6 Best Practices für das Spesenmanagement:Der vollständige Leitfaden für CFOs und Experten

Nach der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen, Reisen und Unterhaltung (T&E) ist der zweitgrößte kontrollierbare Aufwand für Unternehmen. Das macht die Befolgung der Best Practices für das Spesenmanagement – ​​die Prozesse und Technologien, die bei der Erstattung von Reisekosten für Arbeitnehmer erforderlich sind, Hotels, Mahlzeiten, Unterhaltung und andere Auslagen – eine große Sache.

Automatisiertes Spesenmanagement kann den Berichterstellungsprozess vereinfachen, Verlust von Dokumentationen minimieren, Fehler reduzieren und Mitarbeiter schneller entschädigen. Immer noch, Technologie muss durch die Politik untermauert werden. Bei der Einrichtung von Verfahren für Spesenabrechnungen, Unternehmen jeder Größe sollten die Best Practices der Branche befolgen. Der IRS und die Wirtschaftsprüfer erwarten nicht weniger.

Vorteile der effektiven Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterausgaben

Sie haben wahrscheinlich einige Richtlinien für die Spesenabrechnung, Aber haben sie mit den sich ändernden Geschäftsrealitäten Schritt gehalten? Wenn nicht, es ist Zeit für eine Auffrischung. Wenn Sie für eine solche Initiative plädieren, CFOs sollten darauf hinweisen, dass Organisationen, die Mitarbeiterausgaben effektiv verfolgen und verwalten, Folgendes können:

• Nutzen Sie alle Vorteile der Steuerabzüge . Durch die Pflege der richtigen Dokumentation für den richtigen Zeitraum, und sicherstellen, dass alle Abzüge gültig sind, Unternehmen können sicher sein, dass sie alle zulässigen Abzüge vornehmen können und über die richtige Berichtsebene für den IRS verfügen.
• Entwickeln Sie eine genauere Budgetierung und Prognose. Reisekosten machen einen großen Teil des Betriebsbudgets eines durchschnittlichen Unternehmens aus. Wenn diese Ausgaben nicht ordnungsgemäß erfasst und verarbeitet werden, Dies kann die Fähigkeit eines CFOs beeinträchtigen, genaue Budgets und Prognosen für die Zukunft zu erstellen.
• Ausgaben verwalten. Nicht zu wissen, wie viel Menschen unterwegs (oder zu Hause) ausgeben, macht es schwierig, den Cashflow effektiv zu verwalten. Mit verbesserter Aufsicht in diesem Bereich, Sie wissen nicht nur, wer was ausgibt, Sie haben auch mehr Kontrolle über diese Ausgaben, Dadurch kann verhindert werden, dass Mitarbeiter das System missbrauchen.
• Minimieren Sie Betrug bei Geschäftsausgaben. Beruflicher Betrug umfasst zu hohe Geschäftsausgaben, Vorlage betrügerischer Aufzeichnungen und anderer Missbrauchsfälle, die durch gute Aufsicht eingedämmt werden können, Richtlinien und Kontrollen.

6 Best Practices für das Spesenmanagement

Vielleicht haben Sie bereits einen Kostenmanagementplan und benötigen einen verbesserten Ansatz für diesen kritischen Geschäftsprozess. Oder, Vielleicht haben Sie jahrelang ohne durchdachten Plan operiert und sind nun bereit, einen von Grund auf zu entwickeln. Unabhängig davon, auf welchem ​​Ende des Spektrums Ihr Unternehmen steht, Diese Best Practices werden Ihnen helfen, einen effektiven Ansatz für das Kostenmanagement zu entwickeln.

1. Spesenpolitik

Eine der besten Möglichkeiten, die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren, besteht darin, eine Richtlinie für das Ausgabenmanagement zu implementieren, die jeder in der Organisation befolgen muss. Ihre Richtlinie sollte genau darlegen, was auf der Grundlage der aktuellen IRS-Vorschriften zu Erstattungen und der Kultur und Budgetrealität Ihres Unternehmens genehmigungsfähig ist und was nicht.

Eine unternehmensweite Spesenrichtlinie hilft auch der Buchhaltungsabteilung und/oder den Genehmigern, schnell zu entscheiden – und automatisierte Regeln aufzustellen – ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist oder nicht. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Kategorie Budgets festlegen; zum Beispiel, Jeder Flug, der eine bestimmte Kostenschwelle überschreitet, bedarf der vorherigen Genehmigung durch einen Vorgesetzten.

Die Richtlinie sollte auch Informationen darüber enthalten, wann Mitarbeiter mit einer Erstattung ihrer Ausgaben rechnen können, in der Regel 30 Tage oder weniger, je nach Unternehmen, und welche Rechtsmittel sie haben, falls eine Ausgabe abgelehnt oder in Frage gestellt wird. Dieser Weg, Ihre Police dient als Maßstab für die endgültige Entscheidung, ob die Kosten erstattet werden (oder nicht).

Was macht eine gute Spesenpolitik aus?

In wenigen Worten, Gerechtigkeit, Transparenz, Vollständigkeit und Klarheit.

Wir haben bereits erwähnt, dass jeder im Unternehmen der Richtlinie unterliegt. Zusätzlich, die staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze zur Spesenabrechnung und -erstattung überprüfen und eine Richtlinie entwickeln, die diesen Gesetzen entspricht. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte um Input:Welche Technologie würde ihnen den Prozess erleichtern? Welche Regeln müssen klarer formuliert werden? Verwenden Sie diese Eingabe, um ein Programm zu erstellen, das die Bedürfnisse aller erfüllt.

2. Spesenabrechnung

Regel Nr. 1:Wenn Sie eine Aufforderung wünschen, vollständige Berichterstattung, Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, ihre Ausgaben einzureichen. Je mehr Excel-Tabellen, Formen, klobige Schnittstellen und Dokumentationen, mit denen die Leute zu kämpfen haben, je mehr sie verzögern, desto höher ist der Frustrationsgrad und desto mehr Fehler müssen Sie beheben.

Beim traditionellen Spesenmanagement Unternehmen verwenden ein papier- und tabellenbasiertes Verarbeitungssystem, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter bezahlen und prüfen. Dies umfasst in der Regel Reisen, Unterkünfte, Mahlzeiten und andere Ausgaben, die anfallen, während ein Mitarbeiter „amtliche Geschäfte“ ausübt.

Mit anderen Worten, während sie unterwegs sind. Warum lassen Sie sie nicht Belege aus einer App fotografieren und einreichen, anstatt den Überblick über das Papier zu behalten?

3. Sammeln von Informationen zu kritischen Ausgaben

Während der Arbeit außerhalb des Standorts, Ihre Mitarbeiter sammeln Quittungen in verschiedenen Formaten, um ihre Ausgaben zu belegen und sich diese zu erstatten. E-Quittungen werden vom IRS akzeptiert; indem Sie der Klage folgen, Sie vereinfachen das Ansammeln, Einreichung und Prüfung von Begleitdokumenten.

Um die Betriebskosten zu kontrollieren und Bürokratie zu minimieren, Sie benötigen eine automatisierte Methode zum Sammeln von Rechnungen, Quittungen und Belege von Mitarbeitern. Beschreiben Sie diesen Prozess klar in Ihrer Geschäftsausgabenverwaltungsrichtlinie, auf die Mitarbeiter sich beziehen können, wenn sie ihre Unterlagen zur Genehmigung einreichen.

4. Verantwortung übernehmen

Etablierte Prozesse sind nur so gut wie die Menschen, die sich darauf verlassen und regelmäßig darauf verweisen. Um sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsausgabenplan und die zugehörige Richtlinie Priorität haben, Sie müssen die Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen. Anfangen, Manager und Vorgesetzte müssen über die Spesenrichtlinien der Organisation informiert sein und im Gegenzug, halten ihre Teams dafür verantwortlich, ihnen zu folgen.

Um ein hohes Maß an Rechenschaftspflicht in diesem Bereich zu gewährleisten, Geben Sie Managern einen einfachen Zugang, die Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und Feedback geben. Verwendung einer Spesenverwaltungssoftware, auf die über ein mobiles Gerät zugegriffen werden kann, zum Beispiel, gibt Ihren Managern mehr Macht und hilft ihnen, ihre Teammitglieder zu guten Geschäftsausgabenmanagementprozessen zu führen.

5. Aktualität

Niemand will 1 Dollar bezahlen, 000 Reisekosten für eine Geschäftsreise aus der Tasche ziehen und dann monatelang warten, während diese Ausgaben überprüft werden, genehmigt und erstattet.

Bedauerlicherweise, Genau dies geschieht ohne solide Richtlinien und Prozesse für das Geschäftsausgabenmanagement.

Um dieses Problem zu vermeiden, und die damit verbundenen unglücklichen Mitarbeiter, Erstellen Sie Service-Level-Zeitrahmen, die sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter funktionieren. Zum Beispiel, klarstellen, dass Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen bis zum „X“ Tag des Monats einreichen müssen, mit vollständiger erforderlicher Dokumentation, die Rückerstattung bis zum Tag "Y" zu erhalten. Versäumen sie diese Fristen, Geben Sie klar an, wie viel zusätzliche Zeit für die Bearbeitung ihrer Berichte und Erstattungen benötigt wird.

Stellen Sie sicher, dass auch Manager und Führungskräfte verstehen, wie wichtig es ist, gemeldete Ausgaben umgehend zu genehmigen. Wenn jeder seine individuellen Verpflichtungen für einen reibungslosen Betrieb des Systems versteht, die Meldung, Genehmigungs- und Erstattungsverfahren erfolgen zeitnah.

6. Regelmäßige Audits des Betrugsverfahrens

Die Durchführung regelmäßiger Audits Ihrer Spesenmanagementprozesse und regelmäßige Überprüfungen auf potenzielle Betrugsfälle sind zwei bewährte Verfahren, die alle CFOs befolgen sollten. Ausgabenmanagement-Audits können Bereiche mit potenzieller Verbesserung identifizieren und gleichzeitig Abweichungen aufzeigen, die die Betriebskosten erheblich erhöhen können.

Der Auditprozess hilft auch, Spesenbetrug aufzudecken. Von den von Kleinunternehmen gemeldeten internen Betrugsversuchen diejenigen mit weniger als 100 Mitarbeitern, und größere Organisationen, Laut der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) haben 20 % der kleinen Unternehmen und 13 % der größeren Unternehmen betrügerische Kostenerstattungen gemeldet.

Laut ACFE sind die wichtigsten betrügerischen Kostenerstattungsaktivitäten:

• Nicht gekennzeichnete Ausgaben
• Überbewertete Ausgaben
• Fiktive Ausgaben
• Mehrfache Erstattung der gleichen Kosten

Ein automatisiertes System kann Anomalien melden, wie doppelte Einreichung, und helfen Unternehmen so, betrügerische Ansprüche zu erkennen und zu bekämpfen.

7 Schlüsselstrategien für das Ausgabenmanagement

Um es zusammenzufassen, Hier sind die Top-Strategien für das Ausgabenmanagement, mit denen alle Unternehmen heute beginnen können, ihre bestehenden Prozesse zu verbessern – oder, Neues entwickeln:

1. Schreiben Sie eine solide Spesenrichtlinie, die die Bedürfnisse Ihres Unternehmens widerspiegelt, seine Manager und Führungskräfte und seine Mitarbeiter.
2. Sei fair, transparent und umfassend mit Ihrer Police.
3. Bieten Sie Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, ihre Spesenabrechnungen einzureichen.
4. Sammeln und bewahren Sie kritische Ausgabeninformationen wie gesetzlich vorgeschrieben auf.
5. Behalte alle, von Führungskräften über Mitarbeiter bis hin zu Finanzmitarbeitern, während des gesamten Prozesses verantwortlich.
6. Seien Sie rechtzeitig mit Erstattungen an Mitarbeiter, damit sie keine Salden führen.
7. Führen Sie regelmäßige Audits Ihres Prozesses durch, und achten Sie auf gekennzeichnete Anomalien, die auf Missbrauch und Betrug hinweisen könnten.

Vereinfachen Sie den Prozess (mit einer Kostenverwaltungssoftware)

Da 43 % der Unternehmen immer noch manuelle Prozesse zur Verwaltung ihrer Spesenabrechnungen verwenden – und 46 % der Unternehmen die damit verbundenen Kosten nicht verfolgen – ist die Implementierung einer automatisierten Spesenverwaltungssoftware eine weitere Best Practice, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten.

Laut 82 % der Unternehmen, die entweder in Technologie investiert haben oder planen, in Technologie zu investieren, um ein verbessertes Ausgabenmanagement zu ermöglichen, Die Vereinfachung des Berichtswesens für Mitarbeiter und Führungskräfte ist ein wesentlicher Motivator.

Bestimmtes, eine vereinfachte Quittungserhebung, Aufbewahrungs- und Einreichungsprozess erspart den Aufwand für Spesenabrechnungen und erleichtert Mitarbeitern die Einreichung ihrer Spesenabrechnungen. An einem zentralen Ort gespeichert, Auf diese Berichte können dann alle Genehmiger und Prüfer zugreifen. Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens, ermöglicht regelmäßige Audits und unterstützt eine gute Compliance.