So berechnen Sie das Vollzeitäquivalent (FTE)

Full-Time Equivalent (FTE) ist eine Methode, mit der ermittelt wird, wie viele Vollzeitbeschäftigte Sie derzeit beschäftigen. FTE summiert alle Ihre Teilzeitmitarbeiter zu FTE-Mitarbeitern.

Das Vollzeitäquivalent oder FTE ist eine Kennzahl, die verwendet wird, um zu bestimmen, wie viele Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter Sie derzeit beschäftigen. Jedes FTE entspricht der Anzahl der Stunden, die Ihre Vollzeitmitarbeiter arbeiten.

Um die Anzahl der von Ihren Teilzeitbeschäftigten geschaffenen VZÄ zu ermitteln, würden Sie deren geleistete Arbeitsstunden addieren und durch die Anzahl der Stunden in einer Vollzeitarbeitswoche dividieren.

Wenn Ihre Vollzeitarbeitswoche beispielsweise 40 Stunden beträgt und Sie zwei Teilzeitangestellte haben, die jede Woche 20 Stunden arbeiten, erstellen sie, wenn ihre Stunden zusammengezählt werden, ein VZÄ.

Überblick:Was ist ein FTE-Mitarbeiter?

Wenn Sie derzeit sowohl Voll- als auch Teilzeitkräfte beschäftigen, müssen Sie ermitteln, wie viele FTE-Mitarbeiter Sie haben. Ein FTE-Mitarbeiter ist nicht unbedingt ein einzelner Mitarbeiter; es kann sich um eine Kombination mehrerer Teilzeitbeschäftigter handeln, die, wenn ihre Stunden addiert werden, ein Vollzeitäquivalent oder einen FTE-Mitarbeiter bilden.

Die Berechnung von FTEs kann für die Budgetierung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs hilfreich sein. Es ermöglicht Arbeitgebern auch, die Gesamtarbeitszeit im gesamten Unternehmen zu untersuchen, anstatt nur zu sehen, wie viele Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte beschäftigt sind.

Arbeitgeber müssen auch VZÄ berechnen, um bestimmte Bundesgesetze und -programme einzuhalten, darunter:

• Affordable Care Act (ACA): Der ACA verlangt von kleinen Unternehmen mit mindestens 50 Vollzeitbeschäftigten im Vorjahr, dass sie ihren Mitarbeitern eine grundlegende, erschwingliche Krankenversicherung anbieten. Wenn Ihr Unternehmen weniger als 50 VZÄ hat, haben Sie die Möglichkeit, eine Steuergutschrift für Kleinunternehmen in Höhe von 50 % zu beantragen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Krankenversicherung anbieten.
• COBRA: COBRA ist ein bundesstaatliches Programm, das von bestimmten qualifizierten Arbeitgebern die Fortführung der Krankenversicherung für Arbeitnehmer und ihre Angehörigen nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses verlangt. Das Anbieten von COBRA ist nur erforderlich, wenn Sie Ihren Mitarbeitern derzeit einen Krankenversicherungsplan anbieten und im vorangegangenen Kalenderjahr mindestens 20 Vollzeitkräfte beschäftigt haben.

Die Berechnung von VZÄ ist auch für jedes kleine Unternehmen erforderlich, das derzeit beruflich mit der Bundesregierung zusammenarbeitet, da die Vorlage eines VZÄ-Berichts ein erforderlicher Bestandteil der meisten Verträge mit der Bundesregierung ist.

So berechnen Sie das Vollzeitäquivalent (FTE)

Die Berechnung des Vollzeitäquivalents für Ihr Unternehmen kann zeitaufwändig sein, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen derzeit manuell verarbeiten.

Stellen Sie bei der Berechnung von FTE sicher, dass Ihre Gehaltsdaten leicht zugänglich sind, da Sie diese Informationen benötigen, um Ihre Berechnungen abzuschließen. Die gesamte Berechnung wird viel reibungsloser, wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware oder einen Gehaltsabrechnungsdienstleister verwenden, da Sie Ihre Gehaltsabrechnungsberichte verwenden können, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.

Schritt 1:Erstellen Sie eine Liste aller Mitarbeiter und ihrer geleisteten Arbeitsstunden

Dies kann manuell erfolgen oder mithilfe der Gehaltsabrechnungsberichte, die bei Ihrem Gehaltsabrechnungsdienstleister erhältlich sind.

Sobald Sie eine Mitarbeiterliste haben, müssen Sie bestimmen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter jede Woche arbeitet. Während Vollzeitangestellte in der Regel jede Woche die gleichen Stunden arbeiten, können die Stunden für Teilzeitangestellte von Woche zu Woche variieren, also schauen Sie sich jede Woche an, um die tatsächlich gearbeiteten Stunden zu sehen.

Für unser Beispielunternehmen sagen wir, dass wir die folgenden Mitarbeiter haben:

Mitarbeiter	Gearbeitete Stunden pro Woche
Angela Administrator	40
Barbara Buchhalterin	40
Donald Lieferperson	25
Hannah Personalabteilung	40
Oliver Büroleiter	25
Peter Programmierer	30

Sobald Sie Ihre Liste vervollständigt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt 2:Bestimmen Sie, was als Vollzeitbeschäftigung gilt

Die Vollzeitbeschäftigung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Einige Arbeitgeber betrachten alles über 35 Stunden pro Woche als Vollzeit, während andere verlangen, dass Arbeitnehmer 40 Stunden pro Woche arbeiten, um als Vollzeit zu gelten.

Für unsere Berechnungen gehen wir davon aus, dass das Beispielunternehmen eine Vollzeitbeschäftigung von 40 Stunden pro Woche annimmt. Sie müssen die richtige Zahl für Ihr Unternehmen kennen, um FTEs richtig zu berechnen.

Schritt 3:Berechnen Sie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter für den Monat

Zählen Sie zunächst alle Vollzeitstunden der Woche zusammen. Das Beispielunternehmen hat derzeit drei Vollzeitbeschäftigte:

3 x 40 =120 Stunden pro Woche

Als Nächstes addieren Sie Ihren Teilzeitmitarbeiter, der 30 Stunden pro Woche arbeitet, zur Gesamtzahl hinzu:

30 x 1 =30 Stunden pro Woche

Schließlich fügen Sie Ihre beiden Teilzeitmitarbeiter hinzu, die jeweils 25 Stunden pro Woche arbeiten:

25 x 2 =50 Stunden pro Woche

Sobald alle Mitarbeiterstunden erfasst sind, können Sie diesen Schritt abschließen, indem Sie alle für die Woche gearbeiteten Stunden hinzufügen.

120 + 30 + 50 =200

Das bedeutet, dass Ihre Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter zusammengenommen 200 Stunden pro Woche arbeiten.

Schritt 4:Trennen Sie die Teilzeitstunden

Nachdem Sie nun alle Ihre Mitarbeiterstunden für die Woche berechnet haben, können Sie Ihre gesamten FTEs berechnen. Dazu müssen Sie Ihre drei Teilzeitbeschäftigten von der Gesamtarbeitszeit pro Woche abziehen und ihre Gesamtstunden separat berechnen:

30 + 50 =80 Teilzeitarbeitsstunden pro Woche

Die Stunden Ihrer drei Teilzeitbeschäftigten ergeben zusammengerechnet 80 Stunden.

Wir haben bereits festgestellt, dass in diesem Beispielunternehmen ein Vollzeitmitarbeiteräquivalent oder FTE 40 Stunden pro Woche arbeitet. Um die FTE-Stunden für Ihre Teilzeitmitarbeiter zu berechnen, führen Sie die folgende Berechnung durch:

80 (Teilzeitstunden) ÷ 40 (Vollzeitstunden) =2 VZÄ

Dies bedeutet, dass die kombinierten Stunden Ihrer drei Teilzeitbeschäftigten (80 Stunden) geteilt durch Ihre reguläre Vollzeitarbeitswoche (40 Stunden) zwei VZÄ entsprechen.

Denken Sie daran, dass sich Ihre Berechnung basierend auf der Behörde oder dem Programm, für das Sie FTEs berechnen, ändert, da verschiedene Regierungsbehörden und Programme unterschiedliche Berechnungsanforderungen haben.

Wenn Sie beispielsweise eine FTE-Berechnung für ACA-Berichtszwecke durchführen, müssten Sie die Gesamtzahl der von Teilzeitbeschäftigten geleisteten Stunden durch 30 statt durch 40 teilen, da der IRS alles über 30 Stunden pro Woche als Vollzeit betrachtet Beschäftigung.

Da Peter Programmierer außerdem 30 Stunden pro Woche arbeitet, würde er gemäß der ACA-Berechnung als Vollzeitbeschäftigter und nicht als Teilzeitbeschäftigter betrachtet werden, wie er es im ersten Beispiel war.

Wenn Sie FTEs berechnen, um die COBRA-Berechtigung zu bestimmen, können Sie Ihre Berechnung auf die von Ihrem Unternehmen festgelegten Vollzeitanforderungen stützen, anstatt sich an den 30-Stunden-pro-Woche-Standard zu halten, der für ACA-Berechnungen vorgeschrieben ist.

Schritt 5:Addieren Sie die Gesamtzahl Ihrer Vollzeitbeschäftigten zu Ihrer FTE-Gesamtzahl

Nachdem Sie nun festgestellt haben, dass Ihre drei Teilzeitbeschäftigten zwei FTEs entsprechen, können Sie diese Zahl zu Ihrer Gesamtzahl an Vollzeitbeschäftigten addieren, um die endgültige FTE-Gesamtsumme für Ihr Unternehmen zu ermitteln. In diesem Fall beträgt die Gesamtzahl fünf:zwei VZÄ von Ihren Teilzeitbeschäftigten und drei VZÄ von Ihren Vollzeitbeschäftigten.

Dieser Vorgang muss das ganze Jahr über für jede Abrechnungswoche wiederholt werden. Wenn Ihre Mitarbeiter jede Woche die gleiche Anzahl von Stunden arbeiten, ist der Berechnungsprozess einfach.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch regelmäßig die Stunden seiner Teilzeitbeschäftigten ändert, in bestimmten Monaten zusätzliches Personal hinzufügt oder in schwachen Zeiten Personal beurlaubt, müssen Sie sicher sein, dass Sie all diese Änderungen in Ihre endgültige FTE-Anzahl einbeziehen sollten auf den Gesamtwerten des Vorjahres basieren.

Ihre FTE-Nummer spielt eine Rolle

Da viele Regierungsbehörden FTEs verwenden, wenn sie die Berechtigung für bestimmte Programme bestimmen, ist es wichtig, dass Sie oder Ihr Leistungsverwalter Ihre Vollzeitäquivalente richtig berechnen. Die Anzahl der Vollzeitäquivalente Ihres Unternehmens kann sich auch auf Ihre Unternehmenssteuern auswirken, da viele Programme Steuerabzüge basierend auf der Anzahl der Vollzeitäquivalente Ihres Unternehmens vorsehen.

Aus all diesen Gründen ist es wichtig, dass Sie lernen, Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten genau zu berechnen.