Top-Trends in der Spesenmanagement-Branche im Jahr 2020

Denken Sie, dass das Eingeben von Belegen von Hand und das anschließende Versenden von Dateien per E-Mail zur Genehmigung immer noch die Art und Weise ist, wie das Spesenmanagement funktioniert? Nicht so, und wenn Ihr Unternehmen im manuellen Modus feststeckt, Du verschwendest die Zeit aller, ganz zu schweigen davon, dass Audits möglicherweise verlangsamt werden, fehlende Richtlinienverstöße und Betrug und verstoßen möglicherweise gegen die IRS-Abzugsregeln.

Insbesondere Millennial- und Gen-Z-Mitarbeiter haben keine Geduld für das manuelle Mischen von Belegen. Sie wollen Apps, und die Reise- und Spesenmanagementbranche hat reagiert. Technologische Fortschritte haben neue Fähigkeiten geliefert. Automatisierte Lösungen, die Cloud und maschinelles Lernen können den Kostenverwaltungsprozess beschleunigen und die Frustration sowohl für Mitarbeiter als auch für das Buchhaltungsteam reduzieren. die den Genehmigungs- und Zahlungsprozess über alle Abteilungen und Mitarbeiter hinweg steuern muss.

Nicht, dass alle davon profitieren.

Herausforderungen der Branche

46 % der Unternehmen verfolgen die Kosten für die Verarbeitung von Spesenabrechnungen nicht, laut Tallies Travel &Expense Management Trends Report 2019, und 43 % verwalten die Spesenabrechnung immer noch manuell.

An der Umfrage nahmen fast 600 Finanzfachleute unterschiedlicher Unternehmenstypen und -größen teil. Die meisten, 44%, der Befragten sind als Controller an vorderster Front im Finanzbereich tätig, Manager oder Buchhalter. Der Bericht beleuchtet, wie viel Unternehmen für T&E ausgeben, sowie der Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung von Ausgaben aus buchhalterischer Sicht:

• Für 29%, es kostet 10 USD oder weniger, um eine Spesenabrechnung zu bearbeiten; 14% geben 21 USD oder mehr aus. Die Mehrheit (46%) gibt jedoch an, keine Ahnung von den Kosten zu haben.
• Finanzexperten sagen, dass sie den größten Wert in Systemen finden, die mobile Apps verwenden, um Belege zu erfassen (von 48 % zitiert) und direkte Einzahlungen durch ACH (36 %) ermöglichen. Beide Antworten sind sinnvoll, denn die Suche nach fehlenden Unterlagen und die Abwicklung von Zahlungen sind zeitaufwändig.
• Nur 27 % verfügen über Systeme, die Ausgaben außerhalb der Richtlinien automatisch kennzeichnen. Das bedeutet, dass entweder die Buchhaltung Berichte manuell überprüft, oder unzulässige Elemente rutschen vorbei – das ist eine tickende Audit-Zeitbombe, Ganz zu schweigen von einem Cash-Drain.

Trotzdem, Tallie berichtet, dass 44 % der Unternehmen keine Pläne haben, dedizierte Ausgabenverwaltungslösungen hinzuzufügen, die Probleme automatisch melden könnten. sagen, dass ihre aktuellen Prozesse „gut genug funktionieren“.

Vielleicht, aber vielleicht nicht. Manuelles Spesenmanagement ist unbestreitbar zeitaufwendig und teuer und führt sowohl für Mitarbeiter als auch für Finanzteams zu erheblichen Ineffizienzen. Dies ist ein mehrstufiger Prozess, der mit der Annahme von Erstattungsansprüchen der Mitarbeiter beginnt und bis zur Genehmigung oder Ablehnung dieser Ansprüche reicht. Planen von Berichten für die Erstattung, Mitarbeiter bezahlen und ständig auf Betrug und Fehler prüfen.

Neben hohen Kosten und Zeitfressern Ineffizienz führt zu frustrierten Mitarbeitern im Organigramm. Wenn die Automatisierung eingeführt wird, der Prozess wird viel einfacher sowie erschwinglicher und entspricht den Steuervorschriften des IRS und den Erwartungen der Wirtschaftsprüfer.

Erinnern, der IRS hat komplizierte Regeln für zum Beispiel, zulässige Tagessätze, und Auditoren sehen viele manuelle Prozesse als Warnsignal für laxe Kontrollen eines Unternehmens.

Häufig, dieser Eindruck ist genau richtig.

Die größten Ineffizienzen im Ausgabenmanagement

Mastercard berichtet, dass Reise- und Reisekosten in der Regel die zweithöchsten indirekten Ausgaben eines Unternehmens sind. hinter Arbeit. In diesem Bericht heißt es auch, dass Buchhaltungsfunktionen, wie Spesenabwicklung, Prüfung, Compliance- und Programmmanagement, im Durchschnitt, zwischen 11 % und 23 % der Gesamtkosten des Programms.

Wenn Sie also 100 US-Dollar ausgeben, 000 auf T&E und liegen in Bezug auf die Back-End-Effizienz mit 17 % im Mittelfeld, Das sind 17 Dollar, 000.

Klingt das richtig? In vielen Fällen, Finanz-Leads wissen es einfach nicht, weil sie das Ausgabenmanagement manuell handhaben und wenig oder keinen Einblick in ihre Gesamtausgaben haben, kann keine genauen Berichte erstellen und potenzielle Problembereiche nicht identifizieren (und darauf reagieren).

Zum Beispiel, in der Tallie-Umfrage, 26 % der Befragten geben an, dass ihre Unternehmen nicht einmal wissen, ob eingereichte Spesenabrechnungen ihren Unternehmensrichtlinien entsprechen. und nur etwa jeder Vierte kann nicht konforme Berichte automatisch zur Nachverfolgung kennzeichnen. Wieder, das ist ein Audit-Flag oder eine Steuerverletzung, die darauf wartet, zu passieren.

Andere Probleme:Manuelle Prozesse skalieren nicht, und Unternehmen mit verstreuten Daten können keine Sparmöglichkeiten ermitteln, wie das Durchgreifen gegen Reisen, die außerhalb zugelassener Anbieter gebucht wurden, oder in letzter Zeit, unerlaubte Einkäufe im Home-Office.

Technologie steckt dahinter

IDC erwartet, dass der weltweite Markt für T&E-Managementsoftware bis 2022 2,7 Milliarden US-Dollar erreichen wird – das entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 8,7 %.

Das ist gesundes Wachstum, jedoch nicht das, was wir angesichts der Anzahl von Unternehmen erwarten würden, die diese Finanzfunktion manuell ausführen. Unsere Meinung:Lokale Ausgabenverwaltungssysteme haben nicht mit den Anforderungen der Unternehmen Schritt gehalten, Finanzteams sehen daher möglicherweise keinen Sinn darin, Zeit und Geld zu investieren.

Die Antwort, häufig, überspringt diese alten T&E-Systeme und geht direkt zu fortschrittlicheren Lösungen. IDC unterstützt das, sagt, dass die Nachfrage nach Cloud-basierter Spesenverwaltungssoftware mit einer CAGR von 11,2 % wächst.

Das macht sehr viel Sinn, vor allem im Zeitalter der Heimarbeit. Wenn die Leute nicht im Büro sind, ein manueller Spesenmanagementprozess wird noch umständlicher. Cloudbasierte Software macht es viel einfacher, den Prozess von überall aus effektiv zu verwalten.

ROI für T&E-Software

Tallie sagt, dass sich Investitionen in ein automatisiertes Spesenmanagement auszahlen, unter anderem durch die Steigerung der Produktivität durch:zum Beispiel, Reduzierung der manuellen Dateneingabe; Ermutigung der Mitarbeiter, häufiger und schneller Spesenabrechnungen einzureichen; und Manager verbringen weniger Zeit damit, Berichte nach Problemen zu durchsuchen.

Für Finanzen, Der große Gewinn besteht darin, Bargeld effizient zuzuweisen, da das Team zu jedem Zeitpunkt weiß, was T&E kostet.

Und interessanterweise kleinere Unternehmen erzielten schneller Renditen als Unternehmen, laut Umfrage:

• Für Unternehmen, 50% erzielten in einem Jahr oder weniger einen positiven ROI, während 57 % innerhalb von zwei Jahren oder weniger einen positiven ROI erzielten.
• Unter den mittelständischen Unternehmen 55% erzielten in einem Jahr oder weniger einen positiven ROI, 76 % erzielten innerhalb von zwei Jahren oder weniger einen positiven ROI.
• Für kleine Unternehmen, 64 % erzielten in einem Jahr oder weniger einen positiven ROI, während 71 % in zwei Jahren oder weniger einen positiven ROI erzielten.

Die Analyse von Grand View Research bestätigt, dass der ROI auf die Automatisierung von T&E-bezogenen Prozessen zurückzuführen ist. wie das Einreichen von Anfragen zur Vorabgenehmigung von Käufen, und Integration mit anderer Unternehmenssoftware, wie ERP, CRM- und Personalsysteme. Die Ermöglichung der Mobilität – der Schlüssel für die Arbeitnehmer der Millennials und der Generation Z – trägt ebenfalls dazu bei, ebenso wie die Automatisierung des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses.

Schauen wir uns weitere Trends an, die es zu beobachten gilt.

Top 4 der Spesenmanagement-Branchentrends im Jahr 2020

1. Mobilität

Mitarbeiter möchten mit ihren mobilen Geräten Berichte erstellen und dann eingeben, ihre Ausgaben verfolgen und einreichen. Eigentlich, Mobile Anwendungen und Integration sollten ein zentraler Entscheidungspunkt bei der Auswahl einer Spesenabrechnungssoftware sein.

Anbieter reagieren darauf, indem sie Systeme einführen, die die Einreichung und Genehmigung von Ansprüchen per Smartphone ermöglichen – dazu gehört auch das Fotografieren von Belegen und das Hochladen in das System. Noch besser:OCR-Funktionen zum „Lesen“ von Belegen und zum automatischen Ausfüllen von Feldern.

Erwarten Sie, dass dieser Trend anhält. Wenn Profis unterwegs Spesenabrechnungsaufgaben im Handumdrehen erledigen können – vorerst zu Hause, aber irgendwann beim Mittagessen, aus einem Hotelzimmer, auf dem Rücken eines Ubers oder auf dem Heimflug – das spart nicht nur Zeit für den Mitarbeiter, es beschleunigt die Abrechnung im Back-Office und den finanziellen Abgleich.

Drei weitere Funktionen, auf die Sie bei mobilitätsfähigen Ausgabenmanagementlösungen achten sollten:

• Integration mit Reisebuchungs- und Reiserouten-Apps.
• GPS-Funktionen zum automatischen Ausfüllen von Ausgabeneinträgen basierend auf dem Standort, wie ein Flughafen oder ein Restaurant.
• Branchenspezifische Fähigkeiten, wie die mobile Währungsumrechnung für globale Unternehmen.

2. Reisen

Da Unternehmen Geschäftsreisen in der Welt nach der Pandemie neu denken, die Notwendigkeit einer guten Ausgabenverfolgung wird auch weiterhin bestehen. Mit einer automatisierten Spesenverwaltungslösung Finanzteams können neue Richtlinien einführen und deren Einhaltung überwachen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das Erstattungssystem nicht missbrauchen – und gegebenenfalls schnelle Korrekturmaßnahmen ergreifen. Einfach die Vorgesetzten nahezu in Echtzeit zu benachrichtigen, damit sie einzelne Mitarbeiter darauf aufmerksam machen können, dass sie mehr ausgeben, als sie sollten, kann Probleme im Keim ersticken.

Sagen, zum Beispiel, ein Verkäufer versucht, einen Flug zu buchen, der gegen die Richtlinien verstößt. Ein intelligentes Spesenmanagementsystem, das in das Reisebuchungssystem integriert ist, wird dies kennzeichnen und eine richtlinienkonforme Option vorschlagen. Vielleicht überschreibt der Verkäufer die Warnung; In diesem Fall, Ihr Vorgesetzter erhält eine Benachrichtigung und kann die Ausgaben entweder zulassen oder ablehnen.

Oder, Sagen wir, zwei Angestellte treffen sich zum Mittagessen und teilen die Rechnung 50/50 auf, anstatt dass die leitende Person bezahlt. Später, beide geben dieselbe Mahlzeit aus, wobei die Quittungen den gleichen Betrag aufweisen. In diesem Fall, das ist nicht betrügerisch, aber es ist sicherlich etwas, das markiert werden sollte; Es ist auch nicht die beste Vorgehensweise, eine Mahlzeit zweimal von der Buchhaltung behandeln zu lassen.

Ohne einen regelbasierten Genehmigungsworkflow, solche Ineffizienzen, Warnsignale und reisebezogene Verstöße können schwer zu erkennen sein, insbesondere für größere Unternehmen.

Dasselbe gilt für neue Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus, die viele Unternehmen erlassen. Der kürzlich veröffentlichte Spend Insights-Bericht von Oversight zeigt einen alarmierenden Anstieg bei Betrug und Missbrauch des Ausgabensystems. Eigentlich, obwohl die Gesamtausgaben für Reise und Urlaub um 64 % gesunken sind, die Verletzungsrate ist im Vergleich zu Zeiten vor COVID um atemberaubende 207% gestiegen.

Was läuft schief? Wahrscheinlich, regelbasierte „Leitplanken“, die Verstöße melden können, sind entweder nicht aktiviert oder werden nicht aktualisiert, um die aktuelle Realität widerzuspiegeln, daher werden die Ausgaben ohne die ordnungsgemäße Überprüfung genehmigt. Dann, wenn die Vorgesetzten eingreifen, Genehmigungen legitimer Berichte können lange dauern. Dadurch fragen sich die Mitarbeiter, wo ihre Schecks sind – auch wenn sie bereits neue Ausgaben für die bevorstehende Abschlussperiode anhäufen.

Wieder, Smart Systems kann der Finanzabteilung dabei helfen, diese Leitplanken zu erstellen und zu aktualisieren und (intelligent) Einreichungen aufzurufen, die außerhalb der Linien liegen.

3. Integration

Die Integration des Spesenmanagements mit ERP und anderen Buchhaltungssystemen kommt sowohl den Mitarbeitern als auch den Finanzen zugute.

Für Arbeitnehmer, nach der Möglichkeit suchen, den Fortschritt einer Spesenabrechnung von der Erstellung über die Genehmigung bis zur Zahlung zu verfolgen, ob direkte Einzahlung oder Überweisung an den Kreditkartenherausgeber. Das allein wird die E-Mails an die Buchhaltung reduzieren.

Für diejenigen in der Buchhaltung, die mit der Verfolgung von Ausgabenausgaben beauftragt sind, eine konsolidierte Finanzsicht mit Integration in Buchhaltungs- und/oder ERP-Lösungen, d.h. die Möglichkeit, Daten direkt und kontinuierlich auszutauschen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist – bietet eine einheitliche Sicht auf die Ausgaben. Das ist besonders wichtig für Unternehmen mit knappen Cash Runways oder begrenzten finanziellen Ressourcen.

Durch die Konsolidierung einer Reihe von T&E-Daten und deren automatische gemeinsame Nutzung mit dem ERP und anderen Systemen eines Unternehmens, integrierte Lösungen für das Spesenmanagement beseitigen den größten Teil der Reibung aus einem normalerweise umständlichen, teures Verfahren.

Suchen Sie nach integrierten Integrationen mit Ihrem Buchhaltungssystem, die Möglichkeit, Richtlinien und diese Leitplanken mit allen Reisebuchungstools zu verknüpfen, die Möglichkeit, granulare Berichte über T&E-Ausgaben und Unterstützung bei der Einhaltung relevanter Vorschriften zu erstellen.

4. KI, Automatisierung und maschinelles Lernen im Spesenmanagement

Machine-Learning-Systeme betrachten viele Daten und lernen daraus. Ein Unternehmen kann die Spesenabrechnungen eines Jahres in ein ML-fähiges T&E-System einspeisen, um ihm beizubringen, Anomalien zu erkennen, die auf Betrug oder menschliches Versagen hinweisen könnten. Je mehr Berichte das System untersuchen muss, desto besser werden potenzielle Probleme erkannt.

Der Unterschied zwischen ML, die sich gute und schlechte Beispiele ansieht und lernt, die schlechten zu erkennen, und KI ist, dass künstliche Intelligenz den Einsatz erhöht, indem sie zusätzlichen Kontext hinzufügt.

Zum Beispiel, ein echtes KI-fähiges System wird in der Lage sein, externe Datenquellen anzuzapfen, um zu wissen, dass fast niemand einen bestimmten Preis für diesen Dienst zahlt. oder dass der Flug, für den jemand bezahlt hat, storniert wurde. Vielleicht kann es in Ihr Reisebuchungssystem eingebunden werden und sehen, wenn in New York, Ihr Verkaufsteam geht immer zu Momofuko. Das ist teuer, kann die KI ähnliche Orte eher im Einklang mit den Tagesgeldrichtlinien empfehlen, dann Informationen zur Reservierung angeben und die Adresse in den Kalender des VP of Sales eintragen?

Wenn ein Anbieter Sie auf seine „fortgeschrittene künstliche Intelligenz, “ Stellen Sie einige schwierige Fragen. Ist es tatsächlich maschinelles Lernen unter der Haube mit etwas ausgefallenem KI-Marketing, um einen Preisaufschlag zu rechtfertigen? Wie wird es einen wirklich intelligenten Vorschlag machen, ob eine Ausgabe außerhalb der Reihe liegt oder nicht? Welchen Kontext kann es bringen, über das bloße Betrachten Ihrer eigenen Daten hinaus?

Was CFOs verstehen müssen, ist die Art von Erkenntnissen, die ein bestimmtes System an die Oberfläche bringt, und ob sich diese Erkenntnisse in Bezug auf die Kosten des Systems für Sie lohnen. Für die meisten Unternehmen, Wichtig ist, Anomalien zu erkennen, die auf Fehler und Betrug hinweisen. Diese aufzuspüren ist zeitaufwendig, langweilig und kritisch, und daher lohnt es sich zu automatisieren. Cloud-basierte Lösungen sind dabei besser, da sie über viel größere Datensätze verfügen und umfassender trainiert werden können, um Regelverstöße zu erkennen.

In Bezug auf die Automatisierung, Ziel ist es, den Bedarf an manuellen Eingriffen und Überwachungen so weit wie möglich zu reduzieren. Das geht zurück auf die richtlinienbasierten Leitplanken und ML-Funktionen, die wir besprochen haben. Frag was, Exakt, Müssen unsere Mitarbeiter und unser Finanzteam manuell arbeiten, um eine Spesenabrechnung von der Erstellung über die Zahlung bis zur Berichterstattung voranzutreiben?

Endeffekt: Wenn Sie immer noch Tabellenkalkulationen per E-Mail versenden und Papierbelege sammeln, Machen Sie 2020 zu dem Jahr, das Sie mit den Trends bekommen.