Umgang mit abgelehnten Kreditkartenzahlungen:Ein professioneller Leitfaden

Bringen Sie den Kunden nicht mit Ihren Neuigkeiten in Verlegenheit.

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Hin und wieder kommt es vor, dass Sie einem Kunden mitteilen müssen, dass seine Kreditkarte abgelehnt wurde. Dies kann für einen Verbraucher eine peinliche Situation sein, da er möglicherweise die Forderung bestreitet, versucht, Ihnen zu versichern, dass sich Geld auf dem Konto befindet, oder Sie auffordert, die Karte erneut zu verwenden. Der diskrete Umgang mit den Dingen hilft dem Kunden, seine Würde zu bewahren, und hilft Ihrem kleinen Unternehmen, einen Kunden zu behalten.

Schritt 1

Seien Sie zurückhaltend. Verkünden Sie nicht lautstark, dass die Kreditkarte abgelehnt wurde, wirken Sie nicht wertend und verhalten Sie sich nicht auf andere Weise in einer Weise, die das Potenzial hat, dem Kunden noch mehr Unbehagen zu bereiten.

Schritt 2

Nehmen Sie den Kunden beiseite oder flüstern Sie:„Ich fürchte, diese Karte wurde abgelehnt. Welche andere Zahlungsart würden Sie gerne nutzen?“ Dieser unkomplizierte Ansatz beschreibt die Situation und bietet die Möglichkeit, das Problem ohne weitere Zwischenfälle zu lösen.

Schritt 3

Vermeiden Sie es, mit einem Kunden zu streiten. Wenn ein Kunde aggressiv wird oder darauf besteht, dass Sie das Problem seien, bleiben Sie ruhig und unter Kontrolle und lassen Sie nicht zu, dass der Kunde Sie verärgert. Schlagen Sie dem Kunden vor, sich direkt an sein Kreditkartenunternehmen zu wenden, um das Problem zu klären, und noch einmal zu fragen, welche andere Zahlungsmethode er bevorzugt.

Schritt 4

Behalten Sie während der gesamten Begegnung Ihre Professionalität bei. Zeigen Sie Mitgefühl mit dem Verbraucher, indem Sie sagen, dass Sie wissen, dass Computerstörungen frustrierend sein können, was darauf hindeutet, dass Sie glauben, dass das Problem ein Fehler ist und nicht die finanzielle Verantwortung des Karteninhabers widerspiegelt. Dies wird dazu beitragen, die Spannung abzubauen und dafür zu sorgen, dass sich der Kunde wohl fühlt.

Tipp

Wenn die Kreditkarte eines Privatkunden abgelehnt wird, bieten Sie an, die Ware für kurze Zeit aufzubewahren, während der Kunde zu seiner Bank oder einem Geldautomaten geht, um Geld abzuheben.

In einem Unternehmen wie einem Restaurant oder Salon, in dem ein Produkt im Wesentlichen verzehrt wird, bevor der Scheck vorgelegt wird, sollten Sie einen Plan für den Umgang mit der Situation haben. Erlauben Sie dem Kunden beispielsweise, für kurze Zeit wegzugehen, während Sie seinen Führerschein oder eine andere Form der Sicherheit behalten, um sicherzustellen, dass er zurückkommt, um die Rechnung zu bezahlen.

In einem kleinen Unternehmen kennen Sie wahrscheinlich viele Ihrer Kunden gut. In diesem Fall wäre es für Sie möglicherweise bequemer, dem Kunden zu erlauben, zu einem späteren Zeitpunkt wiederzukommen, um seine Rechnung zu bezahlen, oder ihm anzubieten, ihm eine Rechnung per Post zuzusenden. Dies kann helfen, eine Beziehung zu retten.