Aufgeschobene Einnahmen:So erkennen Sie sie

Aufgeschobene Einnahmen sind Einnahmen, die vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen erzielt werden. Erfahren Sie, warum es für kleine Unternehmen so wichtig ist, es richtig zu erkennen.

Wenn Sie die periodengerechte Rechnungslegung verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass alle Einnahmen, die Ihr Unternehmen erhält, in Übereinstimmung mit dem Prinzip der Umsatzrealisierung erfasst werden. Dieses Prinzip besagt, dass Umsätze im selben Zeitraum erfasst werden sollten, in dem Waren oder Dienstleistungen erbracht werden.

Einfacher ausgedrückt muss jedes Geld, das Ihr Unternehmen von einem Kunden im Voraus für gelieferte Waren und Dienstleistungen erhält, als abgegrenzter Umsatz verbucht werden, einschließlich Anzahlungen, Vorauszahlungen und Vorschüsse.

Auch als Rechnungsabgrenzungsposten oder unverdiente Einnahmen bekannt, müssen abgegrenzte Einnahmen anders erfasst werden als aufgelaufene Einnahmen oder Forderungen.

Überblick:Was sind Umsatzabgrenzungen?

Als Kleinunternehmer kann die Vorauszahlung von Waren und Dienstleistungen den nötigen Cashflow steigern. Aber so willkommen diese Gelder auch sein mögen, sie müssen etwas anders gehandhabt werden als normale Einnahmen.

Einige Beispiele für aufgeschobene Einnahmen sind:

• Von Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern oder anderen Fachleuten erhaltene Vorschüsse
• Vorausbezahlte Versicherung
• Reinigung und Landschaftsgestaltung
• Abonnements und Mitgliedschaften
• Monatliche Wartungsdienste für Geräte und Ausrüstung
• Miete

Zusätzlich zu den oben genannten Dienstleistungen sollte jede Anzahlung, die von einem Kunden im Voraus eingezogen wird, als aufgeschobener Umsatz betrachtet und als solcher verbucht werden.

Obwohl dies bei Dienstleistungsunternehmen üblicher ist, müssen auch andere Arten von Unternehmen latente Einnahmen berücksichtigen. Fertigungsunternehmen akzeptieren häufig Anzahlungen für große Bestellungen vor der Lieferung. Bis zur Auslieferung der Produkte ist die Anzahlung als Umsatzabgrenzung zu verbuchen.

Warum ist verzögerter Umsatz für kleine Unternehmen wichtig?

Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist eine der wichtigsten Aufgaben, mit der Sie beauftragt sind, die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens ordnungsgemäß zu verfolgen. Dies geschieht zwar am besten mit einer Buchhaltungssoftware, aber selbst wenn Sie manuelle Buchhaltungsbücher oder Tabellenkalkulationssoftware verwenden, müssen Sie die Transaktionen dennoch ordnungsgemäß aufzeichnen.

Abgegrenzte Einnahmen sind für jedes Unternehmen wichtig, auch für kleine Unternehmen mit begrenzter finanzieller Aktivität. Angenommen, Ihr Reinigungsunternehmen erhält von einem seiner Kunden eine Vorauszahlung in Höhe von 10.000 $, um das gesamte Jahr im Voraus zu bezahlen.

Die Erfassung der gesamten 10.000 $ in dem Monat, in dem sie eingegangen sind, führt zu einer Überbewertung des Nettoeinkommens für diesen Monat und einer anschließenden Unterbewertung des Einkommens für die folgenden Monate.

Dieser Fehler bei der Berichterstattung führt zu ungenauen Abschlüssen, die sich negativ auf Ihre Fähigkeit auswirken können, Investoren anzuziehen oder sich einen Kredit oder eine Kreditlinie zu sichern.

Ein Grund, warum kleine Unternehmen aufgeschobene Einnahmen mögen, ist, dass sie einen Liquiditätszufluss bieten, der dazu beitragen kann, die Geschäftsausgaben auszugleichen. Obwohl dies für Unternehmen mit begrenztem Cashflow vorteilhaft sein kann, ist es wichtig, daran zu denken, dass verzögerte Einnahmen eine Verbindlichkeit darstellen, bis ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert wurde.

Wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht geliefert werden kann, müssen Sie Ihren Kunden möglicherweise eine Rückerstattung anbieten, was schwierig sein kann, wenn bereits Bargeld zur Deckung anderer Ausgaben verwendet wurde.

Verzögerte Einnahmen vs. unverdiente Einnahmen:Was ist der Unterschied?

Es gibt keinen Unterschied zwischen aufgeschobenen Einnahmen und unverdienten Einnahmen, da beide auf dasselbe hinweisen – Einnahmen, die für Waren und Dienstleistungen eingegangen sind, die noch nicht erbracht wurden.

Wie funktionieren aufgeschobene Einnahmen?

Wenn Sie einem Kunden Waren und Dienstleistungen in Rechnung stellen und Ihr Kunde sofort bezahlt, gilt dies als Bareinnahmen, die sofort erfasst werden.

Wenn Ihr Kunde Sie jedoch für die Dienstleistungen eines Jahres im Voraus bezahlt, erkennen Sie nur den Umsatz des ersten Monats als verdient an und verbuchen den Restbetrag als nicht verdienten Umsatz.

Beispiel:Sie besitzen einen Apartmentkomplex mit 10 Wohneinheiten. Während die meisten Ihrer Mieter ihre Miete monatlich zahlen, gibt es einen Mieter, der die gesamte Jahresmiete im Voraus zahlt. Sie erhalten am 15. August einen Scheck in Höhe von 12.000 US-Dollar, den Sie sofort hinterlegen, obwohl der Mietvertrag erst im September beginnt.

Ihre Vorauszahlung in Höhe von 12.000 US-Dollar würde im August als aufgeschobene Einnahmen verbucht. Am 1. September müssen Sie die Miete des ersten Monats als Einnahmen verbuchen, wobei der Restbetrag bis zum Folgemonat als zurückgestellte Einnahmen verbleibt.

Zu diesem Zeitpunkt werden weitere 1.000 $ als Einnahmen verbucht, wobei der Vorgang fortgesetzt wird, bis die gesamte Vorauszahlung verbucht wurde.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.08.2020	Bargeld	12.000 $
15.8.2020	Aufgeschobener Ertrag		12.000 $

Der gesamte Betrag würde als aufgeschobene Einnahmen verbucht werden, wobei ein zusätzlicher Journaleintrag erforderlich wäre, um die Miete für September zu erfassen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
1.9.2020	Aufgeschobener Ertrag	1.000 $
1.9.2020	Mieteinnahmen		1.000 $

Der zweite Journaleintrag spiegelt die Verringerung der aufgeschobenen Einnahmen und die Erfassung der Mieteinnahmen im September wider.

Nehmen wir als weiteres Beispiel an, Sie arbeiten derzeit als Anwalt und bieten Mandanten grundlegende Rechtsdienstleistungen für 1.250 USD pro Monat an. Einer Ihrer Kunden beschließt, für die nächsten sechs Monate eine Vorauszahlung zu leisten, und sendet Ihnen einen Scheck über 7.500 $.

Wenn Sie die Zahlung erhalten, muss sie auf dem Konto für aufgeschobene Einnahmen verbucht werden, da Sie die Dienstleistungen, für die Ihr Kunde bezahlt hat, noch erbringen müssen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
1.1.2020	Bargeld	7.500 $
1.1.2020	Aufgeschobener Ertrag		7.500 $

Da die juristischen Dienstleistungen im Januar beginnen, müssen Sie die Januareinnahmen mit einem Tagebucheintrag erfassen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Aufgeschobener Ertrag	1.250 $
31.1.2020	Umsatz		1.250 $

Dieser Eintrag reduziert die aufgeschobenen Einnahmen um die monatliche Gebühr von 1.250 $, während die Einnahmen für Januar auf dem entsprechenden Einnahmenkonto erfasst werden. Dieser Journaleintrag muss für die nächsten fünf Monate wiederholt werden, bis der gesamte Betrag der abgegrenzten Einnahmen ordnungsgemäß erfasst wurde.

Für Vorauszahlungen auf Produktverkäufe sind die Journalbuchungen ähnlich. Beispiel:Einer Ihrer Kunden bestellt bei Ihnen 100 Stühle zu einem Preis von 50 $ pro Stuhl, was einem Gesamtpreis von 5.000 $ entspricht.

Da Sie Materialien im Voraus bereitstellen müssen, verlangen Sie eine Anzahlung von 2.500 USD. Wenn Ihr Kunde die Anzahlung leistet, muss diese als aufgeschobener Umsatz verbucht werden, da Sie die Stühle noch liefern müssen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.03.2020	Bargeld	2.500 $
31.03.2020	Aufgeschobener Ertrag		2.500 $

Im Mai versenden Sie die ersten 50 Stühle. Zu diesem Zeitpunkt würden Sie den Verkaufserlös mit folgendem Journaleintrag erfassen und erfassen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.5.2020	Aufgeschobener Ertrag	2.500 $
31.5.2020	Verkaufserlös		2.500 $

Sobald der Kunde die Stühle erhalten hat, zahlt er Ihnen den Restbetrag von 2.500 USD, der wiederum in den verzögerten Einnahmen verbucht wird, bis die nächsten 50 Stühle fertiggestellt und versandt sind. Zu diesem Zeitpunkt wird der Restbetrag der abgegrenzten Einnahmen erfasst und als Verkaufserlös verbucht.

Warum werden abgegrenzte Einnahmen als Verbindlichkeit behandelt?

Abgegrenzte Einnahmen werden immer als Verbindlichkeit betrachtet, da sie die Waren und Dienstleistungen widerspiegeln, die Sie Ihren Kunden derzeit schulden. Bis diese Waren und Dienstleistungen bereitgestellt wurden, sollten alle Vorauszahlungen auf dem Konto für abgegrenzte Einnahmen verbleiben.

Wissen Sie, wann Umsätze erfasst werden müssen

Wenn Sie die Barbuchhaltungsmethode verwenden, brauchen Sie sich keine Gedanken über die Umsatzrealisierung zu machen, da Umsatzerlöse erst bei Eingang des Geldes erfasst werden.

Wenn Sie jedoch die periodengerechte Buchhaltungsmethode verwenden, müssen alle Vorauszahlungen, Einbehalte oder Anzahlungen, die Sie von Ihren Kunden im Voraus für gelieferte Waren und Dienstleistungen erhalten, als abgegrenzte Einnahmen erfasst werden.

Durch die ordnungsgemäße Umsatzerfassung stellen Sie außerdem sicher, dass Jahresabschlüsse wie Ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung jederzeit korrekt sind.

Die Anerkennung von Einnahmen, wenn sie erzielt werden, hilft Ihnen auch dabei, Probleme wie falsch angegebene Gesamteinnahmen zu vermeiden, die sich direkt auf das Unternehmenswachstum sowie auf mögliche zukünftige Finanzierungen durch Investoren und Kreditgeber auswirken können.