QuickBooks:Manuelle Eingabe elektronischer Abhebungen und Transaktionsnummern

Während QuickBooks den Hauptbucheinträgen Transaktionsnummern automatisch zuweist, können Sie diese ändern.

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Vor der weitverbreiteten Nutzung von Kreditkarten und dem Internet war es relativ einfach, den Überblick über Einzahlungen und Zahlungen von einem Geschäftsbankkonto zu behalten, da die meisten Transaktionen in einem leicht lesbaren und verständlichen Format auf Ihrer monatlichen Abrechnung erschienen. Bei modernen elektronischen Zahlungssystemen erfolgt der Bargeldtransfer auf und von Ihren Geschäftskonten jedoch schnell und erfordert häufig eine ständige Überwachung. Wenn Sie QuickBooks verwenden, um den Überblick über Ihre Geschäftsfinanzen zu behalten, verfügt das Programm über keine integrierte Methode zur Eingabe der Verfolgung elektronischer Abhebungen. Dennoch können Sie elektronische Lastschriften oder Gutschriften manuell über den bekannten Bildschirm „Schecks schreiben“ eingeben.

Schritt 1

Starten Sie QuickBooks und klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Banking“. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Schecks ausstellen“.

Schritt 2

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste „Bankkonto“. Wählen Sie das Konto aus, von dem eine Bank oder ein Anbieter die elektronische Auszahlung vorgenommen hat.

Schritt 3

Geben Sie den Namen der Organisation, an die Sie die elektronische Zahlung getätigt haben, in das Feld „Zahlung an die Bestellung von“ ein.

Schritt 4

Klicken Sie auf das Symbol „Datum“ und wählen Sie im Popup-Kalender das Datum der Transaktion aus.

Schritt 5

Geben Sie den Betrag der elektronischen Zahlung oder Auszahlung in das Feld rechts neben dem „$“-Symbol ein.

Schritt 6

Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung der Auszahlungstransaktion in das Feld „Memo“ ein. Wenn die Abhebung beispielsweise für die Bearbeitung von Händlerkarten oder für Schecknachbestellungsgebühren erfolgte, geben Sie „Kreditkartenrabatt“ oder „Scheckdruckgebühren“ ein, um die Belastung im Hauptbuch besser erkennen zu können.

Schritt 7

Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Beschriftung „Später drucken“, um das Häkchen zu entfernen.

Schritt 8

Markieren Sie die vorausgefüllte Schecknummer im Feld „Nr:“ und drücken Sie dann die „Rücktaste“, um den Eintrag zu löschen.

Schritt 9

Ersetzen Sie die aus dem Feld „Nr:“ gelöschte Nummer durch ein Akronym, das Sie darüber informiert, dass es sich bei der Auszahlung um eine elektronische Lastschrift und nicht um einen Scheck handelte. Wenn Sie beispielsweise eine Abhebung am Geldautomaten vorgenommen haben, geben Sie „ATM“ ein. Wenn die Bank Ihres Händlerkontos Gebühren für die Kreditkartenabwicklung abgezogen hat, geben Sie „EFT“ für „Elektronische Überweisung“ oder „EW“ für „Elektronische Auszahlung“ ein.

Schritt 10

Klicken Sie im Fenster „Schecks schreiben“ auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Transaktion im Hauptbuch für das Bankkonto zu speichern, das Sie in der Bankkontoliste ausgewählt haben.

Tipp

Wenn Sie etwas informativeres als „ATM“, „EFT“ oder ähnliches eingeben möchten, können Sie dem Akronym eine Referenznummer für die Transaktion hinzufügen. Wenn Ihr Kontoauszug beispielsweise die Referenz-ID-Nummer „123456789“ für eine von der Bank Ihres Händlerkontos vorgenommene Auszahlung enthält, können Sie „EFT-123456789“ in das Feld „NO:“ eingeben, um die Suche im Hauptbuchbildschirm einfacher und schneller zu machen.