Hauptbuchabstimmung:Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Auch mit Hilfe von Software passieren immer noch Fehler. Um Buchhaltungsfehler zu erkennen und zu korrigieren, befolgen Sie diese Anleitung, um eine Hauptbuchabstimmung durchzuführen.

Wenn Sie wissen, wie man ein Scheckbuch ausgleicht, haben Sie schon mehr als die Hälfte gelernt, wie man ein Hauptbuch ausgleicht.

Überblick:Was ist Hauptbuchabstimmung?

Das Hauptbuch speichert Geschäftsvorfälle nach Konten geordnet. Der Abgleich des Hauptbuchs stellt sicher, dass Sie jede Transaktion korrekt aufgezeichnet haben, indem Sie Quelldokumente – Kontoauszüge, Schecks und Rechnungen – mit Buchhaltungsunterlagen vergleichen.

Bevor es Buchhaltungssoftware gab, zeichneten Unternehmen jede Geschäftstransaktion in einem „allgemeinen Journal“, einem chronologischen Transaktionsprotokoll, auf. Dieselbe Transaktion wird in einem anderen Buch niedergeschrieben, das als „Hauptbuch“ bezeichnet wird und einen laufenden Saldo für jedes Konto führt.

Angenommen, es ist 1999 und Ihr Unternehmen erhält eine Stromrechnung in Höhe von 500 US-Dollar. Sie würden das allgemeine Tagebuch öffnen und einen Tagebucheintrag erfassen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.10.20	Betriebsausgaben	500 $
	Kreditorenbuchhaltung		500 $
	Für Strom im September – Rechnung Nr. 1044

Dann würden Sie das Hauptbuch öffnen, um die betroffenen Kontostände zu aktualisieren. Der Abschnitt für die Kreditorenbuchhaltung Ihres Hauptbuchs sieht folgendermaßen aus.

Datum	Transaktion	Belastung	Kredit	Saldo
Eröffnungsbilanz				1.000 $
1.10.	Telefonrechnung – Rechnung Nr. 4194		100 $	1.100 $
10/5	Büromaterial (bezahlt) – Rechnung Nr. 33	300 $		800 $
15.10.	Versorgungsunternehmen – Rechnung Nr. 1044		500 $	1.300 $

Sie können sich vorstellen, wie einfach es wäre, Fehler zu machen, wenn Sie dieselbe Transaktion an zwei Orten aufzeichnen. Buchhalter führten regelmäßig Hauptbuchabstimmungen durch, um Fehler zu finden.

Das Hauptbuch und das Hauptbuch existieren auch in der modernen Rechnungslegung noch, nur nicht in analoger Form. Anstatt jede Transaktion an zwei Stellen aufzuzeichnen, erfassen Sie Transaktionen nur einmal, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Umsetzungsfehlern verringert wird.

Jetzt sieht eine Hauptbuchabstimmung anders aus – und ist einfacher – dank der Einführung von Buchhaltungssoftware. Ihr Unternehmen sollte dennoch mindestens vierteljährlich Hauptbuchabstimmungen durchführen, um Fehler in Transaktionsbeträgen und -kategorien aufzudecken. Technologie ist nicht immun gegen Fehler.

Vorbereitung einer Hauptbuchabstimmung

Buchhaltung erfordert Präzision und Geduld. Nehmen Sie ein paar reinigende Atemzüge, bevor Sie mit Schritt eins fortfahren.

1. Anfangs- und Endkontostand vergleichen

Bevor Sie tief in Ihre Geschäftstransaktionen eintauchen, vergewissern Sie sich, dass die Endsalden der Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten der vorherigen Periode bis auf den Cent mit den Anfangssalden dieser Periode übereinstimmen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie diesen Schritt schnell durchführen, da es unwahrscheinlich ist, dass Ihre Software einen Fehler gemacht hat, aber es passieren kann.

Temporäre Konten – Einnahmen und Ausgaben – beginnen zu Beginn jeder Periode bei null. Buchhaltungssoftware kann automatisch Abschlussbuchungen am Ende jeder Abrechnungsperiode erstellen und Einnahmen und Ausgaben für einen Neuanfang in der kommenden Periode auf Null setzen. Schließen Sie Ihre Bücher mindestens einmal im Jahr, aber am besten monatlich.

Wer seine Bücher manuell führt, sollte sich für diesen ersten Schritt Zeit nehmen. Sie möchten sich später nicht den Kopf zerbrechen, um herauszufinden, was sich als sinnloser Schreibfehler herausstellt.

Um Anfangs- und Endkontosalden zu vergleichen, sehen Sie sich den angepassten Probesaldo Ihres Unternehmens aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum und das Hauptbuch aus diesem Abrechnungszeitraum an. Gleichen Sie für Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten den Endsaldo der Probebilanz mit dem Anfangssaldo des Hauptbuchs ab. Einnahmen- und Ausgabenkonten sollten mit einem Nullsaldo beginnen.

Ich führe einen Hauptbuchabgleich für ein Beispielunternehmen durch, das QuickBooks Online verwendet. Ich habe den Barkontostand des Unternehmens zum 30. September 2020 mit dem Eröffnungssaldo des Hauptbuchs vom Oktober abgeglichen.

2. Konten mit dem Hauptbuch abgleichen

Es ist Zeit, die Ärmel hochzukrempeln für die Hauptbuchprüfung. Durchsuchen Sie Konto für Konto alle Transaktionen, die in Ihrem Hauptbuch für den Zeitraum aufgeführt sind. Stellen Sie sicher, dass Sie über Unterlagen verfügen, die das Datum, den Dollarbetrag und die beteiligten Konten belegen.

Ihr Bankkonto ist wahrscheinlich das aktivste, was bedeutet, dass die Abstimmung am längsten dauern wird. Die meisten Buchhaltungssoftwarepakete verfügen über eine Bankabstimmungsfunktion, die einen Teil des Prozesses automatisiert.

Wenn Sie nicht die einzige Person mit Zugriff auf Ihre Geschäftsgelder sind, sollten Sie die Genehmigungsdokumentation jeder Transaktion zuordnen. Irgendwo wird es Ihnen ein Auditor danken.

Nachdem Sie Ihre Geldkonten abgeglichen haben, können Sie zu Ihren anderen, kleineren Konten übergehen. Einige Buchhaltungsprogramme, z. B. QuickBooks Online, verfügen über ein Kontoabstimmungstool für Sachkonten.

Manuelle Buchhalter müssen hier einen zusätzlichen Schritt hinzufügen. Da Sie Transaktionen im Hauptbuch und im Hauptbuch speichern, besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Transaktion an einer Stelle übersehen. Erstellen Sie eine Spalte in Ihren Büchern, um ein Häkchen zu setzen, wenn Transaktionen im Hauptbuch und im allgemeinen Journal übereinstimmen. Sie sollten auch die Gesamtsumme jedes Kontos neu berechnen, um Schreibfehler auszumerzen.

Angenommen, ich möchte die letzte Transaktion im Kreditorenkonto unseres Beispielunternehmens abgleichen.

Um den Abgleich abzuschließen, habe ich die Rechnung des Unternehmens aufgerufen, die das Datum und den Betrag der Transaktion bestätigt

3. Korrektureinträge erstellen

Sie haben also einen Kontoabgleich durchgeführt und festgestellt, dass ein Betrag falsch eingegeben wurde. Keine Panik:Sie können es mit einem korrigierenden Eintrag beheben.

Es empfiehlt sich, einen falschen Eintrag nicht zu bearbeiten. Nehmen Sie stattdessen eine Korrekturbuchung vor. Sie können entweder die fehlerhafte Transaktion stornieren und einen neuen Eintrag erstellen. Oder Sie erstellen einen neuen Eintrag, der den Fehler auf einen Schlag behebt. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie einen weiteren Fehler machen, wenn Sie die erste Methode ausprobieren.

Zum Beispiel habe ich entdeckt, dass jemand die Zahlung eines Kunden namens Travis falsch erfasst hat. Laut Hauptbuch hat er 81 $ bezahlt, aber der Scheck zeigt, dass er 810 $ bezahlt hat.

Machen Sie die Fehlbuchung rückgängig, indem Sie die ursprünglich belasteten und gutgeschriebenen Konten vertauschen:

Konto	Belastung	Kredit
Debitorenbuchhaltung – Travis	$81
Bargeld		$81

Notieren Sie dann den richtigen Eintrag:

Konto	Belastung	Kredit
Bargeld	810 $
Debitorenbuchhaltung – Travis		810 $

Wenn Sie in Ihren Büchern eine fehlende Transaktion festgestellt haben, erfassen Sie einen Journaleintrag, als ob Sie ihn überhaupt nicht übersehen hätten.

4. Anpassungsbuchungen vorbereiten

Es ist üblich, Abschreibungen und andere Anpassungsbuchungen am Ende des Abrechnungszeitraums zu erfassen, nachdem Sie sicher sind, dass Ihre Bücher keine Fehler enthalten. Ihre Buchhaltungssoftware kann bei Bedarf automatisch wiederkehrende Journalbuchungen erstellen.

Beispielsweise hat das Beispielunternehmen einen wiederkehrenden Journaleintrag eingerichtet, der am Ende eines jeden Monats 500 $ Abschreibung auf Maschinen erfasst.

Konto	Belastung	Kredit
Abschreibungsaufwand - Maschine	500 $
Kumulierte Abschreibung - Maschine		500 $

Anpassungsposten für aufgelaufene Ausgaben und zurückgestellte Einnahmen müssen schließlich rückgängig gemacht werden, um eine falsche Angabe Ihrer Finanzlage zu vermeiden.

5. Berichte erstellen

Herzlichen Glückwunsch, du bist fertig! Ich habe das Gefühl, dass eine Art Superhelden-Filmmusik im Hintergrund abgespielt werden sollte.

Jetzt, da Sie sich auf die Genauigkeit Ihrer Kontostände verlassen können, können Sie die grundlegenden Jahresabschlüsse erstellen, um Ihre Hauptbuchtransaktionen zu analysieren.

Im Wesentlichen haben Sie gerade eine GuV- und Bilanzabstimmung durchgeführt. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware zum Erstellen von Jahresabschlüssen verwenden, sollten Sie keine weitere FIBU-Kontenabstimmung durchführen müssen … bis nächsten Monat.

Warte nicht

Die Steuersaison ist nicht die einzige Zeit, in der Sie daran denken sollten, das Hauptbuch abzustimmen. Die Einreichung Ihrer Steuererklärung ist stressig genug, und der Versuch, gleichzeitig Fehler zu korrigieren, die vor Monaten gemacht wurden, wird Ihren Stress nur noch verstärken.