So funktioniert die Suche nach Büroräumen

Weitere Informationen Wie Büropolitik funktioniert Wie das Peter-Prinzip funktioniert PlanetGreen.com: Gründe bei der Arbeit

Ihr Businessplan ist geschrieben, Sie haben einen Kredit aufgenommen, Sie stellen Mitarbeiter ein … aber wo sollen all die harte Arbeit und der Erfolg stattfinden? In deiner Garage? Vielleicht. Es hat für viele funktioniert. Schauen Sie sich Apple-Computer an. Aber ... vielleicht ist die Garage nicht die beste Wahl für Ihr Unternehmen. Außerdem, wo würde dein Auto wohnen? Welche Möglichkeiten haben Sie, wenn es um Büroräume geht? Sollten Sie Ihre Räumlichkeiten kaufen oder mieten? Würde ein virtuelles Büro funktionieren? Könnten Ihre Mitarbeiter Telearbeit leisten? Was ist mit dem Standort?

In dieser Ausgabe von HowStuffWorks , führen wir Sie durch den Prozess, wie viel Platz Sie benötigen, den richtigen Standort zu finden, den Ort zu inspizieren und den Deal auszuhandeln. Und wie immer stellen wir Ihnen viele Links zu Ressourcen zur Verfügung, die Ihnen bei der Umsetzung helfen können.

Aktuelle Büroraumtrends

Beginnen wir zunächst mit dem, was die anderen Jungs tun. Um die Jahrhundertwende (das wäre diese hier) konnten Sie in San Francisco keine Büroräume bekommen, ohne Ihrem potenziellen Vermieter zuerst Ihren Geschäftsplan zu zeigen und Aktienoptionen anzubieten. Sie mussten Ihren Vermieter genauso ansprechen wie Ihre Risikokapitalgeber. Vermieter erkannten, dass sie Mieter auswählen und befragen konnten, anstatt umgekehrt. Seit der Dotcom-Pleite hat sich das jedoch drastisch geändert. Die Leerstandsquote in San Francisco stieg von 2 % im Jahr 2000 auf 9 % im Jahr 2001. Jetzt sind Vermieter weniger wählerisch und teilen die Stockwerke ihrer Gebäude oft auf, um kleineren Mietern gerecht zu werden. Hier ein paar Zahlen für die Statistik-Freuden unter euch...

Ende 2000 waren die Regionen mit den niedrigsten durchschnittlichen Leerstandsquoten:

• Nordosten mit einer Leerstandsquote von 4,7 %
• West mit einer Leerstandsquote von 6,9 %
• Südatlantik mit einer Leerstandsquote von 7 %
• Midwest mit einer Leerstandsquote von 8,9 %
• Südwesten mit einer Leerstandsquote von 11 %

Quelle:REIS, Inc.

Einige der am schnellsten wachsenden Mietpreise waren Ende 2000 in diesen Städten zu verzeichnen:

• San Francisco – fast doppelt so viel wie 1999 (durchschnittlicher Mietpreis von 63,65 $ pro PSF)
• San Jose – 41 % Steigerung gegenüber 1999 (durchschnittlicher Mietpreis von 46,73 $ pro PSF)
• Seattle – Steigerung um 16,2 % gegenüber 1999 (durchschnittlicher Mietpreis von 31,62 $ pro PSF)
• Oakland-East Bay – Steigerung um 25,2 % gegenüber 1999 (durchschnittlicher Mietpreis von 31,61 $ pro PSF)
• San Diego – 14,7 % Steigerung gegenüber 1999 (durchschnittlicher Mietpreis von 24,07 $ pro PSF)

• Austin – Steigerung um 16,7 % gegenüber 1999 (durchschnittliche Mietrate von 26,17 $ pro PSF)

• DC – Steigerung um 7,7 % gegenüber 1999 (durchschnittliche Mietrate von 35,82 $ pro PSF)
• Boston – Steigerung um 19,2 gegenüber 1999 (durchschnittliche Mietrate von 42,09 $ pro PSF)
• New York – Steigerung um 23,4 % gegenüber 1999 (durchschnittliche Mietrate von 50,82 $ pro PSF)

Quelle:REIS, Inc.

Sie sehen also, dass es Ende letzten Jahres in der Welt der Gewerbeimmobilien noch ziemlich boomte, wenn auch etwas weniger als in den Jahren 1999 und 2000. Das heißt, Sie werden es schwer haben, Büros zu finden Platz? Das hängt davon ab, wo Sie suchen. In den meisten Märkten ist Platz leicht verfügbar (San Francisco ist der am wenigsten einfache Markt). Die Gegend selbst bestimmt, was Sie zu zahlen haben. Sehen Sie sich also die durchschnittlichen Preise pro Quadratfuß an und denken Sie lange und intensiv über die Standortanforderungen Ihres Unternehmens nach, bevor Sie umziehen.

Weitere Trends sind mehr Telearbeit und das Arbeiten im Home Office. Laut dem William Olsten Center for Workforce Strategies bieten mehr als 50 Prozent der Unternehmen in Nordamerika ihren Mitarbeitern eine Form der Telearbeit an und etwa 75 Prozent planen, die Programme auszuweiten. Laut dem U.S. Census Bureau ist auch die Zahl der Heimbüros von 4 Millionen im Jahr 1990 auf 11 Millionen im Jahr 1997 sprunghaft angestiegen. Die Zahl wird voraussichtlich auf 20 Millionen im Jahr 2001 ansteigen. Diese Mitarbeiter brauchen immer noch Platz, wenn sie ins Büro kommen, aber sie brauchen keinen festen Schreibtisch, der drei Tage in der Woche leer steht. Der Schlüssel liegt darin, zentrale Workstations zur Verfügung zu haben, an die sich jeder anschließen kann, wenn er im Büro ist. Dies reduziert den Platzbedarf für Ihr Büro und ermöglicht es Ihren Telearbeitern dennoch, ihre Arbeit zu erledigen, während sie im Büro sind.

Was ist mit virtuellen Büros
Brauchen Sie wirklich Immobilien, damit Ihr Unternehmen erfolgreich ist? Wenn Sie ein großes Produktionsunternehmen planen, benötigen Sie natürlich Gewerbe- oder Industrieflächen, um dies zu tun. Aber was ist mit den kleineren Jungs, die einen Beratungsdienst beginnen? Wie viele Stunden würden Sie oder Ihre Mitarbeiter überhaupt in einem Büro verbringen? Benötigen Sie persönlichen Kontakt mit Ihren Mitarbeitern oder reichen Telefon und E-Mail aus? Auch Videokonferenzen sind weit verbreitet. Ist ein physisches Büro wirklich die Kosten und den Unterhalt wert? Vielleicht wäre ein gutes virtuelles Büro wirklich das Beste, was Sie brauchen. Indem Sie Technologie und andere neue Bürodienste nutzen, können Sie Ihren Kunden viele der gleichen Vorteile bieten wie Ihre Kollegen im Bereich Immobilienleasing. Sie können sogar eine prestigeträchtig klingende Adresse mit einer Suite-Nummer haben, die über Orte wie Mailboxes Etc. und andere Verpackungs- und Versandunternehmen verfügbar ist. Die meisten dieser Unternehmen bieten das Äquivalent eines Postfachs an, jedoch mit einer "Suite-Nummer" anstelle einer Postfachnummer. Sie können Pakete empfangen und haben rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Box.

Optionen für Büroräume
Wenn Ihre Arbeit mit Reisen verbunden ist, haben Sie viele Möglichkeiten, wo Sie Ihre Arbeit erledigen können. Am naheliegendsten und am wenigsten komfortabel ist der Parkplatz vor dem Gebäude Ihres Kunden oder der Sitzplatz, den Sie am Flughafen finden, während Sie darauf warten, an Bord Ihres Flugzeugs zu gehen. Weitere komfortablere Optionen sind:

• Telecenter Dies ist ein Business Center, das Räumlichkeiten vermietet, zusammen mit Zugang zu Bürounterstützung, E-Mail, Voicemail, Faxdiensten und einer Empfangsdame. Diese sind nützlich für Arbeitskräfte, die die meiste Zeit unterwegs sind. Die meisten größeren Städte haben mehrere dieser Zentren.
• Mieterfläche Dabei handelt es sich um angemietete Räume, die für bestimmte Projekte für kurze Zeiträume (meist Wochen oder Monate) genutzt werden.
• Hotellerie Dieses System ist in den Bereichen Beratung, Finanzen und Hightech beliebt und ermöglicht es Ihnen, einen kleineren Raum zu kaufen oder zu mieten, als Sie sonst benötigen würden. Es funktioniert für Unternehmen, die die Mehrheit ihrer Mitarbeiter die meiste Zeit unterwegs sind. Mit diesem System reservieren Mitarbeiter Arbeitsplätze für bestimmte Zeitblöcke und behalten alle ihre Dateien auf einem PC oder einem anderen elektronischen Gerät bei sich. Der gesamte Prozess wird von einem "Concierge" unterstützt.
• Executive-Suiten Diese können für nur 100-200 $ pro Monat gemietet werden. (Für sehr begrenzte Nutzung.) Diese Art von Arrangement bietet Ihnen eine Empfangsdame, Voicemail, E-Mail und andere Dienste sowie Zugang zu privaten Büros, einem Empfangsbereich, einem Besprechungsraum und mehr, die Sie mit anderen teilen Unternehmen und von einer Verwaltungsgesellschaft verwaltet.
• Gründerzentren Dies sind Gruppen, die neue Unternehmensgründungen fördern, indem sie die üblichen Büroräume und Dienstleistungen sowie Unterstützung bei der Verwaltung und Finanzierung bereitstellen.
• Das ultimative Home Office In nicht allzu ferner Zukunft wird prognostiziert, dass viele städtische Gebiete sogenannte Live-Work-Eigentumswohnungen haben werden. Die Idee ist, Büroflächen zu nutzen, die nur 8-10 Stunden am Tag genutzt werden, und sie in eine Kombination aus Wohnen und Arbeiten zu verwandeln.

Für diejenigen unter Ihnen, die wissen, dass Sie dauerhafte Büroräume benötigen, lassen Sie uns einen Blick auf die möglichen Funktionen werfen, die Sie möglicherweise in Büroräumen benötigen.

Welche Funktionen muss der Raum erfüllen

Denken Sie bei der Entscheidung, für welche Zwecke Sie Ihre Büroräume erfüllen müssen, an Ihre erwarteten täglichen Aktivitäten. Zum Beispiel:

• Erwarten Sie Kunden um Ihr Büro zu besuchen? -- Denken Sie an .... ein schöner Empfangsbereich, gute Parkmöglichkeiten, Produktausstellungsbereiche, Konferenzbereiche

• Werden diese Kunden länger bleiben? -- Denken Sie an .... größere Besprechungsräume, audiovisuelle Räume, die Auswirkungen und Eindrücke, die der Rest Ihrer Büroräume auf sie hinterlassen wird ... Soll es einen abgeschlossenen Bereich geben, den Kunden besuchen?

• Werden Gruppen Ihrer Mitarbeiter regelmäßige Projektmeetings haben? ? -- Denken Sie an .... mit mehreren kleinen Besprechungsräumen mit Whiteboards, Computeranschlüssen, Overhead-Projektionssystemen usw.

• Werden viele Ihrer Mitarbeiter weit reisen? oder Telearbeit ? -- Denken Sie an .... Einrichtung zentraler, nicht zugewiesener Arbeitsstationen, an denen sich jeder anschließen und seine Arbeit mit Zugriff auf E-Mail und Voicemail erledigen kann.

• Benötigen Sie Freiflächen das kreatives Denken und Teamwork fördert? -- Denken Sie an .... Einrichtung separater Bereiche, in denen gemeinsame Bemühungen leicht diskutiert und gedanklich gebündelt werden können, ohne andere zu stören.

• Werden Sie Mitarbeiter in Telefonverhandlungen, Forschungsstudien und andere Aufgaben einbeziehen, die eine ruhigere Konzentration erfordern? -- Denken Sie an .... Privatbüros wo selbstständiger gearbeitet und private Gespräche geführt werden können.

• Haben Sie Mitarbeiter oder Kunden mit Seh- oder Hörbehinderungen, körperlichen Herausforderungen usw.? -- Denken Sie an .... besondere Unterkünfte für Mitarbeiter oder Kunden mit besonderen Bedürfnissen.

• Benötigen Sie einen Pausenraum? ? -- Denken Sie an .... Kantinenraum, Küchengeräte, Spiele und Aktivitäten, um Stress abzubauen und kreatives Denken zu fördern, ruhige Einrichtung, energiegeladene Einrichtung usw.

• Wird Rauschen in irgendeiner Hinsicht ein Problem sein? -- Denken Sie an .... schallisolierte Besprechungsräume, Pausenräume, Produktentwicklungsbereiche, Produktionsbereiche usw.

• Benötigen Sie Lade- und Versanddockbereiche? -- Denken Sie an .... Zukünftige Unternehmungen in Produktlinien, die Sie derzeit möglicherweise nicht anbieten, Erhalt großer Bestellungen von Verbrauchsmaterialien usw.

Wahrscheinlich gibt es noch andere Verwendungsmöglichkeiten für Ihre Büroräume, also stellen Sie sicher, dass Sie alle Aktivitäten gründlich durchdacht haben, die Sie routinemäßig (und sogar nicht routinemäßig) sehen, und schreiben Sie sie auf. Ihr endgültig ausgewählter Raum sollte die meisten, wenn nicht alle dieser Bedürfnisse erfüllen.

Jetzt wissen Sie also, welche Nutzungsmöglichkeiten der Raum haben wird, aber wie viel Quadratmeter sollten Sie suchen? Lassen Sie uns zur nächsten Sitzung gehen, um herauszufinden, wie Sie die benötigte Bürogröße schätzen können.

Wie viel Platz ist genug Platz?

Wenn Sie wissen, dass Sie einen physischen Raum für Ihr Unternehmen benötigen, und Sie wissen, welche Funktionen Sie in diesem Raum benötigen, dann lautet Ihre nächste Frage wahrscheinlich:"Wie viel Platz brauche ich?" Laut OfficeFinder.com können Sie in typischen Büroszenarien 175-250 Quadratfuß pro Mitarbeiter veranschlagen. Wenn Sie jedoch wissen, dass Sie ein paar große Chefbüros benötigen dann müssen Sie mehr Quadratmeter für diese schätzen. Typische "Präsidenten"-Büros reichen von 150 bis 400 Quadratfuß. Sekretariats- und Verwaltungsflächen hingegen werden zwischen 60 und 110 Quadratfuß groß sein.

Vergessen Sie nicht den Platz im Besprechungsraum . Konferenzräume sollten für eine traditionelle Konferenzraumanordnung 25 bis 30 Quadratfuß pro Person zulassen. Wenn Sie es in einem Klassenzimmer (oder Theater) verwenden, können Sie 15 Quadratfuß pro Person veranschlagen.

Ihr Empfangsbereich sollte Ihren Rezeptionisten sowie die durchschnittliche Anzahl von Personen berücksichtigen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erwarten würden. Wenn Sie erwarten, dass regelmäßig Gruppen von 6-9 Personen in Ihrem Empfangsbereich ankommen und warten, stellen Sie sicher, dass Sie mindestens 300 Quadratmeter haben. Für kleinere Gruppen von 3–5 Personen benötigen Sie mindestens 200 Quadratfuß.

Andere Platzanforderungen wie Ablagebereiche, Bibliotheksräume, Pausenräume, Poststellen und allgemeine Lager sollten ebenfalls nicht ausgelassen werden. Der Platzbedarf für diese Art von Bereichen hängt von Ihrer Nutzung und Ihren Bedürfnissen ab. Hier sind ein paar weitere Richtlinien:

• Rechnen Sie für Aktenschränke mit 7 Quadratfuß pro Schrank.
• Denken Sie in Ihrer Bibliothek daran, sowohl Personen als auch Ihre Medienregale zu berücksichtigen.
• Die Personenfläche kann in der Regel auf 15 Quadratfuß pro Person zum Sitzen an Tischen für Pausenräume, Bibliotheken und Besprechungsräume geschätzt werden.

Denken Sie daran, für Telearbeiter und andere "vorübergehende" Arbeitnehmer entsprechend zu planen. Wenn ein großer Teil Ihrer Mitarbeiter Telearbeit leistet oder die meiste Zeit nicht im Büro ist, dann richten Sie nicht zugewiesene Arbeitsplätze ein, die sie verwenden können, wenn sie hereinkommen. In den meisten Fällen ist kein ausgewiesener Büroraum für Mitarbeiter erforderlich von vielen Standorten aus arbeiten. Sie können enorm an Ihrer Quadratmeterzahl sparen, indem Sie diese Art von System verwenden. Es kann bedeuten, dass mehr Aktenschränke, Drucker usw. in den Wohnungen der Mitarbeiter erforderlich sind, aber Sie werden auf lange Sicht immer noch besser herauskommen.

Dies sind nur einige Richtlinien zur Bestimmung Ihres Platzbedarfs. Viele Websites bieten Platzrechner an. Der Abschnitt "Links" dieses Workshops enthält Links, die Sie zu weiteren dieser Websites führen.

Um sicherzustellen, dass Flächen einheitlich gemessen werden, befolgen die meisten Gebäudeeigentümer die Richtlinien der Building Owners and Managers Association (BOMA) Standard Method for Measurement Office Floor Area in Commercial Real Estate Buildings. Stellen Sie sicher, dass die Immobilie, an der Sie interessiert sind, anhand dieser Richtlinien vermessen wurde, damit Sie nicht für Flächen bezahlen, die Sie nicht haben.

Kommen wir als Nächstes zu Ihrem Zeitrahmen. Wie lange wird dieser ganze Prozess dauern? Wahrscheinlich länger als Sie denken!

Wie lange wird das dauern?

Bevor Sie überhaupt mit der Platzsuche beginnen, sollten Sie sich genau überlegen, was Sie brauchen. Sie sparen sich viel Zeit beim Stampfen auf dem Bürgersteig und vermeiden viel Zeitverschwendung. Beginnen Sie den Prozess außerdem so früh wie möglich, um zu vermeiden, dass Sie zu einer falschen Entscheidung überstürzt werden.

1. Schätzen Sie Ihren Platzbedarf so genau wie möglich, aber berücksichtigen Sie auch zukünftiges Wachstum und berücksichtigen Sie dies.
2. Wissen Sie, welche Funktionen Sie im Raum benötigen. (Weitere Office-Funktionen, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben, finden Sie in unserer Seitenleiste.)
3. Überlegen Sie sich einen "idealen" Zeitrahmen, aber denken Sie daran, dass er möglicherweise nicht realisierbar ist.
4. Kennen Sie Ihr Budget. Wenn Sie die Obergrenze dessen, was Sie ausgeben können, kennen, werden Sie keine Zeit damit verschwenden, nach Plätzen außerhalb Ihres Stadions zu suchen.
5. Kennen Sie die benötigte Mietdauer. Lassen Sie sich nicht an einen langen Vertrag für Speicherplatz binden, von dem Sie wissen, dass Sie zu schnell entwachsen werden.
6. Machen Sie sich mit der Fachsprache vertraut. Lassen Sie nicht zu, dass ein Kommunikationsausfall dazu führt, dass Sie zu viel für Ihren Platz bezahlen. Wissen Sie, was sie meinen, wenn sie "nutzbare Quadratfuß" sagen im Vergleich zu "vermietbaren Quadratmetern."
7. Halten Sie eine Liste mit Fragen bereit, die Sie zu jedem Standort stellen können, darunter Punkte wie "Welche Nebenkosten sind im Mietvertrag enthalten?" oder "Was sind Ihre Wartungsaufgaben?" Wenn Sie eine Liste bereit haben, können Sie jede Immobilie effizienter vergleichen und keine Elemente auslassen.

OK. Jetzt sind Sie also etwas besser darauf vorbereitet, diesen Prozess zu beginnen. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie lange dies dauern könnte, finden Sie hier einige Richtlinien für Räume bis zu 50.000 Quadratfuß. (Detailliertere Zeitpläne werden von TenantWise, einem Unternehmen, das Ihnen bei der Suche, Verhandlung und dem Abschluss Ihres Immobiliengeschäfts hilft, und OfficeFinder veröffentlicht)

• Bestimmen Sie Ihren Bedarf – schätzen Sie zwischen 2-3 Tagen und zwei Wochen ein.
• Führen Sie die Suche durch – 1–4 Wochen
• Gehen Sie durch die Räume und grenzen Sie Ihre Auswahl ein – 1–4 Wochen
• Miete es! -- 2-4 Wochen (beinhaltet Verhandlungen und juristische Arbeit)
• Verändern Sie den Raum – 4-5 Wochen für einfache bauliche Veränderungen oder 6-12 Wochen für größere bauliche Veränderungen

Wenn Sie also den alten Taschenrechner herausziehen, können Sie sehen, dass dieses Unterfangen so schnell wie einen Monat vorbei sein kann oder sich fast 7 Monate hinziehen kann. Die Planung dessen, was Sie brauchen und sich leisten können, sowie das Verständnis der Bedingungen für Leasing und Immobilien im Allgemeinen, wird enorm helfen.

Leasing vs. Kauf

Sie sollten die Vorteile von Leasing und Kauf vergleichen Ihre Immobilie aus finanzieller Sicht sowie die offensichtlicheren Bedürfnisse, wie z. B. langfristiger Platzbedarf und Erweiterungsmöglichkeiten. Während beide Optionen Vorteile haben, scheint für Startups das Leasing mehr Vorteile zu bieten als der Kauf. Der Cashflow ist natürlich ein Problem, und beim Kauf wird ein größerer Teil Ihres hart verdienten Geldes im Voraus benötigt.

Hier sind einige andere Währungen Vorteile des Leasings :

• Ihre Bonität ist beim Leasing nicht ganz so entscheidend wie beim Kauf. Für Startups könnte dies also noch einmal ein Knackpunkt sein.
• Ihre monatliche Leasingrate ist steuerlich absetzbar, da es sich um eine Betriebsausgabe handelt.
• Möglicherweise müssen Sie nicht für die Gebäudeinstandhaltung bezahlen.

Hier sind einige nicht monetäre Vorteile des Leasings.

• Die Freiheit, unterzuvermieten und an einen anderen Ort zu ziehen, wenn Sie dies für nötig halten.
• Kein lästiges Verkaufen, bevor Sie an einen anderen Ort umziehen können.
• Kein Verlust durch den Besitz eines Gebäudes in einem schlechten Immobilienmarkt.
• Keine Zuweisung von Personal zur Überwachung von Eigentumsangelegenheiten, die der Eigentümer beaufsichtigen sollte.

Kaufen hat auch seine Vorteile. Es hängt alles von Ihrer Situation und der Art Ihres Geschäfts ab. Hier sind einige der monetären Vorteile des Kaufs .

• Zinsen für das Hypothekendarlehen sind steuerlich absetzbar.
• Sie können jährliche Abschreibungen auf Ihre Steuern vornehmen.
• Langfristig werden Sie wahrscheinlich die Nase vorn haben, weil Sie keine Mieterhöhungen hinnehmen müssen.
• Sie profitieren finanziell, wenn der Immobilienmarkt beim Verkauf gut ist.
• Möglicherweise können Sie einen Teil des Gebäudes vermieten, wenn Sie feststellen, dass Sie zu viel Platz haben.
• Wenn Sie wesentliche Änderungen am Gebäude vornehmen müssen, um Ihr Geschäft unterzubringen, sind diese Änderungen Ihr Eigentum und nicht Ihr Vermieter.

Nicht monetär Zu den Vorteilen des Kaufs gehören:

• Sie können alle gewünschten Änderungen an der Eigenschaft vornehmen.
• Die Öffnungszeiten Ihres Unternehmens können beliebig sein.
• Es steht Ihnen frei, so lange am selben Ort zu bleiben, wie Sie möchten.

Cashflow-Analyse
Wenn Sie anhand dieser Vor- und Nachteile keine Entscheidung treffen können, können (und sollten) Sie eine Cash-Flow-Analyse durchführen um zu sehen, welche Option aus finanzieller Sicht sinnvoller ist. Bevor Sie dies tun können, müssen Sie jedoch alle notwendigen Informationen für Ihren Vergleich haben. Dazu gehören Informationen wie die vollen Anschaffungskosten, die Mietbedingungen, der abgeschriebene Wert der Immobilie zum Zeitpunkt, an dem Sie umziehen möchten, eine Schätzung des Werts der Immobilie zu diesem Zeitpunkt, Schätzungen der Wartungskosten und Ihre Steuersätze .

Um die Cashflow-Analyse durchzuführen, füllen Sie Cashflow-Budgets (Beispiel-Cashflow-Arbeitsblatt im Microsoft Excel-Format) aus, die alle Ausgaben enthalten, die Ihnen entweder für den Kauf oder das Leasing über einen festgelegten Zeitraum entstehen würden. Für die Mietvertragsanalyse müssen Sie Ihre Nettobarausgaben bestimmen, d. h. den Betrag, den Sie am Ende für den Mietvertrag ausgeben, nachdem Sie die daraus resultierenden Steuereinsparungen abgezogen haben. (Denken Sie daran, dass Ihre Leasingrate als Geschäftsausgabe betrachtet wird.)

Um Äpfel mit Äpfeln vom Cashflow-Standpunkt aus zu vergleichen, müssen Sie auch die Wertänderung des heutigen Dollars gegenüber einem Dollar in fünf Jahren berücksichtigen. Dies wird als Rabattfaktor bezeichnet und kann mit den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen berechnet werden.

Sie müssen auch die Höhe Ihres Zinsabzugs kennen, den Sie auf die Steuern Ihres Unternehmens erhalten. Sie erhalten diese Zahl, indem Sie den Zinssatz des Darlehens mit dem jeweils vorangegangenen Monatssaldo multiplizieren.

Nun zum kniffligen Teil ... erinnern Sie sich, wo ich oben erwähnt habe, wie Sie den Wert der Immobilie schätzen, wenn Sie sie verkaufen würden? Das ist die Zahl, die am Ende darüber entscheidet, wer den Kampf um die Vorteile von Kauf oder Leasing gewinnt. Je länger Sie im Gebäude bleiben, desto besser werden Sie natürlich, weil Sie immer mehr Eigenkapital gewinnen. Aber wissen Sie, wie lange Sie tatsächlich dort sein werden? Wissen Sie, was der Immobilienmarkt in dieser Zeit tun wird? Es sei denn, Sie haben eine Kristallkugel.

Untersuchen Sie also den aktuellen Markt sowie Trends und Vorhersagen so weit in die Zukunft wie möglich. Denken Sie daran, dass die Vorhersage umso weniger zuverlässig ist, je weiter sie entfernt ist. Bewaffnen Sie sich mit so viel Wissen wie möglich und machen Sie dann Ihre beste Schätzung. Sie kennen Ihr Geschäft und sollten eine gute Vorstellung davon haben, wohin die Reise geht. Wenn Sie wissen, dass Sie auf absehbare Zeit (z. B. 10 oder mehr Jahre) in einem Bereich tätig sein möchten, der Markt stark ist und Sie ein Gebäude identifiziert haben, das Ihren Anforderungen für diesen Zeitraum entspricht, dann entscheiden Sie sich dafür. Zehn Jahre Eigenkapital können beträchtlich sein. Wenn Sie ein gutes Angebot für die Immobilie machen können (zum oder unter dem Marktwert), dann ist es sicherlich sinnvoll zu kaufen, wenn Sie zehn Jahre dort bleiben. Wenn Sie wissen, dass der Preis des Gebäudes dem fairen Marktwert entspricht oder darüber liegt, oder wenn Sie der Meinung sind, dass fünf Jahre länger sein werden, dann sollten Sie darüber nachdenken, es zu leasen.

Kommen wir zum Leasingprozess und wie Sie sich weiterbilden und einige Fallstricke vermeiden können.

Leasing-Warnungen

Den Terminologiekrieg verlieren
Erinnern Sie sich, als ich erwähnte, dass Sie sich mit dem Handelsimmobilien-Jargon vertraut machen müssen? Nun, hier ist der Grund. Wenn Sie nach Immobilien einer bestimmten Größe fragen, zeigt Ihnen der Agent nutzbaren Speicherplatz an . Aber nutzbarer Raum ist nur der Raum, den Sie physisch belegen. Nicht enthalten sind die Gemeinschaftsbereiche wie der Eingangsbereich des Gebäudes, Toiletten usw. Die Quadratmeterzahl dieser Bereiche wird als Prozentsatz der nutzbaren Fläche angegeben, und wenn Sie die Quadratmeterzahl dafür hinzufügen Gemeinschaftsbereich zu der nutzbaren Fläche, die Sie sehen möchten, erhalten Sie die mietbare Fläche (auch bekannt als vermietbarer Raum) DAFÜR BEZAHLEN SIE . Gehen Sie also nicht mit dem Immobilienmakler herum, während Sie den Preis in Ihrem Kopf berechnen, basierend auf der Menge an Platz, die Sie verlangen, und davon ausgehen, dass Sie das bezahlen werden, denn das ist es nicht. Sie müssen auch für den Gemeinschaftsbereich bezahlen. Das ist unsere erste Warnung.

Schleichende Mietverträge
Vergessen Sie nicht, dass in Ihrem Mietvertrag wahrscheinlich von Anfang an auch eine jährliche Erhöhung eingebaut ist. Das stimmt. Diese werden als Eskalationsklauseln bezeichnet . Ihr Vermieter muss Inflation, Marktwertsteigerungen usw. berücksichtigen. Der Vermieter kann eine feste Erhöhung oder einen Prozentsatz basierend auf dem Verbraucherpreisindex anbieten. Zögern Sie nicht, diese Punkte zu verhandeln.

Lesen Sie das Kleingedruckte!
Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Wort Ihres Mietvertrags gelesen haben, bevor Sie ihn unterschreiben, und verhandeln Sie mit dem Vermieter, um alle Abschnitte neu zu formulieren, die unrealistisch schwer einzuhalten sind. Denken Sie daran, dass der Mietvertrag unter Berücksichtigung der Interessen des Vermieters geschrieben wurde. Achten Sie auf Dinge wie:

• Einschränkungen der Nutzungsdauer der Immobilie
• Anforderungen, die besagen, dass Sie die Immobilie genau so hinterlassen müssen, wie Sie sie vorgefunden haben, ohne Berücksichtigung der typischen Abnutzung
• Einschränkungen bei Änderungen am Eigentum
• Untervermietungsbeschränkungen (Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise nicht die gesamte von Ihnen gemietete Fläche benötigen oder dass Sie von einem anderen Unternehmen erworben oder mit einem anderen Unternehmen fusioniert werden, das Ihren rechtlichen Eigentümer ändert.)
• Einschränkungen bei Mietvertragsverlängerungen. Stellen Sie sicher, dass es eine Bestimmung gibt, die es Ihnen ermöglicht, den Mietvertrag zu erneuern, wenn Sie dies wünschen, damit das Gebäude an jemand anderen unter Ihnen freigegeben wird.
• Instandhaltung der Gemeinschaftsbereiche. Verhandeln, verhandeln, verhandeln.
• Verwaltungsgebühren des Vermieters. Möglicherweise können Sie den Vermieter dazu bringen, dies fallen zu lassen.

Achten Sie auf Ihre Rechnungen!
Laut einem Artikel mit dem Titel "Gewerbliche Immobilien" von Ed Eriksen, veröffentlicht im Online Women's Business Center, kann Ihr Vermieter Ihnen nach Geschäftsschluss erhöhte Nebenkosten wie Heizung und Klimaanlage in Rechnung stellen. Wenn Sie feststellen, dass dies der Fall ist, überprüfen Sie die Rechnung genau und vergewissern Sie sich, dass der Ihnen berechnete Strompreis wirklich dem Preis für diesen Zeitraum entspricht. In der Regel sind die Preise außerhalb der Geschäftszeiten niedriger. Erkundigen Sie sich beim örtlichen Versorgungsunternehmen, um die Gebühren zu überprüfen, bevor Sie bezahlen.

Wenn Sie ein Gebäude betreten, in dem einige viel größere Unternehmen als Ihres untergebracht sind, stellen Sie außerdem sicher, dass Sie nicht für einige ihrer Ausgaben aufkommen. Vermieter haben oft Sonderverträge mit großen Mietern, die ihnen längere Betriebszeiten bieten, was wiederum höhere Stromrechnungen, höhere Sicherheitsrechnungen usw. bedeutet. Stellen Sie sicher, dass Sie für diese Dienstleistungen nicht bezahlen. Überprüfen Sie die Rechnungen, die Sie von Ihrem Vermieter erhalten, und vergewissern Sie sich, dass alle Ausgaben auf Ihrer Rechnung liegen.

Standort, Standort, Standort

Die Entscheidung, wo Sie Ihre Aktentasche hinlegen, ist eine schwierige Entscheidung. Wo findet Ihr Unternehmen die besten Möglichkeiten? Wenn Sie frei von Fuß und Fantasie sind, können Sie möglicherweise überall hingehen, wo Sie diesen Goldschatz erwarten. Wenn ja, machen Sie Ihre Hausaufgaben. Schauen Sie sich die Marktdaten an, die auf vielen Websites für gewerbliche Immobilien verfügbar sind. Gehen Sie zum U.S. Census Bureau und finden Sie heraus, welche Gebiete das größte Wachstum und die meisten Ihrer Zielgruppen aufweisen.

Wenn Sie an Ort und Stelle bleiben, müssen Sie dennoch Ihre Hausaufgaben machen, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen zu finden. Wo sind Ihre Kunden? Das ist wahrscheinlich Ihre größte Herausforderung. Wenn sie zu Ihnen kommen, müssen Sie sich an einem geeigneten Ort befinden. Wenn Sie zu ihnen gehen, überlegen Sie, was für Sie und Ihre Mitarbeiter bequem ist. Ein Großteil der Entscheidung hängt von der Art des Unternehmens ab, in dem Sie tätig sind. Hier sind einige andere Standortprobleme, die Sie berücksichtigen sollten:

• Wo ist Ihre Konkurrenz? Spielt es eine Rolle? Vielleicht, vielleicht auch nicht.
• Werden Sie in der Nähe gute Mitarbeiter finden? Auch die günstige Lage ist ihnen wichtig.
• Ist das Gebäude, das Sie erwägen, in einem wachsenden Gebiet?
• Sind die umliegenden Gebäude in gutem Zustand und attraktiv?
• Ist es ein sicherer Bereich?
• Gibt es ausreichend kostenlose Parkplätze oder müssen Sie für die Anmietung von Parkplätzen für Ihre Mitarbeiter bezahlen?
• Gibt es Zoneneinschränkungen, die sich darauf auswirken könnten, was Sie mit Ihrem Unternehmen tun können?
• Ist das Gebäude, das Sie mieten möchten, zum üblichen Preis?
• Werden Sie bequemen Zugang zu den Lieferanten und anderen Anbietern haben, die Ihr Unternehmen benötigt?
• Ist das Gebiet mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
• Gibt es Restaurants und andere Dienstleistungen für Sie und Ihre Mitarbeiter in der Nähe?

Ihren Raum finden und inspizieren

Das passende Objekt bei Wohnimmobilien zu finden ist etwas einfacher als bei Gewerbeimmobilien. Zum einen sind viele Gewerbeimmobilien nicht im Mehrfach-Listing-Service gelistet. Dies macht es schwierig, tatsächlich alles da draußen zu sehen, ohne mit vielen Maklern zu sprechen. Für die meisten ist es sinnvoll, die Dienste eines Käuferagenten in Anspruch zu nehmen, der Ihnen hilft, alles zu finden, was verfügbar ist. Maklerprovisionen sind bei Gewerbeimmobilien wesentlich verhandelbarer als bei Wohnimmobilien. Sie können Ihnen auch dabei helfen, die Immobilien zu bestimmen, die für die Art Ihres Geschäfts, die Anforderungen an Parkplätze, Werbevorschriften usw. in Zonen aufgeteilt sind.

Klassen von Büroflächen
Büroflächen sind in drei Klassen unterteilt – Klasse A, Klasse B und Klasse C. Die Klassen sind genau das, was sie implizieren, nämlich höhere Qualität am A-Ende und niedrigere Qualität am C-Ende . Die Klassen basieren auf dem Alter des Gebäudes, der Bauart, der Lage, dem Umfang der Renovierung und der Ausstattung, die das Gebäude bietet. In einigen Städten können Sie auch auf etwas stoßen, das jetzt als Klasse-E-Büroflächen bezeichnet wird. Dies sind Altbauten der Klasse B, die erheblich renoviert werden, um Räume mit einem völlig anderen Aussehen zu werden. Sie haben normalerweise sehr hohe Decken, viele große Fenster und viel Holz. Sie scheinen die Hightech- und Dotcom-Konzerne anzusprechen. (Daher die Bezeichnung "E".)

Die Dollar pro Quadratfuß variieren ziemlich stark von Klasse zu Klasse. Berücksichtigen Sie daher die Annehmlichkeiten, die Lage sowie das "Aussehen", das Sie benötigen, bevor Sie mit der Suche beginnen.

Sehen Sie sich so viele Räume wie möglich an und ziehen Sie die Liste heraus, die Sie zuvor im Planungsprozess erstellt haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Funktionen priorisiert haben, die für Sie und Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, und berücksichtigen Sie sie am meisten, wenn Sie sich die Immobilien ansehen. Lassen Sie sich nicht von einem spektakulären Merkmal in einer Immobilie blenden, wenn einige der anderen ebenso wichtigen Merkmale weniger spektakulär sind als das, was Sie brauchen. Sie können sogar ein Bewertungssystem erstellen, mit dem Sie jede Immobilie gleichermaßen vergleichen können. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, machen Sie sich Notizen zu den Vor- und Nachteilen jeder Website und machen Sie Fotos, um sie im Kopf zu behalten. Besuchen Sie die Standorte auf Ihrer Auswahlliste oft und zu unterschiedlichen Tageszeiten, um die Änderungen des Verkehrsaufkommens, des Lärms und anderer potenzieller Probleme zu beobachten. Lassen Sie Ihre Entscheidung nicht von Ihren Emotionen bestimmen!

Vergessen Sie nicht, auch „Build-to-Lease“-Optionen, auch „Build-to-Suit-Leasing“ genannt, zu prüfen. Wenn Sie den richtigen Entwickler finden, können Sie die Fläche auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden und dann vermieten. Diese Option erfordert viel Arbeit von Ihrer Seite, um sicherzustellen, dass Sie die Qualität und Struktur erhalten, die Ihren Anforderungen entspricht. Denken Sie auch daran, dass der Entwickler, mit dem Sie zusammenarbeiten, das Gebäude wahrscheinlich nicht für die Dauer Ihres Mietvertrags besitzen wird.

Coole Funktionen und Extras Neben den typischen Annehmlichkeiten, die die meisten Büroräume haben, gibt es auch viele neue coole Funktionen, die dazu beitragen können, dass Ihr Büro sowohl energieeffizienter als auch sicherer funktioniert. Hier sind einige der neuesten: Schalldämmung/Tönung/oder Reflexionsbeschichtung für Fenster Programmierbare und Hochgeschwindigkeitsaufzüge Bewegungs-/sensoraktivierte Beleuchtung Programmierbare Energiesteuerung Smartcard-Eintrittssysteme für sicheren Zutritt durch Mitarbeiter Palmscan-Eintrittssysteme für noch sichereren Eintritt der Mitarbeiter

Inspizieren Sie das Grundstück
Du hast also einen guten Platz gefunden – denkst du. Sie mögen die Lage. Bisher hat es alle Tests bestanden. Was müssen Sie also noch beachten, bevor Sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben? Hier sind einige Dinge, die Sie sicherstellen sollten, dass sie auf Ihrer Fragenliste stehen.

• Zunächst einmal, wie alt ist das Gebäude? Mit zunehmendem Alter können Probleme und Schwierigkeiten bei der Integration neuer Technologien auftreten.
• Gibt es strukturelle Probleme? Sprechen Sie mit anderen Mietern und finden Sie heraus, ob sie Probleme mit dem Gebäude selbst oder sogar mit dem Vermieter hatten.
• Ist das Dach undicht?
• Wie alt sind die HLK-Systeme? Will you be dealing with periods of no air in the summer and no heat in the winter?
• Is it wired for computer networks, Internet access, or other electronic items? If not, will you have difficulty wiring it because of the types of wall materials or ceiling?

Is there adequate security? Security features can include:

• steel security doors
• security gates that fold out of the way during office hours
• alarm systems that can be monitored by a security firm or the local police department
• video cameras to watch entrances and exits
• bullet-proof glass
• fenced parking
• external lighting all around the building
• security guards

If you're buying the property you need to dig even deeper. Sometimes literally! For instance, you may need to do a Phase 1, 2, or 3 site assessment to make sure there is no environmental contamination that you will be dealing with. Sometimes the lending institute you are getting your loan from will require it.

So what do these assessments entail? A Phase 1 assessment involves reviewing the past uses of the land, and government environment records concerning the property, and a simple observation of the property. If this first assessment shows up any potential contamination or problems then a Phase 2 assessment is needed. Phase 2 involves air, water, and soil samples. The third type of assessment, sometimes referred to as a Transaction Assessment , only takes into account the use you are proposing for the site. It does not take into account any past uses or problems. This is the assessment you would need if the site has previously passed a Phase 1 assessment and had no problems.

It is also recommended by most in the real estate profession that any property, whether it is being leased or purchased, be inspected by a professional inspection firm.

Negotiating the Deal

­­Th­e most important thing to remember when signing a lease for commercial property is that the lease was written with your soon-to-be landlord in mind -- not you. Read it well and have your attorney and insurance broker read it as well. They can help you spot things that are not in your best interest. Remember that much of the success of your negotiating will depend on the current real estate market. Here are a few things to consider before signing:

• The longer the lease the more likely your landlord will be to negotiate on other items. (Just make sure you know the length that is best for your business and your realistic expectations.)
• Always ask for an option to sublet, so if your business does go belly up you have a way to get out of your lease payment.
• Always ask for a rent cap so your lease payment won't escalate too quickly.
• Always make sure you agree to everything that is included in the rent. Sometimes you come out better if those items (utilities, repairs, etc.) are separate.

Incentives
Work credit, cash allowances, or free rent can be used in the negotiating process too. If there are significant improvements that need to be made to the property before you can use it then these are all issues you should discuss as part of the negotiation process. The current market will probably play a part in which side of the fence you're on. If it's a tight market with low vacancy rates and high rents, you'll probably have a tougher time getting the landlord to pay very much for improvements. If there are a lot of empty buildings and the property needs a lot of work, the landlord may offer these allowances as incentives for you to sign the lease.

Cash allowances can be negotiated for things as simple as paint and carpeting. The points you need to cover when negotiating about improvements include who will be doing the work, who is responsible for damage, and what percentage of the total cost the landlord is willing to pay.

The landlord of the property may also offer additional incentives if the market is currently shaky, but always read the fine print and make sure you're protected. Read and review everything with the landlord to ensure total understanding and agreement of the terms, and bring in a real estate attorney to work out the details if there is any questionable issue.

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Glossar

Class A Office Space

Newer properties (built since 1980) of 100,000 square feet or larger in prime business districts. These buildings usually have at least five floors and are constructed of steel and concrete. They offer many business amenities and good access.

Class B Office Space

These properties are typically smaller, older and of wooden framed construction. They have usually been renovated and are in good locations. If the buildings are newer then they are typically smaller and not in a prime location.

Class C Office Space

Class C properties are older and have not been renovated. Their condition is typically fair but not considered good.

Escalation Clause

A clause that allows for increases in rent over time usually determined by an outside source such as the consumer price index.

Fixed Lease

A lease that does not include increases, but rather has a flat fixed rate over the term of the lease.

Gross Lease

A lease that includes utilities, repairs, taxes or insurance in the monthly payment.

Lease Term

The length of your lease.

Net Lease

A lease that does not include utilities, repairs, taxes and insurance in the monthly payment.

Step Lease

A lease that includes scheduled increases in rent over a specified period of time.

Percentage Lease

A lease that has a set rent amount with an additional amount that is determined by your business's sales.

Purchase Option

The right or requirement to purchase the property at the end of the lease.

Rentable Space (aka Leasable Space)

The total square footage rented. This includes all common areas so the number will be most likely be higher than what you requested to rent.

Usable Space

The space that your business physically occupies. This does not include common areas such as corridors, elevators, lobbies and rest rooms.

Links to help you Find Office Space

• Offices2Share
• OfficeFinder
• OfficeSpace.com
• Office Space Directory
• TenantWise.com
• Computer Associates:Surplus office space opportunities
• Facility City:Site Selection and Facility Management Information
• E-Suite:Listing and Location Services
• HQ:Global Workplace - Temporary office space, virtual mailing addresses, etc.
• High Tech Office Space
• Real Estate Leasing Tips
• LoopNet:Commercial Real Estate Marketplace
• Tenant Advocate:The Tenant Survival Institute

Real Estate Glossaries

• Grubb &Ellis:Real Estate Glossary
• Julien J. Studley, Inc.:Tenant Representation (See glossary at Market Information Link)
• OfficeFinder:Real Estate Glossary

Location Research Links

• Bureau of Labor Statistics:Regional Information
• REIS:Real Estate Investing Information
• Cush Wakeman Real Estate Market Research Information
• SiteNet:Commercial Real Estate News and Information

Links for Building

• Inspection Directory

Office Furniture and Supply Links

• Facility Furniture
• PacSmart:Packaging supplies