18 Wege zur Automatisierung Ihres Unternehmens für Wachstum

Jeder Unternehmensleiter weiß, dass es einen Unterschied zwischen geschäftiger Arbeit und produktiver Arbeit gibt. Die erste neigt dazu, eine sich wiederholende Zeitsenke zu sein, die wenig Nachdenken oder Talent erfordert. Letzteres führt zu einem sinnvollen Ergebnis, das dem Unternehmen zugute kommt und für die Arbeitnehmer zufriedenstellend ist.

Die meisten von uns würden unsere Tage lieber am zweiten als am ersten verbringen. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter auch. Eigentlich, Engagement fördert echte Produktivität. Business Process Automation (BPA) ist das Mittel, mit dem Unternehmen geschäftige Arbeit auf Maschinen übertragen und Mitarbeiter befähigen, ihrer Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten freien Lauf zu lassen.

BPA ist eine Softwarekategorie, kann aber auch mechanische Technologien, wie zum Beispiel Robotik. Das Ziel ist es, sich wiederholende physische oder digitale Prozesse und Aktionen mit minimalen bis gar keinen Eingriffen des Menschen abzuschließen. BPA kann als eigenständiges Softwarepaket erworben und verwendet werden, oder es kann als Feature in andere Software integriert oder eingebettet werden. Oft handelt es sich um eine Teilmenge von Business Process Management (BPM)-Suiten, die wiederum ein Bestandteil des Infrastrukturmanagements sein kann.

Möglicherweise werden die Begriffe „BPA“ und „BPM“ synonym verwendet. aber sie sind nicht dasselbe. BPA konzentriert sich darauf, wie Automatisierung Geschäftsprozesse vereinfachen und rationalisieren kann, während BPM, die Automatisierung beinhalten können oder nicht, verwendet verschiedene Methoden, um Modell, analysieren, End-to-End-Geschäftsprozesse zu verändern und zu optimieren.

Jedoch, BPA entwickelt sich weiter, und der Begriff verändert sich, um bedeutende Veränderungen auf dem Weg widerzuspiegeln. Zum Beispiel, Robotic Process Automation (RPA) ist eine Form von BPA, die KI verwendet, um komplexere, mehrstufige Arbeitsabläufe, oft über eine Vielzahl von Anwendungen hinweg. Zum Beispiel, Das Marktforschungsunternehmen IDC bezeichnet BPM mit KI-Fähigkeiten als „intelligente Prozessautomatisierung, “ oder IPA.

Warum Geschäftsprozesse automatisieren?

Zusamenfassend, Alle Unternehmen wollen mit weniger mehr erreichen. BPA ermöglicht es, mit weniger Mitarbeitern mehr Arbeit zu leisten und im Arbeitsalltag Zeit zu gewinnen, um neue Produkte und innovative Dienstleistungen zu entwickeln und mehr Gewinn zu erwirtschaften.

BPA sorgt auch für geld- und zeitsparende Effizienz, reduziert menschliche Fehler, und nutzt oft die Ressourcen und Vermögenswerte des Unternehmens besser.

5 Vorteile von BPA

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Unternehmen vom strategischen Einsatz von BPA profitieren. Die fünf häufigsten sind:

1. Erhöhte Produktivität

Inhaber kleiner Unternehmen, und Arbeitnehmer in Unternehmen jeder Größe, können sich darauf konzentrieren, das zu tun, was sie am besten können, und darauf vertrauen, dass Maschinen den Rest erledigen. Die Arbeit wird schneller und mit wenigen bis keinen Fehlern abgeschlossen. Wenn Robotersysteme Aufgaben übernehmen, die zuvor Verletzungen verursacht haben, wie Stürze oder Zerrungen, Das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigt.

2. Unterstützte Kommunikation

Mit BPA, die Kommunikation kann auf einen bevorzugten Kanal geleitet werden, oder ein Kundendienstmitarbeiter könnte, zum Beispiel, Verfolgen Sie eine Unterhaltung über alle Kanäle hinweg. Zusätzlich, Ein Vertriebsmitarbeiter könnte unterstützende Daten aus einer Vielzahl von Anwendungen abrufen, um die Kommunikation produktiver zu gestalten. Ein Manager kann BPA verwenden, um Aktivitäten zu verfolgen, damit alle Parteien wissen, wo sie sich in einem Projekt oder Prozess befinden, an dem sie arbeiten.

3. Erhöhte Prozesstransparenz

Immer wenn Sie einen Prozess automatisieren, Sie haben die Möglichkeit, den Ablauf genau zu betrachten und zu entscheiden, welche Schritte es wert sind, beibehalten zu werden und was getan werden könnte, um das Verfahren zu verbessern. Die resultierende, schlankere Prozesse werden die Produktion weiter beschleunigen.

4. Reduzierte Kosten

Studien zeigen durchweg, dass das Hinzufügen von Automatisierung erheblich günstiger ist, als eine Person für die gleiche Arbeit zu bezahlen. Weiter, Automatisierung führt sowohl zu Skaleneffekten als auch zu einer größeren Ökonomie des Verbunds; das ist, die Fähigkeit, eine größere Produktvielfalt herzustellen. Wie Wirtschaftsführer wissen, beides kann zu günstigeren Stückmargen und einer höheren Rentabilität führen.

5. Erhöhte betriebliche Effizienz

Das Analystenhaus Forrester geht davon aus, dass die Automatisierung die Betriebskosten um 90 % senken kann und sagt, dass der Einsatz intelligenter Automatisierung bis 2022 einen Arbeitswert von 134 Milliarden US-Dollar freisetzen wird. Mehr Transparenz in den Prozessen wird zu mehr Innovation führen.

Weiter, Automatisierung ermöglicht kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Lieferung und effizientere Nutzung von Lagerbeständen und Bargeld, laut Wirtschaftshilfe.

9 zu automatisierende Schlüsselbereiche Ihres Unternehmens

Während die meisten Unternehmen sich wiederholende Arbeiten identifizieren können, die automatisiert werden könnten, um den Betrieb effizienter zu gestalten, Es gibt einige Bereiche, in denen Experten sagen, dass Unternehmen unmittelbare Vorteile erzielen können. Dazu gehören:

1. Marketing

Die Marketingautomatisierung koordiniert Marketingbotschaften und orchestriert ihre rechtzeitige Bereitstellung über bestimmte Kanäle. Marketing-Automatisierung führt zu einer durchschnittlichen Steigerung der Vertriebsproduktivität um 14,5% und einer Reduzierung der Marketing-Overheads um 12,2%. nach Invest.

Marketing Automation kann über mehrere Kanäle hinweg genutzt werden, einschließlich E-Mail-Marketing, Kurznachrichtendienst (SMS), bezahlte Suche, Display- und Social-Advertising. Es kann auch für Upselling-Empfehlungen bei mobilen und Online-Käufen verwendet werden.

2. Finanzen

Die Natur der Finanzfunktionen ist stark strukturiert und besteht hauptsächlich darin, mit numerischen Werten zu arbeiten. Weiter, Die Daten werden häufig zwischen Berichten und Abteilungen übertragen, um das Unternehmen auf einer sicheren finanziellen Basis zu halten. Diese kombinierten Attribute machen das Finanzwesen zu einem Bereich, der sich gut für die Automatisierung eignet.

Die Erstellung eines Finanzberichts kann teilweise oder vollständig automatisiert werden. Ein Beispiel ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP). Ein häufig automatisierter AP-Prozess ist die Rechnungsstellung. Dadurch können Kosten gesenkt werden, Effizienz steigern und Fehler reduzieren. Rechnungsprozesse können mit anderen Prozessen wie Lieferkettendaten oder Lieferscheinen integriert werden.

3. Verkauf

Viele Prozesse im Außen- und Innendienst lassen sich teil- oder vollautomatisieren. Das Ziel ist jedoch dasselbe:An einem typischen Arbeitstag mehr Verkäufe abzuschließen, als es ohne die Geschwindigkeit und Effizienz der Automatisierung möglich war.

Beispiele für die Vertriebsautomatisierung sind die Lead-Generierung, Kundenkontaktnachrichten, Angebotserstellung, Vertragsmanagement, Verwaltung von Verkaufsquoten und Provisionen sowie Verfolgung von Transaktionsdetails.

4. Produktentwicklung

Beispiele für Anwendungsfälle sind Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E), Softwareentwicklung und Neuproduktentwicklung. Auf alle Fälle, Automatisierung erhöht die Produktivität und Effizienz hochqualifizierter Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, schneller Ergebnisse zu erzielen, ohne Abstriche zu machen oder Risiken zu erhöhen. Zum Beispiel, Autohersteller sind bereits starke Nutzer von BPA. Jetzt, Industriekonzerne fordern einen stärkeren Einsatz von Automatisierung in der Forschung und Entwicklung für elektrische und autonome Fahrzeuge.

5. Produkt

Automatisierung kann verwendet werden, um Produktfehler in der Produktionshalle zu erkennen und die Fertigungsrobotik anzupassen, um den Fehler in folgenden Einheiten in der Produktionslinie zu korrigieren.

Ähnlich, IoT-Sensordaten, oder Notizen von menschlichen Reparaturtechnikern, können analysiert und die Erkenntnisse verwendet werden, um entweder einen wiederkehrenden Fehler zu beheben oder automatisch einen Arbeiter zu entsenden, um ein fehlerhaftes Teil zu ersetzen, bevor ein größeres Gerät ausfällt. Szenarien wie diese reduzieren teure und rufschädigende Produktrückrufe. Sie halten auch die Bewertungen der Kundenzufriedenheit und die Markenloyalität hoch.

6. Lieferkette

Viele der Geschäftsprozesse, die mit der Bestellung verbunden sind, Empfang, Zahlen für, Lagerhaltung und sonstiges Management der Lieferkette können teilweise oder vollständig automatisiert werden, selbst wenn ein Prozess mehr als eine Softwareanwendung umfasst.

Zum Beispiel, Bestellungen können automatisch ausgefüllt und an einen vorab genehmigten Lieferanten gesendet werden, wenn Büromaterial unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. Rohstoffe können von Herstellern automatisch nachbestellt werden, um eine ausreichende Versorgung für Produktionspläne sicherzustellen. Und eine Apotheke kann „just-in-time“ automatisch mit verschreibungspflichtigen Medikamenten aufgefüllt werden, um den aktuellen Bedarf zu decken und Diebstahl- und Betrugsrisiken zu begrenzen.

Eine solche Automatisierung – angetrieben durch die Transparenz der Lieferkette – führt zu weniger Unterbrechungen, erhöhte Kundenzufriedenheit und niedrigere Kosten.

7. Kundenservice

Automatisierung kann viel dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und gleichzeitig Kosten zu senken. Zum Beispiel, Chatbots auf E-Commerce-Websites können Kundenanfragen der unteren Ebene schnell und kostengünstig beantworten. erspart menschliche Servicemitarbeiter für komplexere Probleme.

Wenn ein Kunde menschliche Unterstützung benötigt, Kaufhistorie und Produktdaten können automatisch in Callcenter-Skripte eingespeist werden, damit Agenten relevantere Antworten geben können.

Mit IoT, Firmware-Upgrades und Sicherheitspatches können für alles von intelligenten Straßenlaternen bis hin zu Flottenmanagementsystemen automatisch ausgerollt werden. Wie beim Produktsupport, Problemerkennung gefolgt von automatisierten Reparaturen kann Störungen im Service verhindern und die Anzahl der Kundenanrufe reduzieren.

8. IT

Unternehmen werden wettbewerbsfähiger, wenn die IT eher wie ein Dirigent in der IT-Orchestrierung agiert und nicht wie ein Schattenbaum-Mechaniker. Es ist also eine gute Nachricht, dass IT-Prozesse von Infrastruktur- und Cloud-Management bis hin zu IT-Optimierung und Sicherheits-Patching heutzutage automatisiert sind. Das gibt IT-Mitarbeitern die Freiheit, an Innovationen zu arbeiten und an der Mischung von IT-Services zu basteln, um ihren Unternehmen zu helfen, die Kundennachfrage zu erfüllen und sich an Marktveränderungen anzupassen.

Eine kostensparende Nutzung der IT-Automatisierung:Cloud-Management-Plattformen, die helfen, die Cloud-Computing-Kosten zu kontrollieren, Leistung und Sicherheit. Diese Plattformen enthalten oft Predictive Analytics-Tools, die den zukünftigen Bedarf vorhersagen und ungenutzte Ressourcen ohne menschliches Eingreifen identifizieren und stilllegen können.

9. Allgemeine Geschäftsfunktionen

Durch die Automatisierung so vieler Prozesse Ihres Unternehmens wie möglich, einschließlich Finanzen, Personal- und Spesenmanagement, Sie können die Einblicke für Unternehmensleiter verbessern und Ineffizienzen minimieren, Fehler und Compliance-Probleme.

Beispiele für Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen sind:Verkaufsprognosen; Verhinderung von Kundenabwanderung; Mitarbeiter-Onboarding, Gehaltsabrechnung und Terminplanung; Planung von Geschäftsreisen; und Auftragsabwicklung und Bestandsverwaltung.

Schließlich, Automatisierung ist nicht nur für große Unternehmen interessant. Auch kleine Unternehmen können davon profitieren, zum Beispiel, Steigerung der Upselling- oder Cross-Selling-Möglichkeiten durch automatische Empfehlungen an Kunden.

9 Wege zur Automatisierung Ihres Unternehmens

Um verschiedene Prozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, gibt es viele Möglichkeiten. Häufig, irgendeine Form von BPA ist ein Merkmal oder eine Funktion, die in kommerzieller Software enthalten ist. Manchmal ist es ein eigenständiges Produkt, und manchmal ist es eines aus einer Reihe von Modulen in einer größeren Software-Suite. Anderen Zeiten, Automatisierung ist etwas, das Ihre eigenen oder Drittanbieter-Entwickler speziell für Ihr Unternehmen erstellen.

Aber wie auch immer Sie sich für BPA entscheiden, Hier sind die Schlüssel, damit es für Sie funktioniert:

1. Automatisierungstools

Es gibt viele Tools auf dem Markt, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Allgemein, sie werden nach dem Zweck des Prozesses kategorisiert, den sie automatisieren sollen, wie viel Programmier- oder IT-Kenntnisse erforderlich sind, um sie zu verwenden, und ob es sich um allgemeine Prozess- oder kognitive (KI) Werkzeuge handelt.

Kategorien des allgemeinen Prozesses, Automatisierungstools, die keine Codierung erfordern, umfassen soziale Medien, Workflow- und Projektmanagement, E-Commerce und Marketing.

Die meisten Unternehmen sollten nach Automatisierungstools suchen, die keine Programmierkenntnisse erfordern. Stellen Sie sicher, dass die Schnittstelle von Nicht-Technikern verwendet werden kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass Prozesse transparent sind, damit Ihr Team diktieren und verstehen kann, wie das System eine Aufgabe zu erfüllen beabsichtigt. Bots sollten einfach zu steuern und zu verwalten sein.

2. KI und maschinelles Lernen

Nehmen wir die Kreditorenbuchhaltung (AP) als Beispiel dafür, wie maschinelles Lernen und KI Geschäftsprozesse automatisieren können.

Machine-Learning-Systeme betrachten viele Daten und lernen daraus. Im Fall von AP, Ein Unternehmen könnte alle seine digitalisierten Rechnungen in das System einspeisen, um ihm beizubringen, was „normal“ ist. Je mehr AP-Daten das System studieren muss, desto besser werden Anomalien erkannt, die auf Betrug oder einen Lieferanten hindeuten könnten, der die Preise so erhöht hat, dass sich dies auf die Rentabilität auswirkt.

Der Unterschied zwischen ML, die sich vorhandene Daten ansieht und lernt, Ausreißer zu erkennen, und KI ist, dass künstliche Intelligenz den Einsatz erhöht, indem sie Kontext hinzufügt. Zum Beispiel, ein echtes KI-fähiges AP-System könnte interne und externe Datenquellen abfragen, um den durchschnittlichen Benzinpreis in New York im September zu ermitteln, die erwartete durchschnittliche MPG Ihrer Flotte von Lieferfahrzeugen und wie viele Meilen für Servicekunden zurückgelegt wurden. Mit diesen Daten, Sie könnten die Genehmigung von Rechnungen für Kraftstoffeinkäufe im September automatisieren, wenn die Beträge innerhalb der erwarteten Parameter liegen.

Versuchen Sie zu verstehen, welche Art von Erkenntnissen ein bestimmtes System an die Oberfläche bringt und ob sich diese Erkenntnisse angesichts der Kosten des Systems lohnen. In Bezug auf die Automatisierung, Ziel ist es, den Bedarf an manuellen Eingriffen und Überwachungen so weit wie möglich zu reduzieren.

3. Prozesse erstellen/Wiederholungen finden

Eine der einfachsten Möglichkeiten für kleine Unternehmen, Wiederholungen zu vermeiden und optimierte Prozesse einzuführen, besteht darin, auf kommerzielle Software umzusteigen. die für Sie optimierte Prozesse vorautomatisiert hat.

Es ist nicht notwendig, etwas von Grund auf neu zu erstellen, wenn gängige Software die gewünschten Prozesse bietet. von Experten und jahrzehntelanger Erfahrung geschliffen und oft in einem komfortablen Software-as-a-Service-Modell verfügbar.

Wenn Sie Prozesse erstellen müssen, vielleicht, weil Sie Verbindungen zwischen unterschiedlichen Systemen anpassen müssen, Sie können Tools wie Zapier und IFTTT verwenden, um Plattformen zu verbinden und sich wiederholende Aufgaben aus Ihren Workflows zu eliminieren.

4. Optimieren Sie die Kommunikation und das Aufgabenmanagement

Hier dreht sich alles um Projektmanagement. Automatisierung kann Doppelarbeit zwischen Produktionsteams vermeiden, jetzt oft von mehreren Standorten aus tätig, einschließlich derer, die von zu Hause aus arbeiten. Wie wir besprochen haben, Bei der Automatisierung geht es darum, zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben von einem Menschen auf eine Maschine zu übertragen – und nicht viele Projektaufgaben wiederholen sich mehr als das Zuweisen von Jobtickets und das Versenden regelmäßiger Statusaktualisierungen.

So, zum Beispiel, ein Projektmanager könnte festlegen, dass beim Einchecken eines grafischen Proofs in ein Dokumentenmanagementsystem ein Ticket wird automatisch generiert, damit ein Genehmiger einen Blick darauf werfen kann. Das erspart einem Künstler, manuell eine Rezension anzufordern, oder schlimmer, eine E-Mail senden.

Oder nehmen Sie ERP. Jedes Unternehmen mit mehr als wenigen Mitarbeitern profitiert von einer engeren Verbindung zwischen seinen operativen und finanziellen Daten und Funktionen. Und je automatisierter diese Links sind, desto besser. Das ist die Idee hinter der Cloud-basierten Unternehmensressourcenplanung.

5. Erleichtern Sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist für ein effizientes Unternehmen unerlässlich. BPA und insbesondere RPA können ganze Dokumente automatisch abrufen, oder Daten aus bestimmten Feldern in vielen Dokumenten, und teilen Sie es mit Teammitgliedern oder anderen Anwendungen. Das spart Zeit, selbstverständlich, Sie minimieren jedoch auch Nicht-Compliance-Probleme aufgrund von Fehlern und Versehen wichtiger Regeln in Dokumenten.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Dokumente in einer Vielzahl von Dashboards zu teilen, wenn Sie Business Intelligence (BI) in Betracht ziehen. Vertriebsautomatisierung, Telefonkonferenz, Batch-E-Mail und andere Unternehmenssoftware.

6. Apps und Geräte integrieren

Einige Systeme verwenden Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), die im Wesentlichen universelle Konnektoren zur Integration von Software sind. Andere Tools sind verfügbar, die Daten automatisch zwischen Geräten synchronisieren, um Informationen aktuell und leicht zugänglich zu halten. Ein Beispiel dafür ist ein E-Mail-Anbieter, der Ihre E-Mails auf Ihrem Arbeitsdesktop synchronisiert, Tablet und Telefon. Häufig, erweiterte Synchronisierung und Integration werden einige Wiederholungen in Geschäftsprozessen beleuchten und eliminieren.

7. Korrespondenz verfolgen

Ein großer Gewinn ist hier das Management von Kundenbeziehungen. Wenn ein Unternehmen die gesamte Korrespondenz verfolgen kann – Marketing-E-Mails, Rechnungen, Upselling-Angebote, Serviceanfragen – und planen Sie automatisierte Antworten, Es wird ein Lob für den exzellenten Service verdienen. Ein fortschrittliches CRM kann sogar die Erstellung eines personalisierten und interaktiven Kundenportals automatisieren und berichten, wie viele Stunden ein Service-Profi für dieses Konto aufgewendet hat.

8. Automatisierungsziele festlegen

Wir empfehlen, einen BPA-Plan zu entwickeln, um zu vermeiden, dass ein Prozess übersehen wird, der automatisiert werden sollte. zu schnell zu viel zu übernehmen oder Lücken oder Überschneidungen in der Automatisierung in Ihrem gesamten Unternehmen zu schaffen.

Beginnen Sie mit der Automatisierung der einfachsten und offensichtlichsten Prozesse – der sogenannten „Low Hanging Fruit“. Oder folgen Sie der PITA-Regel und automatisieren Sie zuerst die Prozesse, die für Sie und Ihre Mitarbeiter am frustrierendsten sind.

Gehen Sie dann in der Kette stetig nach oben und überprüfen Sie jeden Geschäftsprozess auf sein Automatisierungspotenzial. Menschen zu befreien, um an wichtigeren Dingen zu arbeiten.

9. Schaffen Sie eine Automatisierungskultur im Büro

Kultur wird eine Automatisierungsinitiative eher zum Scheitern bringen als Technologie. Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern versichern, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen ihre Arbeit erleichtern soll und nicht ersetzen soll. Wenn die Leute verstehen, dass ihre Arbeitsplätze nicht gefährdet sind, Sie übernehmen eher neue Prozesse und helfen sogar, notwendige Verbesserungen in traditionellen Prozessen zu identifizieren.

Auf jeden Fall, erfolgreich sein, Sie brauchen die Zusammenarbeit aller. Widerstand kann zwecklos sein, aber es ist auch oft destruktiv. Die Arbeit an Menschen ist schon früh in Ihren Automatisierungsplänen wichtig.

Wie NetSuite Ihr Geschäft automatisieren kann

NetSuite hilft bei der Automatisierung des Geschäftsprozesses für die Transaktionsgenehmigung, Lead-Pflege, und Verwaltung von Aufzeichnungen oder Transaktionen in Ihrem Unternehmen, die eine Reihe von Aktivitäten erfordern.