So führen Sie eine Bankabstimmung durch:Schritt für Schritt (2022)

Einer der am häufigsten übersehenen Schritte im Buchhaltungsprozess ist der Abschluss eines Bankabgleichs. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Durchführung von Bankabstimmungen für Ihr Unternehmen.

In der heutigen Zeit des elektronischen Bankings glauben viele Menschen, dass eine Bankabstimmung nicht mehr notwendig ist. Kleinunternehmer und Buchhalter müssen sich jedoch daran erinnern, dass Banken Fehler machen, und eine der besten Möglichkeiten, diese Fehler zu finden, darin besteht, alle Ihre Bankkonten monatlich abzugleichen.

Um einen Bankabgleich abzuschließen, müssen die Salden auf Ihrem Kontoauszug mit den entsprechenden Einträgen in Ihren Buchhaltungsunterlagen abgeglichen werden. Der Prozess kann Ihnen helfen, Fehler zu korrigieren, fehlende Gelder zu lokalisieren und betrügerische Aktivitäten zu identifizieren.

Es stimmt, dass die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen eine Bankanbindung bieten, was den Abstimmungsprozess enorm beschleunigen kann. Die Anbindung Ihrer Buchhaltungssoftware an Ihre Bank oder Ihr Finanzinstitut ersetzt jedoch nicht den monatlichen Bankabgleich.

In diesem Leitfaden erklären wir genau, warum eine Bankabstimmung so wichtig ist, und geben Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie eine solche durchführen.

Überblick:Was ist Bankabstimmung?

Ein Bankabgleich hilft sicherzustellen, dass Ihr Endkontoauszug und Ihr Hauptbuchkonto ausgeglichen sind.

Denken Sie daran, dass Ihre Bargeld- oder Bankkonten in Ihrem Hauptbuch die gleichen Aktivitäten widerspiegeln sollten, die auf Ihrem Kontoauszug stehen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie feststellen, was fehlt. Finden Sie heraus, ob es im Kontoauszug oder im Hauptbuch fehlt, und gleichen Sie dann die beiden Zahlen ab.

So führen Sie einen Bankabgleich durch

Die meisten Geschäftsinhaber erhalten am Ende des Monats entweder online oder per Post einen Kontoauszug. Die meisten Geschäftskonten sind für eine monatliche Ausführung eingerichtet, obwohl einige ältere Konten möglicherweise ein Enddatum in der Mitte des Monats haben.

Wenn dies der Fall ist, kann der Auszug immer noch abgestimmt werden, Sie müssen nur einen Hauptbuchbericht erstellen, der am selben Tag wie der Kontoauszug endet. Wenn Ihr Kontoauszugszeitraum beispielsweise vom 11.01.2020 bis zum 10.02.2020 ist, führen Sie für denselben Zeitraum ein Hauptbuch oder eine Probebilanz.

Glücklicherweise enthalten viele Buchhaltungssoftwareanwendungen eine Bankabstimmungsvorlage oder ein Formular in der Anwendung, mit der Sie alle Ihre Bankkonten, die mit Ihrer Software verbunden sind, einfach abgleichen können.

Für diejenigen, die es jedoch vorziehen, ihre Bankkonten nicht mit ihrer Software zu verbinden, oder für Unternehmen, die Software verwenden, die keine Konnektivitätsoption bietet, sind hier die Schritte, die Sie befolgen müssen, um alle Ihre Bankkonten abzugleichen.

Schritt 1:Bereiten Sie Ihr Abstimmungsformular vor

Ihr Bankabstimmungsformular kann so einfach oder so detailliert sein, wie Sie möchten. Nachfolgend finden Sie ein gutes Beispiel für ein einfaches Abstimmungsformular. Ihr Kontoauszug zeigt beispielsweise, dass Ihr Endguthaben 11.450 $ beträgt, während Ihr Sachkonto gemäß Ihrem Testguthaben 10.850 $ beträgt.

Das Ziel ist es, Ihren Endbanksaldo und Ihren Endhauptbuchsaldo in Übereinstimmung zu bringen.

Bankabgleich

Für den Zeitraum bis zum 31.01.2020

	Bankguthaben	Sachkontosaldo
Endsaldo zum 31.01.2020	11.450 $	10.850 $
Endsaldo

Tipps zur Vorbereitung Ihres Abstimmungsformulars

Das Ausfüllen einer Bankabstimmung ist zwar nicht schwierig, erfordert jedoch, dass Sie auf Details achten. Achten Sie besonders auf Folgendes:

• Überprüfen Sie, ob Ihre Daten übereinstimmen: Sie werden Ihre Konten nie richtig abgleichen können, wenn Ihre Daten nicht übereinstimmen. Wenn Ihr Kontoauszug auf den 30.01.2020 datiert ist, möchten Sie Ihren Probesaldo am 30.01.2020 führen. Wenn nicht, verbringen Sie viel Zeit mit einer Abstimmung, die Sie wahrscheinlich nie ausgleichen werden.
• Achten Sie darauf, den letzten Kontostand zu verwenden: Wenn Sie neu in der Abstimmung von Kontoauszügen sind, ist es einfach, den Anfangssaldo statt den Endsaldo zu notieren. Auch hier hilft die Liebe zum Detail.

Schritt 2:Anzahlungen vergleichen

Wenn Sie häufig Einzahlungen auf Ihr Konto tätigen, sollten Sie die Einzahlungssummen Ihres Bankkontos mit denen in Ihrem Hauptbuch vergleichen. Denken Sie daran, dass auch Banken Fehler machen, wobei Umsetzungsfehler häufig vorkommen. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Bankeinlagen übereinstimmen.

Tipps zur Überprüfung von Bankeinlagen

Dies ist ein wichtiger Schritt. Was passiert beispielsweise, wenn Sie eine Einzahlung in Höhe von 850 $ haben, die ordnungsgemäß im Hauptbuch verbucht ist, die Bank aber die Null weglässt und die Einzahlung stattdessen als 85 $ verbucht?

Das bedeutet, dass Ihr Konto schnell überzogen werden kann, wobei sich Strafen und Gebühren innerhalb weniger Tage summieren. Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt im gesamten Bankabstimmungsprozess.

• Erfassen Sie Ihre Bareinzahlungen im Hauptbuch in der gleichen Höhe wie die Einzahlung: Auch wenn dies verwirrend klingen mag, bedeutet es, dass Sie nicht drei Einzahlungen zusammen in einem Pauschalbetrag in Ihrem Hauptbuch verbuchen und sie bei der Einzahlung getrennt halten. Zum Beispiel haben Sie am 15. Januar drei separate Einzahlungen in Höhe von 250 $, 600 $ und 99,50 $. Anstatt sie als 949,50 $ zu erfassen, erfassen Sie sie separat, so wie sie eingezahlt wurden.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass die Bank immer Recht hat: Wir vertrauen unser Geld jeden Tag den Banken an, und zum größten Teil gibt es keine Probleme. Es dauert jedoch nur wenige Minuten, um die Richtigkeit Ihrer Einzahlungen zu überprüfen. Nehmen Sie nichts an.

Schritt 3:Schecks vergleichen und Banksumme anpassen

Es ist üblich, dass Ihr Kontoauszug einen höheren Endsaldo aufweist, als Ihr Sachkonto anzeigt. Es mag zwar verlockend sein anzunehmen, dass Sie mehr Geld auf der Bank haben, als Sie denken, aber es ist sicher, dass die Differenz aus Schecks und anderen Zahlungen besteht, die noch nicht bei der Bank eingegangen sind.

Der einfachste Weg, dies zu überprüfen, besteht darin, ein Scheckregister für den Monat auszudrucken und es mit den Schecks zu vergleichen, die die Bank freigegeben hat. Alle ausgestellten Schecks, die die Bank nicht freigegeben haben, müssen in der Spalte "Bankguthaben" verbucht werden.

Beispielsweise haben Sie am 31. Januar zwei Kreditoren per Scheck bezahlt. Diese Zahlungen werden in Ihrem Hauptbuch erfasst, müssen aber noch bei der Bank eingegangen sein. Sie müssen beide Schecks von Ihrem Bankguthaben abziehen, sowie alle anderen Schecks, die in Ihrem Scheckregister aufgeführt sind und nicht eingelöst wurden.

Bankabgleich

Für den Zeitraum bis zum 31.01.2020

	Bankguthaben	Sachkontosaldo
Endsaldo zum 31.01.2020	11.450 $	10.850 $
Überprüfen Sie Nr. 2100	(400 $)
Prüfen Sie Nr. 2101	(425 $)
Endsaldo

Tipps zum Auffinden ausstehender Schecks

Wenn Sie einen Bankabgleich durchführen, besteht der größte Unterschied zwischen dem Banksaldo und dem Sachkonto aus ausstehenden Schecks.

• Scheckregister drucken und mit den verrechneten Schecks vergleichen: Der einfachste Weg, um nach ausstehenden Schecks zu suchen, besteht darin, ein Scheckregister auszudrucken und es mit den verrechneten Schecks zu vergleichen. Wenn dieser Schritt nicht ausgeführt wird, wird das Bankguthaben zu hoch angegeben.
• Auch ACH-Überweisungen prüfen: Nicht alle ACH-Zahlungen erfolgen sofort. Wenn Sie Lieferanten per ACH-Überweisung bezahlen, ist es möglich, dass eine Zahlung, die spät im Monat erfolgt, erst im Folgemonat bei der Bank verrechnet wird. Kontrollieren Sie unbedingt alle ausgehenden Zahlungen, egal in welcher Form.
• Stellen Sie sicher, dass Sie ausstehende Schecks aus früheren Monaten angeben: Denken Sie daran, jeden Monat zu überprüfen, ob alle ausstehenden Schecks aus dem Vormonat bei der Bank eingegangen sind. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie sie weiterhin auf das Bankabstimmungsformular setzen, bis sie eingelöst sind oder bis Sie den Scheck stornieren, um einen neuen auszustellen.

Schritt 4:G/L-Korrekturen suchen

Beachten Sie, dass das obige Bankabstimmungsformular immer noch nicht ausgeglichen ist, selbst nachdem die ausstehenden Schecks aufgenommen wurden. Das bedeutet, dass die Bank eine Anpassung an Ihrem Konto vorgenommen hat, die nicht in Ihrem G/L erfasst wurde.

Diese Posten sind in der Regel Servicegebühren, Überziehungsgebühren und Zinserträge. Sie müssen diese Gebühren in Ihrem Hauptbuch berücksichtigen, um den Abstimmungsprozess abzuschließen.

Tipps zum Auffinden von G/L-Korrekturen

Der einfachste Weg, diese Anpassungen beim Abschluss einer Bankabstimmung zu finden, besteht darin, sich die Bankgebühren anzusehen. Sie sollten sich auch alle sonstigen Einzahlungen ansehen, die nicht berücksichtigt wurden. Sobald Sie diese Artikel gefunden haben, müssen Sie Ihr Sachkonto entsprechend anpassen.

Beispielsweise hat die Bank Ihrem Unternehmen 30 US-Dollar an Servicegebühren in Rechnung gestellt, Ihnen aber auch 5 US-Dollar an Zinsen gezahlt. Unten sehen Sie ein Beispiel für einen ausgefüllten Kontoauszug.

Bankabgleich

Für den Zeitraum bis zum 31.01.2020

	Bankguthaben	Sachkontosaldo
Endsaldo zum 31.01.2020	11.450 $	10.850 $
Überprüfen Sie Nr. 2100	(400 $)
Prüfen Sie Nr. 2101	(225 $)
Bankgebühren		(     $30)
Zinserträge		5 $
Endsaldo	10.825 $	10.825 $

• Überprüfen Sie die Bank auf Servicegebühren: Servicegebühren werden nicht in Ihr Sachkonto aufgenommen, da sie Ihrem Konto erst am Ende des Kontoauszugszeitraums belastet wurden. Diese müssen in Ihrem G/L angepasst werden.
• Suchen Sie auch nach nicht erfassten Einzahlungen: Ihre Bank zahlt Ihnen möglicherweise monatliche Zinsen, oder jemand hat Geld auf Ihr Konto überwiesen, das nicht in Ihrem Hauptbuch verbucht wurde. Alle Überweisungen, die noch nicht in Ihrem Hauptbuch verbucht wurden, müssen hinzugefügt und ein Journaleintrag erstellt werden, damit Ihre Abstimmung ausgeglichen werden kann.

Schritt 5:Journaleinträge erstellen

Der letzte Schritt im Bankabstimmungsprozess besteht darin, Journalbuchungen zu erfassen, um den Ausgleichsprozess abzuschließen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.01.2020	Bargeld	5 $
31.01.2020	Zinserträge		5 $
31.01.2020	Bankgebühren	30 $
31.01.2020	Bargeld		30 $

Sie erhöhen Ihr Cash-Konto um 5 $, um die Zinserträge zu berücksichtigen, während Sie Ihr Cash-Konto um 30 $ reduzieren, um die Bankdienstleistungsgebühr zu berücksichtigen.

Tipps zum Erstellen von Journaleinträgen

Denken Sie daran, dass Posten wie ausstehende Schecks nicht im Hauptbuch erfasst werden müssen, da sie bereits vorhanden sind. Alles, was sich auf das Hauptbuch auswirkt, wie unerwartete Einzahlungen, Zinserträge oder Servicegebühren, muss jedoch erfasst werden.

• Suchen Sie nach noch nicht erfassten Artikeln: Da ein Teil des Bankabstimmungsprozesses übereinstimmende Schecks und Einzahlungen umfasst, sollten Sie nach allem suchen, das nicht in diese Kategorien passt, sowie nach Artikeln wie einem Scheck, der nicht zu Ihrem Unternehmen gehört, oder nach einer Einzahlung, die Sie eingelöst haben nicht gemacht.
• Vergessen Sie nicht, die erforderlichen Tagebucheinträge zu vervollständigen: Während es aufregend ist, Ihr Bankabstimmungsformular zum Ausgleich zu bringen, ist es leicht, Journaleinträge für die Bankabstimmung zu übersehen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess durchlaufen und dass Ihr neuer Hauptbuchbericht die neuen Einträge widerspiegelt, bevor die Abschlussbuchungen abgeschlossen sind.

Häufig gestellte Fragen

• Alle aktiven Konten sollten am Monatsende abgeglichen werden, auch wenn es nur wenige Transaktionen gibt.

• Wenn Sie Korrekturen sowohl für Ihren Banksaldo als auch für Ihren FIBU-Saldo eingegeben haben und immer noch ein Bankabgleichsproblem besteht, müssen Sie weiterhin sowohl Ihren Kontoauszug als auch Ihr Hauptbuch überprüfen, um den fehlenden Posten zu finden.

  Dazu kann es erforderlich sein, mehrere Monate zurückzugehen, um das Problem zu finden, weshalb es so wichtig ist, jeden Monat abzugleichen.

• Wenn Sie zum ersten Mal einen Bankabgleich durchführen, kann es hilfreich sein, sich ein Beispiel für einen Bankabgleich anzusehen, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen.

Bankabstimmungen sind ein Muss

Unter den verschiedenen Buchhaltungsbegriffen und -prozessen, die Sie verstehen müssen, wie z. B. die Erstellung eines Budgets oder die Verfolgung von Geschäftsausgaben, ist der Abschluss des Bankabgleichsprozesses für alle Ihre aktiven Bankkonten vielleicht einer der wichtigsten.

Der Bankabstimmungsprozess wurde entwickelt, um Ihre Bank und Ihr Hauptbuch im Gleichgewicht zu halten, und hilft Ihnen auch, mögliche Fehler zu korrigieren, nicht eingelöste Schecks zu verbuchen und sogar fehlende Einzahlungen zu lokalisieren. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung dieses sehr wichtigen Tools.

Wenn Sie daran interessiert sind, den Bankabstimmungsprozess zu automatisieren, sollten Sie sich unbedingt einige Buchhaltungssoftwareoptionen ansehen.