Ein Leitfaden für Einsteiger in die Debitorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung ist Teil des periodengerechten Buchhaltungsprozesses und hilft Ihnen, Einnahmen zu erfassen, wenn sie erzielt werden, während Sie gleichzeitig Ihre Einnahmen bereitstellen können Kunden mit Kredit.

Wenn Sie ein neuer Geschäftsinhaber sind oder kürzlich die Buchhaltungsmethoden von Bar- auf Periodenrechnung umgestellt haben, sind Sie möglicherweise nicht mit Debitorenbuchhaltung vertraut.

Die Debitorenbuchhaltung spielt eine aktive Rolle im Buchhaltungszyklus. Gesamtforderungen wirken sich direkt auf Ihr Nettoeinkommen aus, da sie als Einnahmen betrachtet werden, aber die nachträgliche Einziehung von Forderungssalden wirkt sich nicht auf Ihre Gewinnrücklagen aus, da sie bereits Teil Ihrer Gesamteinnahmen sind. Darüber hinaus ist die Debitorenbuchhaltung ein Dauerkonto und wird von Abschlussbuchungen nicht berührt.

Überblick:Was sind Debitoren?

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen auf Kredit an Ihre Kunden verkaufen, wird Ihr Unternehmen immer einen Forderungssaldo in Ihrem Hauptbuch haben. Forderungen spiegeln den Geldbetrag wider, der Ihrem Unternehmen aus den Waren und Dienstleistungen geschuldet wird, die Sie Ihren Kunden auf Kreditbasis bereitgestellt haben.

Für Unternehmer ist es wichtig, ihre Forderungen ordnungsgemäß zu verwalten, vom ersten Kreditantrag bis zum Einzug des Forderungssaldos. Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, wie schnell Ihre Kunden bezahlen, kann die Berechnung Ihrer Umschlagshäufigkeit bei Forderungen Aufschluss geben.

Debitoren vs. Kreditoren:Was ist der Unterschied?

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen spiegeln das Geld wider, das Ihrem Unternehmen für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen geschuldet wird. Forderungen gelten als Vermögenswert und werden als solche in Ihrer Bilanz ausgewiesen.

Verbindlichkeiten sind das Geld, das Sie Lieferanten für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen schulden. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in Ihrer Bilanz als Verbindlichkeit betrachtet, da es sich um Geld handelt, das Sie derzeit schulden.

Eine einfache Möglichkeit, sich den Unterschied zu merken, besteht darin, dass Ihr Debitorensaldo wahrscheinlich in den Büchern Ihrer Kunden als Kreditorenposten erfasst wird.

Vorteile der Debitorenbuchhaltung

Eines der Zeichen für ein erfolgreiches Unternehmen ist die Fähigkeit, den Umsatz zu steigern. Die Bereitstellung von Krediten für eine ausgewählte Gruppe von Kunden kann genau das tun, indem diese Kunden auch dazu beitragen, die Kundenbindung aufzubauen, Ihnen die Möglichkeit geben, Verkaufsveranstaltungen für Kreditkunden anzupassen und Ihr Geschäft auszubauen.

Das Auf und Ab Ihrer Forderungen kann Ihnen auch dabei helfen, Finanzprognosen besser zu verwalten, was bei der Erstellung eines Budgets für Ihr Unternehmen hilfreich sein kann.

So bearbeiten Sie Forderungen

Die Bearbeitung der Debitorenbuchhaltung ist ein unkomplizierter Prozess. Wenn Sie Ihren Kunden zum ersten Mal Kreditkonditionen anbieten möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:Entwickeln Sie einen Kreditgenehmigungsprozess für Ihre Kunden

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Kreditgenehmigungsprozess für Ihr Unternehmen entwickeln. Dieses Verfahren muss von Ihnen und Ihrem Buchhalter verwendet werden, wenn Sie Kunden Rechnungen auf Kredit stellen.

Tipps zur Entwicklung eines Kreditgenehmigungsprozesses

Es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie tun sollten, bevor Sie Ihren Kunden einen Kredit anbieten. Hier sind die Dinge, die abgeschlossen werden müssen:

• Kreditantrag erstellen: Sie können einen Kreditantrag von Grund auf neu erstellen oder eine Vorlage verwenden, die Sie in einem Geschäft für Bürobedarf kaufen oder herunterladen können. Der Antrag muss alle für das Kreditangebot geltenden Geschäftsbedingungen enthalten und den Bundesgesetzen zu Kreditpraktiken entsprechen.
• Kreditbedingungen erstellen: Wenn Ihr Cashflow gesund ist, können Sie den Kredit um 30-45 Tage verlängern, aber diejenigen, die mit einem knapperen Cashflow arbeiten, möchten den Kredit möglicherweise um 10-15 Tage verlängern. Jedem Kunden, dem ein Kredit gewährt wird, sollten Debitorenkonditionen zugewiesen werden, wobei diese Informationen dem Kunden vor jedem Kreditverkauf mitgeteilt werden.

Schritt 2:Erstellen Sie eine Rechnung für Ihre Kunden

Rechnungsstellung ist wichtig. Stellen Sie sicher, dass Sie sofort eine Debitorenrechnung für Ihre Kunden erstellen können.

Sie verkaufen beispielsweise Stifte im Wert von 200 $ an Ihren Kunden und berechnen ihm 8 $ Umsatzsteuer. Unabhängig davon, ob Sie Rechnungen manuell in ein Hauptbuch buchen oder Ihre Buchhaltungssoftware die Buchung vornehmen lassen, hier ist, wie die Journalbuchung für dieses Debitorenbeispiel aussehen würde:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
4.5.2020	Forderungen	208 $
4.5.2020	Verkäufe		200 $
4-5-20	Umsatzsteuer		$8

Tipps zum Erstellen einer Rechnung

Das umgehende Versenden einer Rechnung an Ihre Kunden trägt dazu bei, dass die Zahlung umgehend erfolgt.

• Rechnung sofort versenden: Warten Sie nicht eine Woche, bevor Sie eine Rechnung senden. Sobald ein Kauf abgeschlossen ist, sollte auch die Rechnung ausgefüllt werden.
• Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, wenn Sie können: Eines der schönen Dinge bei der Verwendung von Buchhaltungssoftware ist, dass Sie Ihren Kunden sofort eine Rechnung stellen können, sobald der Verkauf verarbeitet ist.
• Stellen Sie sicher, dass die Bedingungen auf Ihrer Rechnung im Vordergrund stehen: Wenn Sie eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen erwarten, stellen Sie sicher, dass dies gut sichtbar auf der Rechnung vermerkt ist. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden Sie nicht pünktlich bezahlen können, wenn sie nicht wissen, wann die Zahlung fällig ist.

Schritt 3:Debitorensalden verfolgen

Es ist wichtig, dass Sie den Überblick über Ihre Forderungen behalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Kunden erinnert werden, wenn Zahlungsfälligkeitstermine näher rücken, und nachverfolgen, wenn Zahlungen verspätet sind.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie einen wöchentlichen Debitorenbericht erstellen, um zu sehen, welche Konten überfällig sind und welche bald fällig werden. Dies kann Ihnen helfen, überfällige Rechnungen zu sammeln.

Tipps zum Verfolgen von Debitorensalden

Die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Debitorensalden ist wichtig. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass Sie Zahlungen rechtzeitig erhalten:

• Immer wissen, wann Zahlungen fällig sind: Unabhängig davon, ob Sie eine Tabellenkalkulation oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, um Ihre Forderungen zu verfolgen, sollten Sie immer wissen, welche Zahlungen fällig sind.
• Senden Sie Ihren Kunden eine Erinnerung: Eine schnelle E-Mail-Erinnerung an Ihre Kunden, dass ihre Zahlung in Kürze fällig ist, kann hilfreich sein.
• Seien Sie proaktiv: Melden Sie sich umgehend bei Ihren Kunden, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung ohne Zahlung verstrichen ist. Es garantiert zwar keine Zahlung, sendet aber eine rechtzeitige Erinnerung an Ihre Kunden, dass die Zahlung fällig ist.

Schritt 4:Zahlungen buchen

Der letzte Schritt im Debitorenprozess ist die Buchung von Zahlungen, die Sie von Ihren Kunden erhalten haben.

Sobald Sie die Zahlung von Ihrem Kunden erhalten, lautet der Journaleintrag:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
4.5.2020	Bargeld	208 $
4.5.2020	Forderungen		208 $

Beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer in diesem Journaleintrag nicht enthalten ist, da die Überweisung der Mehrwertsteuer in einer separaten Transaktion abgewickelt wird.

Tipps zum Verbuchen von Zahlungen

Der einfachste Weg, Kundenzahlungen zu buchen, ist die Annahme von Zahlungen online. Viele Menschen lassen ihre Kunden jedoch immer noch Zahlungen per Post überweisen. Unabhängig von Ihrer Methode finden Sie hier einige Tipps zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Kundenzahlungen:

• Bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an: Der schnellste Weg, Zahlungen zu erhalten, besteht darin, Ihren Kunden zahlreiche Zahlungsoptionen anzubieten. Während Online-Zahlungen bequemer sind, ziehen es einige Unternehmen immer noch vor, Rechnungen mit einem Scheck zu bezahlen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden die Möglichkeit haben, beides zu tun.
• Überprüfen Sie noch einmal, ob Online-Zahlungen korrekt gebucht werden: Wenn Ihre Buchhaltungssoftware Zahlungen von Ihrer Bank automatisch bucht, stellen Sie sicher, dass die Zahlung ordnungsgemäß gebucht wird. In den meisten Fällen wird die automatische Buchung ohne Probleme abgeschlossen, aber es gibt Zeiten, in denen Zahlungen ins Stocken geraten oder sogar auf das falsche Konto gebucht werden.

Die Pflege von Forderungen ist gut fürs Geschäft

Welches Unternehmen möchte nicht mehr Kunden? Wenn Sie Ihren Kundenstamm erweitern möchten, ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen an Ihre Kunden auf Kredit enorm hilfreich.

Es ist wichtig, dass der Prozess ordnungsgemäß gehandhabt wird, einschließlich einer ordnungsgemäßen Überprüfung der Kunden, dem Anbieten von Kreditkonditionen, die für Ihren geschäftlichen Cashflow geeignet sind, und dem proaktiven Einziehen von Außenständen.

Der beste Weg zur Abwicklung der Debitorenbuchhaltung ist die Verwendung einer Buchhaltungssoftware. Wenn Sie auf dem Markt nach Buchhaltungssoftware suchen, die gut zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie sich unbedingt die Buchhaltungssoftware-Rezensionen von The Ascent ansehen.