Der ultimative Leitfaden für die Kreditorenbuchhaltung

Ob Sie ein Kleinunternehmer oder Manager in einem internationalen Unternehmen sind, die Kontrolle Ihrer Ausgaben und Zahlungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten, kann kompliziert werden, wenn Sie mit mehreren Partnern, Unternehmen und Lieferanten zusammenarbeiten. Es ist auch nonstop. Kaum ist eine Rechnung erledigt, häufen sich scheinbar die nächsten.

Zuverlässigkeit in Ihren Geschäftspraktiken gilt auch für Ihre Finanzen, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen nicht nur für die unmittelbare Zukunft profitabel bleibt, sondern auch längerfristig mit Finanzprognosen blicken. Ohne eine Methode erhalten Anbieter und Lieferanten verspätete Zahlungen und sind weniger bereit, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Ein Kreditorenprozess hilft Ihren Finanzteams, dies zu verwalten und sich einen Ruf für pünktliche Zahlungen aufzubauen.

Inhalt:

1. Was ist ein Kreditorenprozess?

2. Vorteile der Kreditorenbuchhaltung

3. Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung

4. Machen Sie das Beste aus Ihren Geschäftskreditoren

Was ist ein Kreditorenprozess?

In Ihrer Finanzabteilung haben Sie möglicherweise ein Kreditorenbuchhaltungsteam oder eine Person, die sich darum kümmert. Ihre Aufgabe besteht darin, die Zahlungen Ihres Unternehmens an externe Lieferanten oder Lieferanten zu überwachen und sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlt werden. Dies kann mit Hilfe von Anwendungen, Kreditorensoftware oder einer IoT-App erfolgen, indem die relevanten Rechnungen und Lieferanten mit Zahlungsfristen eingegeben werden. Alternativ kann die Kreditorenbuchhaltung manuell durchgeführt werden.

Der Kreditorenprozess bildet wichtige Punkte ab, die Ihre Finanzteams beachten müssen. Zum Beispiel, wenn die Dienstleistungen oder Materialien geliefert wurden, wenn Rechnungen eingereicht wurden, und Zahlungsfristen, was es einfacher macht, Zahlungen pünktlich zu liefern und das Budget einzuhalten. Die Kreditorenbuchhaltung ist das genaue Gegenteil der Debitorenbuchhaltung, die stattdessen verfolgt, welche Zahlungen Ihrem Unternehmen für seine Dienstleistungen und Produkte geschuldet werden.

Arbeitsabläufe

Die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung sind in zwei Workflows aufgeteilt – Upstream und Downstream. Vorgelagerte Prozesse beziehen sich auf die Phasen bis zum Kauf von Produkten und Dienstleistungen durch Ihr Unternehmen. Dies umfasst jeden Schritt von der Beschaffung von Anbietern über die Kontaktaufnahme mit Ihrer Vanity-Nummer für geschäftliche Zwecke, die Festlegung von Tarifen und Lieferungen bis hin zur Erstellung von Partnerschaftsverträgen. Wenn Sie diese Prozesse verfolgen, können Sie alle Anbieter, ihre Tarife und ihre Produkte in Ihren Konten auflisten.

Nachgelagerte Prozesse finden nach dem Kauf von Produkten und Dienstleistungen von Ihrem Lieferanten statt und betreffen hauptsächlich den Erhalt der Produkte, die Bearbeitung von Rechnungen und die Lieferung der Zahlung. Diese Prozesse sind einer Finanzabteilung möglicherweise vertrauter, die sicherstellt, dass Dienstleistungen und Produkte bezahlt werden, und den Lieferanten über alle Probleme informiert. Die Verwaltung nachgelagerter Stufen kann Ihren Auszahlungsprozess verbessern, sodass Lieferanten effizienter bezahlt werden.

Vorteile der Kreditorenbuchhaltung

Die Verwaltung von Finanzen kann verwirrend werden, wenn mehrere Lieferanten und Anbieter involviert sind, daher ist es sinnvoll, ein System zu haben, das hilft. Dies kann so komplex oder einfach sein, wie es zu Ihrem Unternehmen passt, einschließlich wichtiger Zahlungsinformationen von Ihren Lieferanten, Ihres Produktbestands, um Produkte zu identifizieren, die ideal für bestimmte Kundenprofile sind, und zusätzlicher Hinweise für Anbieter. Auf diese Weise ist die Verwendung der Kreditorenbuchhaltung für Ihr Unternehmen aus mehreren Gründen vorteilhaft, darunter:

⭐️ Es reduziert den Papierverbrauch

Anstatt Zahlungen und Rechnungen manuell zu bearbeiten, verschiebt die Kreditorenbuchhaltung diese in eine Tabelle oder in eine spezielle Software, um den Prozess zu vereinfachen. Wenn Sie alles auf Papier haben, verlangsamt sich der Prozess auch – oft müssen Sie warten, bis andere im Team die richtigen Dokumente für den nächsten Schritt weitergeben. Die Umstellung auf digitale Kopien mit Kreditorenbuchhaltung erleichtert das Teilen und Versenden von Dateien und beschränkt den Zugriff auf vertrauliche Dokumente auf diejenigen, die sie benötigen.

⭐️ Es minimiert Fehler

Die Verwendung automatisierter Funktionen und Prüfer für Ihre Kreditorenbuchhaltung beschleunigt den Prozess und begrenzt die Fehlerquote Ihres Finanzteams. Sie kennzeichnen die Rechnungen als bezahlt und die Produkte als erhalten, um Duplikate oder Verwechslungen zu vermeiden. Ebenso kann die Software so programmiert werden, dass sie Probleme hervorhebt, wie z. B. begrenzte Lagerbestände, und Ihr Unternehmen auffordert, den Bestand aufzufüllen oder zu überprüfen.

⭐️ Es verfolgt Ausrüstung und Ressourcen

Ein Kreditorenprozess speichert und verfolgt Informationen zu allen Zahlungen und Lieferungen, was bedeutet, dass Sie im Falle von Problemen alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung haben. Dies hilft bei der Abrechnung fehlender Geräte oder Produkte und stellt sicher, dass ausgehende Zahlungen an der richtigen Stelle erfolgen. Die Kreditorenbuchhaltung hilft auch bei der Verwaltung des Lagerumschlags, indem sie nachverfolgt, welche Produkte verfügbar sind und wann die nächste Lieferung erfolgt.

⭐️ Pünktliche Zahlung

Es kann überwältigend sein, Zahlungen Ihrem Finanzteam zu überlassen, insbesondere wenn Sie Rechnungen von mehreren Lieferanten gleichzeitig verwalten und erhalten. Die Weiterleitung dieser Rechnungen über die Kreditorenbuchhaltung erleichtert das Erkennen von Zahlungsfristen und das Durchführen von Transaktionen. Auf diese Weise vermeiden Sie Verzugsgebühren oder den Verlust zukünftiger Geschäfte aufgrund unzuverlässiger Zahlungen. Wenn Sie stattdessen eine Software zur Verwaltung verwenden, erfolgen Ihre Zahlungen regelmäßig und pünktlich.

Ihre Kreditorenbuchhaltung verwalten

Jetzt, da Sie wissen, was Kreditorenbuchhaltung ist und wie sie funktioniert, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, Ihre eigene Routine zu etablieren. Beginnen Sie mit den Grundlagen, um eine reibungslose Einführung in die Verwendung zu ermöglichen. Wenn Sie mit der Kreditorenbuchhaltung vertrauter werden, können Sie weitere Funktionen hinzufügen und sie komplexer gestalten. Unabhängig davon, wie viele Lieferanten oder Anbieter Sie haben, konzentrieren Sie sich zunächst auf die vier Hauptphasen der Kreditorenbuchhaltung und bauen Sie darauf auf.

1. Kartenkonten und Anbieter

Beginnen Sie damit, festzulegen, wen Ihr Kreditorenprozess verfolgen soll. Sammeln Sie die Lieferanteninformationen von den Unternehmen, die Ihr Unternehmen beliefern. Fügen Sie dies Ihrer Kreditorenbuchhaltung hinzu, während Sie mit ihnen arbeiten, und erstellen Sie gemeinsam Verträge. Die Informationen müssen ihren Firmennamen, ihre Preise und Zahlungsbedingungen enthalten. Versuchen Sie bei Multi-Tenant-Systemen, ein Kreditorenbuchhaltungssystem mit separaten Blättern für die beteiligten Unternehmen zu verwenden.

Sobald Ihre Lieferanten protokolliert sind, beginnen Sie mit der grafischen Darstellung Ihrer Transaktionen mit ihren Unternehmen. Unabhängig davon, ob Sie eine Tabellenkalkulation oder eine bestimmte Software verwenden, geben Sie das Datum des Rechnungseingangs, die Kosten, die Zahlungsfrist und den Zahlungsstatus ein. Weitere Kategorien können hinzugefügt werden, um Transaktionen nach Typ, Geschäft oder angehängten Rechnungsdateien zu organisieren. Die Zahlungen werden digital erfasst, damit Ihre Finanzabteilung darauf zugreifen und sie genehmigen kann.

2. Empfangen und prüfen Sie Rechnungen

Geben Sie Ihre neuen Rechnungen nach Erhalt in die Kreditorenbuchhaltung ein. Dadurch werden sie digital an einem zentralen Ort gespeichert, auf den Sie leicht zugreifen können, wenn Sie sie für den Kontoabgleich benötigen. Die Verwendung Ihrer Kreditorenbuchhaltung verknüpft die Rechnungen auch mit anderen aus demselben Unternehmen, was dabei hilft, Duplikate zu erkennen und Ihre Transaktionen im Laufe der Zeit zu verfolgen. Sie können auch Sicherheitseinstellungen einrichten, um sicherzustellen, dass Rechnungen und Rechnungen nur bestimmten Personen zugänglich sind.

Wenn Sie Ihre Rechnungen aufbewahren, überprüfen Sie sie zuerst und überprüfen Sie, ob Sie die angegebenen Produkte und Dienstleistungen erhalten haben, bevor Sie sie auszahlen. Sie sollten alle Informationen auf der Rechnung überprüfen, einschließlich Kontodaten, Unterschriften und Datumsangaben. Dadurch können irrtümlich gesendete Rechnungen identifiziert und sichergestellt werden, dass alle Ihre Zahlungen auf das richtige Konto erfolgen. Wenn Sie diese Details zu spät bemerken, muss Ihr Unternehmen möglicherweise zweimal bezahlen und kann nicht immer erstattet werden.

3. Genehmigen Sie die Zahlungen

Sobald Sie sicher sind, dass die Rechnungen oder Rechnungen korrekt sind, können Sie die Zahlungen an Lieferanten genehmigen. Durch die Verwendung digitaler Kreditorenkonten kann Ihr Finanzteam diese mit einem Klick auf eine Schaltfläche genehmigen, auch wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Einige Apps erleichtern Genehmigungen auch auf Mobilgeräten. Dies bedeutet, dass die Zahlungsverantwortlichen oder Ihre automatisierten Auszahlungssysteme sofort über Genehmigungen benachrichtigt werden, wodurch die Verzögerung verkürzt wird, bevor die Lieferanten ihre Zahlungen erhalten.

Bei der Bezahlung von Lieferanten und Verkäufern verfügen verschiedene Kreditorenbuchhaltungssysteme über verschiedene Funktionen und Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle digitalen Zahlungen geschützt sind. Diese Funktionen können auch internationale Zahlungen für größere Unternehmen abdecken. Sie können Ihre Zahlungen mit Ihren anderen Zahlungen integrieren, um eine zusammenhängende Perspektive auf Ihre Geschäftskonten zu geben, einschließlich Lohnsteuern, E-Commerce-Verkäufen und anderen Zuschüssen oder Investitionen.

4. Bleiben Sie dran

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein zyklischer Prozess, bei dem ständig neue Zahlungen und Rechnungen hinzugefügt werden, die nachverfolgt werden müssen. Dies erfordert regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Lieferanteninformationen sowie die Überprüfung von Rechnungen und zu zahlenden Rechnungen. Eine regelmäßige Verschiebung/Unterlassung kann zu Terminüberschreitungen, veralteten Lieferanteninformationen oder -dokumenten und fehlerhaften Lieferungen von Bestellungen führen. Dies bedeutet mehr Arbeit für Ihre Finanzabteilung, als wenn sie die Kreditorenbuchhaltung bei Eingang bearbeiten würde.

Das Einrichten automatischer Erinnerungen und einfacher Tabellenkalkulationen kann dabei helfen, den Überblick über die Verbindlichkeiten zu behalten. Diese Funktion erleichtert Ihren Finanzteams das Navigieren in den Rechnungen und Bestandslieferungen und das Auffinden von Datensätzen und Bestellhistorien, falls erforderlich, für Rechtskonferenzen. In ähnlicher Weise machen Benachrichtigungen das Team auf Änderungen in der Kreditorenbuchhaltung aufmerksam, unabhängig davon, ob es sich um neue Informationen, hinzugefügte Aufträge oder Änderungen im Status von Transaktionen handelt.

Machen Sie das Beste aus Ihren Geschäftskreditoren

Die Organisation Ihrer Finanzen und die Kenntnis Ihrer Geschäftstransaktionen sind ebenso Teil Ihres Erfolgs wie E-Mail-Marketing-Gamification oder die Bereitstellung eines hervorragenden Kundensupports. Obwohl es zunächst verwirrend sein mag, zielt die Kreditorenbuchhaltung darauf ab, die Dinge einfacher und verständlicher zu machen. Durch das Sammeln der Informationen an einem Ort reduziert die Kreditorenbuchhaltung verpasste Zahlungsfristen und erhöht die Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens.

Richten Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung noch heute so ein, dass sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Bleiben Sie über neue Informationen und Aktualisierungen auf dem Laufenden, indem Sie verschiedene automatisierte Funktionen verwenden, um Ihre Finanzteams zu benachrichtigen und zu erinnern. Speichern Sie sicher alle Informationen und Unterlagen, die Sie benötigen, um Ihre Lieferanten umgehend zu bezahlen, an einem zentralen Ort, damit diejenigen, die sie benötigen, von überall darauf zugreifen können. Fangen Sie klein an und erweitern Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung, während Sie Ihr Selbstvertrauen gewinnen, beginnen Sie noch heute.