So verwalten Sie Kreditoren-Alterungsberichte

Zu verstehen, wie Ausgaben durch Ihr Unternehmen fließen, ist für ein gutes Management von entscheidender Bedeutung. Der Fälligkeitsbericht der Kreditorenbuchhaltung hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

Wenn ich möchte, dass die Leute denken, dass ich einen langweiligen Job habe, sage ich ihnen normalerweise, dass ich mit der Kreditorenbuchhaltung arbeite. Dies ist effektiv, wenn ich auf einer Party bin und gehen möchte, oder wenn ich mich auf Smalltalk einlasse. Tatsächlich finde ich die Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung spannend.

Die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung ist eine großartige Möglichkeit, ein Gefühl für ein Unternehmen zu bekommen. Sie sehen, welche Ausgaben wie oft anfallen.

• Bestellt eine Abteilung ständig mehr Rohmaterial, während eine andere Abteilung immer mehr Overhead verschwendet?
• Bearbeitet ein Projektmanager Rechnungen für einen Job, Monate nachdem der Job geschlossen werden sollte?
• Bei welchen Anbietern können Sie die Zahlung so lange wie möglich ausdehnen?

Wenn Sie nicht das Glück haben, alltägliche Rechnungen in Ihrem Unternehmen zu verarbeiten, ist der Bericht über die Fälligkeit der Kreditorenbuchhaltung der beste Weg, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was vor sich geht.

Überblick:Was ist ein Fälligkeitsbericht für Verbindlichkeiten?

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist der Betrag, den Sie Ihren Lieferanten schulden. Wenn Sie Inventar oder Verbrauchsmaterialien kaufen oder Subunternehmer beauftragen, sendet Ihnen der Anbieter eine Rechnung, aus der hervorgeht, was Sie schulden, und diese wird als Verbindlichkeit gebucht. Wenn Sie die Rechnung bezahlen, verschwindet dieser Betrag aus der Kreditorenbuchhaltung.

Der Fälligkeitsbericht der Kreditorenbuchhaltung zeigt alle aktuellen unbezahlten Rechnungen. Salden werden normalerweise in 30-Tage-Schritten datiert. Sie zeigen also jeden Kreditor mit seinem aktuellen geschuldeten Saldo, getrennt nach aktuellem, 30 Tage überfälligem, 60 Tage überfälligem und 90 Tagen überfälligem Betrag. Der Saldo der überfälligen Verbindlichkeiten sollte mit dem Saldo der Verbindlichkeiten im Hauptbuch verrechnet werden.

Verwalten von Fälligkeitsberichten für Verbindlichkeiten

Hier sind die besten Tipps und Tricks für die Kreditorenbuchhaltung.

1. Setup festlegen

Der erste Schritt besteht darin, den AP-Bericht in Ihrer Buchhaltungssoftware einzurichten. Sie sollten den Bericht so einrichten, dass er Ihr Budget widerspiegelt. Wenn Sie getrennte, unabhängige Abteilungen haben, stellen Sie sicher, dass diese ihre eigenen Berichte erhalten. Wenn Sie eine Baufirma leiten, erstellen Sie einen separaten Bericht für jeden Auftrag oder einen Bericht, der APs nach Auftrag und nicht nach Anbieter anzeigt.

Sie können auch spezielle Kreditorensoftware für Ihre Kreditorenbuchhaltung verwenden. Dadurch wird es einfacher, Lieferanten zu verwalten und ihnen am Ende des Jahres 1099 zu senden.

2. Verwenden Sie Bestellungen

Sobald Ihr Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat, ist es wichtig, dass Abteilungs- oder Projektmanager Bestellungen für Neuanschaffungen abschließen. Jeder Manager sollte einen Dollarbetrag haben, bis zu dem er persönlich genehmigen kann, und alle Käufe sollten von einem Manager genehmigt werden.

Ein üblicher Weg, dies zu tun, besteht darin, den Manager ein Formular ausfüllen zu lassen, in dem dargelegt wird, was gekauft werden soll, und für welche Abteilung/Stelle, und es dann an die Buchhaltung zu senden. Wenn die Rechnung eingeht, wird die Rechnung mit der Bestellung verknüpft.

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto wichtiger werden effektive interne Kontrollen. Es ist überraschend einfach für hinterlistige Mitarbeiter, Geld mit gefälschten oder angepassten Rechnungen zu unterschlagen, und der beste Weg, dies zu verlangsamen, besteht darin, jede Rechnung mit einer Person zu verknüpfen.

Gleiches gilt für Kreditkartenkäufe. Wenn Sie einem Mitarbeiter genug vertrauen, um ihm Ihre Kreditkartennummer zu geben, können Sie ihm auch eine Firmenkreditkarte geben, damit Sie Einkäufe bis zu einer Einzelperson zurückverfolgen können.

3. Rechnungen nach Erhalt eingeben

In der Periodenrechnung buchen Sie Ausgaben, wenn sie anfallen, nicht wenn sie bezahlt werden. Das heißt, wenn Sie die Arbeit eines Subunternehmers für einen Auftrag nicht bezahlt haben, aber die Rechnung erhalten haben, muss dies verbucht werden. Geben Sie die Rechnungen mit dem Rechnungsdatum ein und sie werden ab diesem Datum in der Probebilanz angezeigt.

4. Legen Sie fest, wann Sie bezahlen

Viele Unternehmen verwalten ihr Betriebskapital, um den operativen Cashflow zu steigern. Je länger Sie die Zahlung von APs aufschieben und dennoch schnell Forderungen einziehen können, desto besser wird Ihr Cashflow sein. Sie finanzieren Verkäufe zinslos mit Kreditoren.

Dell war in den 90er Jahren mit seiner Just-in-Time-Bestandsstrategie Vorreiter bei dieser Strategie. Dell würde Kunden ihre Bestellung in Rechnung stellen und dann Teile für den Computer bestellen. Sie würden sofort bei der Arbeit bezahlt, müssen ihre Lieferanten jedoch manchmal 60 oder 90 Tage lang nicht bezahlen. Dieses Betriebskapital kann zum Ausbau des Geschäfts verwendet werden.

Beginnen Sie nicht einfach aus heiterem Himmel mit dieser Strategie. Sie werden mit einer Menge verärgerter Verkäufer und Servicegebühren enden. Der Schlüssel liegt darin, im Laufe der Zeit an der Beziehung zu den Anbietern zu arbeiten und eine Hebelwirkung aufzubauen. Sie können dann damit beginnen, längere Zahlungsfristen auszuhandeln.

Wenn Sie eine Baufirma leiten, ist es außerdem eine gute Idee, nur zu bezahlen, wenn Sie bezahlt werden. Wenn Sie es zum Laufen bringen können, nehmen Sie eine Klausel in Ihre Subunternehmerverträge auf, die besagt, dass der Sub nicht bezahlt wird, bis Sie es sind. Dies funktioniert nicht so gut mit Materialkäufen, also bauen Sie wieder Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf, die es Ihnen ermöglichen, die Zahlungszeiten zu verschieben.

5. Mit anderen Konten abgleichen

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Berichte abzugleichen. Stellen Sie sicher, dass der Saldo des AP-Alterungsberichts mit dem in der Bilanz übereinstimmt. Ihre Bank wird dies sicherlich tun, insbesondere wenn Sie eine Kreditlinie haben.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr AR-Bericht mit der Bilanz übereinstimmt. Wenn Sie über eine Kreditlinie verfügen, prüft Ihre Bank die Verbindlichkeiten und fälligen Forderungen und verwendet diese jeden Monat als Sicherheit.

6. Denken Sie an Timing-Probleme

Sie erhalten oft Rechnungen, die weit vor dem Erhalt datiert sind. Das Original könnte auf dem Postweg verloren gegangen sein oder der für die Genehmigung zuständige Manager könnte es verloren haben.

Dies ist kein echtes Problem, wenn Ihr Verkäufer geduldig ist und Ihnen erlaubt, spät zu bezahlen. Das Problem des falschen Lebens (auch bekannt als Buchhaltung) liegt im AP-Timing.

Ich verbringe ungefähr die erste Woche eines jeden Monats damit, Finanzen zu erledigen. Mein finanzieller Zyklus ist etwas länger als die meisten anderen, weil ich bei einer Baufirma arbeite und mit laufenden Arbeiten eine Menge Spaß machen muss. Wenn ich also fertig bin, habe ich zwangsläufig zwei oder drei Stapel von Schecks und Rechnungen verarbeitet.

Hier kommt das Problem ins Spiel. Wenn ich am 4. Oktober (bevor ich mit den September-Finanzdaten fertig war) einen Scheck verarbeitet habe, der ein Rechnungsdatum vom 12. Juli hatte (weil die Rechnung ursprünglich verloren gegangen ist oder so), läuft meine AP-Alterung für den 30. September um einen überfälligen Saldo für diese Rechnung anzuzeigen, da sie nach dem 30. September bezahlt wurde, aber ein früheres Datum hatte.

Sie können mit Datumsangaben in Ihrer Software herumspielen, um dies zu verhindern. Oder du kannst tun, was ich tue, nämlich es einfach ignorieren. Bereiten Sie sich einfach mit einer Erklärung vor, wenn die Bank oder ein Wirtschaftsprüfer Sie fragen, warum Sie überfällige Salden haben.

Beispiel eines Fälligkeitsberichts für Verbindlichkeiten

Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel für die AP-Alterung:

Das gesamte AP-Guthaben beträgt 1.500 $. Unter den gezeigten Anbietern ist Clothes Call in Ordnung, da seine einzige Rechnung noch aktuell ist. Todd’s Tapers hat eine 250-Dollar-Rechnung, die 30–60 Tage überfällig ist. Tatsächlich werden nur 400 $ des Gesamtguthabens als aktuell angezeigt.

Dies ist möglicherweise kein Problem. Es hängt davon ab, welche Strategie verfolgt wird und wann die Rechnungen eingegangen sind. Das eigentliche Problem ist, wenn die APs in die>90-Spalte gelangen. Es kommt sehr selten vor, dass eine Lieferantenbeziehung besteht, bei der eine Zahlungsverzögerung von mehr als 90 Tagen akzeptabel ist.

Bestehen Sie Ihren AP-Test (Alterungstest)

Ich werde Ihnen nichts vorwerfen, wenn Sie die Kreditorenbuchhaltung immer noch nicht spannend finden; es braucht eine besondere, seltsame Art von Mensch, um das zu fühlen. Aber ich hoffe, Sie verstehen jetzt, wie wichtig es ist, Ihre AP effektiv zu verfolgen und effizient zu verwalten.