Kontoabstimmung:Ein Leitfaden für Anfänger

Der Abgleich Ihrer Hauptbuchkonten ist eine der am häufigsten übersehenen Aufgaben in der Buchhaltung. Erfahren Sie, warum der Abstimmungsprozess so wichtig ist und wie Sie noch heute mit der Abstimmung von Konten beginnen können.

Abgesehen vom Verkauf ihrer Produkte und Dienstleistungen ist eines der wichtigsten Dinge, die ein Kleinunternehmer tun kann, seine Konten abzugleichen. Der Kontoabgleich ist einfach der Vorgang des Abgleichs eines Satzes von Transaktionen mit einem anderen Satz, um sicherzustellen, dass beide Sätze übereinstimmen.

Erfahren Sie, welche Hauptbuchkonten regelmäßig abgeglichen werden sollten und worauf Sie beim Kontoabgleich achten sollten.

Überblick:Was ist Versöhnung?

Wenn Ihnen jemals ein Artikel in Rechnung gestellt wurde, den Sie nicht gekauft haben, oder wenn Sie ein höheres Bankguthaben haben, als Ihnen bekannt ist, wissen Sie, wie wichtig der Kontoabgleich ist.

Es mag zwar verlockend sein, mit diesem zusätzlichen Geld nach Vegas zu fliegen, aber die Bank wird den Fehler wahrscheinlich finden, wenn sie ihre Konten abgleicht, und Sie mit einer leeren Brieftasche in der Wüste festsitzen lassen.

Obwohl ein Großteil des Kontoabstimmungsprozesses von einer Buchhaltungssoftware abgewickelt wird, muss dies noch getan werden. Wenn Sie ein Software-Holdout sind und Transaktionen immer noch manuell aufzeichnen, ist es noch wichtiger, dass Ihre Konten regelmäßig abgeglichen werden.

Warum ist der Kontenabgleich für Unternehmen wichtig?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die doppelte Buchführung verwenden, müssen Sie monatlich Kontenabstimmungen durchführen. Der wichtigste Kontoabgleich, den Ihr Unternehmen durchführen kann, ist der Bankabgleich.

Der Bankabgleich stellt sicher, dass der Endsaldo Ihres Bankkontos mit dem Saldo in Ihrem Hauptbuch übereinstimmt. Auch wenn das einfach genug erscheint, verwechseln Sie Einfachheit nicht mit Wichtigkeit.

Wenn der Bankabstimmungsprozess ins Rutschen gerät, kann dies dazu führen, dass die Bücher nicht im Gleichgewicht sind, Zahlungen ausbleiben, nicht autorisierte Belastungen nie entdeckt werden und Einzahlungen fehlen. Und das ist erst der Anfang.

Frisch aus der Schule wurde ich als Buchhaltungsassistent eingestellt. Ich war begeistert, bis mir klar wurde, dass meine Hauptaufgabe darin bestand, fünf Bankkonten abzugleichen, von denen seit über einem Jahr keines mehr abgeglichen worden war.

Nehmen Sie mich beim Wort, Sie möchten diesen Prozess nicht einmal für einen einzigen Monat überspringen. Und denken Sie daran, dass Sie nicht nur den Bankabgleich durchführen müssen. Andere Konten müssen ebenfalls abgeglichen werden.

So gleichen Sie Ihre Konten für Ihr Unternehmen ab

Der Abstimmungsprozess umfasst die Abstimmung Ihrer Bankkontoauszüge, aber auch eine Überprüfung anderer Konten und Transaktionen, die regelmäßig abgeschlossen werden müssen. Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

1. Schließen Sie zuerst Ihren Bankabgleich ab

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um Ihr Hauptbuch korrekt zu halten, ist die monatliche Durchführung eines Bankabgleichs. Tun Sie dies für alle Bankkonten mit Aktivitäten während des Monats.

Die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen bieten einen automatischen Bankabgleich, was den Arbeitsaufwand reduziert. Wenn einige Ihrer Bankkonten jedoch nicht mit Ihrer Software verbunden sind, müssen Sie diese manuell abgleichen.

Wenn Sie keine Buchhaltungssoftware verwenden, müssen Sie ein Abstimmungsformular erstellen, das so einfach oder detailliert sein kann, wie Sie möchten. Das Formular muss genügend Platz bieten, um alle ausstehenden Posten hinzuzufügen, die etwaige Diskrepanzen zwischen den beiden Salden beheben.

31.7.2020 Bankabstimmung

	Bank	Hauptbuch
Endbilanz zum 31.07.2020	15.750 $	11.990 $
Bankgebühren		$     (50)
Prüfen Sie Nr. 777	(1.365 $)
Prüfen Sie Nr. 779	(2.025 $)
Scheck wurde irrtümlicherweise doppelt erfasst		$     420
	12.360 $	12.360 $

Wenn Sie die beiden Spalten hinzufügen, zeigt das Bankabstimmungsformular jetzt Ihren abgeglichenen Kontostand von 12.360 $ an.

2. Vollständige Tagebucheinträge

Nachdem Sie das Abstimmungsformular ausgefüllt haben, müssen Sie die Einträge auf dem Formular überprüfen und feststellen, ob Sie einen Tagebucheintrag ausfüllen müssen. Der Bankabgleich spiegelt die folgenden Transaktionen wider:

• Bankgebühren in Höhe von 50 $ wurden von der Bank erfasst, aber nicht im Hauptbuch verbucht.
• Ein ausstehender Scheck über $1.365, der im Hauptbuch verbucht, aber vom Empfänger nicht eingelöst wurde.
• Ein ausstehender Scheck über $2.025, der im Hauptbuch verbucht, aber vom Empfänger nicht eingelöst wurde.
• Eine Korrektur für einen dem Elektriker ausgestellten Scheck, der irrtümlicherweise zweimal im Hauptbuch erfasst wurde. Sie müssen die Ausgaben dem Versorgungskonto gutschreiben, auf dem beide Schecks ursprünglich verbucht wurden.

Die beiden ausstehenden Schecks müssen nicht als Journalbuchung erfasst werden, da die Anpassung auf Seiten der Bank erfolgt. Alle Anpassungen auf der Hauptbuchseite müssen jedoch eingegeben werden.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.7.2020	Bankgebühren	50 $
31.7.2020	Geldkonto		50 $
31.7.2020	Geldkonto	420 $
31.7.2020	Betriebskosten		420 $

Sobald diese Anpassungen am Hauptbuch vorgenommen wurden, wird Ihr Bankkonto nun mit Ihrem Hauptbuchkonto abgeglichen.

3. Hauptbuch mit Nebenbuchkonten abgleichen

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie diesen Schritt überspringen, da er automatisch ausgeführt wird. Wenn Sie Ihre Konten jedoch manuell verwalten, müssen Sie Ihren Hauptbuchsaldo mit Ihrem Nebenbuchsaldo abgleichen.

Dadurch wird sichergestellt, dass beide Salden übereinstimmen. Einige der Nebenbücher, die Sie möglicherweise verwenden, umfassen Anlagevermögen, Gehaltsabrechnung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.

Der Abstimmungsprozess ist erforderlich, wenn Sie die manuelle Hauptbuchhaltung verwenden, um sicherzustellen, dass die Hauptbuchsalden korrekt sind. Der einfachste Weg, diesen Prozess zu beginnen, besteht darin, Ihre Nebenbücher zusammen mit Ihrem Hauptbuch griffbereit zu haben.

Auf diese Weise können Sie alle übereinstimmenden Posten abhaken und alle fehlenden Transaktionen notieren, die mit einer Journalbuchung erfasst werden müssen, wodurch Ihr Hauptbuch und Ihre Nebenbücher ausgeglichen werden.

4. Überprüfen Sie historische Trends

Dieser Schritt ist für kleinere Unternehmen mit begrenzter Aktivität möglicherweise nicht erforderlich. Aber wenn Sie viele Transaktionen verarbeiten, kann es eine aufschlussreiche Erfahrung sein, eine vergleichende Testbilanz zu überprüfen.

Eine Probebilanz kann Ihnen auf einen Blick viel über Ihr Unternehmen verraten. Wenn Sie beispielsweise Ihre Probebilanz für das laufende Jahr überprüfen, stellen Sie fest, dass Ihre Reisekosten durchschnittlich 1.500 $ pro Monat betragen haben, aber im Juli sind die Reisekosten auf 5.000 $ gestiegen.

Der erste Punkt sollte sein, zu sehen, welche Ausgaben diese 5.000 Dollar ausmachen. Wurde etwas irrtümlich in das Konto gebucht? Hat jemand alte Reisekosten abgegeben? Es könnte eine Vielzahl von Problemen geben, die dazu geführt haben, dass die Ausgaben so dramatisch gestiegen sind.

Vielleicht haben Sie im Juli keine Nebenkosten, weil Sie nie eine Rechnung erhalten haben. Vielleicht hatten Sie ein großes Mailing, das die Portokosten in die Höhe schnellen ließ.

Jedes Mal, wenn etwas ungewöhnlich erscheint, sollten Sie die Ursprungsdokumente wie eingegebene Rechnungen überprüfen, um festzustellen, ob sie ordnungsgemäß gebucht wurden und ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Die Überprüfung Ihres vergleichenden Testguthabens ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie für Ihr Unternehmen tun können.

5. Führen Sie eine aktualisierte Testbilanz durch

Dabei muss es sich nicht um eine vergleichende Probebilanz handeln, denn Sie sind erst daran interessiert, die neuen Bilanzen zu prüfen, nachdem alle Ihre Tagebucheinträge abgeschlossen sind. Stellen Sie sicher, dass wiederkehrende Journalbuchungen und Umkehrbuchungen abgeschlossen sind.

Sobald der Testsaldo korrekt aussieht, können Sie sicher sein, dass Ihre Konten ordnungsgemäß abgeglichen wurden.

Häufig gestellte Fragen

• Ja. Obwohl der Prozess viel einfacher ist, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, und Sie den Nebenbuchabgleich überspringen können, müssen Ihre Bankkonten dennoch abgeglichen und alle unerklärlichen Diskrepanzen untersucht werden.

• Wenn Sie einen angestellten Buchhalter oder Buchhalter haben, kann dieser sicherlich den Abstimmungsprozess durchführen, aber als Geschäftsinhaber liegt es in Ihrer Verantwortung, zu überwachen, was er tut.

  Denken Sie daran, dass auf dem Bankkonto Ihr Name steht, und wenn ein Fehler auftritt, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, ihn umgehend zu beheben.

• Nur weil Sie keine Transaktionen in Ihrem Hauptbuch haben, heißt das nicht, dass mit Ihren Bankkonten nichts los ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Aussage richtig ist.

  Auch Banken machen Fehler, und wenn sie irrtümlicherweise Geld von Ihrem Konto abbuchen und Sie es erst drei Monate nach dem Fehler herausfinden, wird es viel schwieriger, ihn zu beheben.

Kontoabstimmungen sollten monatlich durchgeführt werden

Ich weiß, dass Sie lieber Ihre Produkte verkaufen oder Dienstleistungen für Ihre Kunden erbringen, als im Büro festzusitzen und Kontenabstimmungen vorzunehmen. Aber die gute Nachricht ist, dass sie viel einfacher werden, wenn sie rechtzeitig durchgeführt werden.

Und für diejenigen unter Ihnen, die Ihre Buchhaltung immer noch manuell führen, wird der Wechsel zu einer Buchhaltungssoftware einen Großteil der Arbeit, die Sie mit manuellen Hauptbüchern erledigen, eliminieren. In jedem Fall sind monatliche Abstimmungen ein Muss.