9 Anzeichen für den Wechsel zu einem robusten Bestandsverwaltungssystem

Heather Smith, Autorin von „Xero for Dummies“, ist mit einem Gast-Blogbeitrag zurück, der neun wichtige Anzeichen dafür hervorhebt, dass es für ein Unternehmen an der Zeit ist, über den Wechsel zu einer größeren und besseren Bestandsverwaltungslösung nachzudenken.

Als Buchhalter oder Buchhalter, der eng mit kleinen Unternehmen zusammenarbeitet, ist einer der Bereiche, in denen Sie ihnen helfen können, die Bestandsverwaltung. Der Bestand kann zu einem erheblichen Wert in der Bilanz werden und sich direkt auf den Cashflow und die Gewinne auswirken.

In dieser hart umkämpften Zeit ist es schockierend zu hören, dass 46 % der kleinen und mittleren Unternehmen ihre Bestände entweder nicht verfolgen oder eine manuelle Methode dafür verwenden.

Hier sind einige Anzeichen dafür, dass die aktuelle Bestandsverwaltungslösung, die in einem kleinen Unternehmen verwendet wird, möglicherweise unzureichend ist:

1. Bestandszählungen sind ein umfangreiches und kostspieliges Unterfangen.

Dies kann darauf hindeuten, dass die Bestandsverwaltungslösung Schwierigkeiten hat, den Bestand genau zu verfolgen. Der erhöhte Zeit- und Kostenaufwand kann auch dazu führen, dass Bestandszählungen nur bei Bedarf (normalerweise jährlich) durchgeführt werden.

2. Jährliche Bestandszählungen sind der einzige Zeitpunkt, an dem das Unternehmen einen wirklichen Überblick über das vorhandene Bestandsvolumen hat.

Dies bedeutet, dass dem Unternehmen echte Daten und Einblicke in seine Lagerbestände fehlen, sodass sie, wenn sie Entscheidungen treffen müssen, wirklich nicht das vollständige Bild haben. Der Mangel an Genauigkeit kann auch zu Lagerdiebstählen führen, da die Mitarbeiter wissen, dass sie nicht vollständig überwacht werden. Dies kann auch zu Verderb für bestimmte Arten von E-Commerce-Unternehmen führen, die Produkte mit Ablaufdatum verkaufen, oder zu toten Lagerbeständen (Bestand, der nicht mehr relevant ist!) Für Unternehmen, die stark von Jahreszeiten oder Zyklen abhängig sind.

3. Der Wert des Inventars, das aufgrund von Beschädigung, Diebstahl oder technischer Veralterung abgeschrieben wurde, tendiert im Verhältnis zum Gesamtwert des Inventars in Dollar nach oben.

Dies bedeutet, dass die Kosten für den Kauf und die Lagerhaltung unnötig hoch sein könnten.

4. Die Lagerhaltungskosten sind im Verhältnis zum Gesamtwert des Lagerbestands in Dollar hoch.

Das Halten von zu vielen Aktien kann bedeuten, dass die Kosten für die Haltung von Kosten wie Miete, Versicherung und Sicherheit unnötig hoch sind. Abgesehen von den offensichtlichen wirtschaftlichen Kosten verursacht das Halten übermäßiger Lagerbestände auch Opportunitätskosten – im Grunde schränken Sie Ihren Cashflow ein, der in anderen Bereichen besser genutzt werden könnte, und dies kann besonders für kleine Unternehmen problematisch sein.

5. Die Zahl der Nachbestellungen wächst stetig.

Dies kann zu zusätzlichen Lieferkosten und unzufriedenen Kunden führen. Denken Sie daran, dass es bei den Verbrauchererwartungen heute vor allem um sofortige Befriedigung geht – wenn sie einen Artikel in diesem Moment nicht bei Ihnen kaufen können, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie ihn direkt bei Ihrem Konkurrenten kaufen.

In diesem Fall verlieren Sie nicht nur einen einzigen Verkauf – Sie verlieren den gesamten Customer Lifetime Value (CLV) dieser Person. Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist, dass die Kosten für die Gewinnung eines neuen Kunden die Kosten für die Bindung eines bestehenden Kunden bei weitem übersteigen – daher ist es umso wichtiger, Ihre bestehenden Kunden zufrieden zu stellen.

6. Die vorhandene Bestandsverwaltungslösung ist nicht in die Unternehmensverwaltungsplattform integriert, wie z. B. E-Commerce- oder Buchhaltungslösungen.

Dies führt zu einer zeitaufwändigen (und langweiligen) doppelten Eingabe von Daten und einer erhöhten Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

7. Mitarbeiter können von verschiedenen Standorten aus nicht auf Bestandsinformationen in Echtzeit zugreifen.

Dies kann zu einer Über- oder Unterbestellung des Inventars und zusätzlichen Kosten im Zusammenhang mit der Verwaltung und dem Transport des Inventars zwischen Standorten und zum Endkunden führen.

8. Der Zugriff auf genaue, zeitnahe und relevante Bestandsinformationen ist schwierig.

Wenn das Unternehmen keine klare Vorstellung von Faktoren hat, wie z. B. was sich gut verkauft, was sich langsam bewegt und wie hoch die Bruttogewinnspanne pro Lagerartikel ist, ist das Entwickeln von Prognosen und das Festlegen und Überwachen von Mindestlagerbeständen zeitaufwändig und kann zu Unternotierungen, entgangenen Einnahmen und hohen Ausgaben führen. Umgekehrt hilft ein umfassendes Verständnis der meistverkauften Produkte sowie der Aufschlüsselung nach verschiedenen Geschäften, Regionen oder Märkten wichtigen Entscheidungsträgern, Strategien für potenzielle Produktinnovationen, neue Produktlinien und mehr zu entwickeln.

9. Bei der Nutzung des bestehenden Bestandsverwaltungssystems ist das kleine Unternehmen überlastet. Dies bedeutet, dass das Unternehmen wahrscheinlich nicht in der Lage sein wird, mit zusätzlichen Geschäftsmöglichkeiten fertig zu werden.

Eine gute Bestandsverwaltung kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen, florierenden Kleinunternehmen und einem Misserfolg ausmachen. Wenn das kleine Unternehmen mit seiner bestehenden Bestandsverwaltungslösung überfordert ist, können die Vorteile, die es durch die Implementierung einer geeigneten Bestandsverwaltungslösung erzielen kann, Folgendes umfassen:

• Genaue Bestandsprognose und -bestellung
• Zufriedene und wiederkehrende Kunden
• Verbesserter Cashflow
• Reduzierung der Verwaltungszeit des Personals – Freistellung der Mitarbeiter für einkommensschaffende Aktivitäten
• Reduzierte damit verbundene Ausgaben, einschließlich Inventar, Versicherung, Miete, Sicherheit und Frachtkosten.

In Ihrer Rolle als Berater für Kleinunternehmen sind Sie in der idealen Position, um festzustellen, dass die vorhandene Bestandslösung die Anforderungen des Kleinunternehmers nicht erfüllt, und mit Ihrem Kunden über aktuelle und zukünftige Bestandsverwaltungsstrategien zu sprechen.

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