Ein Leitfaden zum Abschluss von Einträgen:Wie man sie vorbereitet

Einer der wichtigsten Schritte im Buchhaltungszyklus ist das Erstellen und Verbuchen Ihrer Abschlussbuchungen.

Ihre Abschlussbuchungen dienen dazu, temporäre Konten wie Einnahmen und Ausgaben auf Null zu setzen und sicherzustellen, dass Sie jede neue Abrechnungsperiode ordnungsgemäß beginnen.

Im Gegensatz zu permanenten Konten wie Vermögens-, Verbindlichkeits- und Eigenkapitalkonten, die in jeder Periode einen Saldo aufrechterhalten, dienen temporäre Konten als Aufbewahrungsbehälter, mit dem Sie Einnahmen berechnen und die Gesamtkosten der Geschäftsausgaben für jede bestimmte Periode nachverfolgen können.

Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ist der beste Weg, Ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die den gesamten Abschlussbuchungsprozess automatisiert, alle Abschlussbuchungen hinter den Kulissen abwickelt und die Notwendigkeit beseitigt, Transaktionen manuell einzugeben oder aufzuzeichnen sie in einem Hauptbuch.

Übersicht:Was sind Schlussbuchungen?

Abschlussbuchungen werden am Ende jeder Abrechnungsperiode abgeschlossen, nachdem Ihre angepasste Testbilanz erstellt wurde.

Der Abschlussbuchungsprozess erfüllt zwei Aufgaben:Er ermöglicht es Ihnen, das Nettoeinkommen oder die Gewinnrücklagen für die aktuelle Abrechnungsperiode zu bestimmen, und er setzt den Kontostand auf Null zurück, sodass Sie die Einnahmen ordnungsgemäß verfolgen und die Geschäftsausgaben für die nächste Abrechnungsperiode und alle Perioden kategorisieren können die folgen.

Was ist der abschließende Eintragsprozess?

Unabhängig davon, ob Sie Einträge manuell buchen oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, werden alle Einnahmen und Ausgaben für jeden Abrechnungszeitraum in temporären Konten wie Einnahmen und Ausgaben gespeichert.

Während diese Konten in den Büchern bleiben, wird ihr Saldo jeden Monat auf Null zurückgesetzt, was durch Abschlussbuchungen erfolgt.

Sie beginnen den Abschlussprozess, indem Sie Einnahmen- und Ausgabenkontensalden auf das Einnahmenzusammenfassungskonto übertragen, ein temporäres Konto, das speziell zum Übertragen von Einnahmen- und Ausgabenkontensalden verwendet wird.

Sobald dies erledigt ist, nehmen Sie den aktuellen Saldo des Einkommenszusammenfassungskontos und übertragen es entweder auf das Kapitalkonto, wenn Ihr Unternehmen ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft ist, oder auf das Gewinnrücklagenkonto, wenn Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft ist.

Dieser Vorgang setzt sowohl die Einnahmen- als auch die Ausgabenkonten auf Null zurück und bereitet sie für die nächste Abrechnungsperiode vor.

Konto	Belastung	Kredit
Bankguthaben	5.000,00
Debitorenbuchhaltung	1.250,00
Möbel und Einrichtungsgegenstände	1.000,00
Kreditorenbuchhaltung		1.750,00
Hauptstadt		6.750,00
Ziehungskonto	1.500,00
Einnahmen		5.300,00
Mietkosten	1.200,00
Gehaltsaufwendungen	3.000,00
Betriebskosten	500,00
Verbrauchskosten	350,00
Summen	13.800,00	13.800,00

Angepasste Probebilanz zum 31. Dezember 2019

Zu Beginn möchten Sie eine angepasste Probebilanz erstellen, die zur Vorbereitung Ihrer Abschlussbuchungen verwendet wird, indem Sie sowohl die Salden der Einnahmen- als auch der Ausgabenkonten verschieben sowie die Salden der Konto- und/oder Dividendenkonten ziehen.

Schritt 1:Erlöskonto schließen

Beim Schließen des Erlöskontos nehmen Sie die in der Probebilanz aufgeführten Erlöse und belasten sie, um sie auf Null zu reduzieren. Als entsprechenden Eintrag schreiben Sie das bereits erwähnte Einkommenszusammenfassungskonto gut.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.12.19	Umsatz	5.300,00
	Einkommensübersicht		5.300,00

Schritt 2:Abschluss der Spesenkonten

Als Nächstes übertragen Sie die Ausgabensalden.

Um Ihre Spesenkonten zu schließen, müssen Sie das Einkommenszusammenfassungskonto belasten und alle in der Probebilanz aufgeführten Einzelposten gutschreiben, wodurch die Salden der Spesenkonten auf null reduziert werden.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.12.2019	Einkommensübersicht	5.050,00
	Mietkosten		1.200,00
	Gehaltskosten		3.000,00
	Betriebsausgaben		500,00
	Verbrauchskosten		350,00

Da wir in Schritt 1 die Einkommenszusammenfassung mit 5.300 $ gutgeschrieben und in Schritt 2 die Einkommenszusammenfassung mit 5.050 $ belastet haben, beträgt das Guthaben auf dem Einkommenszusammenfassungskonto jetzt 250 $.

Die 250 $ spiegeln auch Ihr Nettoeinkommen für den Monat wider. Wenn Ihre Ausgaben für Dezember Ihre Einnahmen überschritten hätten, hätten Sie einen Nettoverlust.

Wenn Ihr Unternehmen ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft ist, besteht Ihr nächster Schritt darin, Ihr Einkommenszusammenfassungskonto zu schließen. Sie können dies tun, indem Sie das Einkommenszusammenfassungskonto belasten und Ihrem Kapitalkonto einen Betrag von 250 USD gutschreiben. Dies spiegelt Ihr Nettoeinkommen für den Monat wider und erhöht Ihr Kapitalkonto um 250 $.

Unternehmen werden das Einkommenszusammenfassungskonto mit dem Gewinnvortragskonto schließen.

Schritt 3:Abschluss des Einkommenszusammenfassungskontos

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.12.2019	Einkommensübersicht	250,00
	Kapitalkonto (einbehaltene Gewinne)		250,00

Schritt 4:Schließung des Ziehungs-/Dividendenkontos

Es ist wichtig zu beachten, dass weder das Gewinn- noch das Dividendenkonto auf das Einkommenszusammenfassungskonto übertragen werden müssen.

Stattdessen werden die Salden auf diesen Konten am Monatsende entweder auf das Kapitalkonto oder das Gewinnvortragskonto verschoben.

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften schließen Sie Ihr Ziehungskonto auf Ihr Kapitalkonto, da Sie Ihr Kapitalkonto um die monatlichen Ziehungen reduzieren müssen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.12.2019	Kapitalkonto	1.500,00
	Ziehungskonto		1.500,00

Wenn Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft ist, haben Sie kein Ziehungskonto, aber wenn Sie Aktionäre bezahlt haben, haben Sie ein Dividendenkonto. Wenn Sie für den Monat Dividenden gezahlt haben, müssen Sie dieses Konto ebenfalls schließen.

Der Eintrag unten geht davon aus, dass Sie im Dezember Dividenden in Höhe von 3.000 $ gezahlt haben, die als Sollsaldo auf Ihrer Testbilanz erscheinen würden.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.12.2019	Einbehaltene Einnahmen	3.000,00
	Dividenden		3.000,00

Da Sie Dividenden gezahlt haben, müssen Sie Ihr Gewinnvortragskonto reduzieren, was mit diesem Eintrag erreicht wird.

Schritt 5:Berichte ausführen

Sobald alle erforderlichen Einträge vorgenommen wurden, können Sie Ihre Probebilanz nach Abschluss sowie andere Berichte wie eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Aufstellung der Gewinnrücklagen erstellen.

Einnahmen	5.300,00
Gesamteinnahmen		5.300,00
Ausgaben
Mietkosten	1.200,00
Gehaltsaufwendungen	3.000,00
Betriebskosten	500,00
Verbrauchskosten	350,00
Gesamtausgaben		5.050,00
Nettoeinkommen		250,00

Gewinn- und Verlustrechnung für den Monat zum 31. Dezember 2019

Abschließende Gedanken zum Schließen von Einträgen

Unabhängig davon, ob Sie Abschlussbuchungen manuell verarbeiten oder Ihre Buchhaltungssoftware die Arbeit erledigen lassen, Abschlussbuchungen sind vielleicht der wichtigste Teil des Buchhaltungszyklus.

Mit diesen Einträgen können Sie alle Einnahmen- und Ausgabenaktivitäten für den Monat erfassen, Sie über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auf dem Laufenden halten und sich darauf vorbereiten, Ihre Einnahmen und Ausgaben für den nächsten Abrechnungszeitraum ordnungsgemäß zu verfolgen.