9 Hauptvorteile einer Spesenmanagement-Software

Die Vorteile erstrecken sich auch auf Finanzteams .

T&E sind in der Regel die zweithöchsten indirekten Ausgaben eines Unternehmens. hinter der Gehaltsabrechnung, Mastercard-Berichte, mit Buchhaltungsfunktionen – Spesenabwicklung, Prüfung, Compliance und Management – ​​bis zu 23 % der Gesamtkosten des Programms. Bemühungen, die Effizienz zu steigern und diese Kosten niedrig zu halten, sind derzeit ein Top-Trend im Ausgabenmanagement. Hier sind vier Möglichkeiten, wie Software hilft:

Benutzerdefinierte Regeln Richtlinien durchsetzen, Spesenabrechnungen zur Genehmigung weiterleiten oder sogar wiederkehrende Ausgaben automatisch genehmigen und harmlose Fehler sowie direkten Betrug erkennen. Ein Bericht der Association of Certified Fraud Examiners ergab, dass in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern, 11 % der Betrugsfälle sind auf Spesenabrechnungen zurückzuführen. Gefälschte Behauptungen oder doppelte Einträge saugen Geld vom Unternehmen weg und in die Tasche eines unehrlichen Mitarbeiters.

Einhaltung mit Anweisungen des IRS und anderer Steuerbehörden macht eine Spesenverwaltungssoftware entscheidend. Die Verwendung von Software hilft dabei, zu verfolgen, welche Ausgaben Unternehmen abzugsfähig sind, und bietet leicht zugängliche Dokumentation, sollte das Unternehmen jemals geprüft werden.

Dashboards Stellen Sie Managern einheitliche Spesendaten zur Verfügung und präsentieren Sie diese in einem visuellen Format, das das Verständnis und die Analyse erleichtert. Echtzeitinformationen geben Einblick in den aktuellen Stand des Geschäftsbetriebs. Ebenfalls, Ausgabendaten an einem einzigen Ort zu haben, kann Finanzteams helfen, zukünftige Ausgabenbudgets zu erstellen.

Benutzerdefinierte Berichte in die Details eintauchen – wer gibt aus, wie viel und in welchen Kategorien. Sie zeigen auch Trends auf, wie lange es dauert, eine Spesenabrechnung zu genehmigen, den Status von Berichten und wo sie sich im Genehmigungszyklus befinden. Dies hilft Finanzteams, Bereiche zu identifizieren, in denen sie Effizienzgewinne erzielen können, Verschärfen Sie die Ausgabenkontrollen, um Kosten zu sparen und das Endergebnis zu stärken.

9 Vorteile einer Spesenmanagement-Software

Neben allen oben genannten Vorteilen bietet Eine automatisierte Spesenverwaltungssoftware bewältigt viele Herausforderungen bei der Ausgabenverfolgung und Berichterstattung.

Die Vorteile automatisierter Prozesse sind zahlreich:Mitarbeiterzufriedenheit, verbesserte Produktivität, Kosteneinsparungen und bessere Compliance. Verbessertes Reporting hilft bei der Finanzplanung und -analyse, da Unternehmen die aktuellen Ausgaben bewerten und Wege zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung finden.

Folgendes können Unternehmen erwarten, wenn sie eine Spesenmanagement-Software implementieren:

1. Schneller, einfachere Prozesse.

Die alte Art der Spesenabrechnung bestand darin, Papierkopien zu drucken, Anhängen von Quittungen und Weiterleiten von Berichten an Manager, der sie dann entweder genehmigen oder zur Anpassung an den Mitarbeiter zurückschicken würde. Aber mit Spesenmanagement-Software, der Arbeitsablauf ist automatisiert. Sobald der Mitarbeiter auf „Senden“ klickt, “ wird der Bericht automatisch zur Genehmigung an die zuständige Person weitergeleitet. Nach der Zustimmung, der zu erstattende Betrag kann automatisch der Gehaltsabrechnung zugeführt werden. Wenn der Manager, der normalerweise die Berichte dieses Mitarbeiters genehmigt, im Urlaub ist, der Bericht kann an einen temporären Genehmiger gesendet werden.

Das Ergebnis vereinfachter Prozesse ist, dass Unternehmen:

• Reduzieren Sie die Bearbeitungskosten. Es gibt Sachwerte, wie Papier, die beseitigt werden. Aber Unternehmen eliminieren auch die Kosten, die Mitarbeitern und Führungskräften im Kampf mit gedruckten Kopien entstehen. nach Belegen suchen oder Beträge manuell abgleichen. Viele Unternehmen verfolgen nicht einmal, wie viel die Verarbeitung dieser Berichte kostet. Die Einführung einer Spesenmanagement-Software kann Unternehmen also dabei helfen, Geld zu sparen, von dem sie nicht einmal wussten, dass sie es verschwenden.
• Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit. Da die Kostenverwaltungssoftware Automatisierung verwendet, um Berichte zur Genehmigung zu senden, kennzeichnen Sie potenziell nicht richtlinienkonforme Ausgaben und reichen Sie genehmigte Berichte zur Zahlung ein, Unternehmen verkürzen die Zeit für die Bearbeitung von Berichten. Buchhaltungsabteilungen können Kreditorenberichte pünktlich erstellen, anstatt darauf zu warten, dass die letzte gedruckte Spesenabrechnung weitergeleitet und genehmigt wird.

2. Schnellere Erstattung durch Mitarbeiter.

Mit automatisierter Spesenerstattung, Mitarbeiter können unverzüglich Spesenabrechnungen und entsprechende Unterlagen einreichen, und Manager können Ansprüche schnell und einfach überprüfen und genehmigen, sobald Benachrichtigungen eingehen. Diese Tools bringen Geld schneller auf die Bankkonten der Mitarbeiter zurück und beseitigen die Frustration, die mit Fehlern und Verzögerungen einhergeht – wodurch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht wird.

3. Weniger Verzögerungen und Fehler.

Neben der Reduzierung des Zeitaufwands für die Erstattung von Mitarbeitern, Die Automatisierungsfunktionen der Spesenverwaltungssoftware verbessern die Genauigkeit der Buchhaltung. Zum Beispiel, mit manueller Spesenabrechnung, Mitarbeiter könnten Dateneingabefehler machen, die sich noch verschlimmern könnten, wenn die Finanzmitarbeiter die Informationen in Tabellenkalkulationen umschreiben. Spesenverwaltungssoftware kann Fehler und doppelte Buchungen kennzeichnen und Überzahlungen verhindern, oder Manager benachrichtigen, wenn der Dollarwert zu hoch erscheint. Die Software kann auch Warnungen senden, wenn ein Bericht oder eine Zahlung überfällig ist.

Die Lösungen beziehen Daten direkt von Bankkonten und Kreditkartenabrechnungen und können in Reisemanagementsysteme von Unternehmen integriert werden. Mitarbeiter können Belege mit ihren mobilen Geräten erfassen und sie mit App-fähiger optischer Zeichenerkennung (OCR) an Berichte anhängen. Vermeidung potenzieller Fehler beim Versuch, auf einem kleinen Bildschirm zu tippen.

4. Erhöhte betriebliche Effizienz.

Wenn Sie Ausgaben direkt an Kunden in Rechnung stellen, Die Berichte der Mitarbeiter müssen zeitnah und genau sein, um den Cashflow zu maximieren. Im Idealfall, Spesenverwaltungssoftware ist in die Zeiterfassung integriert, Projektmanagement, Buchhaltungs- und ERP-Software (Enterprise Resource Planning). Wenn dieser Prozess für die nachverfolgenden Mitarbeiter und die genehmigenden und meldenden Manager einfach ist, Ihr Unternehmen könnte einen verbesserten Cashflow verzeichnen.

Und weil alle Mitarbeiter weniger Zeit mit alltäglichen, fehleranfällige und zeitaufwendige manuelle Spesenabrechnungen, Sie konzentrieren sich nicht auf den "Eingabe"-Teil des Eingabe-Ausgabe-Verhältnisses. Stattdessen, Sie können sich auf die Aufgaben und Projekte konzentrieren, die der Organisation einen Mehrwert bringen, sei es bei Verkaufsgesprächen oder der Vorbereitung strategischer Budgets. Dies ist einer der Hauptgründe dafür, dass Startups von einer Kostenverwaltungssoftware stark profitieren können.

5. Durchsetzung der Ausgabenrichtlinien.

Selbst der akribischste Manager ist möglicherweise nicht über alle neuen Ausgabenrichtlinien und Steueränderungen auf dem Laufenden. Durch die Durchsetzung benutzerdefinierter Regeln, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, Eine automatisierte Spesenverwaltungssoftware kennzeichnet Reisekosten, die außerhalb der Richtlinien liegen. Zum Beispiel, Die Verpflegungspauschale kann nach Bundesrichtlinien erhöht worden sein, Mitarbeiter reichen jedoch Spesenabrechnungen auf der Grundlage des alten Betrags ein. Oder, ein Mitarbeiter versucht möglicherweise, eine Erstattung für eine neue Ergänzung der Police zu beantragen, wie eine ergonomische Tastatur, wird aber verneint.

5 Top-Kostenbetrugshinweise

6. Verbesserte Sichtbarkeit.

Die meisten Spesenmanagement-Software enthält ein Dashboard, das die Spesendaten der Mitarbeiter zusammenstellt und in einem leicht verständlichen visuellen Format mit Diagrammen und anderen Grafiken darstellt. Manager können Messwerte anzeigen, wie viel ein Unternehmen pro Mitarbeiter oder Kategorie ausgibt oder wie lange es durchschnittlich dauert, um Spesenabrechnungen zu genehmigen.

7. Verbesserte Betrugsprävention.

Dem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners zufolge haben 20 % der Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern und 13 % der größeren Organisationen betrügerische Kostenerstattungen gemeldet. Es ist verständlich, dass vielbeschäftigte Finanzteams und Manager gut getarnte gefälschte Einträge von vertrauenswürdigen Mitarbeitern oder Auftragnehmern übersehen. Sobald dieses Geld bezahlt ist, es ist schwierig, es zurückzubekommen. Und, wenn ein Auditor einen fragwürdigen Eintrag entdeckt, das hisst eine große rote Fahne und spornt weiter an zu graben.

8. Vereinfachte Berichterstattung.

Berichte und Analysen bieten Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben. Zu den Optionen für die Abrechnung von Ausgaben gehören nach Mitarbeiter, nach Projekt und Kategorie. Eine Spesenverwaltungssoftware ermöglicht es, Ausgaben in einem einzigen Bericht zu konsolidieren. Zusätzlich, Unternehmen können Best Practices für das Spesenmanagement implementieren, indem sie:

• Identifizierung von Personen mit hohen Ausgaben, chronische Richtlinienverstöße und die Ausgabenentwicklung jedes Mitarbeiters im Laufe der Zeit.
• Vorschlag, welches nationale Hotel, Autovermietungen und sogar Restaurantkettenunternehmen möchten möglicherweise Mengenrabatte beantragen.
• Ermutigung der Mitarbeiter, Geld zu sparen, um die Punkte zwischen Sparsamkeit und der Fähigkeit, in Wachstum zu investieren, zu verbinden.

Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen auch dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen sie ihre Ausgabenpolitik klären oder besser durchsetzen müssen.

9. Erhöhte Compliance.

Spesenmanagement-Software hilft Unternehmen, bei der Einhaltung lokaler, Landes- und Bundessteuerbehörden. Unternehmen können Ausgaben in Kategorien einteilen, wie Büro, Fahrt und Kilometer, und kennzeichnen Sie sie entsprechend; einige Ausgaben, wie die meisten Unterhaltungs- und Ländergebühren, Golf- und Sportvereine, sind jetzt steuerlich nicht abzugsfähig, Daher kann die Aufnahme von ihnen die Aufmerksamkeit des IRS auf sich ziehen. Die Spesenverwaltungssoftware liefert auch leicht zugängliche elektronische Kopien von Berichten und Quittungen, die von unschätzbarem Wert sind, wenn die Organisation auditiert wird.

Auswahl eines Spesenmanagementsystems

Wie bei jedem Softwareimplementierungsprojekt beim Kauf einer Spesenmanagementlösung Best Practices befolgen, und behalte ein paar Hinweise im Hinterkopf:

• Beginnen Sie mit einer Entdeckungs- und Planungsphase, Dazu gehören die Definition von Systemanforderungen basierend auf detaillierten Arbeitsabläufen für das Spesenmanagement und die anschließende Recherche und Auswahl eines Systems. Entscheiden Sie sich für On-Premises oder Software-as-a-Service (SaaS)?
• Fragen Sie die Anbieter nach der Kostenstruktur für den Einkauf, Einrichtung und Anpassung, und prüfen Sie sorgfältig die laufenden und indirekten Gebühren für Upgrades, Kundendienst, Softwarelizenzverlängerungen und mehr.
• Stellen Sie sicher, dass die Lösung ohne umfangreiche Entwicklerressourcen an die Workflows und Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Vielleicht ist es besser zu sehen, ob Ihre Prozesse an die Software angepasst werden können. Denken Sie daran, dass es entwickelt wurde, um die Bedürfnisse von Hunderten oder Tausenden von Unternehmen zu erfüllen.
• Wählen Sie ein System, das für alle Mitarbeiter einfach zu verwenden ist – diejenigen, die Bericht erstatten, genehmigen und analysieren – mit mobilen Funktionen, durchdachte Funktionalität und eine intuitive Benutzeroberfläche, die die heutigen Mitarbeiter mit mehreren Generationen anspricht.
• Weisen Sie ausreichende Ressourcen zu, um Schulungen und technischen Support für alle Benutzer bereitzustellen.
• Migrieren Sie nicht einfach alle historischen Daten in das neue System; Nehmen Sie sich Zeit, veraltete Kundenkonten zu löschen und nach Ungenauigkeiten zu suchen.
• Tiefe Integration mit Buchhaltungs- und Projektkostenrechnungslösungen.