Die 8 besten Rechnungssoftware-Tools zur Optimierung Ihrer Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Aspekt des Transaktionsprozesses, und die richtige Software für diesen Prozess wird Ihnen dabei helfen, Ihr Leben zu verbessern viel einfacher. Sehen Sie sich die Top-Rechnungssoftware von The Ascent an.

Die Rechnungsstellung ist Teil des Buchhaltungs- und Rechnungslegungsprozesses. Als Teil des Buchhaltungszyklus und unabhängig davon, ob Sie Produkte, Dienstleistungen oder beides verkaufen, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie man eine Rechnung schreibt.

Während alle Buchhaltungssoftwareanwendungen Rechnungsfunktionen bieten, sollte jede Rechnungsgeneratorsoftware oder jedes Rechnungssystem, das Sie in Betracht ziehen, auch den Rechnungserstellungsprozess vereinfachen.

Hier sind die besten Rechnungssoftwareoptionen für Ihr Unternehmen:

• ZipBooks
• Wave-Accounting
• Xero
• Zoho Books
• OneUp
• Kashoo

Worauf Sie bei einer guten Rechnungssoftware achten sollten

Als Buchhalter oder Buchhalter Ihres Unternehmens müssen Sie sich nicht nur den Rechnungserstellungsprozess ansehen, sondern auch die angebotenen Zahlungsoptionen für Kunden.

Es ist großartig, eine professionell aussehende Rechnung zu haben, die Sie an Ihre Kunden senden können, aber jede Rechnungssoftware, die Sie auswählen, sollte es Ihren Kunden auch leicht machen, Sie zu bezahlen.

1. Anpassung

Sie möchten, dass Ihre Rechnung Ihr Unternehmen widerspiegelt, komplett mit einem Logo und jedem anderen Branding, das Ihr Unternehmen verwendet. Warum also nicht nach Software suchen, die sich individuell anpassen lässt?

Während fast jede Softwareanwendung ein gewisses Maß an Rechnungsanpassung enthält, sollte Ihnen eine gute Rechnungsverwaltungssoftware auch ermöglichen, eine Rechnung von Grund auf neu zu gestalten, einschließlich Schriftart und -größe.

Entscheiden Sie, welcher Anpassungsgrad für Sie wichtig ist, und suchen Sie nach einer Anwendung, die genau das bietet, wonach Sie suchen.

2. Rechnungszustellungsoptionen

Vor Jahren bestand der Vorgang zum Zustellen einer Rechnung darin, die Rechnung zu erstellen, auszudrucken und an Ihre Kunden zu senden. Natürlich können Sie das immer noch tun, aber es gibt andere Möglichkeiten, diese Rechnungen an Ihre Kunden zu senden, einschließlich per E-Mail und SMS.

Wenn Ihre Kunden eher auf ihr Mobiltelefon oder ihre E-Mail als auf ihr Postfach schauen, warum versuchen Sie es nicht mit einer bequemeren Rechnungszustellungsmethode?

3. Mehrere Zahlungsoptionen

Es ist zwar wichtig, dass Ihre Rechnung in die Hände Ihrer Kunden gelangt, aber es ist ebenso wichtig, dass Sie es ihnen leicht machen, Sie zu bezahlen.

Heutzutage sind viele Rechnungszahlungsoptionen verfügbar, von denen viele mit der Rechnung geliefert werden können, einschließlich eines Links zu Ihrer Website, um online zu bezahlen, oder einer Option zur Zahlung per ACH-Überweisung.

Wenn Sie es Ihren Kunden erleichtern, ihre Rechnung zu bezahlen, wird dies wahrscheinlich zu einer schnelleren Zahlung für Sie führen, was einen höheren Cashflow für Ihr Unternehmen bedeutet, alles gute Dinge.

Unsere 8 Tipps für Rechnungssoftware

Sie finden Rechnungsstellungsfunktionen in fast jeder Buchhaltungsanwendung für kleine Unternehmen, aber die folgenden acht Anwendungen glänzen wirklich, wenn es um das Erstellen einer Rechnung geht.

1. FreshBooks

FreshBooks wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt, bietet eine einfache Systemnavigation und eignet sich am besten für Einzelunternehmer, Freiberufler und Selbstständige.

FreshBooks bietet vier Pläne und umfasst eine einfache Online-Rechnungsstellung sowie zahlreiche Anpassungsoptionen.

Die Rechnungsstellung an Ihre Kunden in FreshBooks dauert weniger als eine Minute. Sie können während des Rechnungserstellungsprozesses ganz einfach einen neuen Kunden hinzufügen und gleichzeitig Optionen für jede Rechnung auswählen, z. B. die Möglichkeit, Online-Zahlungen zu akzeptieren.

Laden Sie Ihr Logo hoch, um es auf jeder Rechnung anzuzeigen, und wählen Sie den Rechnungsstil, den Sie während der Produkteinrichtung verwenden möchten, oder passen Sie jede Rechnung bei der Eingabe an. Es besteht auch die Möglichkeit, jede Rechnung wiederkehrend zu stellen, was eine Zeitersparnis für Servicemitarbeiter sein kann, die auf Vorschuss abrechnen.

Mit FreshBooks können Sie auch Verzugsgebühren hinzufügen und sogar die Währungs- und Sprachoptionen für jede Rechnung ändern.

Schließlich enthalten alle Rechnungen einen Link zu FreshBooks Payments, sodass Ihre Kunden ihre Rechnungen schnell und einfach bezahlen können.

FreshBooks bietet derzeit vier Pläne an; Lite, Plus, Premium und Select mit Preisen ab 15 $/Monat.

2. ZipBooks

ZipBooks ist relativ neu auf dem Markt und richtet sich an Freiberufler, Berater, Auftragnehmer und Einzelunternehmer.

ZipBooks ist aufgrund des Fehlens eines Inventarmoduls besser für Dienstleistungsunternehmen geeignet und ist eine Online-Rechnungssoftware, die eine Zeiterfassungsfunktion umfasst, wodurch es einfach ist, Rechnungen für Ihre Dienstleistungen zu erstellen.

ZipBooks bietet hervorragende Rechnungsoptionen, mit denen Sie während des Einrichtungsprozesses Rechnungspräferenzen auswählen können, einschließlich des Hinzufügens Ihres Firmenlogos und einer Akzentfarbe zu jeder Rechnung.

Die Zeiterfassungsfunktion macht es Ihnen leicht, Ihren Kunden erbrachte Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, und sobald eine Rechnung fertig ist, kann sie direkt per E-Mail an Ihren Kunden gesendet werden.

Sie können auch eine Standardnachricht hinzufügen, die mit der per E-Mail gesendeten Rechnung angezeigt wird, und ZipBooks bietet Ihren Kunden auch die Möglichkeit, ihre Rechnung online mit Kreditkarte oder PayPal zu bezahlen. Praktischerweise können Sie auch eine Rechnungsvorlage erstellen, die Sie für die zukünftige Rechnungsstellung verwenden können.

ZipBooks bietet drei Pläne an:Free, Smarter und Sophisticated, wobei ein Plan auch für Buchhalter verfügbar ist. Die Preise für ZipBooks beginnen bei 15 $/Monat für ein System mit fünf Benutzern.

3. Wellenabrechnung

Wenn Sie an einer kostenlosen Rechnungssoftware interessiert sind, die ideal für Freiberufler und Einzelunternehmer ist, werfen Sie einen Blick auf Wave Accounting.

Die Anwendung bietet eine einfach zu bedienende Systemnavigation zusammen mit einer hervorragenden Rechnungsstellung. Wave Accounting eignet sich besser für Dienstleistungsunternehmen und ermöglicht es Ihnen, die gewünschte Rechnung zu erstellen.

Wave bietet hervorragende Möglichkeiten zur Anpassung von Rechnungen, mit der Option, Ihrer Rechnung ein Logo und beliebige Akzentfarben hinzuzufügen. Eine Vielzahl von In-App-Rechnungsvorlagen stehen Ihnen zur sofortigen Verwendung zur Verfügung, oder Sie können Ihre eigenen erstellen. Rechnungspräferenzen können während des Produkteinrichtungsprozesses hinzugefügt werden, oder Sie können jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung schreiben, einen anderen Rechnungstyp auswählen.

Notizen können zu jeder Rechnung hinzugefügt werden, und alle Rechnungen können für diejenigen, die regelmäßig abgerechnet werden, wiederkehrend gemacht werden. Sie müssen sich für Wave Payments anmelden, damit Ihre Kunden von ihrer Rechnung bezahlen können, und Wave testet derzeit eine Option, mit der Sie Zahlungen auf Ihrer Website akzeptieren können.

Wave Accounting ist völlig kostenlos, es fällt jedoch eine Gebühr an, wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren oder ihre Gehaltsabrechnungsanwendung verwenden. Die Gebühren für die Online-Zahlungsakzeptanz betragen 2,9 % plus zusätzlich 0,30 $/Transaktion.

4. Xero

Xero ist eine benutzerfreundliche Online-Buchhaltungsanwendung, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde. Xero bietet drei Pläne und passt gut zu Nischenmärkten wie Einzelhändlern, E-Commerce und Startups. Xero bietet eine lange Liste von Funktionen, einschließlich erweiterter Rechnungsstellung.

Xero hat kürzlich seine Rechnungsstellung aktualisiert, sodass Sie ausgefeiltere Rechnungen für Ihr Unternehmen erstellen können, einschließlich der Option, Ihrer Rechnung Ihr Logo oder andere Markendetails hinzuzufügen.

Die Eingabe einer neuen Rechnung in Xero ist einfach, da mehrere Nachschlagefelder für eine schnellere Dateneingabe enthalten sind. Sie können jeder Rechnung auch einen Kundenrabatt oder eine Säumnisgebühr hinzufügen. Sobald eine Rechnung genehmigt wurde, kann sie gedruckt, als abgeschlossen markiert oder per E-Mail an Ihren Kunden gesendet werden.

Sie können auch Ihr mobiles Gerät verwenden, um eine Rechnung zu erstellen und an Ihre Kunden zu senden, eine großartige Option, wenn Sie unterwegs sind.

Xero bietet derzeit drei Pläne an; Early, Growing und Etabliert, mit Preisen ab 9 $/Monat.

5. Zoho-Bücher

Wenn Sie Einzelunternehmer, Freiberufler oder Online-Verkäufer sind, ist Zoho Books wie für Sie gemacht. Zoho Books bietet drei Pläne an, wobei selbst der Basisplan eine lange Liste von Funktionen bietet, einschließlich eines Kundenportals, mit dem Sie Rechnungen und Kostenvoranschläge ganz einfach mit Ihren Kunden teilen können.

Mit Zoho Books können Sie eine benutzerdefinierte Rechnung erstellen, mit der Option, Ihr Firmenlogo und andere Branding-Details hinzuzufügen. Sie können verschiedene Arten von Rechnungen basierend auf Ihren geschäftlichen Anforderungen erstellen, einschließlich einer wiederkehrenden Rechnung sowie einer Vorschussrechnung, was eine großartige Option für Fachleute wie Anwälte ist.

Sie haben auch die Möglichkeit, einen Entwurf der Rechnung zu speichern oder sofort per E-Mail an Ihren Kunden zu senden oder die Rechnung über das Kundenportal mit Ihren Kunden zu teilen. Wenn Sie ein Neuling in der Rechnungsstellung sind, lesen Sie unbedingt den Abschnitt „Lebenszyklus einer Rechnung“, der Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Rechnungsprozess führt.

Zoho Books bietet drei Pläne an; Basic, Standard und Professional, mit Preisen ab 9 $ für den Basic-Tarif, der bis zu zwei Benutzer unterstützt.

6. OneUp

OneUp wurde für kleine Unternehmen entwickelt und bietet ein hervorragendes Inventarmodul, wodurch es sich besonders gut für Einzelhändler in kleinen Unternehmen eignet. OneUp bietet derzeit fünf Pläne an, was es auch zu einer großartigen Option für wachsende Unternehmen macht.

OneUp bietet flexible Rechnungsoptionen mit der Möglichkeit, eine Rechnung aus einem Angebot oder Auftrag oder von Grund auf neu zu erstellen. OneUp bietet mehrere anpassbare Vorlagen, aus denen Sie auswählen können, sodass Sie alles vom Farbschema bis zur Platzierung Ihres Logos selbst bestimmen können.

Sobald eine Rechnung fertig ist, können Sie sie ganz einfach per E-Mail direkt an Ihren Kunden senden oder ausdrucken und auf Wunsch per Post versenden. Ein weiteres nettes Feature ist die Möglichkeit zur Integration mit Square Register, das alle Verkaufstransaktionen in der Rechnungsfunktion anzeigt.

OneUp bietet derzeit fünf Pläne an; Self, Pro, Plus, Team und Unlimited, wobei alle Pläne die gleichen Funktionen bieten. Die Preise basieren auf der Anzahl der Systembenutzer, wobei der Self-Plan 9 $/Monat kostet.

7. Kashoo

Kashoo eignet sich am besten für kleine Unternehmen, Einzelunternehmer und Freiberufler. Kashoo bietet einen einheitlichen Tarif, der eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern unterstützt und ein einfaches Rechnungsstellungssystem enthält, das Inhaber kleiner Unternehmen zu schätzen wissen werden.

Kashoo ermöglicht Benutzern die schnelle Eingabe von Rechnungsdetails mit der Möglichkeit, Kunden, Produkte und Dienstleistungen im Handumdrehen hinzuzufügen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Online-Kreditkartenzahlung in jeder Rechnung zu aktivieren, sodass Kunden ihre Rechnung einfach bezahlen können.

Logos können zu jeder Rechnung hinzugefügt werden, und Kashoo bietet verschiedene Rechnungsvorlagen zur Auswahl, obwohl die Vorlagen ziemlich standardisiert sind. Sie können jede Rechnung auch wiederkehrend stellen, wobei Kashoo Ihnen erlaubt, den Zeitrahmen zu wählen, den Sie verwenden möchten.

Rechnungen können gedruckt und auf Wunsch an Ihre Kunden verschickt werden, wobei auch die Option zum Hinzufügen einer personalisierten Nachricht verfügbar ist.

Der Einzelplan von Kashoo kostet 19,95 $/Monat oder 199 $ jährlich, und Sie können so viele Benutzer hinzufügen, wie Sie möchten.

8. Sage Business Cloud-Buchhaltung

Sage Business Cloud Accounting wurde für sehr kleine Unternehmen und Einzelunternehmer entwickelt und bietet eine einfache Systemnavigation und eignet sich mit seiner Inventarfunktion gut für kleine Einzelhändler und Online-Verkäufer.

Sie sollten Ihre Rechnungspräferenzen in Sage Business Cloud Accounting einrichten, bevor Sie Ihren Kunden tatsächlich Rechnungen stellen. Mit der Rechnungspräferenzoption können Sie auswählen, wie Ihre Rechnungen aussehen sollen, einschließlich der Möglichkeit, Ihr Firmenlogo zu einer Rechnung hinzuzufügen. Rechnungsvorlagen sind auch für Produkte und Dienstleistungen verfügbar, oder Sie können beide verwenden.

Sie können Kunden, Produkte und Dienstleistungen im Handumdrehen hinzufügen, sodass Sie nicht erst anhalten und die Details eingeben müssen. Auf Wunsch können Sie auch einen Rechnungsstapel für mehrere Kunden erstellen. Wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren möchten, müssen Sie Sage Business Cloud Accounting mit Stripe verbinden.

Sage Business Cloud Accounting bietet zwei Pläne:Accounting Start und Accounting, mit Preisen für die Anwendung ab 10 $/Monat.

Beginnen Sie noch heute mit dem Schreiben von Rechnungen

Wenn Sie nach einer einfachen Rechnungssoftware suchen, sind alle oben genannten Anwendungen genau das Richtige für Sie. Denken Sie daran, dass Sie sich auch die anderen Funktionen ansehen sollten, die von einer der Anwendungen angeboten werden, die Sie in Betracht ziehen.

Weitere Informationen zu Rechnungssoftware für kleine Unternehmen finden Sie in unseren Bewertungen zu Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen.