Der ultimative Leitfaden zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Software [mit Vergleich]

Wenn Ihr Unternehmen seine Kreditorenbuchhaltung (AP) immer noch manuell abwickelt, Sie verpassen eine Gelegenheit, Zeit zu sparen, Geld und Ärger. Durch die Automatisierung des AP-Prozesses, Ihr Finanzteam kann Fehler reduzieren, Minimieren Sie das Betrugsrisiko und gewinnen Sie – vielleicht am wichtigsten – Zeit für größere Projekte, die das Unternehmen voranbringen.

Dieser Fokus auf geschäftliche Weiterentwicklung ist ein Schlüsselthema für CFOs und andere Führungskräfte. Laut einer Brainyard-Umfrage 80% haben positive oder sehr positive Aussichten für dieses Jahr, Mit den Befragten, die Daten effektiver nutzen und Bereiche für Einsparungen und strategische Investitionen als die Top-3-Prioritäten ihrer Finanzteams identifizieren.

Niemand erwähnte das „manuelle Mischen von Papierkram“ als Erfolgsfaktor in einer wachsenden Wirtschaft. Aus diesem Grund ist die Automatisierung ein wichtiger Investitionsbereich für mehrere Finanzfunktionen. einschließlich AP.

Was ist AP-Automatisierung?

Die Kreditorenbuchhaltungssoftware eliminiert manuelle Schritte aus vielen der Schritte, die im Kreditorenprozess erforderlich sind. wie die Codierung von Eingangsrechnungen, sie den Bestellungen zuordnen, Weiterleitung zur Genehmigung, Initiieren von Zahlungen und Abgleich der Bankdaten mit dem Hauptbuch. Darüber hinaus, Finanzsoftware, die die AP-Automatisierung unterstützt, kann auch auf eine Vielzahl von Daten zugreifen, um Dashboards zu füllen und Analysefunktionen bereitzustellen, die das Unternehmen über seinen Cashflow halten.

Beispielsweise, wenn die Abrechnung der monatlichen Büromiete eines Unternehmens der erwarteten Höhe entspricht, der richtige Hauptbuchcode (GL) kann automatisch zugewiesen werden, und die Rechnung wird zur Genehmigung an den COO oder den Büroleiter weitergeleitet. Wenn dieser Betrag plötzlich um 20 % steigt, jedoch, das AP-System sollte die Gebühr zur Untersuchung kennzeichnen. Für einmalige Rechnungen oder solche ohne übereinstimmende Bestellung, das System schlägt möglicherweise einen GL-Code vor, aber ein autorisierter Benutzer muss die Richtigkeit bestätigen.

Die zentralen Thesen

• AP-Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und Betrug und befreit Finanzteams von der Arbeit an Projekten, die das Geschäft voranbringen.
• Zu den Aufgaben, die automatisiert werden können, gehören die Dateneingabe, Rechnungs-/Bestellabgleich, GL-Codes zuordnen, Weiterleitung von Rechnungen an Genehmiger und Initiierung von Zahlungen.
• Mit Finanzautomatisierung, Unternehmen erhalten oft eine bessere Kontrolle über den Cashflow und die Möglichkeit, Skonti zu nutzen.

Warum AP-Automatisierungssoftware verwenden?

Traditionell, Kreditoren-Workflows waren manuell und anfällig für Fehler und Betrug. Wenn Unternehmen wachsen, AP-Teams müssen immer mehr Rechnungen bearbeiten. Diese erhöhte Arbeitsbelastung verschärft bestehende Probleme und kann den Prozess der Zahlung von Rechnungen verzögern, Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen Rabatte verliert oder sogar Lieferanten entfremdet. zu bewältigen, viele Unternehmen stellen zusätzliche Teammitglieder ein, eine teure Lösung, die durch Investitionen in leistungsfähigere Finanzsoftware vermieden werden kann.

In Ergänzung, mehr Benutzer im System und ein höheres Transaktionsvolumen können das Unternehmen für AP-Betrug öffnen, wie Kickback-Programme, und manuelle Fehler, die Kopfschmerzen und Zeitverschwendung verursachen können.

Automatisieren von Prozessen, einschließlich AP, die zuvor manuell bearbeitet wurden, werden viele dieser Probleme lösen.

Wie und warum automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse?

AP-Automatisierung erhöht die Produktivität, vorhandenes Personal mehr erreichen zu lassen, so können Unternehmen mit der Einstellung zusätzlicher Buchhaltungsmitarbeiter zurückhalten. Und, wie besprochen, Die Automatisierung des AP-Prozesses minimiert Fehler und Betrug durch die Erstellung detaillierter Audit-Trails, erzwingt die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien, kennzeichnet automatisch Ausreißer und verbessert möglicherweise die Beziehungen zu Lieferanten.

Automatisieren von Prozessen, die früher manuell mit Papier abgewickelt wurden, Tabellenkalkulationen und getrennte Systeme ermöglichen es dem Finanzwesen auch, Berichte zu erstellen, die autorisierte Teammitglieder in allen Abteilungen analysieren können, um unerwartete Belastungen zu erkennen oder einfach über Ausgabentrends informiert zu bleiben. Dies ist ein proaktiver Schritt, der dazu beiträgt, die immerwährenden Ziele zu erreichen, Daten effektiver zu nutzen und Einsparungspotenziale zu identifizieren.

Als Beispiel, ein etablierter Anbieter könnte seine Preise ständig erhöhen, wenn auch zu keinem Zeitpunkt genug, um einen Entscheidungsträger zur Kenntnis zu nehmen. Indem Sie dem Budgeteigentümer einen Bericht zur Verfügung stellen, der eine stetige Aufwärtstrendlinie zeigt, Finance hat eine Gelegenheit entdeckt, ein Gespräch mit dem Lieferanten zu beginnen.

Für Unternehmen, die gerade erst mit der Automatisierung beginnen, AP ist ein guter Anfang, weil es ein zeitaufwändiger Aufwand ist, der kontinuierlich verwaltet werden muss. hat sich in der Vergangenheit auf Papierrechnungen verlassen, die per Post verschickt wurden, ein kostspieliger und unsicherer Prozess; und neigt dazu, ein Bereich zu sein, auf den sich Auditoren konzentrieren, einfach, weil es eine häufige Fehler- und Betrugsquelle ist.

Wer verwendet AP-Softwareautomatisierung?

Die Kreditorenbuchhaltungssoftware, die die Automatisierung antreibt, wird von Mitgliedern des Buchhaltungsteams verwendet, die ein dediziertes AP-Personal umfassen kann, plus Controller oder CFO, meist um Prüfläufe zu genehmigen, und nach Geschäftsbereichsleitern, um Zahlungen zu genehmigen. Es ist oft Teil eines größeren Finanzsystems, das möglicherweise an andere Unternehmenssoftware angebunden ist. wie ERP, HR- oder CRM-Systeme, eine zentrale Quelle für Cashflow-Daten bereitzustellen.

Das anfängliche Einrichten von AP-Software mit Automatisierungsfunktionen erfordert möglicherweise den Input von Experten, die Ihrem Unternehmen bei der Bewertung verschiedener Optionen helfen können. wie SaaS im Vergleich zu einem lokalen System. Regeln definieren, Rollen und Parameter ist eine Aufgabe mit Mitarbeitern, die genau wissen, wie Ihre Kreditorenbuchhaltung funktioniert.

Wer profitiert von der AP-Automatisierung?

CFOs die die Finanzstrategie und die Gesundheit des Unternehmens überwachen, von aktuelleren Daten profitieren, bessere Analysefunktionen, produktivere Mitarbeiter und ein verbessertes Profil des Teams mit Geschäftsbereichen.

Controller die sich mit Buchhaltung und Finanzberichterstattung befassen und für Compliance und Kontrollen verantwortlich sind, werden einen saubereren Audit-Trail zu schätzen wissen, weniger Fehler, verringertes Betrugsrisiko und verbesserter Cashflow.

Buchhaltungsleiter die die Aktivitäten der Kreditorenbuchhaltung beaufsichtigen, profitieren von der Möglichkeit, mit demselben Personal mehr zu erreichen.

Buchhalter die das Tagesgeschäft der Buchhaltung managen, werden weniger Zeit damit verbringen, Papierkram zu erledigen und Genehmigungen zu jagen, und werden es zu schätzen wissen, sich auf Ausnahmen konzentrieren zu können.

Branchenführer die für die Prüfung von Rechnungen verantwortlich sind, erhalten nicht nur Genehmigungen mit einem Klick, sondern können auch Berichte erstellen, die genau zeigen, wohin ihre Budgets gehen.

Arten von AP-Automatisierungssoftware

Es gibt eine Lösung zur Aktivierung der AP-Automatisierung, die für die meisten Unternehmen geeignet ist. von einfacher Buchhaltungssoftware, die nur einen Aspekt des Zahlungsvorgangs verwaltet, bis hin zu fortschrittlicheren Lösungen, die an andere Kerngeschäftssysteme angebunden sind.

Fortschrittliche Lösungen. Unternehmen, die ernsthaft von den Vorteilen der Automatisierung profitieren möchten, sollten nach einer Lösung suchen, die den gesamten Prozess des Rechnungs-zu-Zahlungs-Abgleichs abwickeln kann. mit robuster Berichterstellung und Anpassung. Manuelle Eingriffe werden nicht vollständig eliminiert; die meisten Rechnungen müssen noch genehmigt werden, Ausnahmen müssen korrigiert und ein Zahlungslauf muss vom zuständigen Buchhaltungs- oder Finanzmanager genehmigt werden. Immer noch, je autonomer das System ist, desto größer die Vorteile.

Robustere Kreditorenbuchhaltungssysteme verwalten den gesamten Kreditorenlebenszyklus mit minimalen manuellen Eingriffen und sind Teil einer größeren Buchhaltungs- und Finanzsoftwaresuite, die auch in andere Kerngeschäftssoftware integriert werden kann. wie das ERP-System des Unternehmens. Finanzdaten fließen in eine zentrale Datenbank und stehen für robuste Analysen und Berichte zur Verfügung.

Basislösungen. Am unteren Ende befinden sich grundlegende Scan- und Datenerfassungs-Apps. Wenn Rechnungen eingehen, sie werden gescannt, Falls benötigt. Ein AP-Spezialist wendet die richtige Codierung an und leitet sie für die erforderlichen Genehmigungen weiter. dann zur Zahlung und zum Ausgleich. Diese grundlegenden Systeme erfordern mehr menschliches Eingreifen und eignen sich am besten für Unternehmen, die jeden Monat eine kleine Anzahl von Rechnungen verarbeiten.

5 Hauptvorteile der AP-Automatisierungssoftware

Die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen schafft einen Mehrwert und gibt Ihrem Team mehr Zeit, sich auf die Verwaltung von Ausnahmen zu konzentrieren. Hier sind fünf spezifische Vorteile der AP-Automatisierung:

1. Zeitersparnis: Kein E-Mail-Tag mehr oder, schlimmer, Papierrechnungen zur Genehmigung auf dem Schreibtisch liegen lassen. Mit automatisiertem Routing, Teams reduzieren den Zeitaufwand für die Genehmigung, Rechnungen ablehnen oder überarbeiten, bevor sie zur Zahlung weitergeleitet werden.

2. Reduzierte Kosten: Rechnungen per Hand zu bearbeiten braucht Zeit, und Zeit ist Geld. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Unternehmen können den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung erheblich reduzieren, Codierung und andere Schritte im Kreditorenprozess. Und vergessen Sie nicht die Manager, die Rechnungen rechtzeitig genehmigen müssen; moderne AP-Software hält das „One-Click“-Versprechen.

3. Weniger Fehler: Wenn Mitarbeiter Daten nicht manuell eingeben, die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wird stark reduziert. Mit einem vollautomatischen System, Daten auf jeder Rechnung werden automatisch mit Bestellinformationen abgeglichen, wodurch Lieferantenfehler leichter identifiziert werden können, wie doppelte Abrechnungen oder Mehrgebühren.

4. Erhöhte Sichtbarkeit: Die AP-Automatisierungssoftware verfolgt und zeigt „auf einen Blick“ den vollständigen Zahlungszyklus auf jeder Rechnung an. Diese Erkenntnis führt zu genaueren und zuverlässigeren Berichten und unterstützt eine gute Entscheidungsfindung.

5. Betrugsschutz: Da ein hoher Prozentsatz von Unternehmen Ziel von Zahlungsbetrug ist, Es war noch nie so wichtig, Maßnahmen zum Schutz Ihres Unternehmens zu ergreifen. Moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, Regeln so zu definieren, dass nur autorisierte Mitarbeiter befugt sind, zum Beispiel, klare Ausnahmen machen oder Zahlungen über einen bestimmten Dollarbetrag freigeben. Unternehmen können dann Genehmigungsworkflows mit mehreren Unterschriften erstellen, Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, betrügerische Rechnungen zu erkennen, bevor eine Zahlung freigegeben wird.

AP-Software-Automatisierungsfunktionen

Softwareanbieter wissen, dass nicht jedes Unternehmen AP auf die gleiche Weise verwaltet, und haben eine Vielzahl von Funktionen entwickelt, die auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Zu den nützlichen Funktionen, nach denen Sie suchen sollten, gehören:

• Die Fähigkeit zu verfügbare Skontoabzüge automatisch berechnen und sicherstellen, dass das Unternehmen alle möglichen Preisnachlässe erhält.

• Soweit möglich, Eliminieren Sie die manuelle Dateneingabe . Moderne Software erreicht dies, indem sie zum Beispiel, erleichtert die automatische Rechnungsübermittlung und bietet erweiterte und genaue OCR-Funktionen, um gescannte Dokumente in ein vom AP-System verwendbares Format zu konvertieren.

• Suchen Sie nach der Fähigkeit, Ausnahmeverarbeitung definieren und automatisieren , wenn Rechnungen nicht mit Bestellungen oder Quittungen übereinstimmen, Gleichzeitig wird sichergestellt, dass potenzielle Fehler über einem bestimmten Dollarbetrag entsprechend der Dienstaltersstufe gekennzeichnet werden, mit der das Unternehmen zufrieden ist.

• Machine Learning-Funktionen können Stellen Sie sicher, dass keine Rechnung verloren geht oder doppelt bezahlt wird und kann Anomalien erkennen und kennzeichnen, die auf eine betrügerische Transaktion hinweisen können.

• Echtzeit-Berichte während des gesamten A/P-Prozesses ist von entscheidender Bedeutung. Finanzteams sollten in der Lage sein, Rechnungen schnell einzuziehen, Quittungen und Kontrakte und Drill-Down in einzelne Transaktionen.

• Basierend auf Ihren Audit- und Compliance-Anforderungen, suchen angemessener Abgleich und Rückstellung Prozesse und detaillierte Jahresabschlüsse.

Endlich, Unternehmen möchten möglicherweise die Möglichkeit haben, einen App-Marktplatz für Tools von Drittanbietern zu kaufen, die sich in ihre AP-Lösungen integrieren lassen. von spezialisierten Anbietern, und helfen mit, zum Beispiel, beschleunigte globale Zahlungen oder branchenspezifische Anforderungen.

Wichtige Trends bei der AP-Automatisierung

Da die Technologie weiter voranschreitet, Anbieter von Finanzsoftware fügen ihren Plattformen neue Funktionen hinzu, um Kundenbedürfnissen und Schwachstellen besser gerecht zu werden.

Maschinelles Lernen (ML), eine Teilmenge der künstlichen Intelligenz (KI), kann in AP besonders nützlich sein. Mit ML, Das System „lernt“ aus früheren Transaktionen, was normal ist und was auf einen Fehler oder Betrug hindeuten könnte, und alarmiert die Finanzteams selbst bei kleinen Anomalien, die leicht übersehen werden könnten. Und, da Software für maschinelles Lernen vielfältigere und größere Datensätze analysiert, es wird schneller, genauer und besser auf Anomalien abgestimmt. In AP, maschinelles Lernen kann bei einer Reihe von Aufgaben helfen, B. das automatische Weiterleiten von Rechnungen basierend auf Faktoren wie Lieferant oder Schlüsselwort und das Ausführen von Bestellabgleichsvorgängen.

Der Unterschied zwischen ML, die sich vorhandene Daten ansieht und lernt, Ausreißer zu erkennen, und KI ist, dass künstliche Intelligenz den Automatisierungseinsatz erhöht, indem sie Kontext hinzufügt. Beispielsweise, ein echtes KI-fähiges AP-System könnte in der Lage sein, interne und externe Datenquellen abzufragen, um den durchschnittlichen Holzpreis in einem bestimmten Zeitraum und die Menge der von einem Hausbauer verwendeten Materialien zu erfahren, und verwenden Sie diese Daten, um die Genehmigung von Rechnungen zu automatisieren, die den erwarteten Parametern entsprechen – oder kennzeichnen Sie diejenigen, die darauf hinweisen, dass mehr Material in Rechnung gestellt als verwendet wurde.

So wechseln Sie zur AP-Automatisierung

Die Automatisierung von Systemen ist nicht immer einfach; es gibt strukturelle, technologische und kulturelle Hürden. Für Unternehmen, die auf papierbasierte, manuelle Prozesse und die Punktlösungen verwenden, die nicht miteinander sprechen.

Die gute Nachricht ist, dass die Vorteile der Automatisierung die Probleme, die während der Installations- und Implementierungsphase auftreten können, bei weitem überwiegen. Es wird nicht lange dauern, bis die Teammitglieder die Technologie zu schätzen wissen, die den größten Teil der sich wiederholenden Arbeit im Zusammenhang mit dem Rechnungseingang übernimmt. die Genehmigung, Zahlung und Versöhnung. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass sie die Kontrolle nicht verlieren, Automatisierung bietet tatsächlich eine größere Kontrolle; Dies ist ein wichtiger Grund, warum Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung implementieren.

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, Beginnen Sie damit, eine Lösung zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht – im nächsten Abschnitt finden Sie weitere Informationen zu den Auswahlkriterien. Untersuchen Sie Ihre aktuellen Prozesse, und sehen Sie, welche AP-Herausforderungen Probleme für das Finanzpersonal verursachen; Vielleicht ist es eine langsame Verarbeitung, Abgleichsfehler oder Zahlung von Rechnungen, bevor eine Dienstleistung oder ein Produkt geliefert wird. Nächste, schätzen Sie sowohl Ihr aktuelles als auch Ihr erwartetes Rechnungsvolumen, mindestens drei, vorzugsweise fünf Jahre.

Eine offene Selbstbewertung ist ein kritischer Schritt, denn Sie werden nicht an Effizienz gewinnen, wenn Sie Wachstum nicht berücksichtigen oder einfach versuchen, ineffiziente manuelle Prozesse zu automatisieren.

Moderne Finanzsoftwareanbieter haben mit Tausenden von Unternehmen zusammengearbeitet und können Ihnen dabei helfen, Methoden auf den neuesten Stand zu bringen. Beispielsweise, Vielleicht ist es Ihre Praxis, Rechnungen am 15. und 30. eines jeden Monats zu sammeln und zu bezahlen. Mit Automatisierung, Sie können viel flexibler sein – Rechnungen mit Frühzahlerrabatten schnell bearbeiten, zum Beispiel, während Sie bis zum Fälligkeitsdatum warten, um diejenigen zu begleichen, die keine Anreize bieten.

Betrachten Sie Ihre AP-KPIs, wie durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung, Top Zahlungsmethoden, verarbeitete Rechnungen pro Mitarbeiter, durchschnittliche Genehmigungszeiten und Prozentsatz der erfassten Lieferantenrabatte.

Jetzt, Zählen Sie die Anzahl der erforderlichen „Berührungen“ für jede Rechnung, und legen Sie fest, wer für jede dieser Interaktionen zuständig ist. Basierend auf all diesen Metriken, Berücksichtigen Sie Ihre Ziele:Sie möchten auf manuelle Dateneingaben verzichten? Benötigen Sie eine bessere Berichterstattung? Versuchen Sie, Fehler und möglichen Betrug zu vermeiden? Alles das oben Genannte?

Dies sind alles wichtige Punkte, die Sie mit Ihrem IT-Team besprechen sollten. Softwareanbieter oder Berater. Dann, Ihr Implementierungspartner kann Ihnen dabei helfen, ein System und einen Workflow zu entwickeln, die Ihren Anforderungen entsprechen und gleichzeitig robuste Finanzkontrollen gewährleisten.

Endlich, Legen Sie ein Zielbudget und ein Return on Investment (ROI)-Ziel für Ihren Softwarekauf fest, basierend auf den potenziellen Kosten- und Zeiteinsparungen, die in diesem Artikel beschrieben werden.

Auswahl der richtigen AP-Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen

Die von Ihnen durchgeführte AP-Zielsetzung und ROI-Analyse ist die Grundlage, wenn Sie mit dem Kauf einer AP-Automatisierungssoftware beginnen. Während der Prozess normalerweise von der internen IT geleitet wird, Ihren Technologiedienstleister oder einen spezialisierten Berater, Bringen Sie Ihre Teammitglieder in das Gespräch, indem Sie sie sich hinsetzen und ihre größten Probleme besprechen, Probleme, die sie mit dem AP-Prozess insgesamt und ihren Zielen und Erwartungen sehen, sobald die Automatisierung implementiert ist.

Mithilfe dieser Antworten, Ihr Implementierungspartner kann eine Liste der wichtigsten Kriterien für die Entwicklung einer „kurzen Liste“ von zu bewertenden Lösungen erstellen.

Andere zu bewertende Faktoren:

• Ihre aktuelle Technologieinfrastruktur: Verwenden Sie hauptsächlich lokale Software, oder ist Ihr Unternehmen, wie viele, Umstellung auf Software as a Service (SaaS), um Vorteile wie eine schnellere Bereitstellung und geringere Vorlaufkosten zu erzielen?

• Wo Ihr Finanzteam arbeitet: Sind Sie in vielen Regional- und Homeoffices unterwegs? Wenn ja, Cloud hat einen Vorteil. Berücksichtigen Sie auch die Struktur Ihrer AP-Abteilung, um zu bestimmen, wie umfassend die Lösung sein muss.

• Was, wenn überhaupt, Integrationen werden benötigt — gängige Beispiele sind Spesenmanagementsysteme und Budgetierungssoftware. Was kann diese Lösung tun, um die doppelte Dateneingabe systemübergreifend zu reduzieren?

Die „beste“ Kreditorenbuchhaltungs-Softwarelösung ist diejenige, die Ihre gesamte Kreditorenbuchhaltung unterstützt. fügen Sie sich nahtlos in andere Finanz- und Kerngeschäftssysteme ein und wachsen Sie mit Ihrem Unternehmen. Machen Sie Ihre Hausaufgaben und arbeiten Sie mit einem sachkundigen Berater zusammen, um sicherzustellen, dass Sie langfristig die richtige Wahl treffen.

Vergleich der AP-Automatisierungssoftware

Die Optionen für die AP-Automatisierung reichen von geschlossenen, eigenständige Systeme, die von kleineren Anbietern entwickelt wurden, bis hin zu umfangreichen Plattformen, die von sehr großen, etablierten Anbietern.

Hier ist eine grundlegende Übersicht über die Plattformen, die die AP-Automatisierung beinhalten:

• Microsoft Dynamics GP ist eine ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Seine Fähigkeiten umfassen Finanzmanagement und Buchhaltung, Bestandsmanagement und Betrieb sowie Vertriebs- und Servicemanagement. Es ist weniger geeignet für Unternehmen, die sich für ein Cloud-First-Modell einsetzen, und für diejenigen, die eine integrierte Suite für alle Kerngeschäftsprozesse suchen.

• Salbei Intakt bietet finanzielle und betriebliche Einblicke in Echtzeit und die Möglichkeit, kritische Prozesse zu automatisieren, Einige Benutzer bemerken jedoch einen Mangel an Workflow- und Formularanpassungen, ein kleiner Marktplatz und begrenzte branchenspezifische Praktiken.

• SAP Concur-Rechnung ist eine vernetzte Ausgabenverwaltungslösung, die beim Reisen hilft, Kosten, Lieferantenrechnung, Compliance und Risiko. Es ist weniger gut geeignet für Unternehmen mit globalen Aktivitäten oder Kunden.

• QuickBooks hilft sehr kleinen Unternehmen, ihre Bücher zu organisieren, Inventar verwalten, Verkäufe verfolgen und Gehaltsabrechnungen durchführen, aber die Skalierbarkeit ist begrenzt.

Die Finanzmanagement-Software von NetSuite ist Teil einer einheitlichen Lösung, die Buchhaltung, Beschaffung, Lieferkette und andere ERP-Funktionen auf einem integrierten, Cloud-basierte Plattform, Verbesserung der Produktivität und betrieblichen Effizienz von Unternehmen jeder Größe.

Fallstudien zur AP-Automatisierung

Professionelle Dienstleister, darunter Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, ziehen oft große Vorteile aus der Automatisierung. AP ist ein Problempunkt in der Projektbuchhaltung, zum Beispiel, weil diese Unternehmen eine Echtzeitansicht der finanziellen Leistung jedes Projekts benötigen; das erfordert eine ständige Verfolgung aller Kosten, einschließlich häufig umfangreicher Reise- und Reisekosten für Mitarbeiter und Vertragsarbeit. Auch ein Bankabgleich kann mühsam und zeitaufwändig sein. insbesondere bei hohen Transaktionsvolumina, mehrere Bankkonten oder mehrere Währungen abzustimmen. Wieder, Automatisierung kann erhebliche – und oft fakturierbare – Stunden freisetzen.

Startups versuchen oft, von Anfang an zu automatisieren. Brex, ein junges Fintech-Unternehmen, das Firmenkreditkarten für andere Startups anbietet, konnte wachsen, ohne zusätzliche Mitarbeiter für die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung und des Beschaffungsprozesses hinzuzufügen, und ohne auf Schecks und Salden zu verzichten. Die AP-Automatisierung hilft dabei, genaue Daten für Gründer zu generieren, um intelligente Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Endlich, kleine Unternehmen, die noch auf Papierschecks angewiesen sind, Tabellenkalkulationen und stark manuelle Prozesse werden zum Ziel von Betrug. Durch die AP-Automatisierung ermöglichte Zahlungskontrollen begrenzen das Risiko durch, zum Beispiel, Einführung einer Funktionstrennung, um die Fälschung von Genehmigungen zu erschweren, die Notwendigkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Möglichkeit von Kontoübernahmen zu verringern, Automatisierung des Bestellabgleichs und Kennzeichnung von Anomalien.

Warum ist NetSuite die richtige Lösung für Unternehmen jeder Größe?

Unternehmen aller Größen und Branchen können den Kreditorenprozess mit der Finanzmanagement-Plattform von NetSuite automatisieren. Zu den spezifischen AP-Funktionen gehören:

• Die Möglichkeit, Bestellungen einfach abzugleichen, Artikeleingänge und Lieferantenrechnungen.
• Konfigurierbare Zahlungskriterien zur Optimierung des Cashflows mit dem grafischen Workflow-Tool SuiteFlow von NetSuite.
• Ein Lieferantenportal, in dem Lieferanten den Status jeder Rechnung einsehen können; Dies entlastet die Beantwortung von Anfragen und fördert gute Lieferantenbeziehungen.
• Die Möglichkeit, relevante Rechnungsinformationen automatisch vorab auszufüllen und zu überprüfen, basierend auf PO-Matching.
• Behandeln Sie Ausnahmen, während Sie automatisch Rechnungen genehmigen, die vordefinierten Regeln entsprechen.

Die integrierten Automatisierungsfunktionen von heute profitieren kleine und große Unternehmen, branchenübergreifend. Speziell für AP:Automatisierung bedeutet weniger Zeitaufwand für alltägliche, sich wiederholende Aufgaben und mehr Möglichkeiten zur Verbesserung des Cashflows, Profitieren Sie von Rabatten und reduzieren Sie Fehler und Betrug.

CFOs sowie IT- und Geschäftsbereichsleiter, die sich für Automatisierungstechnologie einsetzen, um ihren Finanzteams zu helfen, intelligenter zu arbeiten, werden auch eine höhere Arbeitszufriedenheit und -bindung feststellen. Es ist ein Gewinn/Gewinn.

Häufig gestellte Fragen zur AP-Automatisierungssoftware

F:Warum sollten wir zu einem automatisierten AP-System wechseln?

EIN: Unternehmen profitieren von der Umstellung auf eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung, da manuelle Kreditorenbuchhaltungsprozesse sehr arbeitsintensiv und fehler- und betrugsanfällig sind. Legacy-AP-Praktiken beeinträchtigen die Produktivität, Effizienz und das Endergebnis. Wenn Unternehmen wachsen, diese Prozesse werden noch komplexer und unhandlicher. zu bewältigen, viele Unternehmen stellen zusätzliche Mitglieder des Finanzteams ein. Dies ist jedoch eine teure Lösung, die durch Hinzufügen der AP-Automatisierung vermieden werden kann.

F:Welche Prozesse übernimmt die AP-Software für mich?

EIN: AP-Automatisierungssoftware konvertiert Rechnungen in ein digitales Format, verwaltet die Codierung und den Bestellabgleich und leitet sie durch einen digitalen Workflow, der mit der Ausstellung der Zahlung und dem Abgleich gipfelt. AP-Automatisierungsplattformen können direkt in die Kerngeschäftssoftware des Unternehmens integriert werden. einschließlich CRM, ERP- und HR-Systeme. Diese Integration ermöglicht mehr Funktionalität, einschließlich der automatisierten Genehmigung von Spesenabrechnungen und der Möglichkeit, auf mehr Daten zuzugreifen und maschinelles Lernen zu verwenden, um Anomalien zu erkennen.

F:Welche Vorteile bietet die AP-Automatisierung?

EIN: Es gibt viele Vorteile der Automatisierung von AP, mit Arbeitsersparnis, Fehlerreduzierung, verbesserte Dateneinblicke und verbesserte Betrugserkennung gehören zu den größten. Die AP-Automatisierung kann die Verarbeitungskosten senken und gleichzeitig das Wachstum des Unternehmens ermöglichen, ohne mehr Mitarbeiter einzustellen.

F:Wie hilft die AP-Automatisierung, Betrug zu reduzieren?

EIN: Schätzungsweise 81 % der Unternehmen waren 2019 Ziel von Zahlungsbetrug. laut der AFP Payments Fraud and Control Survey. AP-Automatisierungssoftware kann Unternehmen beim Schutz vor Betrug unterstützen, indem sie kontrolliert, welche Mitarbeiter Zugriff auf AP-Systeme haben und berechtigt sind, Zahlungen freizugeben, und indem sie mehrere Genehmigungsebenen erfordert. Automatisierte Systeme sind in der Lage, Anomalien und Diskrepanzen zwischen Bestellung und Rechnung zu erkennen. Sie können dann betrügerische Gebühren erheben, bevor die Zahlung verarbeitet wird.

F:Wie sieht die Automatisierungs-AP-Lösung der Zukunft aus?

EIN: In der Zukunft, AP-Automatisierungssysteme werden wahrscheinlich künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) auf neue Weise nutzen, um die Arbeitsbelastung der Buchhaltungsteams weiter zu reduzieren und gleichzeitig genaue Zahlungen sicherzustellen. Da diese fortschrittlichen Technologien den AP-Systemen helfen zu verstehen, was für jedes Unternehmen „normal“ ist, Sie unterstützen Human-Finance-Experten dabei, das Wachstum voranzutreiben.