So bereiten Sie Anpassungsbuchungen vor:Schritt für Schritt (2022)

Damit Ihre Jahresabschlüsse korrekt sind, müssen Sie Anpassungsbuchungen vorbereiten und veröffentlichen. Wir erklären, was sie sind und warum sie so wichtig sind.

Um genaue Jahresabschlüsse zu erstellen, müssen Sie Anpassungsbuchungen für Ihre Ausgaben-, Einnahmen- und Abschreibungskonten erstellen.

Berichtigungsbuchungen werden am Ende eines Abrechnungszeitraums vorgenommen, um Einnahmen und Ausgaben, die noch nicht in Ihrem Hauptbuch erfasst sind, ordnungsgemäß zu berücksichtigen, und sollten vor Abschluss des Abrechnungszeitraums abgeschlossen werden.

Überblick:Was sind Anpassungsbuchungen?

Korrekturbuchungen sind Schritt 5 im Buchungszyklus und ein wichtiger Bestandteil der Periodenrechnung. Durch das Anpassen von Einträgen können Sie die Gesamteinnahmen und -ausgaben anpassen, um Ihre Finanzlage genauer widerzuspiegeln.

Nachdem Sie Ihre anfängliche Probebilanz erstellt haben, können Sie Ihre Anpassungsbuchungen vorbereiten und buchen und später eine angepasste Probebilanz ausführen, nachdem die Journalbuchungen in Ihr Hauptbuch gebucht wurden. Der Zweck der Anpassung von Einträgen besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Jahresabschlüsse korrekte Daten widerspiegeln.

Wenn keine Anpassungsbuchungen vorgenommen werden, sind diese Aussagen wie Ihre Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) und Kapitalflussrechnung nicht korrekt.

Warum ist die Anpassung von Einträgen für die Buchhaltung kleiner Unternehmen wichtig?

1. Der Umsatz erscheint zu niedrig

Wenn Sie in dem Monat Einnahmen erzielt haben, die noch nicht abgerechnet wurden, werden Ihre Jahresabschluss-Umsatzsummen künstlich niedrig sein. Wenn Laura beispielsweise am 31. Januar Dienstleistungen für drei Kunden erbracht hat, werden diesen Kunden diese Dienstleistungen wahrscheinlich erst im Februar in Rechnung gestellt.

Wenn Laura die am 31. Januar erzielten Einnahmen nicht erzielt, hält sie sich nicht an das Prinzip der Umsatzrealisierung, das besagt, dass Einnahmen erfasst werden müssen, wenn sie erzielt werden.

2. Die Kosten werden möglicherweise zu niedrig angegeben

So wichtig es ist, Einnahmen richtig zu erfassen, so wichtig ist es, alle Ausgaben zu berücksichtigen, die Ihnen im Laufe des Monats entstanden sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Gehaltsabrechnungen anfallen sowie Ausgaben, die Ihnen während des Monats entstanden sind und die Ihnen noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Beispiel:Ihr Computer stürzt Ende Februar ab. Ein Computerreparaturtechniker kann Ihre Daten retten, aber Sie haben bis zum 29. Februar noch keine Rechnung für seine Dienste erhalten.

Um diese Ausgaben in dem Monat zu berücksichtigen, in dem sie angefallen sind, müssen Sie sie zurückstellen und die Journalbuchung später stornieren, wenn Sie die Rechnung vom Techniker erhalten.

3. Finanzberichte werden nicht korrekt sein

Am Ende jedes Monats sollten Sie einen Jahresabschluss erstellen:eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Kapitalflussrechnung. Es ist wichtig, dass diese Erklärungen, die für Abschlussbuchungen verwendet werden, die wahre Finanzlage Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Arten von Anpassungsbuchungen

Es gibt fünf Haupttypen von Anpassungseinträgen, die Sie oder Ihr Buchhalter monatlich vornehmen müssen. Alle fünf Einträge wirken sich direkt auf Ihre Einnahmen- und Ausgabenkonten aus. Sie sind:

1. Aufgelaufene Einnahmen

Aufgelaufene Einnahmen sind Einnahmen, die vom Unternehmen erfasst wurden, dem Kunden aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Aufgelaufene Einnahmen sind besonders häufig in dienstleistungsbezogenen Unternehmen anzutreffen, da Dienstleistungen bis zu mehreren Monaten vor Rechnungsstellung an den Kunden erbracht werden können.

Die Einnahmen müssen abgegrenzt werden, andernfalls würden die Gesamteinnahmen deutlich unterbewertet, insbesondere im Vergleich zu den Ausgaben für den Zeitraum. Zum Beispiel besitzt Justin eine CPA-Firma. Seine Firma führt einen großen Teil der Unternehmensberatung durch, wobei einige Beratungsaufträge Monate in Anspruch nehmen.

Justin möchte die in diesen Monaten erzielten Einnahmen sammeln, bevor er seinen Kunden Rechnungen stellen kann, da sonst seine Ausgaben in seiner Gewinn- und Verlustrechnung ziemlich hoch erscheinen, während seine Einnahmen künstlich niedrig sind.

2. Aufgelaufene Ausgaben

Eine aufgelaufene Ausgabe ist eine Ausgabe, die entstanden ist, bevor sie bezahlt wurde. Zum Beispiel besitzt Tim einen kleinen Supermarkt und bezahlt seine Arbeitgeber zweiwöchentlich. Im März waren Tims Zahlungstermine für seine Mitarbeiter der 13. März und der 27. März.

Seine Mitarbeiter werden jedoch im März zwei zusätzliche Tage arbeiten, die nicht in der Gehaltsabrechnung vom 27. März enthalten waren. Tim muss diese Kosten auffangen, da seine Mitarbeiter für diese zwei Tage erst im April bezahlt werden. Lohnkosten werden in der Regel als Stornobuchung erfasst, damit die Abgrenzung bei Begleichung der tatsächlichen Kosten rückgängig gemacht werden kann.

3. Zurückgestellte Einnahmen

Abgegrenzte Einnahmen werden verwendet, wenn Ihr Unternehmen eine Vorauszahlung für noch nicht abgeschlossene Arbeiten erhält. Dies kann häufig bei professionellen Firmen der Fall sein, die mit einem Honorar arbeiten, wie z. B. Anwaltskanzleien oder CPA-Kanzleien.

In vielen Fällen kann ein Kunde für Arbeiten, die über einen bestimmten Zeitraum ausgeführt werden sollen, im Voraus bezahlen. Wenn die Einnahmen später erzielt werden, wird die Journalbuchung storniert.

4. Vorausbezahlte Ausgaben

Auch vorausbezahlte Ausgaben müssen als Berichtigungsbuchung erfasst werden. Wenn Sie sich beispielsweise entscheiden, Ihre Miete im Januar für das gesamte Jahr im Voraus zu zahlen, müssen Sie die Ausgaben jeden Monat für die nächsten 12 Monate aufzeichnen, um die Mietzahlung ordnungsgemäß zu verbuchen.

Wenn Sie dies nicht tun, weist Ihr Jahresabschluss im Januar ungewöhnlich hohe Mietkosten aus, gefolgt von überhaupt keinen Mietkosten für die folgenden Monate.

5. Abschreibungskosten

Abschreibungsaufwendungen und kumulierte Abschreibungen müssen gebucht werden, um die Nutzungsdauer eines Anlagevermögens ordnungsgemäß zu erfassen.

Abschreibungen sind immer Fixkosten und wirken sich nicht negativ auf Ihre Kapitalflussrechnung aus, aber Ihre Bilanz würde die kumulierte Abschreibung als Gegenkonto unter Anlagevermögen ausweisen.

So bereiten Sie Ihre Anpassungsbuchungen vor

Jeder Anpassungseintrag wird etwas anders vorbereitet. Hier sind Beispiele, wie jede Art von Anpassungseintrag erfasst wird.

Schritt 1:Aufgelaufenen Umsatz erfassen

Jedes Mal, wenn Sie eine Dienstleistung erbringen und Ihrem Kunden keine Rechnung stellen konnten, müssen Sie den Betrag der erzielten Einnahmen als aufgelaufene Einnahmen erfassen. Zum Beispiel besitzt John einen Reinigungsdienst. Er stellt seinen Kunden die Dienstleistungen eines Monats zu Beginn des Folgemonats in Rechnung.

Seine Rechnung für Januar beträgt 2.000 $, aber da er erst am 1. Februar abrechnen wird, muss er eine Berichtigungsbuchung vornehmen, um die 2.000 $ an Einnahmen, die er für den Monat Januar verdient hat, anzusammeln.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Aufgelaufener Umsatz	2.000 $
	Umsatz		2.000 $

Sobald John seinem Kunden im Februar eine Rechnung stellt, muss er den folgenden Eintrag vornehmen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Forderungen	2.000 $
	Aufgelaufener Umsatz		2.000 $

Die Journalbuchung wird auf diese Weise abgeschlossen, um die aufgelaufenen Einnahmen rückgängig zu machen, während die Einnahmenbuchung gleich bleibt, da die Einnahmen im Januar, dem Monat, in dem sie verdient wurden, erfasst werden müssen.

Tipps zur Generierung von Einnahmen:

Das Generieren von Einnahmen ist für Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung, die Kunden in der Regel Rechnungen stellen, nachdem die Arbeit ausgeführt und die Einnahmen erzielt wurden.

• Wissen Sie, wann Sie ein Periodenkonto und wann ein Debitorenkonto verwenden sollten: Wenn Sie manuelle Journale verwenden, um Rückstellungen zu erfassen, können Sie eine Journalbuchung direkt in Ihrem Debitorenkonto vornehmen. Wenn Sie jedoch eine Buchhaltungssoftware verwenden, wird der Rechnungssaldo nach der Rechnungsstellung an Ihren Kunden automatisch in den Debitorensaldo gebucht, wodurch der Saldo überbewertet wird.
• Vergessen Sie nicht, Ihre Rückstellungen aufzuheben: Wenn John seinen ursprünglichen Eintrag nicht stornieren würde, wäre sein Umsatzkonto zu hoch angegeben.

Schritt 2:Aufgelaufene Ausgaben erfassen

Die Gehaltsabrechnung ist die häufigste Ausgabe, die am Ende des Monats angepasst werden muss, insbesondere wenn Sie Ihre Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlen.

Im laufenden Monat geleistete Arbeitsstunden, die erst im Folgemonat vergütet werden, sind als Aufwand abzugrenzen. Hier ist der Journaleintrag für die Erfassung der aufgelaufenen Lohnkosten:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Lohn- und Gehaltskosten	15.000 $
	Zu zahlende Löhne und Gehälter		15.000 $

Datum	Konto	Belastung	Kredit
2-10-2020	Zu zahlende Löhne und Gehälter	15.000 $
	Lohn- und Gehaltsausgaben		15.000 $

Tipps für anfallende Ausgaben:

Beachten Sie, dass möglicherweise andere Ausgaben anfallen, z. B. für Produkte oder Dienstleistungen, die ohne Rechnungsstellung erhalten werden.

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kosten angeben: Während die Gehaltsabrechnung eine der leichteren Ausgaben ist, an die Sie sich erinnern sollten, ist es wichtig, dass Sie daran denken, alle Ausgaben abzurechnen, die vor dem Erhalt einer Rechnung entstanden sind.
• Denken Sie daran, aufgelaufene Lohnkosten zu stornieren: Sie können Ihre Lohnrückstellung so einrichten, dass sie automatisch storniert wird.

Schritt 3:Aufgeschobene Einnahmen erfassen

Wenn Ihr Unternehmen normalerweise Vorauszahlungen von Kunden erhält, müssen Sie die Einnahmen aufschieben, bis sie verdient sind. Beispiel:Ihr Unternehmen bietet Sicherheitsdienste an. Einer Ihrer Kunden zahlt Ihnen 3.000 $ im Voraus für sechs Monate Service.

Da die Einnahmen noch nicht erwirtschaftet wurden, müssen sie abgegrenzt werden. Hier ist der Journaleintrag für die Erfassung der Anfangszahlung:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Bargeld	3.000 $
	Aufgeschobener Ertrag		3.000 $

In den nächsten sechs Monaten müssen Sie Einnahmen in Höhe von 500 $ verbuchen, bis der Saldo der zurückgestellten Einnahmen null beträgt.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
2-10-2020	Aufgeschobener Ertrag	500 $
	Serviceumsatz		500 $

Tipps zur Erfassung von aufgeschobenen Einnahmen:

Wenn Sie eine Vorauszahlung für noch nicht erbrachte Leistungen erhalten, muss die Zahlung als aufgeschobener Umsatz gebucht werden, wobei ein monatlicher Journaleintrag erforderlich ist, bis der vorausbezahlte Umsatz verdient wurde.

• Zahlungen für mehr als einen Monat müssen aufgeschoben werden: Wenn Sie eine Zahlung für zwei Monate erhalten, muss die Zahlung des zweiten Monats gestundet werden.
• Erstellen Sie einen wiederkehrenden Journaleintrag: Erstellen Sie einen wiederkehrenden Journaleintrag für Vorauszahlungen, damit Sie nicht daran denken müssen, jeden Monat einen Journaleintrag zu verarbeiten.

Schritt 4:Vorausbezahlte Ausgaben erfassen

Rechnungsabgrenzungsposten werden wie Rechnungsabgrenzungsposten behandelt. Sie beschließen beispielsweise, Ihre Miete für das Jahr im Voraus zu zahlen, indem Sie Ihrem Vermieter einen Scheck über 12.000 $ ausstellen, der die Miete für das ganze Jahr abdeckt.

Da Sie im Januar keine Ausgaben in Höhe von 12.000 US-Dollar tätigen möchten, legen Sie die 12.000 US-Dollar auf ein vorausbezahltes Mietkonto ein und zahlen sie jeden Monat für die nächsten 12 Monate. Ihr erster Tagebucheintrag würde wie folgt aussehen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Vorausbezahlte Miete	12.000 $
	Bargeld		12.000 $

Für die nächsten 12 Monate müssen Sie Mietkosten in Höhe von 1.000 $ verbuchen und Ihr vorausbezahltes Mietkonto entsprechend reduzieren.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Mietkosten	1.000 $
	Vorausbezahlte Miete		1.000 $

Tipps zur Erfassung vorausbezahlter Ausgaben:

Zu den üblichen vorausbezahlten Ausgaben gehören Miete und Zahlungen für professionelle Dienstleistungen an Buchhalter und Rechtsanwälte sowie Dienstleistungsverträge.

• Wiederkehrend machen: Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, stellen Sie sicher, dass der Journaleintrag für die nächsten 12 Monate wiederholt wird.
• Achten Sie darauf, alle Vorauszahlungen aufzuzeichnen: Jedes Mal, wenn Sie für mehr als einen Monat einer Dienstleistung bezahlen, sollten die Ausgaben auf die Monate aufgeteilt werden, die die Zahlung abdeckt.

Schritt 5:Abschreibungskosten erfassen

Jedes Mal, wenn Sie einen großen Ticketartikel kaufen, sollten Sie auch die kumulierte Abschreibung und Ihre monatlichen Abschreibungskosten aufzeichnen. Die meisten Kleinunternehmer entscheiden sich für die lineare Abschreibung, um Sachanlagen abzuschreiben, da dies die einfachste Methode ist, sie nachzuverfolgen.

Wenn Sie beispielsweise einen Artikel für 5.000 $ mit einer Nutzungsdauer von fünf Jahren und einem Restwert von 1.000 $ kaufen, können Sie den Vermögenswert für fünf Jahre abschreiben. basierend auf der Anzahl der Jahre, die der Vermögenswert hält, sodass sich Ihre monatliche Abschreibung auf 66,67 USD pro Monat für fünf Jahre beläuft. Um die Abschreibung zu erfassen, lautet Ihr Journaleintrag:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2020	Abschreibungsaufwand	66,67 $
	Kumulierte Abschreibung		66,67 $

Dieser Journaleintrag kann wiederkehrend sein, da sich Ihr Abschreibungsaufwand in den nächsten 60 Monaten nicht ändert, es sei denn, der Vermögenswert wird verkauft.

Tipps zur Erfassung des Abschreibungsaufwands:

Hier sind einige Möglichkeiten, um die Erfassung von Abschreibungskosten zu vereinfachen:

• Machen Sie Ihre Tagebucheinträge wiederkehrend: Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie festlegen, dass Ihre Journalbuchungen für Abschreibungsausgaben wiederkehrend sind, sodass Sie sie nicht jeden Monat eingeben müssen.
• Erstellen Sie eine Tabelle: Sofern Sie keine High-End-Buchhaltungssoftware verwenden oder Ihre Software ein Anlagevermögensmodul enthält, kann es sein, dass die Anwendung Ihre Abschreibungskosten nicht für Sie berechnet. Erstellen Sie eine Tabelle mit den anstehenden Abschreibungskosten für das Jahr, um die Nachverfolgung der Ausgaben zu erleichtern, insbesondere wenn Sie eine andere als die lineare Abschreibungsmethode verwenden.

So bereiten Sie Ihre Anpassungsbuchungen vor

Unabhängig davon, ob Sie in manuellen Büchern buchen, eine Tabellenkalkulationssoftware verwenden oder eine Buchhaltungssoftwareanwendung haben, müssen Sie Ihre Journalbuchungen manuell erstellen.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ist natürlich die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die es viel einfacher macht, Buchungen zu verfolgen, automatische Umkehrbuchungen und wiederkehrende Buchungen zu erstellen und dazu beiträgt, genauere Finanzberichte zu gewährleisten.

Denken Sie daran, nach Abschluss Ihrer Anpassungsjournalbuchungen eine angepasste Probebilanz zu erstellen, die zum Erstellen von Abschlussbuchungen verwendet wird.

Anpassen von Einträgen ist wichtig

Um sich ein genaues Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens zu machen, müssen Sie Anpassungsbuchungen vornehmen. Wie können Sie einen potenziellen Investor davon überzeugen, in Ihr Unternehmen zu investieren, wenn Ihre Jahresabschlüsse ungenau sind?

Wie können Sie Finanzprognosen für die kommenden Monate erstellen, wenn Sie kein genaues Bild Ihrer monatlichen Einnahmen und Betriebsausgaben haben?

Wenn Sie Ihre Anpassungsbuchungen immer noch in mehreren Journalen veröffentlichen, werfen Sie doch einen Blick auf die Buchhaltungssoftware-Bewertungen von The Ascent und beginnen Sie noch heute mit der Automatisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse.