Ein Leitfaden zum Prinzip der Kostenerfassung

Wenn Sie die Periodenrechnung verwenden, sollten Sie auch das Prinzip der Kostenerfassung anwenden. Erfahren Sie, warum dieses Prinzip so wichtig ist und wie Sie es richtig anwenden.

Die Kostenerfassung ist eine Schlüsselkomponente des Matching-Prinzips; einer der 10 Rechnungslegungsgrundsätze, die in den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) enthalten sind.

Das Prinzip der Kostenerfassung gemäß den Matching-Principles-Regeln besagt, dass Ausgaben und Einnahmen in derselben Rechnungsperiode erfasst werden sollten.

Überblick:Was ist das Prinzip der Kostenerfassung?

Ähnlich wie beim Prinzip der Umsatzrealisierung besagt das Prinzip der Kostenrealisierung, dass alle Ausgaben, die Ihrem Unternehmen entstehen, im selben Zeitraum wie die entsprechenden Einnahmen erfasst werden sollten.

Das Aufwandserfassungsprinzip ist Teil des Matching-Prinzips und wird nur in der periodengerechten Rechnungslegung angewendet, da die periodengerechte Rechnungslegung sowohl Einnahmen als auch Ausgaben erfasst, wenn sie anfallen oder wenn sie verdient werden. Dies unterscheidet sich von der Kassenbuchhaltung, bei der Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, wenn Geld den Besitzer wechselt.

So funktioniert das Prinzip der Kostenerfassung

Das Prinzip der Aufwandserfassung verwendet die gleiche Methode wie das Prinzip der Ertragserfassung. Zum Beispiel kauft Sara im Januar 150 Stühle. Die Stühle kosten 3.000 $, aber Sara erkennt die Kosten für den Kauf der Stühle erst an, wenn sie verkauft sind.

Hier ist der Tagebucheintrag, den Sara machen würde, um ihren ersten Einkauf aufzuzeichnen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Bestand	3.000 $
31.1.2020	Bargeld		3.000 $

In der obigen Journalbuchung würde Sara ihr Inventarkonto belasten, weil sie Inventar in Höhe von 3.000 $ hinzugefügt hat, während sie ihr Bargeldkonto kreditiert, weil sie die Stühle sofort bezahlt hat.

Beachten Sie, dass wir noch nichts verrechnet haben. Wenn Sara ihre Bestandssumme nicht ordnungsgemäß aufzeichnen würde, wäre die in ihrer Bilanz angegebene Bestandsmenge ungenau.

Im Februar verkauft Sara alle 150 Stühle für 6.000 Dollar. Um sowohl dem Kostenerfassungsprinzip als auch dem Matching-Prinzip zu folgen, muss Sara die Ausgaben im Zusammenhang mit dem Kauf der Stühle sowie die im Februar erzielten Einnahmen aus dem Verkauf der Stühle aufzeichnen.

Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl Einnahmen als auch Ausgaben im selben Monat erfasst werden.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
28.02.2020	Bargeld	6.000 $
28.02.2020	Kosten der verkauften Waren	3.000 $
28.02.2020	Umsatz		6.000 $
28.02.2020	Bestand		3.000 $

Wenn Sie sich den Journaleintrag oben ansehen, können Sie sehen, dass Sara ihre Gesamtzahlung von 6.000 $ auf ihrem Barkonto als Belastung verbucht hat, da ihr Barkonto erhöht wurde, als das Geld eingegangen ist.

Das Wareneinsatzkonto wurde ebenfalls belastet, was die Ausgaben anzeigt, die beim Einkauf des Inventars im Januar angefallen sind.

Die Einnahmen werden erhöht oder gutgeschrieben, da 6.000 $ aus dem Kauf der Stühle eingegangen sind, und schließlich wurde das Inventarkonto um die Menge des verkauften Inventars verringert, das waren alle 150 Stühle. Wenn die Einnahmen nicht ordnungsgemäß erfasst wurden, wäre Saras Einkommensaufstellung für den Monat Februar ungenau gewesen.

Nehmen wir anhand des obigen Beispiels an, dass Tim, Saras Verkäufer, eine Provision von 10 % auf den Verkauf erhält. Da Tim alle Stühle für insgesamt 6.000 $ verkauft hat, schuldet er eine Provision von 600 $ (10 %) auf den Verkauf.

Auch wenn Tim seine Provision erst im März erhält, sollten die Ausgaben dennoch an die im Februar erzielten Verkaufserlöse gebunden sein. Um die Provision im richtigen Monat (Februar) ordnungsgemäß zu verbuchen, muss Sara die Provisionsausgaben auflaufen lassen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
28.02.2020	Provisionsaufwand	600 $
28.02.2020	Aufgelaufene Ausgaben		600 $

Durch die Erfassung des obigen Journaleintrags hat Sara die Provisionsausgaben im richtigen Monat erfasst, obwohl sie erst im März bezahlt werden. Wenn es bezahlt wird, muss Sara daran denken, die Rückstellungsbuchung zu stornieren, oder ihre Provisionsausgaben werden zu hoch ausgewiesen.

Welche Methoden gibt es, um Ausgaben zu erfassen?

Während die meisten Geschäftsausgaben unter die Ursache-Wirkungs-Methode fallen, die leicht Einnahmen und Ausgaben wie im obigen Beispiel abgleicht, gibt es andere Methoden zur Klassifizierung von Ausgaben, die nicht mit bestimmten Einnahmen verknüpft werden können.

Hier sind die drei Hauptmethoden, die verwendet werden, um Ausgaben richtig zu erfassen:

Methode Nr. 1:Ursache und Wirkung

Die obigen Journalbuchungen veranschaulichen die Ursache-Wirkung-Methode der Aufwandserfassung. Beispielsweise sind die Ausgaben für die im Januar gekauften Stühle eindeutig mit den Einnahmen verknüpft, die im Februar erzielt wurden, als dieselben Stühle verkauft wurden.

Bei jeder Verkaufstransaktion stehen die Kosten der verkauften Waren in direktem Zusammenhang mit den Einnahmen, die durch den Verkauf von Waren an Kunden erzielt werden. Jede von einem Verkäufer verdiente Provision würde ebenfalls unter die Ursache-Wirkungs-Methode fallen, da die verdienten Provisionen direkt mit den Stuhlverkäufen verknüpft sind.

Methode Nr. 2:Systematische und rationale Zuordnung

Es kann schwierig sein, eine Ausgabe einer bestimmten Einnahmequelle zuzuordnen, insbesondere beim Kauf von Artikeln wie Betriebsausstattung. Wenn Sie jedoch Ausrüstung kaufen, werden Sie die Nutzung der Ausrüstung über ihre Nutzungsdauer durch Abschreibung als Aufwand belasten.

Zum Beispiel kaufte Sam im Februar eine Maschine im Wert von 10.000 $ für seine Fabrik. Obwohl er die Ausgaben nicht an eine bestimmte Einnahmequelle binden kann, wird die Maschine während ihrer gesamten Nutzungsdauer, die auf sieben Jahre geschätzt wird, dazu beitragen, Einnahmen zu erzielen.

Um diese Kosten ordnungsgemäß zu berücksichtigen, muss Sam die Kosten der Ausrüstung für die nächsten sieben Jahre abschreiben.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
28.02.2020	Anlagevermögen – Maschinen	10.000 $
28.02.2020	Bargeld		10.000 $

Dieser erste Journaleintrag oben zeigt, wie die anfänglichen Ausgaben erfasst werden.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
28.02.2020	Abschreibungsaufwand – Maschinen	119,05 $
28.02.2020	Kumulierte Abschreibung		119,05 $

Der nächste Tagebucheintrag oben zeigt Ihnen, wie Sie die gekauften Maschinen über ihre Nutzungsdauer, die sieben Jahre beträgt, abrechnen. Dieser Tagebucheintrag wird jeden Monat aufgezeichnet, während die Maschine noch verwendet wird, bis zum Ende ihrer Nutzungsdauer oder bis die Maschine ausgemustert oder verkauft wird.

Indem Sie die Abschreibung monatlich erfassen, können Sie die Ausgaben für die Maschinen den Einnahmen aus der Nutzung der Maschinen zuordnen.

Methode Nr. 3:Sofortige Erkennung

Die sofortige Erfassung ist vielleicht die einfachste Methode der Kostenzuordnung, da sie regelmäßig erfolgt. Die sofortige Anerkennung wird für alle Ihre Periodenkosten verwendet, die allgemeine Betriebskosten, Verwaltungskosten, Nebenkosten, Vertriebskosten, Verkaufsprovisionen und alle anderen angefallenen Kosten umfassen.

Diese Ausgaben werden in der Regel sofort erfasst, da es in den meisten Fällen schwierig, wenn nicht unmöglich ist, zukünftige Einnahmen oder andere Vorteile direkt mit diesen Ausgaben in Verbindung zu bringen. Diese Periodenkosten werden sofort und nicht erst zu einem späteren Zeitpunkt erfasst.

Kostenerfassung ist eine Schlüsselkomponente der periodengerechten Rechnungslegung

Wenn Sie die Periodenrechnung verwenden, sollten Sie auch das Prinzip der Aufwandserfassung anwenden. Das Kostenerfassungsprinzip ist Teil des Matching-Prinzips und besagt, dass Ausgaben im gleichen Zeitraum wie die damit verbundenen Einnahmen erfasst werden sollten.

Wenn Ausgaben erfasst werden, wenn sie bezahlt werden, verwenden Sie die Cash-Basis-Rechnung. Die korrekte Erfassung von Einnahmen und Ausgaben stellt sicher, dass Ihre Finanzberichte Ihr Unternehmen genau widerspiegeln.

Wenn Sie Einnahmen und Ausgaben immer noch manuell oder mithilfe von Tabellenkalkulationen verfolgen, empfehlen wir Ihnen, sich die Buchhaltungssoftware-Bewertungen von The Ascent anzusehen, um den Prozess zu automatisieren und Ihr Leben viel einfacher zu machen.