So erstellen und senden Sie ein Überweisungsavis-Dokument

Zahlungsavise werden ausgestellt, um Rechnungszahlungen zu bestätigen. Obwohl sie heute weniger verbreitet sind, können sie die Finanzverfolgung verbessern und Ihren Lieferanten Sicherheit bieten.

Die Verfolgung von Online-Zahlungen und -Rechnungen kann im heutigen digitalen Zeitalter viel einfacher erfolgen. Dennoch wird zusätzliche Klarheit immer geschätzt. Wenn Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens verwalten, ist es viel einfacher, Online-Zahlungen basierend auf Rechnungsnummern, Zahlungsdaten und Beträgen Rechnungen zuzuordnen, obwohl dies mühsam sein kann.

Während Buchhaltungssoftware dabei hilft, einen Großteil des Rechnungsstellungs- und Zahlungsverwaltungsprozesses zu automatisieren, kann die Bereitstellung zusätzlicher Dokumentation, wenn eine Rechnung bezahlt wird, auf beiden Seiten für mehr Transparenz sorgen. Hier ist der Überweisungsschein praktisch, da er es einfacher macht, Zahlungen mit Rechnungen abzugleichen.

Überblick:Was ist ein Zahlungsavis?

Überweisung bezieht sich auf Geld, das an einen Lieferanten, Verkäufer, Auftragnehmer oder ein anderes Unternehmen gesendet oder ausgegeben wird. Zahlungsavis ist der Zahlungsnachweis, den ein Unternehmen an die Debitorenbuchhaltung sendet, um einem Unternehmen oder einer Einzelperson mitzuteilen, dass eine Rechnung bezahlt wurde. Es ähnelt einer Quittung und kann für beide Parteien äußerst hilfreich sein, um Finanzunterlagen besser zu organisieren.

Wenn ein Unternehmen oder eine Einzelperson eine Rechnung ausstellt, kann automatisch ein Zahlungsavis (auch als Überweisungsbeleg bezeichnet) für den Versand geplant werden, sobald die Zahlung für die Rechnung verarbeitet wurde. Dies kann in Form einer E-Mail-Nachricht erfolgen oder über ein Zahlungsportal oder eine Verarbeitungssoftware gesendet werden. Ein Überweisungsschein wird manchmal auch als Überweisungsrechnung, Zahlungsüberweisung oder Überweisungsbescheid bezeichnet.

Da die meisten Rechnungen jetzt online bezahlt werden, ist ein Überweisungsschein normalerweise nicht erforderlich und wird auch nicht oft erwartet. Tatsächlich werden diese Scheine mit der Zunahme digitaler Zahlungsmethoden immer seltener.

Es gibt jedoch einige entscheidende Vorteile bei der Ausstellung von Zahlungsavisen, darunter:

• Einfacherer Abgleich von Zahlungen und Rechnungen
• Zahlungsnachweis bestätigen
• Erleichterte Identifizierung, wenn ein Unternehmen die Zahlung in Frage stellt

Wenn Sie außerdem häufig mit Anbietern und Lieferanten in anderen Ländern zusammenarbeiten, kann die Ausstellung von Überweisungsanzeigen eine zusätzliche Ebene der Verantwortlichkeit bei der Zusammenstellung Ihrer Finanzdokumente für Unternehmensprüfungen oder Steuersaison bieten.

6 Dinge, die in einem Überweisungsbeleg enthalten sein sollten

Wenn Sie sich entscheiden, ein Überweisungsavis auszustellen, nachdem Sie die Zahlung an einen Lieferanten oder eine andere juristische Person verarbeitet haben, möchten Sie wichtige Informationen aus deren Rechnung ziehen. Ihre Rechnung enthält einige persönliche Informationen und Zahlungsdetails, einschließlich Zahlungsmodalitäten, Zahlungsbedingungen (30 netto, fällig bei Erhalt usw.) und Details über die erbrachten Dienstleistungen.

Hier sind einige der Standardfelder, die Sie bei der Ausstellung von Zahlungsavisen angeben sollten:

1. Name und Adresse Ihres Unternehmens

Fügen Sie diese Informationen hinzu, um sicherzustellen, dass der Zahlungsempfänger eindeutig identifizieren kann, von wem die Zahlung stammt. Wenn der Empfänger gearbeitet oder Produkte an eine Tochtergesellschaft geliefert hat, sollten Sie diese Informationen zur Verdeutlichung auf dem Beleg angeben.

2. Name und Adresse des Empfängers

Geben Sie als Nächstes den Namen und die Adresse des Empfängers an, die auf der Rechnung aufgeführt sind, die er Ihnen zugestellt hat. Sie können auch ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben, falls diese Informationen verfügbar sind.

3. Rechnungsnummer

Wenn der Lieferant eine Rechnung eingereicht hat, hätte er eine Rechnungsnummer angegeben. Stellen Sie sicher, dass Sie dies zur leichteren Bezugnahme auf diesem Zettel angeben.

4. Zahlungsbetrag

Es ist wichtig, den Betrag anzugeben, der an den Empfänger gezahlt wird, einschließlich aller einbehaltenen Steuern oder Ausgaben oder Boni. Wenn mehrere Dienstleistungen abgeschlossen wurden, können Sie die Zahlungen aufschlüsseln, um noch mehr Details anzubieten.

5. Zahlungsmethode

Geben Sie unbedingt an, wie die Rechnung bezahlt wurde (DCH, PayPal, Venmo, Überweisung, physischer Scheck oder alternative Zahlungsmethode). Dadurch kann der Empfänger nachvollziehen, wie sein Geld bei ihm ankommt, und es wird eine bessere Transparenz geboten, um später Zahlungen mit Rechnungen abzugleichen.

6. Ausstellungsdatum

Schließlich möchten Sie möglicherweise das Datum angeben, an dem das Zahlungsavisdokument ausgestellt wurde und wann der Kunde gemäß seinen Zahlungsbedingungen mit der Zahlung rechnen kann.

So erstellen und senden Sie ein Überweisungsavis-Dokument

Jetzt, da Sie wissen, was zum Erstellen von Überweisungsträgern erforderlich ist, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie sie am besten versenden. Es gibt keine festen Regeln dafür, wie Zahlungsavise gesendet werden sollten – tatsächlich sind sie überhaupt nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es gibt jedoch einige gängige Vorgehensweisen, die Sie befolgen können, je nachdem, welche Methode Sie zum Senden von Überweisungsbelegen wählen.

Hier sind die gängigsten Methoden zum Senden von Überweisungsbelegen.

1. Physische Post

Bevor Zahlungen auf digitale Methoden übertragen wurden, waren Zahlungsavisdokumente weitaus häufiger. Sie wurden per Post an die Adresse des Unternehmens oder Kontakts geschickt und waren manchmal sogar mit physischen Kontrollen versehen. Das digitale Versenden von Überweisungsbelegen ist heute jedoch weitaus üblicher.

2. E-Mail

E-Mail ist in der Regel die schnellste und einfachste Form zum Senden und Empfangen von Zahlungsavisdokumenten. Wenn Sie dies tun, ist es wichtig, die E-Mail-Adresse des Unternehmens (oder die seiner Buchhaltungsabteilung) im Voraus anzufordern, anstatt sich auf eine allgemeine Unternehmens-E-Mail-Adresse zu verlassen.

3. Andere digitale Methoden

Viele Buchhaltungsplattformen machen es einfach, Zahlungsavise digital zu senden und zu empfangen. Einige Buchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, automatisch Zahlungsavisdokumente einzurichten, die dann an den entsprechenden Empfänger gesendet werden, wenn eine Rechnung bezahlt wird (oder zur Zahlung vorgesehen ist).

Wenn das Überweisungsavisdokument erstellt wird, könnte dies eine E-Mail, eine SMS oder eine Benachrichtigung in Ihrer Kreditorenbuchhaltungssoftware für den Empfänger auslösen.

Beachten Sie, dass die Methode, die Ihr Unternehmen zum Versenden von Zahlungsavisen wählt, wahrscheinlich je nach Größe, Rentabilität und Anzahl der Anbieter, Lieferanten und Auftragnehmer variieren wird.

Wenn Sie beispielsweise ein kleines Unternehmen sind, das Auftragnehmer und Lieferanten hauptsächlich per Scheck bezahlt, können Sie sich dafür entscheiden, das Überweisungsavisdokument mit der Zahlung zu senden. Größere Unternehmen, die Anbietern und Lieferanten Zugriff auf ihre Rechnungssoftware oder Kreditorensysteme anbieten, werden sich wahrscheinlich dafür entscheiden, diese Benachrichtigungen innerhalb der Softwareplattform zu versenden.

Welche Alternativen zum Senden von Zahlungsavisen gibt es?

Da viele Unternehmen ihre Lieferanten und Verkäufer jetzt online bezahlen, sind Überweisungsavisdokumente nicht mehr so ​​​​notwendig wie früher. Tatsächlich entscheiden sich viele Unternehmen dafür, überhaupt keine Überweisungsbelege oder Alternativen zu versenden, sondern geben ihre Zahlungsbedingungen im Voraus an, damit die Empfänger immer wissen, wann sie mit Zahlungen rechnen können.

Anstelle eines Zahlungsavises können sich andere Unternehmen dafür entscheiden, eine E-Mail zu senden, in der angegeben wird, wann der Empfänger mit einer Zahlung rechnen kann, oder die bestätigt, dass die Zahlung verarbeitet wird. Die meisten Buchhaltungsprogramme können so eingerichtet werden, dass diese Notizen automatisch gesendet werden.

Diese Zahlungsbestätigungs-E-Mails ähneln Überweisungsbestätigungs-E-Mails, enthalten jedoch in der Regel weniger Informationen als herkömmliche Zulassungsbestätigungen. Buchhaltungssoftware wie Xero und Zoho Books kann automatisch E-Mails an Benutzer senden, sobald eine Rechnung eingereicht wurde. Diese E-Mails enthalten den Rechnungsstatus, aktuelle Zahlungsinformationen und Links, um den Status einer bestimmten Rechnung zu überprüfen.

Sparen Sie Zeit mit automatischen Aktualisierungen der Zahlungsabwicklung

Überweisungsbelege werden auch heute noch von vielen Unternehmen ausgestellt, um eine bessere Nachverfolgung von Lieferantenzahlungen zu ermöglichen, obwohl sie gesetzlich nicht vorgeschrieben sind. Da die digitale Verfolgung jedoch viel mehr Transparenz bietet, werden Zahlungsavise immer seltener.

Wenn Sie Überweisungsbelege senden möchten, können Sie dies per Post, E-Mail oder automatisierten Nachrichten tun, die von Ihrer Buchhaltungssoftware generiert werden. Alternativ können Sie Benachrichtigungen zur Zahlungsabwicklung senden oder Lieferanten Zugriff auf Ihr Rechnungsverwaltungssystem gewähren, damit sie alle ihre Rechnungszahlungen leicht sehen und verfolgen können.