Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu periodischen Inventarsystemen

Das System der periodischen Bestandsaufnahme ist eine einfache Möglichkeit, den Bestand zu verfolgen. Finden Sie heraus, ob es die richtige Methode für Ihr Unternehmen ist.

Bestandsbewertungsmethoden wie LIFO und FIFO werden verwendet, um Bestandsbewegungen sofort zu berücksichtigen. Periodische Inventursysteme sind so konzipiert, dass sie die Gesamtinventur erst aktualisieren, nachdem eine physische Inventur abgeschlossen wurde.

Anstelle des Systems der ständigen Bestandsaufnahme, das normalerweise in Buchhaltungssoftwareanwendungen verwendet wird, werden Systeme zur regelmäßigen Bestandsaufnahme häufig von kleineren Unternehmen verwendet, die problemlos eine physische Bestandsaufnahme durchführen können.

Während dies eine Möglichkeit für ein Unternehmen ist, das zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine begrenzte Menge an Lagerbeständen auf Lager hat, wäre die Aufgabe für größere Unternehmen mit mehreren Lagern schwierig – wenn nicht sogar unmöglich.

Überblick:Was ist das periodische Inventursystem?

Ein periodisches Inventursystem ist ein Bestandsbuchhaltungssystem, bei dem Sie Bestandsanpassungen nur nach einer physischen Bestandsaufnahme erfassen.

Zwischen Bestandskonten werden alle Bestandskäufe auf einem Einkaufskonto erfasst, auf dem der Restbetrag verbleibt, bis eine physische Bestandsaufnahme durchgeführt wurde.

Wenn Sie beispielsweise am 15. Januar eine physische Inventur durchführen, werden alle nachfolgenden Inventarkäufe in einem separaten Einkaufskonto erfasst, das bei der nächsten physischen Inventur angepasst wird.

Es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen einem periodischen Inventarsystem und einem Standardinventarsystem. Wenn Sie beispielsweise Inventar kaufen, würden Sie die Transaktion wie folgt buchen, anstatt es auf ein Inventarkonto zu buchen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.01.2020	Käufe	1.500 $
15.01.2020	Bargeld		1.500 $

Wenn Ihre Einkäufe auf Rechnung getätigt wurden, würden Sie die Transaktion wie folgt buchen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.01.2020	Käufe	1.500 $
15.01.2020	Kreditorenbuchhaltung		1.500 $

In jedem Fall gehen die Einkäufe auf ein separates Einkaufskonto und nicht direkt auf Ihr Inventarkonto. Diese Transaktionen werden jedes Mal gebucht, wenn Sie einen Bestandskauf tätigen, und bleiben dort während des gesamten Zeitraums.

Am Ende jeder Periode müssen Sie eine Journalbuchung aufzeichnen, die das Einkaufskonto auf Null reduziert, während Ihr Inventarbetrag um die Einkaufssummen erhöht wird. Wenn Sie beispielsweise während des gesamten Zeitraums Einkäufe in Höhe von 2.000 $ getätigt haben, würde der Tagebucheintrag Folgendes anzeigen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.02.2020	Bestand	2.000 $
15.02.2020	Käufe		2.000 $

Eine weitere Art, in der sich periodische Inventursysteme von der Standardinventur unterscheiden, ist die Art und Weise, wie eine Verkaufstransaktion erfasst wird. In anderen Inventarsystemen wirkt sich eine Verkaufstransaktion sofort auf Ihre Inventarsummen aus.

Wenn Sie jedoch ein periodisches Inventarsystem verwenden, wirken Sie sich nicht direkt auf Ihre Inventarsummen aus, daher müssen Sie die Verkaufstransaktionen etwas anders aufzeichnen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.02.2020	Forderungen	95 $
15.02.2020	Verkäufe		95 $

Da Sie Bestandsbewegungen regelmäßig aufzeichnen, reduziert ein Verkauf die Bestandssummen nicht, wie dies bei Verwendung eines anderen Bestandssystems der Fall wäre, sodass es keine direkten Auswirkungen auf den Bestandswert oder die Verfügbarkeit gibt, wenn ein Verkauf getätigt wird.

Vorteile des periodischen Inventarsystems

Größere Unternehmen oder Unternehmen, die mehrere Lagerbestände verwalten, würden bei der Verwendung des Systems zur regelmäßigen Bestandsaufnahme leiden, was zu ungenauen Bestandszählungen und über- oder unterschätzten Kosten der verkauften Waren führen kann.

Unternehmen mit großen Lagerbeständen würden auch Schwierigkeiten haben, mit der erforderlichen Produktanzahl Schritt zu halten.

Aber für kleinere Unternehmen oder Unternehmen mit begrenztem Lagerbestand bietet die Verwendung des Systems zur regelmäßigen Bestandsaufnahme Vorteile.

1. Einfach zu bedienen

Ein periodisches Inventarsystem erfordert keine Schulung, sodass kleinere Unternehmen es vom ersten Tag an verwenden können. Diejenigen, die das periodische Inventursystem verwenden, können auch einen praktikablen Zeitrahmen für die Durchführung einer Inventurzählung festlegen, die je nach Unternehmen monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein kann.

Es ist auch einfach, loszulegen, indem Sie eine Bestandszählung für Ihren anfänglichen Gesamtbestand durchführen und dann alle Käufe auf dem Weg nachverfolgen.

2. Günstig

Kleine Unternehmen können ein wenig Geld sparen, da ein periodisches Inventarsystem keine spezielle Software oder ein Point-of-Sale-System erfordert, um die Inventarbewegung zu verfolgen.

3. Periodenflexibilität

Im Gegensatz zu anderen Bestandssystemen können Sie bei einem periodischen Bestandssystem den Zeitraum auswählen, den Sie für die Abrechnung des Bestands verwenden möchten.

Wenn Sie beispielsweise häufig Inventar verkaufen, kann ein monatlicher Zeitraum nützlich sein, während ein vierteljährlicher oder sogar jährlicher Zeitraum wahrscheinlich ausreichen würde, wenn Sie selten Produkte verkaufen.

So berechnen Sie COGS unter dem System der periodischen Bestandsaufnahme

Im Gegensatz zur Methode der fortlaufenden Bestandsführung, bei der die Kosten der verkauften Waren (COGS) jederzeit verfolgt werden, müssen Sie die Kosten der verkauften Waren zwischen den physischen Inventuren schätzen. Wenn Sie bereit sind, die COGS zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel für die periodische Inventur zur Berechnung der COGS:

Anfangsbestand + Käufe - Endbestand =COGS

Im Januar 2020 beträgt Ihr Anfangsbestand beispielsweise 50.000 $. Sie beschließen, jedes Quartal eine regelmäßige Inventur durchzuführen. Im ersten Quartal 2020 beliefen sich Ihre Einkäufe auf insgesamt 62.000 $. Nachdem Sie Ihre Bestandszählung am Ende des ersten Quartals abgeschlossen haben, beträgt Ihr Endbestand insgesamt 44.000 $.

Ihre COGS-Berechnung wäre:

50.000 $ + 62.000 $ - 44.000 $ =68.000 $

Ist das periodische Inventursystem das Richtige für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit begrenztem zu verkaufendem Inventar sind, ist das periodische Inventarsystem möglicherweise die beste Wahl für die Verwaltung des Inventars. Sie können den Lagerbestand für einen bestimmten Zeitraum verfolgen und die COGS bei Bedarf schätzen.

Größere Unternehmen müssen jedoch Bestandsbewegungen in Echtzeit verfolgen, COGS berücksichtigen und Zugriff auf aktuelle Bestandssalden haben, was das periodische Bestandssystem nicht leisten kann.

Wenn Sie sich für die Methode der periodischen Bestandsaufnahme entscheiden, denken Sie daran, dass Ihr Buchhalter oder Buchhalter für die notwendige periodische Buchhaltung verantwortlich ist.

Die Inventarverwaltung ist eine wichtige Aufgabe für jedes kleine Unternehmen, daher ist es wichtig, die Inventarmethode zu wählen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.