Debitorenbuchhaltung:wie man sie versteht und effizient verwaltet

Wenn Unternehmen Waren und Dienstleistungen sofort liefern und auf zukünftige Zahlungen der Kunden warten, wird der Betrag dieser Zahlungen als Debitorenbuchhaltung (AR) bezeichnet.

In diesem Artikel wird ausführlich erläutert, was Debitoren und der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren sind.

Inhalt:

1. Was ist Debitorenbuchhaltung?
2. Debitoren vs. Kreditoren
3. Wie erfasse ich Forderungen?
4. Was ist, wenn Kunden nie bezahlen?
5. Was ist, wenn Kunden irgendwann bezahlen?
6. Warum Sie die Debitorenbuchhaltung brauchen
7. Debitorenumschlagsquote
8. Fälligkeitsplan für Forderungen
9. Was tun, um weniger überfällige Zahlungen zu haben
10. Wie kann Synder helfen

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Forderungen sind das Geld, das ein Unternehmen von einem Kunden für den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung auf Kredit erhält. Die Kreditlaufzeit reicht im Durchschnitt von wenigen Tagen bis zu einem Jahr. Das Wort „Forderung“ bedeutet, dass ein Unternehmen die Zahlung noch nicht erhalten hat, dies aber in Zukunft tun wird und das Geld als Vermögenswert in der Bilanz eines Unternehmens betrachtet wird. Genauer gesagt werden diese Daten in der Registerkarte „Umlaufvermögen“ einer Bilanz oder eines Kontenplans gespeichert.

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Wie bereits erwähnt, ist die Debitorenbuchhaltung der Vermögenswert eines Unternehmens, der das Geld beschreibt, das Kunden Ihrem Unternehmen schulden. Die Debitorenbuchhaltungssoftware ist ein hilfreiches Tool zur Verwaltung dieses Vermögenswerts.

Die Kreditorenbuchhaltung funktioniert umgekehrt. Es ist das Geld, das Ihr Unternehmen schuldet und das in Ihrer Bilanz als Verbindlichkeiten aufgeführt wird.

Beispiel:Sie sind Eigentümer von Firma A und haben Waren von Firma B auf Kredit gekauft. Für Ihr Unternehmen wird die Zahlung als Verbindlichkeit und für Unternehmen B als Forderung erfasst.

Wie erfasse ich Forderungen?

Wenn es um die Erfassung von Verkäufen geht, für die Sie keine Zahlungen erhalten haben, müssen Sie verstehen, was periodengerechte Buchhaltung ist.

Das Wort „Abgrenzung“ bedeutet eine Eintragung in Büchern im Falle von Einnahmen oder Ausgaben, jedoch ohne die eigentliche Geldüberweisung. Solche Buchungen werden in ein Buchhaltungssystem eingegeben, in dem Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltungen gespeichert werden.

Wenn Sie einen Artikel auf Kredit verkaufen, wird der Verkauf abhängig vom Beleg in den Büchern erfasst. Es ist möglich, dass Sie das Geld nicht zum erwarteten Zeitpunkt erhalten. Mit der periodengerechten Buchhaltung erfassen Sie eine Transaktion, unabhängig davon, ob die Zahlung erfolgt ist oder nicht. Dann erstellen Sie eine Rechnung, die diesen Verkauf automatisch auf dem Verkaufskonto gutschreibt und die Debitorenbuchhaltung belastet.

Was ist, wenn Kunden nie zahlen?

Wenn es offensichtlich ist, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird, sollte der Datensatz als uneinbringliche Forderung abgeschrieben werden.

Wenn eine Zahlung oder Forderung nicht mehr einbringlich ist, weil der Kunde längere Zeit nicht antwortet oder wegen Insolvenz oder aus anderen Gründen nicht zahlen kann, wird eine solche Forderung als Forderungsausfall eingestuft.

Die Überwachung solcher Aufzeichnungen ist nützlich, um Schätzungen darüber anzustellen, wie viel weniger Geld Ihr Unternehmen aufgrund dieser Art von Schulden erhalten wird.

Was ist, wenn Kunden irgendwann bezahlen?

Wenn Sie nach längerer Zeit endlich eine Zahlung von Ihrem Kunden erhalten haben, müssen Sie das Kassenkonto belasten und die Forderungen wieder gutschreiben und schließen.

Warum Sie die Debitorenbuchhaltung brauchen

Forderungen sollten von einem Unternehmen jeder Größe nachverfolgt werden. Der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen ist erstaunlich, aber wenn ein Kunde einmal nicht bezahlt hat, möchten Sie definitiv nicht mehr mit diesem Kunden zu tun haben. Unzuverlässige Kunden, die nicht pünktlich zahlen, können Ihr Unternehmen in Schulden und Konkurs führen, wenn Sie nicht darauf achten, was mit Ihren Forderungen passiert und ob alle Ihre Rechnungen bezahlt werden.

Debitorenumsatzquote

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Analyse der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind eine Möglichkeit, die Liquidität oder Kapazität einer Organisation zur Deckung laufender finanzieller Verpflichtungen einzuschätzen, ohne dass zusätzliche Finanzmittel verwendet werden müssen.

Die Analyse der Forderungen ist wichtig im Zusammenhang mit dem besseren Verständnis der Umschlagshäufigkeit der Forderungen, die schätzt, wie oft ein Unternehmen während eines Geschäftsjahres Forderungen gesammelt hat. Weitere Analysen zeigen die Daten und die durchschnittliche Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um Zahlungen über einen bestimmten Zeitraum einzuziehen.

Die Debitorenumsatzquote wird auch als Effizienzkennzahl bezeichnet und zeigt, wie effizient ein Unternehmen sein Vermögen verwaltet.

Debitorenumsatz in Tagen

Der Umsatz der Forderungen in Tagen hilft Unternehmen zu verstehen, wie viele Tage es dauert, eine Kreditzahlung einzuziehen. Die Formel lautet wie folgt:

Forderungsumsatz in Tagen =365 / Forderungsumsatzverhältnis

Die Umschlagshäufigkeit der Forderungen ist ein Produktivitätsanteil und ein Indikator für die finanzielle und operative Leistung eines Unternehmens. Ein hoher Anteil weist darauf hin, dass die Forderungen, die ein Unternehmen einzieht, kontinuierlich und kompetent sind. Ein hoher Forderungsumsatz zeigt ebenfalls, dass ein Unternehmen über einen großen Kundenstamm verfügt, der Kredite schnell zurückzahlen kann. Ein hoher Anteil kann auch zeigen, dass ein Unternehmen einem traditionellen Ablauf wie 20 Tage netto oder sogar 10 Tage netto folgt.

Umgekehrt erklärt ein geringer Anteil am Umsatz der Debitorenbuchhaltung, dass der Inkassoweg eines Unternehmens nicht der richtige ist. Dies kann an der Verlängerung der Kreditbedingungen gegenüber unzuverlässigen Kunden liegen, die bereits in einer finanziell schwierigen Situation sind und nicht zahlen können.

Es ist hilfreich, die Umschlagshäufigkeit der Forderungen zwischen den Hauptkonkurrenten oder denselben Unternehmen innerhalb einer Branche zu vergleichen. Es wird einen aussagekräftigeren Einblick in die Leistung eines Unternehmens geben, als die Anzahl der Rückgänge zu überprüfen. Wenn das Verhältnis Ihres Unternehmens beispielsweise fünf beträgt, ist es im Allgemeinen möglicherweise nicht hoch, aber ausreichend, und es funktioniert gut in der Branche, in der Sie arbeiten, wo das durchschnittliche Verhältnis drei beträgt.

Fälligkeitsplan für Forderungen

Ein Fälligkeitsplan ist eine Tabelle, die die Forderungen eines Unternehmens nach Fälligkeitsdatum sortiert anzeigt. Dieser Zeitplan kann in einer Buchhaltungssoftware erstellt werden und hilft bei der Verfolgung der anstehenden Zahlungen von Kunden, damit ein Geschäftsinhaber weiß, wann und was er zu erwarten hat.

Der Fälligkeitsplan hat die folgenden Kategorien:aktuell (weniger als 30 Tage), überfällig innerhalb von 1–30, 30–60, 60–90 und mehr als 90 Tagen.

Diese Zeitpläne werden häufig verwendet, um zu sehen, welche Kunden Zahlungserinnerungen benötigen, da das Unternehmen häufig auf dieses Geld angewiesen ist und auch eigene Zahlungen leisten muss. Wenn Kunden nicht pünktlich zahlen, kann dies zu finanziellen Problemen führen.

Der Alterungsplan kann auch zeigen, welche Kunden nicht systematisch zahlen, und höchstwahrscheinlich möchte ein Unternehmen weitere Geschäfte mit diesem Kunden abschließen. Oder es kann eine einfache Möglichkeit sein, alle überfälligen Zahlungen eines Kunden zu verfolgen.

Was tun, um weniger überfällige Zahlungen zu haben

Um weniger überfällige oder unbezahlte Rechnungen zu haben und Ihre Kunden zur pünktlichen Zahlung zu ermutigen, können Sie Folgendes tun:

Pünktliche Zahlungen attraktiver machen – Bieten Sie Ihren Kunden Rabatte für vorzeitige Zahlungen. Zum Beispiel 2 % RABATT, wenn sie innerhalb von 72 Stunden nach der Bestellung bezahlen.

Senden Sie regelmäßig Erinnerungen – Sie können Kunden Erinnerungen senden, damit sie rechtzeitig bezahlen. Mit Synder können Sie automatische Erinnerungen einstellen und müssen sich keine Sorgen machen, etwas zu vergessen.

Beenden Sie die Verbindung zu Kunden, die immer zu spät zahlen – Unzuverlässige Kunden verlangsamen immer Ihr Geschäftswachstum. Sie müssen diese Kunden nicht an Ihrer Seite halten, da sie keinen Gewinn bringen.

Wie kann Synder helfen

Es gibt einige Dinge, die Sie leicht automatisieren können, um Ihre Debitoren besser zu verwalten .

Erstens kann Synder offene Rechnungen automatisch schließen, wenn ein Kunde bezahlt. Sie müssen nicht mehr manuell nach einer bestimmten Rechnung suchen, die Sie erstellt haben, um eine bestimmte Zahlung Ihres Kunden gutzuschreiben. Alles wird automatisch erledigt. Sehen Sie sich dieses 40-Sekunden-Video an, um zu sehen, wie reibungslos der Vorgang abläuft:

Zweitens kann Synder mit Hilfe der neuen Smart Rules-Funktion Dankes-E-Mails für bezahlte Rechnungen versenden. Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, wichtig und geschätzt zu sein, um gute Geschäftsbeziehungen mit ihnen aufzubauen.

Dankes-E-Mails sind nicht das einzige, was Sie in Smart Rules festlegen können. Sie können Ihren Kunden automatische Zahlungserinnerungen senden, um weniger überfällige Zahlungen in Ihrer Debitorenbuchhaltung zu haben. Gestalten Sie Ihre Erinnerungen freundlich und höflich, damit die Leute beim nächsten Mal gerne Ihre Produkte oder Dienstleistungen kaufen.

Abschluss

Die Debitorenbuchhaltung ist wichtig für Ihr Unternehmen, da sie einer der Hauptparameter für die Schätzung Ihres Geschäftseinkommens ist, auch wenn Sie manchmal von Ihren unzuverlässigen Kunden, die nicht in der Lage sind, pünktlich zu zahlen, in die Irre geführt werden. Aber auch hier kommt es auf die Verwaltung Ihrer Forderungen an. Sie können leicht Kunden erkennen, die regelmäßig nicht pünktlich zahlen, und darüber nachdenken, wie Sie Ihre Kunden dazu anregen können, pünktlich zu zahlen. Einer der ersten Schritte könnte darin bestehen, Synder auszuprobieren und zu sehen, wie viel einfacher Ihr Debitorenmanagement wird, und Ideen für zukünftige Verbesserungen zu finden.

Wenn Sie Fragen zur Funktionsweise von Synder haben, können Sie diese gerne in den Kommentaren stellen, chatten oder eine Live-Demo mit jemandem aus unserem Kundendienstteam buchen. Falls Sie neugierig sind, Dinge selbst auszuprobieren – melden Sie sich an und aktivieren Sie Ihre kostenlose Testversion (keine Kartennummer erforderlich).