Jobs als persönlicher Assistent:Fähigkeiten, Gehalt und Karriereweg | [Ihr Firmenname]

Von außen betrachtet mögen persönliche Assistenten wie eine untergeordnete Rolle erscheinen, am Arbeitsplatz sind sie jedoch oft hochgeschätzte Fachkräfte. Was beinhaltet dieser Job wirklich? Sehen Sie sich verschiedene Positionen an und fragen Sie sich, wie Sie Ihre Fähigkeiten verbessern können, um herauszustechen?

Persönliche Assistentenjobs können lohnend und einigermaßen gut bezahlt sein, insbesondere wenn Sie Assistent von Führungskräften der obersten Führungsebene oder Assistent der Geschäftsleitung sind. Sie übernehmen häufig Verwaltungsaufgaben, verwalten proaktiv Kalender von Führungskräften, nehmen Telefonanrufe entgegen und organisieren das Ablagesystem.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Jobs als persönliche Assistenten, damit Sie wissen, ob Ihnen dieser Beruf Spaß machen würde.

Was genau macht ein persönlicher Assistent?

Ein persönlicher Assistent hat eine Reihe wesentlicher Aufgaben. Im Allgemeinen unterstützen persönliche Assistenten die Führungskräfte ihres Unternehmens und leisten Bürohilfe. Darüber hinaus sind sie möglicherweise dafür verantwortlich, E-Mails und andere Korrespondenz zu schreiben, Anfragen zu organisieren, Prioritäten zu verschieben, Telefone zu beantworten und bei Bedarf unabhängige Recherchen durchzuführen.

Ein Assistent der Geschäftsleitung überwacht häufig auch eingehende Anrufe, liest E-Mails, kümmert sich um Reisevorbereitungen, trifft Besucher, arrangiert Besprechungen, verteilt Post und kümmert sich um Kunden. Sie können andere Mitarbeiter unterstützen und Spesenabrechnungen und Ad-hoc-Projekte übernehmen.

Was sind die wichtigsten Fähigkeiten für eine Position als persönlicher Assistent?

Um ein hervorragender persönlicher Assistent zu sein, benötigen Sie viele Fähigkeiten, darunter grundlegende Computerkenntnisse wie Textverarbeitung. Hier sind die wichtigsten Fähigkeiten, die eine Chefsekretärin besitzen sollte:

• Großartige Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Große Liebe zum Detail
• Zeitmanagement
• Forschungskompetenz

Schauen wir uns an, wie jedes davon bei den Aufgaben eines persönlichen Assistenten hilft.

Kommunikationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeiten sind von entscheidender Bedeutung, da Sie im Büro oft mit vielen Menschen zu tun haben. Die Verwaltungsarbeit, die Assistenten der Geschäftsleitung ausführen, erfordert häufig, dass Sie in der Lage sind, mit Leuten aus jedem Team zu sprechen.

Sie kümmern sich auch um Telefonanrufe und planen Besprechungen. Daher müssen Sie höflich und auf eine freundliche, herzliche Art und Weise kommunizieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Daher müssen Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten hervorragend sein, wenn Sie ein großartiger persönlicher Assistent sein möchten.

Organisationsfähigkeiten

Für die meisten persönlichen Assistenten sind organisatorische Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung, da Sie häufig viele Aufgaben gleichzeitig erledigen. Zu diesen Aufgaben gehört der Umgang mit sich ständig ändernden Kalendern, weshalb sie in der Lage sein müssen, bei der Planung von Terminen und Besprechungen den Überblick über wichtige Termine zu behalten.

Darüber hinaus pflegen persönliche Assistenten die Ablagesysteme, was sich erheblich auf den reibungslosen Ablauf im Büro auswirken kann.

Schließlich müssen Sie möglicherweise an Besprechungen mit dem Chief Operating Officer oder anderen von Ihnen unterstützten Führungskräften teilnehmen, sich Notizen machen und dann einen vollständigen Bericht für den Rest des Büros erstellen. Auch hier kann es von entscheidender Bedeutung sein, Ihre Notizen für den Rest des Unternehmens logisch zu organisieren.

Liebe zum Detail

Starke Unterstützung durch die Geschäftsleitung bedeutet Liebe zum Detail. Oft ist es Ihre Aufgabe, zu verhindern, dass Dinge durchs Raster fallen, und dafür zu sorgen, dass Aufgaben pünktlich und korrekt erledigt werden. Sie müssen also die Person sein, die über die kleineren, funktionalen Aspekte von allem nachdenkt.

Wenn Sie beispielsweise ein Mittagessen planen, müssen Sie oft selbst über die Organisation des Mittagessens nachdenken.

Angenommen, Ihr Chief Operating Officer geht auf eine Reise. In diesem Fall sind Sie wahrscheinlich dafür verantwortlich, Flüge, Unterkunft, Transport usw. zu buchen und alles in den Kalender der Person einzutragen, um sicherzustellen, dass sie weiß, was sie wann tut.

Wenn Sie sich um die Kalenderplanung kümmern, müssen Sie sicherstellen, dass es keine Konflikte gibt, und denken Sie daran, alle freigegebenen Kalender auf dem neuesten Stand zu halten, auch wenn Sie diese Personen nicht direkt unterstützen. Unter bestimmten Umständen müssen Sie möglicherweise auch Informationen über Besprechungen an Kunden senden.

Wenn Sie diese Position innehaben, müssen Sie alle Details Ihrer Aufgaben berücksichtigen und sicherstellen, dass der Tagesablauf für die von Ihnen unterstützten Führungskräfte reibungslos verläuft.

Zeitmanagementfähigkeiten

Ein Assistent der Geschäftsleitung muss oft auch in der Lage sein, seinen Zeitplan zu verwalten, anstatt ihn von jemand anderem festlegen zu lassen. Dies kann jedoch wiederum vom Amt und der Position abhängen.

Sie sind dafür verantwortlich, herauszufinden, woran Sie wann arbeiten müssen, damit Ihre Arbeit effektiv erledigt wird.

Forschungskompetenz

Möglicherweise müssen Sie verschiedene Dinge recherchieren. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Blick auf eine Spesenabrechnung werfen oder den idealen Ort für ein externes Meeting finden. Je schneller und effektiver Sie unabhängige Recherchen durchführen können, desto besser.

Zum Glück müssen Sie nicht persönlich anwesend sein, um diese Fähigkeiten zu nutzen. Viele Aufgaben als persönlicher Assistent können aus der Ferne erledigt werden.

Jobs als virtueller Assistent können eine tolle Möglichkeit sein, mit einem flexiblen Zeitplan Geld zu verdienen. Die Teilnahme an einem kostenlosen Webinar mit der virtuellen Assistenztrainerin Kayla Sloan ist eine gute Möglichkeit, zu lernen, wie man gut bezahlte Jobs findet.

Welche Qualifikationen benötigen Sie, um ein persönlicher Assistent zu sein?

In den meisten Fällen müssen Sie einen Grundschulabschluss nachweisen, um persönlicher Assistent zu werden. Möglicherweise benötigen Sie einen GED oder einen High-School-Abschluss.

Möglicherweise wünschen Sie sich auch eine weitere Zertifizierung. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder Betriebswirtschaft, wenn Sie hochrangige Führungskräfte unterstützen.

Wenn Sie über eine Zertifizierung nachdenken, sollten Sie auf die IAP Personal Assistant-Zertifizierung hinarbeiten, einen sechswöchigen Kurs, der alle Grundlagen abdeckt. Sie lernen, wie Sie Ihre Arbeitsbelastung verwalten, geschäftliche Ereignisse bewältigen und andere Aspekte der Betriebswirtschaftslehre abdecken.

Eine Zertifizierung ist zwar keine Voraussetzung für die Stelle als persönlicher Assistent, kann Ihnen aber dabei helfen, sich von anderen Bewerbungen abzuheben.

Für jeden Job als persönlicher Assistent gelten unterschiedliche Anforderungen. Schauen Sie sich daher unbedingt die Angebote in Ihrer Nähe an, um herauszufinden, was zu Ihnen und Ihren Qualifikationen passt.

In den meisten Fällen benötigt ein persönlicher Assistent auch Erfahrung in der Unterstützung anderer Mitarbeiter, um sich für die Stelle zu qualifizieren. Bei der Suche nach einem Job als persönlicher Assistent möchten Sie einschlägige Erfahrung nachweisen.

Wenn Sie nicht über diese Erfahrung verfügen, versuchen Sie, einige unterstützende Aufgaben in Ihrem aktuellen Unternehmen zu übernehmen oder auf andere Weise zu zeigen, dass Sie die Verantwortung der Stelle übernehmen können.

Nicht bei allen Jobtypen müssen Sie Erfahrung nachweisen. Dennoch ist dies bei vielen der Fall. Bereiten Sie sich also im Voraus vor, damit Sie darüber sprechen können, wie Sie in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben übernommen haben.

Sie sollten auch nachweisen, dass Sie ein Eigeninitiativer sind und mit vertraulichen Informationen korrekt umgehen können, da Sie manchmal in sensible Dokumente von Prominenten oder hochbezahlten Sportlern eingeweiht sind.

Was ist das bestbezahlte Gehalt für einen persönlichen Assistenten?

Die Sätze können variieren und Ihr Wohnort hat erheblichen Einfluss darauf, wie viel Sie erwarten können. Wenn Sie beispielsweise in Washington, D.C. leben, könnten Sie mehr verdienen, als wenn Sie in einer Kleinstadt arbeiten.

Das durchschnittliche Gehalt für diese Position beträgt 20 US-Dollar pro Stunde, es könnte aber auch bis zu 38 US-Dollar betragen. Bei Berufseinsteigern liegt der Lohn eher bei 10 US-Dollar pro Stunde. Die meisten administrativen Unterstützungsaufgaben werden auf Stundenbasis und nicht auf Gehaltsbasis erledigt.

Worauf sollten Sie achten, wenn Sie Stellenangebote für persönliche Assistenten prüfen

Bei der Übernahme einer neuen Stelle gibt es immer viel zu bedenken, darunter das Gehalt, wichtige Aufgaben und andere Elemente. Sucht das Unternehmen nach etwas Bestimmtem, das Sie anbieten können?

Stellen Sie zum Beispiel einen Vertrauensassistenten für den Personalleiter ein? Möchten sie frühere Managementerfahrungen sehen, um zu zeigen, dass Sie mit ständigen administrativen Änderungen Schritt halten können?

Werden Sie Kunden unterstützen, mit dem Chief Operating Officer verhandeln, zwischen Abteilungen koordinieren oder etwas anderes tun?

Am besten berücksichtigen Sie auch das komplette Stellenpaket. Wenn Sie gerne reisen, könnte beispielsweise eine Position mit einem etwas geringeren Gehalt, aber mehr Urlaubszeit besser zu Ihnen passen.

Bei manchen Jobs als Assistent der Geschäftsleitung ist ein zeitweise arbeitender Mitarbeiter erforderlich, was bedeutet, dass Sie unregelmäßige Arbeitszeiten haben – was für einige Personen besser geeignet ist als für andere. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob der Job, den Sie in Betracht ziehen, den Mitarbeitertyp auflistet, z. B. Vollzeit, Teilzeit, Saisonarbeiter oder Zeitarbeiter.

Denken Sie daran, die Art des Büros zu berücksichtigen, in dem Sie arbeiten würden, und ob es sich um eine Remote-Position handelt. Bei diesen Jobs ist häufig eine persönliche Anwesenheit erforderlich, doch immer mehr Arbeitgeber bieten Remote-Arbeit an. Auch wenn es möglicherweise nicht zu 100 Prozent remote ist, bietet es möglicherweise einen hybriden Zeitplan.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten möchten, ist das möglich, aber es erfordert Mühe, die richtige Gelegenheit zu finden.

Stellen Sie schließlich bei einem Vorstellungsgespräch für eine potenzielle Stelle viele Fragen und lernen Sie die Person kennen, die Sie unterstützen werden. Da Sie eng mit dieser Person zusammenarbeiten werden, müssen Sie miteinander auskommen.

Wenn sie Charaktereigenschaften haben, die nicht mit Ihren übereinstimmen, passt sie höchstwahrscheinlich nicht gut, auch wenn alle anderen Aspekte des Jobs ideal sind.

Häufig gestellte Fragen

Wie finden Sie einen Job als persönlicher Assistent?

Es wäre hilfreich, zunächst online zu suchen, denn dort finden Sie die meisten Stellenausschreibungen. Dann fragen Sie sich um und nutzen Sie Ihr Netzwerk, um herauszufinden, ob jemand ein Unternehmen kennt, das derzeit Stellen für diese Position einstellt.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie bei Gesprächen mit Ihrem Netzwerk auch nach Jobs außerhalb des Büroumfelds fragen. Viele Menschen benötigen beispielsweise einen Assistenten, der ihnen bei Gelegenheitsarbeiten im Haushalt hilft, darunter Lebensmitteleinkäufe, Besorgungen und mehr.

ZipRecruiter ist eine gute Ressource, um hochbezahlte persönliche Assistentenjobs zu finden, wenn niemand in Ihrem Netzwerk eine Verbindung hat.

Bekommt ein persönlicher Assistent ein eigenes Büro?

Der Erwerb eines eigenen Büros hängt stark von der Firma ab, für die Sie arbeiten. Wenn Sie beispielsweise mit vertraulichen Informationen zu tun haben oder häufig mit Kunden sprechen, haben Sie möglicherweise ein eigenes Büro oder arbeiten in der Nähe des Büros Ihres Chefs.

Wenn dies wichtig ist, besprechen Sie es mit dem Unternehmen, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch führen oder ein Angebot annehmen.

Macht es Spaß, Assistent der Geschäftsleitung zu sein?

Viele Menschen haben Freude daran, diese Rolle zu spielen, aber nur für einige. Daher sollten Sie abwägen, wie Ihre Fähigkeiten zum Job passen und welche Erfahrungen Sie in dieser Art von Rolle gesammelt haben, und beurteilen, ob es Ihnen Spaß machen wird und Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, was andere denken.

Abschließende Gedanken

Persönliche Assistentenjobs können faszinierend sein und bieten viele Möglichkeiten, wertvolle Erfahrungen zu sammeln, unabhängig vom Hintergrund. Abhängig von Ihren Interessen und Fähigkeiten können Sie als persönlicher Assistent viele Berufswege einschlagen.

Ganz gleich, ob Sie davon träumen, bei der Leitung der bedeutendsten Promi-Events mitzuhelfen oder ein Team in einem Unternehmensumfeld zu unterstützen, diese Art von Karriere könnte das Richtige für Sie sein.

Mit harter Arbeit, Kreativität und Belastbarkeit können Sie die Leiter schnell erklimmen. Wenn Sie sich also bereit fühlen, die Herausforderungen anzunehmen, die der lohnende Beruf der persönlichen Assistenz mit sich bringt, warum probieren Sie es nicht einmal aus? Schließlich ist das Leben ein Abenteuer – also stellen Sie sicher, dass Sie es in vollen Zügen genießen!

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Wealth of Geeks.

Was ist Ihnen bei der Suche nach einer neuen Karrieremöglichkeit am wichtigsten?

Über den Autor:Jon ist der Gründer von MoneySmartGuides, das Menschen dabei hilft, ihre Schulden loszuwerden und mit dem Aufbau von Vermögen zu beginnen, um ihre Träume zu verwirklichen. Er verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Finanzdienstleistungsbranche und 20 Jahre Erfahrung im Investieren an der Börse. Er hat sowohl einen Bachelor- als auch einen Masterabschluss in Finanzwesen, ist FINRA Series 65 lizenziert und verfügt über ein Zertifikat in Finanzplanung.

John Schmoll

Ich bin John Schmoll, ein ehemaliger Börsenmakler, MBA-Absolvent, veröffentlichter Finanzautor und Gründer von Frugal Rules.

Als Veteran der Finanzdienstleistungsbranche habe ich als Investmentfondsverwalter, Banker und Börsenmakler gearbeitet und war Lizenzen der Serien 7 und 63, aber ich habe das alles 2012 hinter mir gelassen, um den Menschen zu helfen, den Umgang mit ihrem Geld zu erlernen.

Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, mit persönlich getesteten Finanzinstrumenten und geldsparenden Lösungen das Wissen zu erlangen, das Sie benötigen, um finanziell unabhängig zu werden.