Ein umfassender Leitfaden für die Restaurantbuchhaltung

Die Restaurantbuchhaltung kann selbst für erfahrene Restaurantbesitzer einschüchternd sein. Es gibt viele wichtige Berichte zu pflegen (Gewinn- und Verlustrechnung, täglicher Umsatzbericht, Cashflow-Bericht, Bilanz und andere). Viele Fragen stellen sich, wie z. B. was ist der Unterschied zwischen Restaurantbuchhaltung und Rechnungswesen? Welche Software ist für Restaurants geeignet? Wie sieht der Restaurantbuchhaltungszyklus aus?

Besonders knifflig ist es, dass so viele Teile umziehen, dass man oft neue Leute einstellen und ab und zu für Schäden aufkommen muss. Aber es ist auch unglaublich wichtig, eine gesunde, regelmäßige Buchhaltung aufrechtzuerhalten.

In diesem Artikel erfahren Sie Folgendes:

• Restaurantbuchhaltung:Warum unterscheidet sie sich von anderen Arten der Buchhaltung?
• Die Grundlagen:Buchhaltungsberichte, die jedes Restaurant führen muss.
• Buchhaltungszyklus:Wie sieht er aus?
• Buchhaltungsautomatisierung für Restaurants.

Restaurantbuchhaltung:Warum unterscheidet sie sich von anderen Arten der Buchhaltung?

Die große Sache, die sofort behandelt werden muss, ist die für Restaurants geeignete Abrechnungsmethode. Laut Chron.com können kleine Restaurants (mit einem Jahresumsatz von weniger als 1 Million $) ihre eigene Methode wählen, und meistens ist dies die Barzahlungsmethode . Größere Restaurants müssen die Abgrenzungsmethode verwenden um die IRS einzuhalten.

Buchungsmethode

Barzahlung

Diese Rechnungslegungsmethode dient dazu, generierte Einnahmen zu dokumentieren, wenn Gelder für die Bezahlung von Dienstleistungen eingehen, oder um anfallende Ausgaben und Kosten zu erfassen. Bei jedem Bargeldwechsel öffnet sich ein Fall für die Aufzeichnung. Da in den meisten Restaurants, Cafés und Bars Dienstleistungen gleichzeitig erbracht und bezahlt werden, wird später kein Geld geschuldet, was diese Methode so passend macht.

Man könnte erwägen, eine andere Methode zu wählen, da eine Cash-Basis, obwohl sie ziemlich einfach ist, nicht immer die genaueste Buchhaltungsmethode ist. Das Problem ist, dass verspätete Zahlungen nicht erkannt werden. Wenn Sie beispielsweise die Barzahlungsmethode verwenden, würden Sie die Lieferungen Ihrer Lieferanten erst dann abrechnen, wenn Sie sie bezahlen. Viele etablierte Restaurants haben jedoch Lieferkonten, die es ihnen ermöglichen, ihre Lieferanten lange nach der Lieferung zu bezahlen.

Wenn Sie einem ähnlichen Muster folgen, würde die Bargeldmethode fälschlicherweise zeigen, dass Sie hohe sporadische Lieferkosten haben, obwohl sie in Wirklichkeit kleiner und regelmäßiger sein könnten.

Abgrenzungsmethode

Die Abgrenzungsmethode ist für Restaurants mit größeren Einnahmen obligatorisch und kann für kleinere Gastronomen nützlich sein, die Lieferkonten haben, für die sie bezahlen, nachdem die Lieferung erfolgt ist. Die Abgrenzungsmethode berücksichtigt Transaktionen, sobald sie auftreten. Dies bedeutet, dass Ausgaben und Einnahmen zum Zeitpunkt der Transaktion erfasst werden. Dabei spielt es keine Rolle, wann tatsächlich Bargeld getauscht oder Zahlungen getätigt werden.

Mit dieser Methode können Sie sich ein genaueres Bild davon machen, wie Ausgaben entstehen und Einnahmen generiert werden. Es zeigt auch das Gleichgewicht zwischen Ihren Einnahmen und Ausgaben.

Tipps

Es ist sehr wichtig, die Trinkgelder (getrennt von automatischen Trinkgeldern, die unter eine andere IRS-Kategorie fallen) im Buchhaltungsprozess zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, ihr Trinkgeld dem Restaurantbesitzer zu melden, da es als Einkommen der Mitarbeiter gilt. Dafür müssen sie auch Steuern zahlen. Obwohl Sie die Trinkgelder also nicht als Teil Ihrer Restauranteinnahmen angeben müssen und sie nicht einbehalten werden können, sollten sie berücksichtigt werden.

Die Grundlagen:Buchhaltungsberichte, die jedes Restaurant führen muss.

Es gibt mehrere Berichte, die jedes Restaurantunternehmen begleiten, während sie versuchen, einen positiven Cashflow und die allgemeine Gesundheit ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. Hier sind einige der grundlegenden wesentlichen Berichte, die Restaurants in ihrem Buchhaltungsprozess verwenden, und erklären, wofür sie benötigt werden.

Buchhaltungszyklus:Wie sieht er aus?

Restaurants verwenden häufig den vierwöchigen Abrechnungszeitraum anstelle eines monatlichen, da die Wochentage die Geschäftsentwicklung beeinflussen, wodurch ein 13-wöchiger Buchhaltungszyklus entsteht.

Es gibt mehrere Buchhaltungsprozesse, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft. Ein typischer Buchhaltungszyklus besteht aus:

• Kontoabgleich
• Lohnabrechnung
• Kreditoren

Abstimmung ermöglicht es Ihnen, sich über fehlerhafte Einzahlungen oder Abweichungen bei der Datenerfassung zu informieren.

Achten Sie auf Kreditoren und die pünktliche Zahlung der Rechnungen hilft Ihnen dabei, langfristige Arbeitsbeziehungen mit Ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten.

Lohnabrechnung ist in der Regel ziemlich kompliziert und zeitaufwändig, und Sie benötigen möglicherweise einen Fachmann, um den Überblick über verschiedene Gehälter oder Stundenlöhne, Stunden, Trinkgelder, Steuern und Abzüge zu behalten.

Buchhaltungsautomatisierung für Restaurants.

Der Betrieb eines Restaurants verlangt vom Unternehmer oft, sich ständig neuen Aufgaben zu widmen. Daher ist die Automatisierung sich wiederholender Prozesse von entscheidender Bedeutung, um so viel Expertenzeit wie möglich für Dinge zu gewinnen, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Viele Restaurants verwenden eine Buchhaltungslösung, um die erforderlichen Berichte zu erstellen. Zu den beliebtesten gehört QuickBooks Online, wo Sie mühelos viele wichtige Berichte automatisch erstellen können.

Profi-Tipp:

Die Eingabe von Umsatztransaktionen in ein Buchhaltungssystem sowie die Erfassung Ihrer Ausgaben kann mühsam sein, deshalb ist es immer besser, sie zu automatisieren. Selbst wenn Sie ein POS-System verwenden, können die Zahlungen aus verschiedenen Quellen wie Stripe, PayPal oder Square eingehen. Um den Prozess der Aufzeichnung aller Transaktionen zu vereinfachen, können Sie Ihr QuickBooks-Erlebnis mit fachkundigen Cloud-basierten Lösungen für kleine Unternehmen wie Synder verbessern.

Hier ist eine kurze Anleitung zum Einrichten der Hintergrundautomatisierung der Datenaufzeichnung:

1. Verbinden Sie Ihre QuickBooks mit Synder

2. Verbinden Sie Ihren Stripe, PayPal oder Square mit Synder

3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre eingehenden und ausgehenden Online-Transaktionen und synchronisieren Sie sie automatisch im Hintergrund mit QuickBooks

Sie können auch Online-Zahlungen in Sekundenschnelle über Synder akzeptieren (eine nützliche Option für Restaurants wäre die Einrichtung einer sofortigen Kasse auf Ihrer Website für Lieferungen und Ihren E-Shop, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind).

Hungrig auf mehr? (Wortspiel beabsichtigt) Sehen Sie sich zusätzliche Automatisierungsoptionen an. Wir hoffen, dass Sie durch die Verwendung dieser Richtlinie Ihre Buchhaltungsstrategie verdeutlichen und sich auf die Dinge konzentrieren können, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen.