Compliance ist riskanter denn je

Von Gerry Zack, CEO, Gesellschaft für Corporate Compliance und Ethik

Über die Jahre, Compliance-bezogene Risiken sind stetig gewachsen, die jedes Unternehmen, das das Pech hatte, sich ihnen zu kreuzen, vorzeitig zum Tod führen. Unternehmen investieren all ihr Geld und ihre Zeit in ihre Produkte, nur um durch unerwartete rechtliche Nachteile behindert zu werden. Insbesondere, vier dieser Faktoren haben die dominoähnliche Wirkung auf das Geschäft, nämlich:Outsourcing und Lieferkette, Anklagen, Datenschutzgesetze, und soziale Medien.

Das Letzte, was ein Unternehmen will, ist die Entwicklung und Bereitstellung eines großartigen Produkts oder einer Dienstleistung, die Kunden lieben. nur um von den Aufsichtsbehörden mit einer massiven Geldstrafe belegt zu werden, die feststellen, dass das Unternehmen dabei gegen ein wichtiges Gesetz verstoßen hat. Aber das Risiko, dass dies passiert, ist größer denn je, und dieses Risiko ist nicht auf die großen börsennotierten Unternehmen beschränkt. Organisationen jeder Größe müssen eine proaktive Haltung einnehmen, um sich vor Compliance-Verstößen zu schützen.

Das Letzte, was ein Unternehmen will, ist die Entwicklung und Bereitstellung eines großartigen Produkts oder einer Dienstleistung, die Kunden lieben. nur um von den Aufsichtsbehörden mit einer massiven Geldstrafe belegt zu werden, die feststellen, dass das Unternehmen dabei gegen ein wichtiges Gesetz verstoßen hat.

Der Bedarf an einem organisationsweiten Rahmen zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften war noch nie so groß. „Compliance-Programm“ ist der Begriff, der verwendet wird, um ein solches Rahmenwerk zu beschreiben. Es umfasst mehrere miteinander verbundene Komponenten, die unter einer zentralisierten Struktur funktionieren, und es erfordert die Zusammenarbeit zwischen praktisch allen Abteilungen innerhalb einer Organisation.

Mehrere Faktoren haben zu dem erhöhten Compliance-Risiko für Unternehmen beigetragen. Jedoch, vier hatten die dramatischste Wirkung.

Outsourcing und Lieferkette erhöhen die Compliance-Risiken

Die Tentakel des Compliance-Risikos reichen weit über die Flure und Fabriken Ihres Unternehmens hinaus. Einer der bemerkenswertesten Trends bei Compliance-Risiken in den letzten Jahren ist die zunehmende Zahl von Fällen, in denen Unternehmen für Compliance-Verstöße von wichtigen Dritten – wie Lieferanten, Partner, und Handelsvertreter.

Für viele Jahre, Aufsichtsbehörden machten Unternehmen nur für Handlungen verantwortlich, die direkt von Mitarbeitern begangen wurden, mit wenigen Ausnahmen. Das hat sich geändert, und das auf dramatische Weise. Lieferanten, Vermittler und Handelsvertreter sind die am häufigsten genannten Dritten, deren Verstöße einer Organisation zugeschrieben werden können. Dies hat die Bedeutung der Überprüfung Dritter und der aktiven Überwachung von Aktivitäten mit höherem Risiko, für die ein Unternehmen Dritte in Anspruch nimmt, erheblich erhöht.

Ein Unternehmen mit Sitz in Land „A“, das im Zusammenhang mit einem Produkt, das an einen Kunden in Land „C“ geliefert wird, gegen ein Gesetz in Land „B“ verstößt, kann nun von allen drei Ländern gleichzeitig untersucht werden.

Die Strafverfolgung macht nicht mehr an der Grenze halt

Die Komplexität des Managements von Compliance-Risiken wird durch einen zunehmenden Trend zur grenzüberschreitenden Zusammenarbeit zwischen Regulierungsbehörden und der Durchsetzungsgemeinschaft erhöht. Für viele Jahre, multinationale Organisationen wurden vor einigen Risiken abgeschirmt, da Ermittler in einem Land selten ihre Informationen teilten oder bei der Untersuchung mit Ermittlern aus einem anderen Land kooperierten.

Das hat sich geändert. Jetzt, Es ist mittlerweile üblich, dass Ermittler einer Aufsichtsbehörde in einem Land mit denen anderer Länder bei der Verfolgung von Compliance-Verstößen zusammenarbeiten. Ein Unternehmen mit Sitz in Land „A“, das im Zusammenhang mit einem Produkt, das an einen Kunden in Land „C“ geliefert wird, gegen ein Gesetz in Land „B“ verstößt, kann nun von allen drei Ländern gleichzeitig untersucht werden. Und während die drei Länder Einzelheiten ihrer Ermittlungen miteinander teilen, es ermöglicht allen dreien, größere und stärkere Klagen gegen ein Unternehmen aufzubauen.

Datenschutzregelungen schaffen doppelte Komplexität

Die Umsetzung der DSGVO und mehrerer anderer Datenschutzgesetze weltweit hat sich in zweierlei Hinsicht auf die Compliance ausgewirkt. Zuerst, es geht um die Einhaltung der Datenschutzgesetze selbst. Diese Gesetze sind oft kompliziert oder vage formuliert, der einzelnen Organisation viel Interpretation überlassen.

Ein zweites Problem ist jedoch die Auswirkung, die die Einhaltung von Datenschutzgesetzen auf andere Aspekte der Einhaltung hat, z. insbesondere bei der Durchführung von Due Diligence, Überwachung, und Untersuchungen. Ein Teil dieses Effekts wird vorgestellt, da die Leute mehr über die DSGVO und andere Gesetze lesen, als sie sollten. Aber ein Teil davon ist echt. Die Einhaltung strengerer Datenschutzgesetze kann sich auf die Fähigkeit einer Organisation auswirken, sich an anderen Elementen ihres Compliance-Programms zu beteiligen.

Nehmen Sie zum Beispiel eine Compliance-Untersuchung. Während die meisten Datenschutzbestimmungen Ausnahmen für Untersuchungen vorsehen, Es kommt zu einer zusätzlichen Dokumentationsebene und Komplexität, die sich ergibt, wenn einige der für eine Untersuchung erforderlichen Dokumente oder Aufzeichnungen neuen Datenschutzgesetzen unterliegen.

Social Media ist unversöhnlich

Compliance-Probleme verbreiten sich schneller denn je, und vieles davon ist ungenau oder eher mit Meinungen als mit Tatsachen gefüllt. Schlimmer, je härter das Urteil fällt, desto mehr Traktion bekommt es online. So, Verteidiger und gemäßigtere Ansichten werden von den extremeren Kommentaren schnell überwältigt.

Manchmal beginnt es damit, dass ein Mitarbeiter etwas postet, wenn die Nachricht von einem Compliance-Problem in einem Büro an Bedeutung gewinnt. Manchmal ist es aus der Presse, Ein Mitbewerber, oder eine andere Quelle. Ungeachtet, frühe Informationen sind fast immer ungenau, und macht ein Problem oft schlimmer, als es ist. Aber es ist spät, als sich andere in das Gespräch einmischen.

Die Einsätze sind höher denn je, und die Schäden sind nicht auf die von den Aufsichtsbehörden verhängten Strafen beschränkt. Der finanzielle Schaden durch Reputationsschäden kann schneller denn je eskalieren, wenn sich Informationen so schnell verbreiten.

Der positive Trend

Die gute Nachricht ist, dass das gestiegene Risikoklima durch staatliche Maßnahmen gemildert wird, die Unternehmen, die Anstrengungen zur Einhaltung ihrer Compliance-Programme nachweisen, größere Anreize bieten.

Die OECD ermutigt ihre Mitgliedsländer seit langem, Antikorruptionsgesetze zu verabschieden und Compliance-Programme zu fördern. Regierungen hören zu, und jetzt finden Sie in vielen Bundesstaaten nicht nur Gesetze, die Compliance-Programme fördern, sondern Sie können auch eine auffallende Konsistenz darin finden. Während die genauen Wörter variieren können, sie spiegeln dieselben gemeinsamen Elemente für Compliance-Programme wider:

1. Eine Reihe von Richtlinien und Verfahren, die auf Verhalten und Compliance abzielen, sowohl hochrangige Richtlinien wie Verhaltenskodizes, sowie getrennte Verfahren, die starke interne Kontrollen einrichten, um Verstöße zu verhindern und aufzudecken
2. Hochrangige (Geschäftsleitung und Verwaltungsrat) Aufsicht über eine Compliance-Funktion
3. Sorgfaltspflicht bei der Einstellung und Beförderung von Mitarbeitern, sowie Dritte, zielt darauf ab, Personen oder Unternehmen auszusondern, die als risikoreich eingestuft werden
4. Schulung und Schulung von Mitarbeitern und bestimmten Dritten, um das Bewusstsein für Compliance-Anforderungen zu verbessern.
5. Laufende Überwachung und Auditierung, um Anzeichen von Verfahrensverstößen oder Nichteinhaltung zu erkennen
6. Untersuchung möglicher Nichteinhaltung, was zu einer konsequenten Durchsetzung und Disziplinierung führt, wenn festgestellt wird, dass Mitarbeiter oder Dritte gegen Gesetze verstoßen haben
7. Behebung interner Kontrollen, Richtlinien und Verfahren, wenn eine Nichteinhaltung festgestellt wird, um das Wiederholungsrisiko zu minimieren
8. Regelmäßige Durchführung von Compliance-Risikobewertungen, damit die Organisation einen proaktiven Ansatz verfolgt, um zu antizipieren, wo Compliance-Risiken entstehen oder sich ändern, und um Maßnahmen zur Risikominderung besser zu priorisieren

Zweite, das US-Justizministerium, immer noch der wahrscheinlich aggressivste Ankläger für Unternehmensverfehlungen, hat in den letzten Jahren den Wert von Compliance-Programmen noch stärker betont. Sein Pilotprogramm für Verstöße gegen das Foreign Corrupt Practices Act – es ermutigt sie, sich selbst zu melden und ein wirksames Compliance-Programm zu demonstrieren – gilt nicht mehr als Pilotprogramm, sondern als eine Frage der Praxis. Ein ähnliches Vorgehen wurde inzwischen auch bei Verstößen gegen das Wettbewerbsrecht verfolgt. In Ergänzung, Die Leitlinien des DOJ für Staatsanwälte nehmen Compliance-Programme sehr ernst und konzentrieren sich auf sie, wenn Faktoren bestimmt werden, die Vergleichsbeträge reduzieren können.

In Summe, während die Risiken noch nie so groß waren, Compliance-Programme bieten Unternehmen jetzt noch größere Möglichkeiten, diese Risiken zu mindern.