Warum ich YNAB anstelle von Quickbooks verwende, um mein Geschäft zu führen

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und sich nicht um die physische Bestandsaufnahme kümmern müssen, könnte YNAB Ihren Cashflow vereinfachen und Ihnen mehr Sicherheit für die Zukunft geben.

You Need a Budget wurde als Lösung für die persönliche Budgetierung entwickelt und wird von den meisten Menschen so verwendet. Sie können YNAB aber auch für Ihr Unternehmen nutzen. Tatsächlich hat das YNAB-Forum eine ganze Community von Kleinunternehmern, die Tipps zur Verwendung von YNAB für Unternehmen austauschen.

Wir sprachen mit Monica, Inhaberin eines Akupunkturgeschäfts und begeisterte YNAB-Anwenderin. Sie erzählte uns, warum YNAB die richtige Lösung für ihre Geschäftsfinanzen war und wie sie es einsetzt.

Lernen Sie Monika kennen

Monica Fauble ist Akupunkteurin in Philadelphia und verwendet YNAB sowohl für ihre geschäftlichen als auch für ihre persönlichen Finanzen. Aber sie war kein Neuling in der Budgetierung, als sie das Tool entdeckte – sie verwendete sogar einige der YNAB-Konzepte, bevor sie überhaupt wusste, dass YNAB existiert.

„Mein Vater hat mir das Budgetieren beigebracht (der liebenswerterweise eine E-Mail-Adresse mit dem Spitznamen ‚Coupondad‘ besitzt und der einmal eine Tabellenkalkulation benutzte, um seine jährlichen Portoeinsparungen zu berechnen, als er schließlich auf die Online-Rechnungszahlung umstellte). Während der ersten Runde der Graduiertenschule benutzte ich Quicken, um zukünftige Ausgaben wie „Schuhe“ (es gab ein Saucony-Geschäft in der Nähe meiner Schule) mit einem zukünftigen Datum einzugeben, wobei ich jeweils 5 oder 10 US-Dollar beiseite legte, bis ich wusste, dass ich die 35 US-Dollar für hatte ein neues Paar Turnschuhe“, sagte Monica.

(Das kommt mir bekannt vor…)

Als eine Freundin YNAB empfahl, erkannte Monica sofort, dass die Möglichkeit, für zukünftige Ausgaben zu sparen, ein wesentlicher Bestandteil des Tools war, und sie tat dies bereits seit Jahren. Tatsächlich lebte Monica während der Graduiertenschule für ihren ersten Master-Abschluss (in englischer Literatur) von einem Stipendium von nur 9.010 $/Jahr (750 $/Monat), indem sie diese Strategie der Vorausplanung anwandte.

Monicas Geschäft vor YNAB

In Monicas erstem Jahr als Geschäftsinhaberin verwendete sie eine Excel-Tabelle. Sie verfolgte alles von ihren Einnahmen und Ausgaben bis zur Anzahl ihrer Patienten. Es war effektiv, aber zeitaufwändig.

Sie erwog ein Buchhaltungstool wie QuickBooks, aber sie fand, dass das Programm zu sperrig und schwer zu bedienen wäre. Und sie wusste, dass es nicht die entscheidende Fähigkeit haben würde, für zukünftige Ausgaben zu sparen. Stattdessen blieb sie bei ihrer Tabelle, da sie wusste, dass sie sowohl die monatlichen als auch die jährlichen Ausgaben einfacher planen konnte.

„Während ich in der Akupunkturschule war, meldete ich mich freiwillig in einer kommunalen Akupunkturklinik, die QuickBooks verwendete“, teilte Monica mit. „Ich habe einmal eine Transaktion falsch eingegeben, was zu einem großen Durcheinander in ihrer Buchhaltung geführt hat. Ich wusste, dass solch eine knifflige Software möglicherweise nicht die richtige Wahl für mich ist, während ich gerade erst anfing und herausfand, was ich brauchte. Also fing ich mit Excel an, von dem ich wusste, dass ich es später einfach loswerden/umsteigen könnte.“

Warum Monica sich für YNAB entschieden hat

Ungefähr ein Jahr nachdem Monica ihr Akupunkturgeschäft begonnen hatte, stellte ihr eine Freundin YNAB vor. Sie erkannte sofort, dass YNAB gut zu ihren bereits bestehenden finanziellen Gewohnheiten passte, wie z. B. die Planung größerer, aber weniger häufiger Ausgaben. Die Verwendung von YNAB half nicht nur dabei, Monicas Geschäftsfinanzen zu optimieren, sondern gab ihr auch Selbstvertrauen und half ihr, sich zu entspannen.

„Als ich anfing, YNAB zu verwenden, stellte ich fest, dass es mir half, meinen Cashflow zu stärken“, sagte Monica uns. „Am Ende des ersten Jahres im Geschäft hatte ich ein gutes Verständnis dafür, was ich monatlich, vierteljährlich und jährlich kostenmäßig brauchte.“

„YNAB hat mir geholfen, die ständige Neuberechnung mit Excel zu überwinden, die viele manuelle Berechnungen und doppelte Überprüfungen erforderte, um sicherzustellen, dass ich wirklich auf Kurs mit meinen Zielen war. Excel erforderte zu viel mentale Energie und war schließlich eine Belastung für meine Aufmerksamkeit und mein Gehirn.“

Das Verständnis der finanziellen Komponente ist besonders wichtig in der Akupunktur, einem Bereich, in dem der Besitz kleiner Unternehmen der natürliche Weg ist.

„Eine der Herausforderungen der Akupunktur als Beruf ist, dass die Mehrheit der Menschen, die in der Akupunkturschule landen, Heiler werden wollen, aber viele kein Interesse daran haben, ein Unternehmen zu besitzen“, teilte Monica mit. „Obwohl es W-2-Jobs für Akupunkteure gibt, sind sie dünn gesät. Es kann sein, dass jemand in der Akupunkturschule erst im 2. oder sogar 3. Jahr eines 3-4-jährigen Programms erkennt, dass er wahrscheinlich als Kleinunternehmer enden wird.“

Monica hat gesehen, wie viele ihrer Kollegen mit der finanziellen Seite ihres Geschäfts zu kämpfen hatten. Sie sieht zum Beispiel, dass andere Akupunkteure höhere Preise für ihre Arzthaftpflichtversicherung zahlen. Sie haben kein System zur Planung der ermäßigten Jahresprämie, also zahlen sie langfristig mehr, sodass sie stattdessen vierteljährlich zahlen können. Mit einem Tool wie YNAB könnten sie vorausplanen und langfristig sowohl Geld als auch Stress sparen.

Und wie Monica uns sagte:„Niemand möchte mit einem gestressten Akupunkteur arbeiten! Kunden kommen zu uns und suchen Beständigkeit und Unterstützung. Geldmanagement ist also äußerst wichtig, um weiterhin Akupunkteur zu sein.“

So verwenden Sie YNAB für Ihr Unternehmen

Viele Kleinunternehmer verwenden YNAB, um ihre Geschäftsfinanzen zu verwalten – es funktioniert nicht nur für Akupunkteure! Der erste Schritt, den Monica empfiehlt, ist das Einrichten von Kategorien in Ihrem Budget, um jede Ihrer IRS-Ausgabenkategorien widerzuspiegeln. Auf diese Weise können Sie Ihre Transaktionen ganz einfach an einen Buchhalter übergeben, wenn die Steuerzeit anhält.

Es gibt sogar einen aufgezeichneten Workshop, der erklärt, wie Sie Ihr Unternehmen auf YNAB einrichten.

Ein weiterer Tipp, den Monica Geschäftsinhabern empfiehlt, ist, das Buch „Profit First“ zu lesen und seine Lehren in Ihrem Budget umzusetzen.

„Obwohl das Buch sich mit Multi-Millionen-Dollar-Unternehmen befasst und ich bei weitem nicht in der Nähe dieser Benchmark bin, ist eine Sache, die ich an Profit First liebe, die prozentbasierte Budgetierung“, teilte Monica mit.

Bei der Profit-First-Methode entscheiden Sie im Voraus, wie viel Prozent des Umsatzes Sie Gewinn, Gehaltsabrechnung, Steuern und Ausgaben zuweisen. Sobald Sie diese Prozentsätze in Ihrem Unternehmen festgelegt haben, ist es einfach zu entscheiden, wie Sie das Budget festlegen, sobald Sie anfangen, Einnahmen zu erzielen.

Zu guter Letzt erinnert Monica Kleinunternehmer gerne daran, nur mit dem Geld zu haushalten, das sie bereits haben.

„Es ist verlockend, noch nicht erhaltenes Geld zu prognostizieren, wenn man selbstständig ist“, sagte Monica. „Aber tu es nicht! Arbeiten Sie mit dem, was Sie haben, und lassen Sie die Knappheit auf Ihrer Seite sein, damit Sie Prioritäten setzen können.“

Sehen Sie sich weitere YNAB-Ressourcen für Kleinunternehmer an!

Erwägen Sie die Verwendung von YNAB sowohl für Ihre geschäftlichen als auch für Ihre persönlichen Finanzen? Hier ist ein Tipp für Sie:Sie können mehr als ein Budget in Ihrem YNAB-Konto haben. Verwenden Sie ein Budget für Ihre persönlichen Finanzen und ein anderes für Ihr Unternehmen. Verwenden Sie dann die Funktion "Budget öffnen", um nach Bedarf hin und her zu wechseln.