So verwenden Sie ein 3-Spalten-Ledger

Mit einem Hauptbuch können Sie alle Ihre Finanztransaktionen an einem Ort einsehen. Das Hauptbuch ist der zentrale Beleg im Rechnungswesen, in dem Sie alle Vorgänge erfassen. In einem manuellen System Buchungen werden im Hauptbuch erfasst und dann im Hauptbuch gebucht. In einem automatisierten System, der gleiche Vorgang läuft ab, aber Sie erfassen einfach die Buchungen und die Software bucht die Buchungen automatisch in das Hauptbuch. Die erste Spalte in einem dreispaltigen Ledger ist die Sollspalte, die zweite Spalte ist die Kreditspalte, und die dritte Spalte ist die Saldospalte.

Schritt 1

Erfassen Sie die Buchung im richtigen Sachkonto, je nachdem, um welche Art von Transaktion es sich handelt. Zum Beispiel, Auf Kredit gekaufte Verbrauchsmaterialien im Sachkonto und im Sachkonto der Kreditorenbuchhaltung erfassen.

Schritt 2

Für jede Transaktion ein Konto belasten und einem Konto gutschreiben. Die Kontoklassifizierung steuert, welche Transaktionen Sie belasten und welche Transaktionen Sie gutschreiben. Konten werden als Vermögenswerte klassifiziert, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen oder Ausgaben. Vermögenswerte sind Dinge, die Sie besitzen; Verbindlichkeiten sind Dinge, die Sie schulden; Eigenkapital ist das, was der Eigentümer besitzt oder schuldet; Einnahmen sind erzielte Einnahmen; und Ausgaben sind Verbrauchsmaterialien, die Teil der Betriebskosten eines Unternehmens sind. Zum Beispiel, Lieferungen sind Aufwendungen und erhöhen sich bei Belastung. Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Passivkonto, das mit einem Kredit erhöht wird.

Schritt 3

Angenommen, Sie kaufen Vorräte zu einem Preis von 2 USD, 500 mit 30-tägiger Rückzahlungsfrist. Erhöhen Sie die Spesenabrechnungsvorräte um 2 USD, 500. Erhöhen Sie das Verbindlichkeitskonto, Abbrechnungsverbindlichkeiten, um 2 $, 500, weil du jetzt 2 Dollar schuldest, 500.

Verbrauchsguthaben erhöhen Datum:27.09.2009 Beschreibung:Verbrauchsguthaben (Spalte 1):2, 500 Credit (Spalte 2):[leer] Laufendes Guthaben (Spalte 3):2, 500

Kreditorenbuchhaltung erhöhen Datum:27.09.2009 Beschreibung:Lieferungen Soll (Spalte 1):[leer] Haben (Spalte 2):2, 500 Laufendes Guthaben (Spalte 3):(2, 500)

Spitze

Für weniger als 50 US-Dollar, Sie können eine Finanzsoftware erwerben, die die Aufgabe übernimmt, das Hauptbuch während der Erfassung von Transaktionen zu erstellen. Für ein elektronisches Hauptbuch Tabellenkalkulationssoftware verwenden. Einige Tabellenkalkulationsprogramme sind kostenlos erhältlich, einschließlich OpenOffice Calc und Google Docs Spreadsheet.

In der Buchhaltung, negative Zahlen werden als -### oder (###) geschrieben.