W-9 vs. 1099:Lernen Sie die Unterschiede kennen und wann Sie sie verwenden

Die meisten Unternehmen werden irgendwann Subunternehmer sein oder unabhängige Auftragnehmer beauftragen. The Ascent zeigt Ihnen, wie Sie die Formulare ausfüllen, die der IRS von Auftragnehmern verlangt.

Für viele kleine Unternehmen gibt es Aufgaben, die ewig darauf warten, erledigt zu werden. Keiner der Vollzeitmitarbeiter hat die Zeit oder den Wunsch, sie abzuschließen, aber sie sind nicht wichtig genug, um jemanden neu einzustellen.

Hier kommen unabhängige Auftragnehmer ins Spiel. Sie stellen sie für kurzfristige Projekte ein, zahlen keine Sozialleistungen oder Quellensteuern, und wenn sie gut abschneiden, können sie für zukünftige Jobs in Betracht gezogen werden. Infolgedessen haben unabhängige Auftragnehmer häufig Beziehungen zu mehreren Unternehmen.

Wenn es an der Zeit ist, alle Unternehmenssteuern am Ende des Jahres zu erledigen, erhalten Vollzeitbeschäftigte W-2 und unabhängige Auftragnehmer 1099. Sehen wir uns an, wie 1099 ausgefüllt werden und wie das Formular W-9 in die Gleichung einfließt.

Was ist Formular W-9?

Das IRS-Formular W-9 oder Request for Taxpayer Identification Number and Certification wird verwendet, um die offizielle Steueridentifikationsnummer eines Auftragnehmers zu erhalten, der für Sie arbeitet. Dies schließt Personen ein, die als Vertragsangestellte arbeiten, und andere Unternehmen, die Subunternehmerarbeiten ausführen.

Es hat sich bewährt, das Ausfüllen des W-9-Formulars zu verlangen, bevor Zahlungen an einen Auftragnehmer geleistet werden. Sie brauchen es nicht unbedingt, um Schecks auszudrucken – wie ein W-4-Formular für Vollzeitbeschäftigte – aber wenn Sie das Jahresende erreichen und es nicht haben, geraten Sie schnell zwischen einen Felsen und ein harter Ort, wenn sich die Einreichungsfrist nähert.

Was ist Formular 1099?

Das Formular 1099 ist das Steuerformular für unabhängige Auftragnehmer. Arbeitgeber senden W-2s an alle Vollzeitbeschäftigten, in denen das Einkommen aufgeführt ist, das sie in diesem Jahr verdient haben, sowie alle Steuerabzüge. Der 1099 ist die Version des W-2 für unabhängige Auftragnehmer. Sie müssen keine Abzüge in die 1099 einbeziehen, da Auftragnehmer verpflichtet sind, alle Steuern für unabhängige Auftragnehmer zu verfolgen und selbst zu zahlen.

Jahrelang haben Arbeitgeber das 1099-MISC-Formular für 1099 Auftragnehmer ausgefüllt. Ab 2020 muss das IRS-Formular 1099-NEC (Non-Employee Compensation) für unabhängige Auftragnehmer eingereicht werden. Wir verwenden dieses Formular in einem Beispiel unten.

Halten Sie den obigen Artikel über 1099-MISC bereit. Wenn Sie ein Generalunternehmer sind, der das ganze Jahr über Subunternehmer einsetzt, müssen Sie dennoch 1099-MISC-Formulare für diese ausfüllen. Im Allgemeinen ist der 1099-NEC nur für Menschen bestimmt.

W-9 vs. 1099:Was ist der Unterschied?

Das W-9 ist das Formular, das Sie an Ihre Vertragspartner senden (oder das Ihnen von einem Generalunternehmer oder einer Bank zugesandt wird), um deren Informationen zu erhalten. Das Formular 1099 ist das Formular, das Sie ausfüllen und am Ende des Jahres an Ihre Vertragspartner und die Regierung weitergeben.

Wie man ein W-9 ausfüllt

Glücklicherweise sind die W-9-Anweisungen auf dem Formular klar, da Sie sich wahrscheinlich nicht mit Ihren Auftragnehmern zusammensetzen und ihnen beim Ausfüllen helfen können. Sie werden das Formular jedoch wahrscheinlich eines Tages von einem anderen Unternehmen erhalten, mit dem Sie als W-9-Auftragnehmer zusammenarbeiten. Lesen Sie daher die nachstehenden Anweisungen zum Ausfüllen.

Wenn Sie kürzlich einige Bankkonten eröffnet oder einen Handelskredit beantragt haben, könnten Sie dieses gesamte Formular wahrscheinlich in fünf Minuten aus dem Kopf heraus ausfüllen. Sie müssen lediglich den Namen Ihres Unternehmens, den Unternehmenstyp und die Steuernummer kennen.

Wenn Sie beides nicht getan haben, finden Sie alle diese Informationen in Ihren Gewerbeanmeldungsunterlagen oder in einer aktuellen Gewerbesteuererklärung. Wenn Sie Ihre Steuernummer immer noch nicht finden können, hilft Ihnen dieser Artikel weiter.

Ausfüllen des Formulars 1099

Wenn Sie W-9s von Ihren Auftragnehmern erhalten, laden Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware. Das von mir verwendete Programm verfügt über einen Abschnitt zur Lieferantenverwaltung, in dem ich den Firmennamen, die Adresse und die Steuernummer eingebe, die auf Schecks gedruckt werden sollen.

Mit den meisten Buchhaltungsprogrammen können Sie die 1099er-Formulare entweder direkt mit diesen Lieferanteninformationen sowie den im Laufe des Jahres geleisteten Zahlungen ausfüllen. Sie sollten auch in der Lage sein, nach bestimmten 1099-Formularen unabhängiger Auftragnehmer zu filtern und das Formular manuell auszufüllen, worauf wir als Nächstes eingehen werden.

Normalerweise ist es frustrierend, wenn die Regierung eine Form ändert. Zu Beginn meiner Karriere verbrachte ich vier Jahre damit, das SBA-Formular 1919 fast täglich für Kunden auszufüllen, und dann änderte sich über Nacht das gesamte Formular. Ich dachte immer, Muskelgedächtnis sei nur etwas für Karate, bis ich gedankenlos nicht vorhandene Quadrate ausfüllte, die drei Seiten nach unten verschoben worden waren.

Der 1099-NEC ist eine der wenigen Formularänderungen, die ich gesehen habe, wo er jetzt viel einfacher zu vervollständigen ist. Sie fügen die Informationen Ihres Unternehmens in die Zahlerfelder und die des Auftragnehmers in die Empfängerfelder ein. Die Kontonummer ist die 1099-Vertragspartnernummer in Ihrem System. Wenn Sie keine Steuern einbehalten, was die meisten Unternehmen nicht tun, füllen Sie einfach Feld Nr. 1 aus und Sie können die 1099er versenden.

Hier sind ein paar andere Punkte, die Sie beachten sollten:

• 1099 sind nur erforderlich, wenn sich die Gesamtzahlungen an den Auftragnehmer im Laufe des Jahres auf mehr als 600 $ belaufen.
• Der gemeldete Betrag bezieht sich auf Barzahlungen, nicht auf aufgelaufene Zahlungen. Wenn Sie einen Auftragnehmer haben, der an einem umfangreichen Projekt arbeitet, das sich über zwei Jahre für eine Pauschalzahlung erstreckt, würden Sie alles in dem Jahr melden, in dem die Zahlung erfolgt.
• Unternehmen beauftragen häufig unabhängige Vertragspartner, damit sie keine Sozialleistungen erbringen oder Lohnsteuern zahlen müssen. Nennen Sie echte Vollzeitbeschäftigte nicht als unabhängige Auftragnehmer. (Stellen Sie sich die IRS als ein riesiges Auge von Sauron vor, das nach Unternehmen sucht, die dies tun, und Sie haben keine Adler, die Sie schnell aus Mordor herausfliegen könnten.)

Einreichen des Formulars 1099 beim IRS

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre 1099er entweder direkt vom IRS oder von Ihrem Unternehmen für Buchhaltungssoftware kaufen. Es gibt fünf Kopien der Informationen, die wir oben ausgefüllt haben. Einer ist für die Bundesregierung, einer für die Steuerbehörde des Bundesstaates, zwei gehen an den Empfänger und einer ist für Ihre Akten.

Das Formular ist jedes Jahr am 1. Februar für die Empfänger und den IRS fällig. Sie können online beim IRS einreichen, wenn Ihre Buchhaltungssoftware den richtigen Dateityp für die Formulare erstellen kann. Sie können nicht gescannt werden.

Der einfachere Weg besteht darin, einfach alle Formulare mit dem Formular 1096 einzusenden, das eine Zusammenfassung aller 1099er ist, die Sie einreichen. Die Adresse ist dieselbe wie bei allen anderen sortierten Kleinunternehmensteuern:

Auf dem Laufenden bleiben

Es ist eine Art Initiationsritus für Unternehmen, ein W-9 von einem Partner oder einer Bank auszufüllen und am Ende des Jahres mit dem Versenden von 1099 zu beginnen. Beide Formulare sind einfach auszufüllen und sollten Sie nicht davon abhalten, alle Geschäftsmöglichkeiten zu erkunden.