Buchhaltung für Startups:Ein Leitfaden für Anfänger

Sind Sie bereit, die Buchhaltung für Ihr Startup zu führen, sind sich aber nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Wir erklären, wie wichtig es ist, Finanztransaktionen zu verfolgen und wann es in Ordnung ist, die Buchhaltung selbst zu erledigen.

Inhaber von Startup-Unternehmen können viele Dinge sein – ein Buchhalter, ein Anwalt, ein Designer, ein Koch, ein Bäcker oder ein erfahrener Holzarbeiter. Was sie normalerweise nicht sind, ist ein erfahrener Buchhalter oder Buchhalter. Die ordnungsgemäße Verfolgung Ihrer Finanztransaktionen gehört jedoch dazu, ein Geschäftsinhaber zu sein, unabhängig davon, ob Sie ein Startup oder ein etablierter Geschäftsinhaber sind.

Die Buchhaltung von Startup-Unternehmen kann besonders wichtig sein, da Sie Ihr neues Unternehmen wahrscheinlich mit einem knappen Budget betreiben. Aber selbst wenn Sie das Glück haben, Millionen hinter Ihrem Unternehmen zu haben, werden Ihre Investoren wissen wollen, wofür Sie ihr Geld ausgeben.

Warum ist die Buchhaltung für Startups wichtig?

Herzlichen Glückwunsch zur Gründung Ihres eigenen Unternehmens. Als Unternehmer ist Ihr Hauptziel der Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen. Aber woher wissen Sie, wann Ihre Kunden Sie bezahlen, wenn Sie ihre Zahlung nicht aufzeichnen?

Wie können Sie am Jahresende Steuerabzüge vornehmen, wenn Sie Ihre Ausgaben nicht im Auge behalten? Wird ein Anruf von der Bank der erste Hinweis darauf sein, dass Ihr Konto überzogen ist? Deshalb sind Buchhaltung und Rechnungswesen gerade für Startups so wichtig.

Bevor Sie beginnen, müssen Sie einige Dinge tun:

• Bestimmen Sie Ihre Unternehmensstruktur
• Eröffnen Sie ein separates Bankkonto für Ihr Unternehmen
• Finden Sie eine Buchhaltungssoftware, mit der Sie vertraut sind
• Errichten Sie ein Buchhaltungssystem für Ihr Unternehmen

Sobald diese Elemente abgeschlossen sind, können Sie mit der Verwaltung von Finanztransaktionen für Ihr kleines Unternehmen beginnen.

10 Buchhaltungsgrundlagen, die jedes Startup verfolgen muss

Es ist zwar möglich, Ihre Unternehmensbuchhaltung in einem manuellen Buchhaltungssystem zu verwalten, aber mit einer Buchhaltungssoftwareanwendung wären Sie viel besser bedient.

Die meisten Einstiegsanwendungen auf dem heutigen Markt sind für Menschen wie Sie konzipiert:Geschäftsinhaber mit begrenzten Kenntnissen in Buchhaltung und Buchhaltungsgrundlagen. Sie wurden auch entwickelt, um die Verfolgung von Finanztransaktionen zu vereinfachen, und die meisten sind selbst für das kleinste Budget erschwinglich.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob etwas nachverfolgt werden muss, gehen Sie auf Nummer sicher und gehen Sie davon aus, dass dies der Fall ist. In jedem Fall müssen die folgenden Finanzposten ordnungsgemäß verwaltet werden.

1. Kontoauszüge

Mit dem Aufkommen des Online-Bankings gehören sperrige Kontoauszüge der Vergangenheit an. Die Abstimmung Ihres Bankkontos ist jedoch immer noch wichtig. Durch den monatlichen Abgleich Ihrer Auszüge können Sie Ihren Hauptbuchsaldo mit Ihrem Bankguthaben ausgleichen, alle Bankgebühren berücksichtigen und mögliche Bankfehler finden, die möglicherweise unbemerkt bleiben, wenn die Auszüge nicht monatlich abgeglichen werden.

2. Kreditkartenabrechnungen

Der Abgleich Ihrer Kreditkartenabrechnungen ist genauso wichtig wie Ihr Kontoauszug. Kreditkartenbetrug ist eine echte Sache und kann sich mit vielen kleinen Gebühren an Sie heranschleichen, um zu sehen, ob Sie aufpassen. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Belastung auf Ihrer Kreditkartenabrechnung eine Sicherungskopie haben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Firmenkreditkarte haben, die von mehreren Mitarbeitern verwendet wird.

3. Gehaltsabrechnung

Wenn Sie noch keine Mitarbeiter haben, brauchen Sie sich um die Gehaltsabrechnung nicht zu kümmern. Wenn Sie jedoch auch nur einen Mitarbeiter haben, müssen Sie die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß verfolgen. Dies umfasst alles von der Verwaltung der Personalakten der Mitarbeiter bis hin zur Aufbewahrung der Zeitaufzeichnungen der Mitarbeiter. Das bedeutet auch, dass Sie alle zugehörigen Gehaltsabrechnungsformulare verwalten müssen, einschließlich 941er sowie W-2s und 1099er.

Der beste Weg, die Gehaltsabrechnung zu verwalten, besteht darin, einen Gehaltsabrechnungsdienst zu abonnieren, der die meiste Arbeit für Sie erledigt. Aber selbst wenn Sie es selbst tun, sind Sie immer noch für die ordnungsgemäße Führung der Gehaltsabrechnungen verantwortlich.

4. Rechnungen

Eines der ersten Dinge, die Sie lernen sollten, ist das Erstellen einer Rechnung. Wie lange bleiben Sie schließlich im Geschäft, wenn Ihren Kunden die von Ihnen bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen nicht in Rechnung gestellt werden?

Auch hier wird jede Buchhaltungssoftwareanwendung, die Sie kaufen, eine Rechnungskomponente enthalten, was auch eine Debitorenverfolgung bedeutet. Wenn Sie bezahlt werden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie diese Rechnungen regelmäßig in Rechnung stellen und nachverfolgen.

5. Zahlungsnachweis

Ihr Lieferant ruft an, um Ihnen mitzuteilen, dass er keine Produkte versendet, bis Sie Ihre Rechnung bezahlt haben. Das Problem ist, dass Sie ihnen vor drei Wochen einen Scheck geschickt haben. Auch wenn Sie möglicherweise keine physischen Schecks mehr aufbewahren, halten Sie Ihre Kontoauszüge bereit, damit Sie feststellen können, ob ein Scheck eingelöst wurde, und fordern Sie in diesem Fall eine Kopie des Schecks an, die Sie Ihrem Lieferanten geben können.

Wenn Sie keine Schecks verwenden, bewahren Sie den Zahlungsbeleg zusammen mit der Rechnung auf, falls die Zahlung verloren geht.

6. Startkosten

Wenn Ihr Unternehmen brandneu ist, achten Sie darauf, alle Ihre Gründungskosten zu verfolgen, da Sie laut IRS möglicherweise bis zu 5.000 US-Dollar an Gründungs- und Organisationskosten in dem Jahr abziehen können, in dem Ihr Unternehmen in Betrieb geht. Alle Kosten, die den Abzug übersteigen, müssen amortisiert werden.

7. Erhaltene Zahlungen

Jedes Mal, wenn ein Kunde Sie bezahlt, ist das ein Grund zum Feiern. Stellen Sie sicher, dass die von Ihren Kunden erhaltenen Zahlungen angemessen nachverfolgt werden, unabhängig davon, ob sie per Scheck, Bargeld, Kreditkarte, PayPal oder per ACH-Überweisung zahlen. Wann immer ein Kunde zahlt, sollte eine Aufzeichnung dieser Zahlung an seine Rechnung angehängt und abgelegt werden. Wenn Sie der Zeit voraus sind und ein papierloses Büro verwenden, speichern Sie einfach eine Aufzeichnung der Zahlung in ihrer Datei.

8. Rechnungen

Als neues Unternehmen müssen Sie von Anfang an eine gute Bonität bei Ihren Lieferanten aufbauen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Rechnungen bezahlen, wenn sie fällig sind. Überprüfen Sie jedoch jede eingehende Rechnung, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist. Es ist einfacher, als Sie vielleicht denken, eine falsche Rechnung zu bezahlen, also lassen Sie das nicht zu.

Nachdem Sie Ihre Rechnungen in die Kreditorenbuchhaltung eingegeben haben, verfolgen Sie sie wöchentlich, um sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie wahrscheinlich Verzugsgebühren, Zinsgebühren oder beides zahlen.

Sie sollten auch kleinere Ausgaben wie Parkgebühren, Porto, Druck und Kilometer im Auge behalten. Durch die ordnungsgemäße Verfolgung der Geschäftsausgaben wird sichergestellt, dass Ihre Abzüge zum Jahresende korrekt sind und Sie über die Dokumentation verfügen, um dies zu belegen.

9. Steuererklärungen

Wenn Sie ein brandneues Unternehmen sind, haben Sie wahrscheinlich noch keine Steuererklärungen. Sobald Sie dies jedoch getan haben, müssen diese Erklärungen abgelegt und mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden, obwohl es eine gute Idee sein kann, sie länger aufzubewahren.

10. Jahresabschluss

Abhängig von Ihrem Unternehmen sollten Sie monatlich oder vierteljährlich einen Satz Jahresabschlüsse drucken. Mit einer Buchhaltungssoftware dauert die Erstellung von Jahresabschlüssen weniger als eine Minute, aber die Details in diesen Berichten können Ihnen viel über Ihr Unternehmen verraten.

Wenn Sie Jahresabschlüsse zum Monatsende führen, sollte Ihr Bankabgleich dem Jahresabschluss beigefügt werden, um sicherzustellen, dass Ihr Hauptbuchsaldo und Ihr Banksaldo übereinstimmen.

Buchhaltungs- und Buchhaltungsoptionen für Ihr Startup

Wenn Sie immer noch unschlüssig sind, was die grundlegende Buchhaltung oder Buchhaltung für Ihr Unternehmen angeht, sind Sie nicht allein. Wenn der Gedanke, Ihre Bücher zu machen, überwältigend ist, haben Sie viele andere Möglichkeiten, einschließlich der Inanspruchnahme der Hilfe eines Wirtschaftsprüfers. Sie können auch einen erfahrenen Buchhalter oder Buchhalter für Ihr Unternehmen einstellen oder einfach den gesamten Prozess auslagern.

Wenn Sie Ihre Startup-Buchhaltung selbst machen sollten

Wenn Ihnen das Wort „nie“ in den Sinn kommt, können Sie diesen Teil überspringen. Wenn Sie jedoch bereit sind, gibt es Zeiten, in denen Sie wahrscheinlich die Buchhaltung für Ihr Unternehmen übernehmen sollten.

• Wenn Sie gerade erst anfangen: Es kann eine gute Idee sein, die Hilfe eines Experten für die Einrichtung Ihrer Unternehmensbuchhaltung in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie jedoch gerade erst anfangen, können Sie die Buchhaltung wahrscheinlich ohne allzu großen Mehraufwand erledigen.
• Wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden: Die heutigen Softwareanwendungen sind darauf ausgelegt, den Buchhaltungsprozess erheblich zu vereinfachen. Sie werden überrascht sein, wie einfach es sein kann.
• Wenn Sie alle Aspekte des Unternehmens verwalten möchten: Es mag verlockend sein, die Buchhaltung an eine externe Agentur zu übergeben, aber wenn Sie Ihre Finanzen mit Berichten wie einer Kapitalflussrechnung im Auge behalten, können Sie sich ein viel besseres Bild von der Leistung Ihres Unternehmens machen.

Wann Sie nach zusätzlicher Hilfe suchen sollten

Sie kennen den Unterschied zwischen einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung noch nicht? Fangen Sie an, Zahlen im Schlaf zu rechnen? Verwirren Sie die Zahlen in Ihrem Jahresabschluss immer noch? Wenn Sie den Unterschied zwischen der Analyse von Jahresabschlüssen und Finanzprognosen nicht kennen, sollten Sie vielleicht erwägen, sich Hilfe zu suchen.

• Wenn die täglichen Transaktionen zunehmen: Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Zeit für die Buchhaltung und weniger Zeit für Ihr Geschäft aufwenden, ist es an der Zeit, nach Alternativen zu suchen.
• Wenn sich Transaktionen häufen: Haben Sie einen Stapel unbezahlter Rechnungen auf Ihrem Schreibtisch? Ist es Wochen oder sogar Monate her, dass Sie eine Transaktion gebucht, Ihren Kontoauszug angesehen oder eine Zahlung erfasst haben? Wenn ja, ist es an der Zeit, sich Hilfe zu holen.
• Sie müssen sich gegenüber Gläubigern oder Investoren verantworten: Wenn Sie einen Bankkredit oder aktive Investoren haben, ist es umso wichtiger, dass Ihre Finanzen richtig verwaltet werden. Finden Sie lieber früher als später einen Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer, der Ihnen hilft.

Starten Sie Ihr Startup richtig

Als Unternehmer entscheiden Sie selbst, ob Sie die schwere Arbeit und die Buchhaltung selbst erledigen oder sich Hilfe suchen. Als Eigentümer werden Sie feststellen, dass es leicht ist, sich in die täglichen Aufgaben der Führung Ihres Unternehmens zu vertiefen, während Sie den wachsenden Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch ignorieren. Aber diesen Stapel Papiere zu ignorieren, kann Ihnen später mehr Arbeit bereiten.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung und Ihr Rechnungswesen von Anfang an verwalten, behalten Sie Ihre Finanzen besser im Griff. Sie werden auch wissen, wann Sie zu viel ausgeben und wann Sie den Umsatz steigern müssen. Unabhängig davon, ob Sie die Buchhaltung selbst erledigen, einen Buchhalter oder Buchhalter einstellen oder diese Aufgaben vollständig auslagern, denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen vom ersten Tag an besser geführt wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass es erfolgreich ist.