Buchhaltung 101:Grundlagen, die Kleinunternehmer kennen müssen

Der Gedanke, eine Reihe scheinbar komplizierter Buchhaltungskonzepte zu lernen und zu verstehen, kann die Herzen von Kleinunternehmern mit Angst erfüllen.

Wenn Sie sich jedoch ein wenig Zeit nehmen, um sich mit den Grundlagen der Buchhaltung vertraut zu machen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass es nicht so schwierig ist, wie Sie es sich vielleicht vorgestellt haben. Wir sind hier, um Ihnen einige wichtige Buchhaltungsgrundlagen zu zeigen, die jeder Kleinunternehmer kennen und verstehen sollte.

Auf einen Blick:Die Buchhaltungsgrundlagen, die Kleinunternehmer kennen sollten

• Buchhalter zeichnen Finanztransaktionen auf, während Buchhalter analysieren, was diese Transaktionen bedeuten. Als Geschäftsinhaber werden Sie wahrscheinlich beides tun.
• Die doppelte Buchführung ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Konten ausgeglichen bleiben.
• Soll und Haben sind das Herzstück der Buchhaltung. Diese Einträge können je nach Art des Kontos einen Kontostand sowohl erhöhen als auch verringern.
• Finanzberichte liefern Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um sowohl kurzfristige als auch langfristige Entscheidungen über Ihr Unternehmen zu treffen.

Buchhaltungsdefinition und Glossar

Während die Buchhaltung auf Geschäftsinhaber einschüchternd wirken mag, kann fast jeder die Grundlagen der Buchhaltung leicht verstehen.

Sich mit gängigen Buchhaltungsbegriffen vertraut zu machen, kann viel dazu beitragen, dass Sie sich mit dem gesamten Buchhaltungsprozess vertraut machen.

1. Doppelte Buchführung

Doppelte Buchführung bedeutet, dass jede in Ihr Buchhaltungssystem oder Hauptbuch eingegebene Transaktion mindestens zwei Konten betrifft. Für jede von Ihnen vorgenommene Belastungsbuchung müssen Sie eine entsprechende Gutschriftsbuchung vornehmen.

Ebenso müssen Sie bei einer Gutschrift eine entsprechende Belastungsbuchung vornehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Konten im Gleichgewicht bleiben. Während Einzelunternehmer und Freiberufler möglicherweise keine doppelte Buchführung anwenden müssen, sind kleine und wachsende Unternehmen damit besser bedient.

2. Belastungen und Gutschriften

Lastschriften und Gutschriften werden verwendet, um alle Ihre Buchhaltungs- und Buchhaltungstransaktionen für kleine Unternehmen aufzuzeichnen. Die Auswirkung einer Belastung oder Gutschrift auf ein bestimmtes Konto hängt weitgehend von der betroffenen Kontoart ab.

Wenn Sie beispielsweise eine Belastungsbuchung auf einem Aktivkonto vornehmen, wird der Saldo dieses Kontos erhöht, während bei einer Belastungsbuchung auf einem Passivkonto der Saldo dieses Kontos verringert wird.

Eine Belastung steht immer auf der linken Seite einer Buchungstransaktion, während eine Gutschrift immer auf der rechten Seite der Transaktion steht.

3. Kontenplan

Ihr Kontenplan ist das Herzstück jedes Buchhaltungssystems und listet alle Konten auf, die in Ihrem Hauptbuch zu finden sind, wo sich alle Ihre Buchhaltungseinträge befinden.

Sie sollten den Kontenplan erstellen, bevor Sie Finanztransaktionen erfassen. Glücklicherweise enthalten die meisten Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen einen Standardkontenplan, den die meisten kleinen Unternehmen verwenden können, mit der Möglichkeit, bei Bedarf weitere Konten hinzuzufügen.

4. Kassenabrechnungsmethode

Nachdem Sie Ihren Kontenplan erstellt haben, müssen Sie entscheiden, welche Art von Buchhaltungsmethode Sie verwenden werden. Viele Freiberufler und Einzelunternehmer verwenden die Kassenbuchhaltungsmethode, bei der Bargeld bei Erhalt und Ausgaben bei Zahlung erfasst werden und die Verbindlichkeiten oder Forderungen nicht nachverfolgt werden.

5. Abgrenzungsmethode

Wenn Sie Mitarbeiter haben oder Produkte verkaufen, sollten Sie die Methode der Periodenrechnung anwenden. Bei dieser Methode werden alle Einnahmen/Einnahmen und Ausgaben erfasst, sobald sie anfallen, nicht wenn Ihr Kunde bezahlt oder Sie einen Scheck für eine Rechnung ausstellen.

Die Periodenrechnung bietet ein viel klareres Bild sowohl der Einnahmen als auch der Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, kann jedoch die ordnungsgemäße Verwaltung des Cashflows erschweren.

6. Vermögenswerte

Ein Vermögenswert ist alles von Wert, das Ihr Unternehmen besitzt. Vermögenswerte können das Bargeld auf Ihrem Bankkonto, Ihre Forderungen, das Gebäude, das Sie besitzen, Inventar, Vorräte, Computerausrüstung und Möbel umfassen. Vermögenswerte können auch immateriell sein, z. B. geistiges Eigentum.

7. Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind alles, was Ihr Unternehmen schuldet. Ihre Kreditorensalden gelten als Verbindlichkeiten, da Sie diese derzeit Ihren Lieferanten schulden. Darlehen gelten ebenfalls als Verbindlichkeit.

8. Umsatz und Einkommen

Einnahmen oder Einkommen sind alle Gelder, die im Laufe der Geschäftstätigkeit erhalten werden, unabhängig davon, ob es sich um den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen handelt.

9. Ausgaben

Alles, von der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter bis zur Zahlung Ihrer Stromrechnung, wird als Ausgabe betrachtet. Wenn Sie beispielsweise eine Stromrechnung eingeben, die im nächsten Monat zu bezahlen ist, wird dies als Ausgabe erfasst. Eine Spesenabrechnung hilft Ihnen, Ihre Geschäftsausgaben nachzuverfolgen, damit Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt

10. Eigenkapital

Das Eigenkapital stellt Ihren aktuellen finanziellen Anteil an Ihrem Unternehmen dar und ergibt sich aus der Subtraktion Ihrer gesamten Verbindlichkeiten von Ihrem Gesamtvermögen.

11. Kreditorenbuchhaltung (A/P)

Kreditorenbuchhaltung ist eine Aufzeichnung von Rechnungen, die in ein Hauptbuch oder eine Buchhaltungssoftware eingegeben, aber noch nicht bezahlt wurden. Sobald ein Verkäufer bezahlt wurde, wird der Kontostand um diesen Betrag reduziert.

Wenn die Stromrechnung im Folgemonat bezahlt wird, wäre der Eintrag:

Sie können sehen, dass der anfängliche Eintrag in A/P eine Gutschrift ist, die den Saldo dieses Kontos erhöht. Sobald diese Rechnung bezahlt wurde, wird A/P um den Betrag der Zahlung reduziert, während Ihr Cash-Konto ebenfalls reduziert wird.

12. Debitorenbuchhaltung (A/R)

In der Debitorenbuchhaltung werden alle Gelder, die Ihrem Unternehmen derzeit geschuldet sind, erfasst, bis sie von Ihren Kunden bezahlt werden. Sobald ein Kunde seine Rechnung bezahlt, wird das A/R-Guthaben reduziert. Sie können A/R verwenden, um einen Einblick in Ihre Geschäftsabläufe zu erhalten, indem Sie die Umsatzquote der Forderungen berechnen.

13. Alterung

Sowohl A/P- als auch A/R-Konten beinhalten Alterung, was einfach eine Möglichkeit ist, eingehende oder ausgehende Gelder zu verwalten. A/P-Aging zeigt eine Liste aller derzeit geschuldeten Rechnungen von Anbietern und Lieferanten an, verfolgt Fälligkeitsdaten und benachrichtigt Sie, wenn eine Zahlung fällig oder verspätet ist.

A/R stellt dieselben Informationen für ausstehende Kundenzahlungen bereit und weist Sie erneut darauf hin, wenn eine Kundenzahlung verspätet ist. Sobald Sie mehrere Kunden oder Lieferanten haben, können Alterungsberichte für Ihr Unternehmen von unschätzbarem Wert werden.

14. Tagebucheinträge

Während Ihre Buchhaltungssoftware wahrscheinlich den Großteil der für Ihr Unternehmen erforderlichen Einträge verarbeiten wird, kann es vorkommen, dass Sie einen Journaleintrag eingeben müssen.

Dies kann beispielsweise bei Bankgebühren der Fall sein, die Sie möglicherweise feststellen, wenn Sie Ihr Bankkonto am Ende des Monats abgleichen. Oder es kann sich um Abschreibungsbuchungen handeln, wenn Sie Abschreibungen für große Posten (z. B. Gebäudekäufe, teure Computersysteme oder den Kauf eines Firmenfahrzeugs) erfassen.

Alle diese Transaktionen müssen in Ihre Buchhaltungssoftware eingegeben werden, indem Sie eine Journalbuchung vornehmen.

So richten Sie ein Buchhaltungssystem für Ihr kleines Unternehmen ein

Glücklicherweise sind die heutigen Buchhaltungssoftwareanwendungen für kleine Unternehmen wie QuickBooks Online, Xero und FreshBooks darauf ausgelegt, Ihnen die Gründung Ihres Unternehmens zu erleichtern.

Während Kleinunternehmer Tabellenkalkulationssoftware verwenden können, ist es wirklich in Ihrem Interesse, eine Buchhaltungssoftware zu finden, mit der Sie vertraut sind, und mit der Einrichtung Ihres Unternehmens zu beginnen.

Schritt 1:Erstellen Sie einen Kontenplan

Auch hier ist dieser Vorgang bei der Verwendung von Buchhaltungssoftware normalerweise automatisiert und ziemlich schmerzlos, wobei die meisten Kleinunternehmer den in der Software bereitgestellten Standardkontenplan verwenden können.

Schritt 2:Bestimmen Sie Ihre Buchhaltungsmethode

Vor der Eingabe von Transaktionen müssen Sie entscheiden, ob Sie die vereinfachte Kassenbuchhaltungsmethode oder die umfassendere Abgrenzungsmethode verwenden möchten. Denken Sie daran, wenn Sie Mitarbeiter haben oder viel Inventar verwalten, sollte die Abgrenzung Ihre bevorzugte Methode sein.

Schritt 3:Richten Sie ggf. Anfangssalden ein

Wenn Sie ein neuer Geschäftsinhaber sind, haben Sie keine Anfangssalden, aber diejenigen, die von einer Tabellenkalkulationssoftware oder einer anderen Buchhaltungsanwendung wechseln, müssen ihre Anfangssalden in die entsprechenden Hauptbuchkonten eingeben.

Schritt 4:Beginnen Sie mit der Eingabe von Transaktionen

Sobald Sie Ihren Kontenplan erstellt, Ihre Buchhaltungsmethode ausgewählt und Ihre Anfangssalden in Ihre aktuelle Softwareanwendung eingegeben haben, können Sie mit der Eingabe Ihrer Finanztransaktionen beginnen.

Wie Buchhaltungssoftware Ihnen bei Ihren Finanzen helfen kann

Vor Jahren waren Kleinunternehmer oft völlig verloren, wenn es darum ging, Buchhaltungssoftware zu verstehen und darin zu navigieren.

Heute haben diese Anwendungen den gesamten Prozess viel einfacher gemacht, indem sie intuitive Dateneingabebildschirme verwenden und veraltete Begriffe durch vertrautes Vokabular ersetzen, mit dem die meisten von uns bereits vertraut sind.

Tatsächlich kann die Verwendung von Buchhaltungssoftware zu Folgendem führen:

• Eine Reduzierung von Fehlern: Buchhaltungssoftware wurde entwickelt, um Ihre Finanztransaktionen wie Ausgaben und das Schreiben von Rechnungen genau zu erfassen und Eingabefehler zu reduzieren. Es ist zwar leicht zu vergessen, den zweiten Teil einer Transaktion in eine Tabellenkalkulation einzugeben, aber Sie werden bei Verwendung einer Buchhaltungssoftware sofort dazu aufgefordert, falls Sie es vergessen sollten.
• Mehr Freizeit: Die Eingabe all Ihrer Transaktionen in eine Tabelle kann zeitaufwändig sein. Die manuelle Eingabe dieser Informationen in separate Ledger kann noch schlimmer sein. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, werden Sie feststellen, dass Sie tatsächlich mehr Freizeit für Ihr Geschäft haben, anstatt Buchhaltungsarbeiten zu erledigen.
• Zugriff auf umfassende Finanzberichte: Das Erstellen von Finanzberichten aus Tabellenkalkulationen ist ein Rezept für eine Katastrophe. Stattdessen dauert es etwa 30 Sekunden, um mit einer Buchhaltungssoftware einen umfassenden Abschluss wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung zu erstellen.

Die richtige Buchhaltungslösung für Sie finden

Mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware können Sie Ihr Unternehmen in kürzester Zeit auf eine solide finanzielle Basis stellen.

Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, die richtige Software für Sie zu finden, oder sich zwischen zwei Optionen entscheiden, z. B. FreshBooks vs. Quickbooks, sehen Sie sich unbedingt unsere Buchhaltungssoftware-Rezensionen an.

Viele der Anwendungen bieten eine kostenlose Demo, mit der Sie die Software vor dem Kauf testen können.