Verwalten von Remote-Teams während des Coronavirus-Ausbruchs

Remote Working:Chaos in Ordnung bringen

In den letzten zehn Jahren hat uns die Technologie ermöglicht, effizienter von zu Hause aus zu arbeiten. Bessere Internetverbindungen, benutzerfreundliche Task-Manager und fortschrittliche Tools haben endlose Möglichkeiten geschaffen.

Jetzt ist es einfacher denn je, Aufgaben mit geeigneten Projektmanagement-Tools zu kommunizieren und zu verwalten. Laut Global Workplace Analytics ist die Zahl der Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, innerhalb von 15 Jahren um 140 % gestiegen.

Diese Situation hat sich nun aufgrund der Corona-Pandemie geändert. Um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu schützen, entscheiden sich Unternehmen dafür, innerhalb weniger Tage Remote-Teams zu bilden. Arbeitnehmer müssen sich an die Arbeit von zu Hause aus gewöhnen, und für einige ist es gar nicht so schwierig. Aber es wird chaotisch, wenn Sie derjenige sind, der das Geschäft leitet und ein Team leitet.

Chaos in Ordnung zu verwandeln, kann für diejenigen eine Herausforderung sein, die Remote-Arbeit nicht bereits in ihre Unternehmenskultur integriert haben. Als Unternehmen mit jahrelanger Erfahrung in der Remote-Arbeit möchten wir Ihnen eine Liste hilfreicher Strategien für die Verwaltung von Remote-Teams während des Coronavirus-Ausbruchs zur Verfügung stellen.

1. Lernen Sie, prägnante und klare Botschaften zu schreiben

Die Fähigkeit zur schriftlichen Kommunikation ist eine der wesentlichen Eigenschaften eines jeden guten Remote-Mitarbeiters. Für Leiter von Remote-Teams ist es sogar noch wichtiger, an ihren Kommunikationsfähigkeiten zu arbeiten.

Wenn die Nachrichten, die Sie an Ihre Kollegen senden, prägnant und gut gefiltert sind, fühlen sich die Menschen in Ihrem Team nicht verwirrt oder mit Informationen überfordert. In der Flut von Ankündigungen, gelegentlichen Chats und vielleicht sogar ein bisschen Spam werden die Menschen weniger effizient und weniger konzentriert auf ihre Arbeit sein. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre wichtigen Botschaften sichtbar und präzise sind.

Verschiedene Softwareunternehmen bieten großartige Versionen von Intranet-Lösungen an. Diese Art von Software ermöglicht es Benutzern, Inhalte zu teilen und zu verwalten, Mitarbeiterdokumente zu erstellen, den Fortschritt zu verfolgen und Benachrichtigungen in Echtzeit zu erhalten. Es ist in Kategorien mit Handbüchern, Dokumenten, Kalendern, Richtlinien, Verfahren usw. organisiert und kann vor allem alle wichtigen Dokumente für Remote-Teams zentralisieren. All diese Dokumente, Kataloge und wichtigen Handbücher sind immer verfügbar und mit Suchoptionen leicht zu finden. So muss der Teammanager nicht jedes Mal jeden Prozess und jedes Regelwerk erklären. Sie können einfach den Link senden und für weitere Fragen zur Verfügung stehen.

Falls Ihr Budget es Ihnen derzeit nicht erlaubt, diese Art von Software zu verwenden, können Sie sich immer an die zwei Grundregeln der Kommunikation innerhalb eines Remote-Teams halten:klare Sätze und Transparenz. Es geht weit.

2. Lernen Sie die Vorteile der asynchronen Kommunikation kennen

Asynchrone Kommunikation ist die Zukunft der Kommunikation für Remote-Teams und Teams im Allgemeinen. Im Gegensatz zur synchronen Kommunikation findet diese Art der Kommunikation nicht in Echtzeit statt und ermöglicht es jedem Teammitglied, sich Zeit zu nehmen und über seine Antwort nachzudenken.

Mitglieder von Remote-Teams haben normalerweise eine andere Dynamik, und es ist viel hilfreicher, Notizen mit Fragen zu hinterlassen und auf Feedback von Ihren Kollegen zu warten. Dies trägt dazu bei, ein weniger stressiges Arbeitsumfeld zu schaffen, und gibt den Mitarbeitern Zeit, gründliche, gut durchdachte Antworten und Lösungen zu finden.

Es gibt mehrere Formen der asynchronen Kommunikation, und Sie können Tools wie Loom und Soapbox verwenden, um Videos oder gut geplante Präsentationen zu erstellen und an Mitglieder Ihres Teams zu senden. Es kann länger dauern, Inhalte für Ihr Meeting zu erstellen, aber die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, wird nicht durch Live-Fragen oder andere Ablenkungen in Echtzeit unterbrochen.

Durch die Verwendung von Video-Tools haben Sie endlose Möglichkeiten. Beispielsweise können Sie Ihrer Nachricht visuelle Elemente hinzufügen oder den Bildschirm teilen, um Ihre Demonstration zu unterstützen. Falls Sie eine Art Lehrmaterial präsentieren, können Ihre Mitarbeiter es sich ansehen oder mehr als einmal lesen, was sicherlich für ihr Lernen hilfreich sein wird.

3. Wie und wann Sie Videoanrufe für Ihr Remote-Team verwenden können

Auch wenn die Technologie es uns ermöglicht, Online-Konferenzen abzuhalten, raten wir aufrichtig, Live-Video-Chats auf ein Minimum zu beschränken. Sie können diese Option einmal pro Woche oder sogar einmal pro Monat verwenden. Wenn er nicht richtig verwaltet wird, kann der Gruppen-Live-Chat für viel Verwirrung und Missverständnisse innerhalb des Teams sorgen.

Claire Lew, CEO von Know Your Team, schlägt vor, für jedes Online-Meeting eine „To-do-Liste“ zu erstellen. Es ist wichtig, diesen Videoanruf anzukündigen und alle wissen zu lassen, was sie für dieses Gespräch vorbereiten sollten. Das beschleunigt den gesamten Prozess und macht ihn effizienter. Denken Sie daran, dass ein gutes Online-Meeting ein kurzes Online-Meeting ist.

Der Rat unseres Teams lautet, eine Follow-up-E-Mail zu allem zu erstellen, was während der Live-Meetings erwähnt und vereinbart wurde. Auf diese Weise können Sie Ihren Fortschritt verfolgen und Personen benachrichtigen, die dem Meeting nicht beitreten konnten. Und so profitieren Sie gleichzeitig von synchroner und asynchroner Kommunikation.

4. Ändern Sie die Einstellung zur Produktivität

Für Menschen, die derzeit von einer Offline-Arbeitsumgebung in eine Online-Arbeitsumgebung wechseln, wird sich die Vorstellung von Produktivität ändern. Viele Teamleiter und Manager können nicht sehen, wann die Leute arbeiten, aber denken Sie daran, dass es nicht wichtig ist, den Prozess genau zu verfolgen. In diesem Moment zählt nur eine gute Arbeit.

Vielleicht wird es verständlicher, wenn wir Fernarbeiter als Fischer in einem Fischerdorf erklären. Jeden Morgen sehen sich alle Fischer, bevor sie alleine fischen gehen und davonsegeln. Wenn die Arbeit erledigt ist, bringen sie ihren Fang ins Dorf und können besprechen, wie alles gelaufen ist. Im Grunde arbeiten Fernarbeiter genauso wie Fischer alleine, und das einzige, was wichtig ist, ist, bis zum Ende des Tages mehr Fisch zu bringen.

Die Aufgabe eines Teamleiters besteht in diesem Fall darin, ihnen klare Ziele zuzuweisen, ihnen eine gute Ausrüstung zu geben und sie ihre Arbeit machen zu lassen. So sehr Sie Ihr Team auch nicht im Mikromanagement verwalten möchten, während es in seinen Büros ist, Sie möchten auch nicht versuchen, es im Mikromanagement zu verwalten, während es aus der Ferne arbeitet. Das bringt uns zur nächsten nützlichen Fernverwaltungstaktik.

5. Vermeiden Sie Mikromanagement und probieren Sie OKR aus

Ein guter Remote Team Manager weiß Mikromanagement zu erkennen und zu vermeiden. Mikromanagement kann zwar für kleinere Projekte nützlich sein, führt jedoch normalerweise zu einem übermäßig kontrollierenden Manager, der eine Atmosphäre schafft, die weder produktiv noch angenehm für die Mitarbeiter ist.

Es gibt eine Managementtechnik namens OKR (Objectives and Key Results), die sehr hilfreich sein kann, wenn ein Remote-Team ein klares Ziel und Effektivität benötigt. Diese Technik ist kooperativ und kann messbare Ergebnisse und herausfordernde Ziele setzen. So können Sie Mikromanagement durch OKR ersetzen:

• Stellen Sie bis zu 5 Ziele ein, die für die Zielgruppe relevant sind (eine Person oder ein Team)
• Machen Sie diese Ziele messbar und legen Sie eine Frist fest
• Für jedes Ziel sollten bis zu 4 Schlüsselergebnisse vorhanden sein
• Alle Ziele sollten schwierig, aber erreichbar sein

Denken Sie jedoch daran, dass es nicht nur darum gehen sollte, Ziele zu setzen, die schwer zu erreichen sind. Wenn Sie sich für diese Managementtechnik entscheiden, können Sie nicht erwarten, dass alle Ziele bis zum Stichtag abgeschlossen sind. Das Ziel gilt als erreicht, wenn eine Abschlussquote von etwa 70-75 % erreicht wird.

Durch die Verwendung dieser Technik oder der Verwendung von Aufgabenverwaltungssoftware lernt Ihr Team, was Verantwortlichkeit wirklich bedeutet und wie sie funktioniert. Denken Sie schließlich daran, dass Mikromanagement vermieden werden kann, wenn ein Manager lernt, seinem Team zu erklären, was die Erwartungen sind und warum sie wichtig sind.

6. Nützliche Tools für Remote-Teams

Für Teams, die ihre Erfahrung in der Remote-Arbeit beginnen, wie z. B. ein dediziertes Remote-Entwicklungsteam, ist es am wichtigsten, Software zu verwenden, die erschwinglich und benutzerfreundlich ist. Hier sind nur einige von denen, die in Bezug auf Preis und Benutzerfreundlichkeit ein gutes Gleichgewicht aufweisen:

• Google Drive – kostenloser Dateispeicher- und Synchronisierungsdienst
• Asana – bekanntes Projektmanagement-Softwaretool
• Trello – Projektmanagementlösung
• Click Up – kostenlose Projektmanagement-Software
• Slack – Instant-Messaging-Plattform mit benutzerfreundlichen Bots und Optionen
• Really Simple Systems – einfach zu bedienende Kundenbeziehungsmanagement-Software
• Skype – kostenlose Telekommunikationsanwendung für Video-Chat
• onWebChat – kostenlose und minimalistische Live-Chat-Software

Beachten Sie, dass sich viele Softwareunternehmen bewusst sind, dass es Menschen in Not gibt, die heutzutage anfangen, aus der Ferne zu arbeiten, und dass sie ihre Dienste kostenlos anbieten. Einige dieser Dienste sind einen Versuch wert und können Ihrem Team helfen, diese Krise ohne Kosten zu überwinden. Diese Tools können verwendet werden, um Ihrem Team zu helfen, schwierige Momente zu überwinden, und Sie können diese Apps für Teambuilding-Aktivitäten verwenden.

7. Umgang mit Remote Working bei Really Simple Systems

Genau in diesem Moment arbeitet das gesamte Team von Really Simple Systems von zu Hause aus. Vor der Pandemie war das nicht so, aber für uns war es einfach, vollständig remote zu arbeiten, da wir bereits Erfahrung mit Remote-Mitarbeitern auf der ganzen Welt haben. Wir haben es geschafft, ein hohes Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten, indem wir einige der bekannten und erschwinglichen Tools verwendet haben, die wir oben erwähnt haben.

Wir verwenden Slack und Gmail für die interne Kommunikation und SnapEngage für den Online-Chat. Unsere Projekte werden mit Clubhouse verwaltet, und unsere Kundendienst-, Marketing- und Vertriebsaktivitäten werden alle durch die CRM-Softwarefunktionen von Really Simple Systems abgedeckt. Wir verstehen, dass jedes Unternehmen anders ist, aber wir wollten Sie wissen lassen, wie Sie Tools kombinieren können, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und Ihr Team zufrieden zu stellen.

„Ich glaube, dass persönliche Kommunikation für Unternehmen äußerst wichtig ist und uns zu Menschen macht. Wir vermitteln so viel Bedeutung in unserer Mimik und Körperhaltung, dass die Kommunikation über das geschriebene Wort oder sogar Videostreaming nicht möglich ist. Die verfügbaren Tools machen die Verwaltung von Remote-Teams jedoch zu einer praktikablen Option, die eine neue Dynamik sowohl für das Unternehmen als auch für Einzelpersonen schaffen kann.“

Abschluss

Wir können nicht vorhersagen, was in den kommenden Monaten passieren wird, aber wir können darauf hinweisen, dass die Verwaltung von Remote-Teams die Zukunft der Unternehmensführung ist. Es kann bessere Fachleute für Ihr Unternehmen gewinnen und eine Menge Geld sparen, das zuvor für Pendeln, Bürokosten usw. ausgegeben wurde.

In den kommenden Jahren stellt Ihr Unternehmen möglicherweise immer mehr Millennials ein, eine Generation, die für ihre Vorliebe für Remote-Arbeit und Unternehmen bekannt ist, die Flexibilität bieten. Man kann also mit Sicherheit sagen, dass diese Änderung uns auf eine erfolgreichere Zukunft vorbereiten kann.