Ein Leitfaden für Anfänger zur doppelten Buchführung

Doppelte Buchführung und doppelte Buchführung werden beide verwendet Belastungen und Gutschriften zur Aufzeichnung und Verwaltung von Finanztransaktionen.

Im Kern basiert die doppelte Buchführung auf der Buchhaltungsgleichung, die lautet:

Vermögen =Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Durch die Verwendung der doppelten Buchführung können Sie sicher sein, dass alle Ihre Transaktionen den Regeln der Buchhaltungsgleichung folgen. Die Verwendung dieses Systems ist die einzige Möglichkeit, dies zu tun.

Im Gegensatz zur Buchhaltung mit einfacher Eingabe, bei der Sie nur eine Transaktion in ein Hauptbuch schreiben müssen, verfolgt die doppelte Eingabe beide Seiten (Soll und Haben) jeder von Ihnen eingegebenen Transaktion.

Die Verwendung dieses Systems reduziert Fehler und erleichtert die Erstellung genauer Finanzberichte.

Auf einen Blick:So funktioniert die doppelte Buchführung

• Schritt 1: Erstellen Sie einen Kontenplan für die Buchung Ihrer Finanztransaktionen.
• Schritt 2 :Geben Sie alle Transaktionen mit Lastschriften und Gutschriften ein.
• Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass jeder Eintrag aus zwei Komponenten besteht, einem Belastungseintrag und einem Habeneintrag.
• Schritt 4: Prüfen Sie, ob der Jahresabschluss ausgeglichen ist und die Bilanzgleichung widerspiegelt.

Überblick über die doppelte Buchführung

Benedetto Cotrugli, ein italienischer Kaufmann, erfand 1458 das System der doppelten Buchführung.

Das System wurde später von dem italienischen Mathematiker und Franziskanermönch Luca Pacioli geteilt, der The Collected Knowledge of Arithmetic, Geometry, Proportion, and Proportionality schrieb im Jahr 1494, die eine detaillierte Beschreibung des Systems der doppelten Buchführung enthielt.

Wenn Sie Freiberufler, Einzelunternehmer oder Auftragnehmer sind, verwenden Sie wahrscheinlich die Einzelbuchhaltung, insbesondere wenn Sie keine Buchhaltungssoftware verwenden.

Obwohl dies anfangs ausreichend gewesen sein mag, sollten Sie wahrscheinlich zur Verwendung von Buchhaltungssoftware und doppelter Buchführung übergehen, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen auszubauen.

Um zu verstehen, wie wichtig die doppelte Buchführung ist, müssen Sie zuerst die einfache Buchführung verstehen.

Das beste Beispiel für diese grundlegende Buchhaltung ist das Bankkontobuch, das Sie verwenden, um Ihre Ausgaben im Auge zu behalten.

Wenn Sie sich online bei Ihrem Bankkonto anmelden oder Ihren Kontoauszug per Post erhalten, sehen Sie eine Liste all Ihrer Aktivitäten für den Monat. Diese Aktivität umfasst Dinge wie die 5,50 $, die Sie während Ihres Frühstücksmeetings im Café ausgegeben haben, sowie die von Ihnen eingezahlte Kundenzahlung.

Eine Aufzeichnung dieser Transaktionen ist zwar ein guter erster Schritt zur besseren Verwaltung Ihres Cashflows, diese Art der Aufzeichnung macht jedoch nicht deutlich, welche Auswirkungen jede Transaktion auf Ihr Unternehmen hat.

So würden Sie Ihre Kaffeeausgabe in der Einzelbuchhaltung erfassen.

Während Ihr Hauptbuch Ihnen eine Vorstellung davon gibt, wie viel Geld sich auf Ihrem Konto befindet, hilft es Ihnen nicht, Ihre Ausgaben zu verfolgen oder zu wissen, wie viel Geld Ihre Kunden Ihnen schulden.

Bei der doppelten Buchführung verbuchen Sie immer noch die 5,50 $ auf Ihrem Kassenkonto, aber Sie verbuchen diese 5,50 $ auch als Ausgabe.

Dies zeigt dieselbe Transaktion, die mit der doppelten Buchführung aufgezeichnet wurde.

Wenn Sie fünf oder weniger Transaktionen pro Monat haben, können Sie wahrscheinlich die einfache Buchführung verwenden, aber Sie sollten zur doppelten Buchung wechseln, wenn Sie:

• Sind in einer Wachstumsphase
• Suchen derzeit nach Investoren
• Planen Sie, einen Bankkredit oder eine andere Finanzierung für Ihr Unternehmen zu beantragen

So funktioniert die doppelte Buchführung

Es ist möglich, mehrere Sachkonten manuell zu erstellen, aber wenn Sie zur doppelten Buchführung wechseln, möchten Sie wahrscheinlich auch zur Buchhaltungssoftware wechseln.

Die Produkte, die heute auf dem Markt sind, wurden für Unternehmer entwickelt, nicht für Buchhalter. Selbst wenn Ihre Buchhaltungskenntnisse nicht über Accounting 101 hinausgehen, werden Sie feststellen, dass die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen einfach zu bedienen sind.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen geeignet ist, lesen Sie unbedingt die ausführlichen Buchhaltungssoftware-Rezensionen von The Ascent.

Sobald Sie sich entscheiden, zur doppelten Buchführung überzugehen, befolgen Sie einfach diese einfachen Schritte.

Schritt 1:Erstellen Sie einen Kontenplan

Während Sie einen Kontenplan sicherlich manuell erstellen können, erledigen Buchhaltungssoftwareanwendungen dies normalerweise für Sie. Sobald Sie Ihren Kontenplan erstellt haben, können Sie mit der doppelten Buchführung beginnen.

Kontentypen, die Sie in Ihrem Kontenplan verwenden werden, umfassen:

• Vermögen :Alles, was Sie besitzen
• Verbindlichkeiten :Alles, was Sie schulden
• Einnahmen/Einnahmen :Was Ihr Unternehmen verdient
• Kosten :Die Kosten der Geschäftstätigkeit
• Eigenkapital :Zeigt Ihre aktuelle Eigentumsebene an

Schritt 2:Verwenden Sie Lastschriften und Gutschriften für alle Transaktionen

Eine Belastung steht immer auf der linken Seite des Hauptbuchs, während eine Gutschrift immer auf der rechten Seite des Hauptbuchs steht.

Eine Belastungsbuchung erhöht den Saldo von Aktiv- und Aufwandskonten, während eine Habenbuchung den Saldo von Verbindlichkeiten, Einnahmen und Eigenkapitalkonten erhöht.

Häufige Kontotypen und wie sie erhöht oder verringert werden.

Schritt 3:Stellen Sie sicher, dass jede Finanztransaktion zwei Komponenten hat

Sobald Ihr Kontenplan eingerichtet ist und Sie ein grundlegendes Verständnis von Soll und Haben haben, können Sie mit der Eingabe Ihrer Transaktionen beginnen.

Zum Beispiel haben Sie Ihre Stromrechnung im letzten Monat irrtümlich zu viel bezahlt und Sie erhalten eine Rückerstattung von 200,00 $ vom Stromversorger.

Um diese Transaktion richtig einzugeben, müssten Sie Ihr Bargeldkonto belasten (erhöhen) und Ihr Betriebsausgabenkonto gutschreiben (verringern).

Dies ist der richtige Weg, um eine Rückerstattung vom Stromversorger einzugeben.

Wenn Sie nur die 200 $ als Anzahlung eingegeben hätten, wäre Ihr Bankkontostand korrekt, aber Ihre Nebenkosten wären zu hoch.

Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie eine Rechnung erstellen oder mehrere Spesenabrechnungen für Reisen buchen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben kürzlich 500 $ für Reisen ausgegeben. Wenn Sie die Einzelbuchhaltung verwenden, würden Sie Ihren Bankkontostand einfach um 500 $ reduzieren.

Aber wenn Sie die doppelte Buchführung verwenden, würden Sie Ihre Reisekosten detailliert verbuchen, so dass Sie sehen können, wie viel Sie für Transport- oder andere Reisekosten ausgegeben haben, und gleichzeitig zur Verfügung stellen Sie mit den finanziellen Informationen, die Sie benötigen, um in Zukunft bessere Entscheidungen über Reisen zu treffen.

Die doppelte Buchführung ermöglicht Ihnen eine bessere Verwaltung geschäftsbezogener Ausgaben.

Schritt 4:Erstellen Sie Ihre Jahresabschlüsse

Es ist unmöglich, Investoren zu finden oder einen Kredit zu erhalten, ohne genaue Jahresabschlüsse, und es ist unmöglich, genaue Jahresabschlüsse zu erstellen, ohne die doppelte Buchführung zu verwenden.

Durch die korrekte Eingabe von Transaktionen sind Ihre Finanzberichte immer ausgeglichen.

Erste Schritte mit der doppelten Buchführung

Wenn Sie bereit sind, die doppelte Buchführung für Ihr Unternehmen zu verwenden, können Sie entweder mit einer Tabellenkalkulation beginnen oder eine Buchhaltungssoftware verwenden.

1. Verwenden Sie eine Tabelle

Wenn Ihr Unternehmen wirklich klein ist, können Sie möglicherweise eine Tabellenkalkulationsanwendung verwenden, um Ihre Finanztransaktionen zu veröffentlichen, aber Tabellenkalkulationen sind nur nützlich, wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen haben und verwenden die Einzelbuchhaltung.

2. Buchhaltungssoftware verwenden

Obwohl es möglich ist, ein angemessenes Geschäftsbuch für Ihr Unternehmen manuell zu erstellen, werden Sie feststellen, dass Sie viel Zeit damit verbringen, sich auf mehrere Geschäftsbücher zu beziehen, um Einträge vorzunehmen, Summen zu berechnen und später Übertragen Sie diese Summen auf die richtigen Konten, um Jahresabschlüsse zu erstellen.

Der beste Einstieg in die doppelte Buchführung ist die Verwendung einer Buchhaltungssoftware. Viele beliebte Buchhaltungssoftwareanwendungen wie QuickBooks Online, FreshBooks und Xero bieten eine herunterladbare Demo, die Sie ausprobieren können.

Alle gängigen Buchhaltungssoftwareanwendungen verwenden heute die doppelte Buchführung, und sie erleichtern Ihnen den Einstieg, sodass Sie Ihr Unternehmen in einer Stunde oder weniger zum Laufen bringen können.

Die Verwendung von Software wird auch Fehler reduzieren und unausgeglichene Konten beseitigen.

Entscheidung, ob die doppelte Buchführung das Richtige für Sie ist

Haben Sie:

1. Müssen Sie ernst genommen werden?
2. Müssen Sie eine Kreditlinie eröffnen?
3. Müssen Sie eine Geschäftskreditkarte eröffnen?
4. Müssen Sie Investoren anziehen?
5. Müssen Sie einen Kredit beantragen?

Wenn ja, sollten Sie die doppelte Buchführung nutzen. Das System wurde entwickelt, um Konten im Gleichgewicht zu halten, die Möglichkeit von Fehlern zu reduzieren und Ihnen zu helfen, genaue Finanzberichte zu erstellen.

Dies gibt Ihnen und Ihren Investoren oder Bankmanagern dann ein gutes Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens. Auch das kleinste Unternehmen kann von der doppelten Buchführung profitieren.