Was ist ein Tagebucheintrag? Ein Leitfaden für Anfänger

Journaleinträge werden verwendet, um die finanziellen Aktivitäten Ihres Unternehmens aufzuzeichnen. Journalbuchungen werden entweder in Nebenbüchern erfasst, wenn Sie Ihre Bücher manuell führen, oder sie werden direkt im Hauptbuch (Hauptbuch) erfasst, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden.

Wie auch immer sie aufgezeichnet werden, sie sind eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen.

Überblick:Was ist ein Tagebucheintrag?

Als Kleinunternehmer ist einer der Jobs, die Sie normalerweise annehmen, der eines Buchhalters oder Buchhalters. Ein Teil dieser Arbeit ist das Aufzeichnen von Journaleinträgen.

Wenn Sie mit Buchhaltungsbegriffen vertraut sind, wissen Sie, dass Journalbuchungen einfach eine Aufzeichnung all Ihrer Geschäftstransaktionen sind. Sie sind der erste Schritt im Buchhaltungszyklus und vielleicht der wichtigste, da sie alle finanziellen Aktivitäten darstellen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken werden.

Es ist wichtig zu wissen, wie man einen richtigen Journaleintrag oder allgemeinen Eintrag für Ihr Unternehmen erstellt. Buchhaltungsjournalbuchungen folgen immer der doppelten Buchungsmethode, wobei jede Journalbuchung immer eine Belastungsbuchung und eine Habenbuchung hat.

Journaleinträge sind immer datiert und sollten eine Beschreibung der Transaktion enthalten. Buchhalter und Buchhalter weisen normalerweise jedem Journaleintrag eine eindeutige Nummer zu, wenn sie manuell eingegeben werden, und wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, weist Ihre Anwendung jedem Journaleintrag automatisch eine Nummer zu.

So bereiten Sie Tagebucheinträge für Ihr kleines Unternehmen vor

Der erste Schritt bei der Vorbereitung von Journaleinträgen für Ihr Unternehmen besteht darin, genau zu bestimmen, welche Transaktion eingegeben werden muss.

Wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, werden die meisten Journalbuchungen von Ihrer Buchhaltungssoftware vorgenommen, sodass Sie nur Anpassungsbuchungen zum Monatsende eingeben müssen, z. B. beim Abgleich Ihrer Bankkonten oder bei der Eingabe von Rückstellungen für die Gehaltsabrechnung und andere Ausgaben.

Nehmen wir das Folgende als Beispiel. Sie besuchen Ihren örtlichen Bürobedarfsladen und kaufen Papier und Stifte für Ihr Unternehmen. Der Gesamtkaufpreis beträgt 150,00 $. So bereiten Sie Ihren Tagebucheintrag vor.

Schritt 1:Identifizieren Sie die betroffenen Konten

Bevor Sie einen Journaleintrag schreiben und buchen können, müssen Sie bestimmen, welche Konten in Ihrem Hauptbuch von Ihrem Journaleintrag betroffen sind. In diesem Beispiel sind Ihr Konto für Büromaterial und Ihr Bargeldkonto betroffen.

Tipps zum Identifizieren der richtigen Konten:

• Sortieren Sie zuerst Ihre Transaktionen: Wenn Sie Bankeinzahlungen, Ausgaben und Verkaufsbuchungen vornehmen müssen, erleichtert das Sortieren nach Transaktionstyp das Aufzeichnen Ihrer Journalbuchungen.
• Verwenden Sie Ihren gesunden Menschenverstand, wenn Sie die richtigen Konten identifizieren: Dieser Vorgang mag anfangs verwirrend sein, aber je mehr Journaleinträge Sie verarbeiten, desto mehr werden Sie verstehen, welche Konten Sie für Ihre Transaktionen verwenden sollten.

Schritt 2:Bestimmen Sie Ihren Kontotyp

Wenn Sie 150 $ im Geschäft ausgegeben haben, verursachen Sie eine Ausgabe für Ihr Bürobedarfskonto und reduzieren gleichzeitig den Bargeldbetrag auf Ihrem Bankkonto. Sie müssen für jedes Konto standardmäßige Buchhaltungsregeln anwenden.

Um ein Spesenkonto zu erhöhen, müssten Sie das Konto belasten, und um Ihr Barkonto, das ein Vermögenswert ist, zu verringern, müssten Sie das Konto gutschreiben.

Tipps zur Identifizierung des Kontotyps:

• Denken Sie an Ihre Kontotypen: Zu den Kontotypen gehören Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Ausgaben, Einnahmen und Kapital/Eigenkapital. Alle Journalbuchungen in der Buchhaltung müssen in eine dieser Kategorien fallen. Beispielsweise ist das Büromaterialkonto eine Ausgabe, während das Kassenkonto ein Vermögenswert ist.
• Verwenden Sie Standardbuchhaltungsregeln, um zu bestimmen, welches Konto belastet und welches Konto gutgeschrieben wird: Wenn Sie die obige Transaktion im Beispiel für Büromaterial erfassen, erhöhen Sie Ihre Ausgaben, weil Sie Büromaterial gekauft haben, was ein Ausgabenkonto ist, während Sie Ihr Vermögen verringern, weil Sie Ihr Bargeldkonto, das ein Vermögenswert ist, zum Kauf dieser Materialien verwendet haben.

Schritt 3:Bereiten Sie Ihren Tagebucheintrag vor

Sie haben die Konten identifiziert, die an Ihrem Journaleintrag beteiligt sein werden, sowie die Art der Konten, um die es sich handelt. Jetzt können Sie Ihren Tagebucheintrag vorbereiten.

Tipps zur Vorbereitung eines Tagebucheintrags:

• Geben Sie das korrekte Datum ein: Der erste Schritt besteht darin, Ihren Tagebucheintrag zu datieren. Dadurch wird sichergestellt, dass es im richtigen Zeitraum gepostet wird.
• Schreiben Sie den Kontonamen und die Nummer aus: Geben Sie bei der Erstellung einer Journalbuchung immer die Sachkontonummer sowie den Kontonamen an.
• Geben Sie den Soll- und Habenbetrag ein: Unter Verwendung des obigen Beispiels belasten (erhöhen) Sie Ihr Büromaterialkonto, das ein Ausgabenkonto ist, und schreiben (verringern) Ihr Barkonto, das ein Aktivkonto ist, gut.

Beispiel für einen Tagebucheintrag

Unten sehen Sie einen beispielhaften Journaleintrag, der basierend auf der obigen Finanztransaktion abgeschlossen wurde.

Beachten Sie, dass das Datum für beide Zeilen eingegeben wird. Es ist Journaleintrag Nr. 1, die Kontonummer steht hinter dem Kontonamen, und das Büromaterialkonto wurde belastet und das Bargeldkonto gutgeschrieben.

Die beste Buchhaltungssoftware zur Dokumentation von Journalbuchungen

Die bei weitem beste Möglichkeit, die Anzahl der zu erledigenden Journalbuchungen zu reduzieren und gleichzeitig die erforderlichen einfach zu vervollständigen, ist die Verwendung einer Buchhaltungssoftware.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, werden Journalbuchungen jedes Mal durchgeführt, wenn Sie Kreditorenbuchhaltungen verarbeiten, Buchhaltungskosten berechnen oder andere grundlegende Buchhaltungstransaktionen durchführen, sodass Sie nur Posten wie Monatsendbuchungen aufzeichnen müssen.

Die Buchhaltungssoftware berechnet und bucht auch automatisch Abschlussbuchungen, um sicherzustellen, dass die Anfangssalden für das neue Jahr korrekt sind.

Hier sind drei Buchhaltungsanwendungen für kleine Unternehmen, die das Erstellen und Buchen von Journaleinträgen zum Kinderspiel machen.

1. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro ist eine Desktop-Anwendung, die auch Remote-Konnektivität bietet. AccountEdge Pro eignet sich gut für kleine und wachsende Unternehmen, die nach einer Buchhaltungsanwendung suchen, die mit ihnen wachsen kann.

AccountEdge Pro ist besonders gut für Einzelhändler und Online-Verkäufer geeignet und bietet eine Integration mit Shopify und UPS Shipping.

AccountEdge Pro enthält keinen Bank-Feed, aber Sie können Ihren Kontoauszug zum Abgleich innerhalb der Anwendung herunterladen. Der Kontoeingabebildschirm in AccountEdge Pro macht es Ihnen leicht, Journalbuchungen aufzuzeichnen, mit einer verfügbaren Option, um eine Journalbuchung wiederkehrend zu machen, sowie die Möglichkeit, die Journalbuchung eines vorherigen Monats für Dinge wie Rückstellungen rückgängig zu machen.

Außerdem steht Ihnen ein Notizfeld zur Verfügung, in das Sie eine Beschreibung des Journaleintrags eingeben können.

AccountEdge bietet vier Pläne an:Basic, Pro, Priority Zoom und Priority ERP, mit Preisen ab 149 $ pro Jahr.

2. Sage 50cloud-Buchhaltung

Sage 50cloud Accounting gilt als Hybridanwendung, die eine Installation vor Ort sowie einen Fernzugriff auf die Anwendung mit Microsoft 365 bietet.

Sage 50cloud Accounting bietet Pläne, die sowohl für Ein-Personen-Büros als auch für Unternehmen geeignet sind, die Mehrbenutzerfähigkeit benötigen, wobei die Quantum-Edition bis zu 40 Benutzer unterstützt.

Sie können ganz einfach Journaleinträge in Sage 50cloud Accounting erstellen, indem Sie zum Bildschirm „Allgemeiner Journaleintrag“ gehen, wo Sie die Details Ihrer Transaktion eingeben können, einschließlich eines eindeutigen Transaktionscodes und einer Beschreibung des Journaleintrags.

Sie können eine Transaktion auch stornieren, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf das Feld Journalbuchung stornieren klicken.

Sage 50cloud Accounting bietet drei Pläne:Accounting, Premium Accounting und Quantum Accounting, mit Preisen ab 278,95 $ pro Jahr.

3. QuickBooks Online

QuickBooks Online wurde ursprünglich für sehr kleine Unternehmen entwickelt und fügt weiterhin Features und Funktionen hinzu, sodass es auch für wachsende Unternehmen gut geeignet ist.

Erhältlich in vier Plänen, wobei auch ein Plan für Selbständige verfügbar ist, sind die Funktionen sehr plangesteuert, wobei viele Funktionen nur in den teureren Plänen zu finden sind.

QuickBooks Online bietet Funktionen wie automatische Bank-Feeds, die die Anzahl der zu erstellenden Journaleinträge erheblich reduzieren.

Wenn Sie einen Journaleintrag erstellen müssen, können Sie dies ganz einfach tun, da QuickBooks Online allen Journaleinträgen automatisch eine Referenznummer zuweist. Ein Beschreibungsfeld und ein Notizfeld sind verfügbar, um den Zweck des Eintrags zu beschreiben.

Mit QuickBooks Online können Sie auch einen zuvor geposteten Journaleintrag löschen, aber um einen Audit-Trail aufrechtzuerhalten, sollte jeder irrtümlich gepostete Journaleintrag rückgängig gemacht und nicht gelöscht werden.

QuickBooks Online bietet vier reguläre Tarife:Einfacher Start, Essentials, Plus und Erweitert sowie einen Selbstständigen-Tarif für Freiberufler mit Preisen ab 10 $ pro Monat für die ersten drei Monate.

Journalbuchungen sind Teil des Finanzbuchhaltungsprozesses

Wenn Sie sich für die Verwendung einer Buchhaltungssoftware entschieden haben, werden Journalbuchungen für die Finanzbuchhaltung selten, wobei typische Journalbuchungen nur zur Erfassung von Rückstellungen, Anpassungen am Monatsende und Abschreibungsaufwendungen vorgenommen werden.

Ihre Buchhaltungssoftware übernimmt wiederum die Hauptlast der Arbeit, indem sie automatisch Journaleinträge erstellt, wenn Finanztransaktionen verarbeitet werden, wodurch die Genauigkeit erhöht und Ihre Arbeitsbelastung verringert wird.

Wenn Sie mehr über andere Buchhaltungsanwendungen für kleine Unternehmen erfahren möchten, lesen Sie unbedingt unsere Rezensionen zu Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen.