollständig zu verrechnen, wenn sie weniger als 2.500 US-Dollar kosten. Sie haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, diesen Posten über einen längeren Zeitraum abzurechnen, wenn Sie dies wünschen. In vielen Fällen legen kleine Unternehmen einen internen Grenzpunkt fest, der hilfreich sein kann, wenn es darum geht, festzustellen, ob ein Artikel sofort in Rechnung gestellt werden soll oder nicht.

4. Wesentlichkeit

Wenn sich der gekaufte Artikel erheblich auf Ihren Jahresabschluss auswirkt, muss er als Vermögenswert erfasst werden. Beispielsweise hat ein Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Vermögenswerten eine niedrigere Schwelle für Käufe als eines mit einer höheren Anzahl von Vermögenswerten.

Bürobedarf ist wertvoll, aber wahrscheinlich kein Vermögenswert

Wenn Sie für das kommende Jahr nicht in großen Mengen einkaufen, werden Ihre Bürokosten einfach Bürokosten sein. Während die Dinge ein wenig verwirrend werden können, wenn Sie versuchen, genau zu bestimmen, wie ein bestimmter Artikel wie ein 500-Dollar-Laptop oder ein kleiner Desktop-Drucker zu klassifizieren ist, liegt es letztendlich an Ihnen, zu bestimmen, ob Sie den Kauf als Vermögenswert klassifizieren möchten oder ob es sind nur Bürokosten.

Denken Sie daran, dass sich diese Transaktionen sowohl auf Ihre Bilanz als auch auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung auswirken, daher ist es wichtig, sie ordnungsgemäß aufzuzeichnen.