Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Rechnungszyklus

Als Kleinunternehmer haben Sie wahrscheinlich einen Crashkurs in Buchhaltung 101 absolviert, bei dem Sie alles gelernt haben, von der Erfassung von Geschäftsausgaben bis hin zu den verschiedenen Arten der Buchhaltung.

Aber neben dem Buchhaltungsprozess und den verschiedenen Buchhaltungsbegriffen sollten Sie sich auch etwas Zeit nehmen, um mehr über den Buchhaltungszyklus zu erfahren.

Hier sind die Schritte im Abrechnungszyklus:

• Schritt 1:Transaktionen
• Schritt 2:Journaleinträge erfassen
• Schritt 3:Buchen Sie Journalbuchungen im Hauptbuch (Hauptbuch)
• Schritt 4:Führen Sie eine nicht angepasste Testbilanz durch
• Schritt 5:Anpassungsbuchungen vornehmen
• Schritt 6:Bereiten Sie eine angepasste Testbilanz vor
• Schritt 7:Finanzberichte erstellen
• Schritt 8:Schließen Sie die Bücher
• Schritt 9:Beginnen Sie den nächsten Abrechnungszyklus

Überblick:Was ist der Abrechnungszyklus?

Der Buchhaltungszyklus gilt als grundlegende Buchführung und ist ein schrittweiser Prozess, der von Buchhaltern durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass alle Finanztransaktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Beginnend mit der ersten Finanztransaktion vereinfacht der Buchhaltungszyklus den gesamten Finanzprozess und hilft sicherzustellen, dass Sie keinen der Prozesse übersehen.

Dank der Buchhaltungssoftware ist ein Großteil dieses Zyklus automatisiert, sodass Sie nicht mehr in separaten Journalen buchen oder auf die Buchung in das Hauptbuch (Hauptbuch) warten müssen. Aber auch wenn der Zyklus automatisiert ist, ist es wichtig, jeden der Schritte zu verstehen und warum jeder notwendig ist.

Am Ende des Monats erstellen Sie Ihren Jahresabschluss und fangen dann wieder von vorne an, daher der Begriff „Zyklus“.

Die Schritte im Abrechnungszyklus

Je nachdem, wo Sie suchen, finden Sie den Abrechnungszyklus in 4 Schritten, 5 Schritten oder sogar 10 Schritten beschrieben.

Der allgemeine Konsens besteht jedoch darin, dass es 8 Schritte im Rechnungszyklus gibt, 9, wenn Sie den Beginn des Zyklus mitzählen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, werden Sie feststellen, dass viele dieser Schritte, wie z. B. die Eingabe von Transaktionen und deren Buchung im Hauptbuch, in einem einzigen Schritt zusammengefasst wurden.

Es ist wichtig zu beachten, dass viele der Schritte im Buchhaltungszyklus für diejenigen gelten, die die periodengerechte Buchhaltungsmethode verwenden. Wenn Ihr Unternehmen die Kassenbuchhaltungsmethode verwendet, können Sie den Zyklus immer noch verfolgen, aber Sie können einige der Schritte, wie z. B. das Anpassen von Einträgen, eliminieren.

Schritt 1:Transaktionen

Der erste Schritt im Abrechnungszyklus beginnt unmittelbar nach Abschluss Ihrer Bücher für den Vormonat.

Der neue Zyklus beginnt, wenn Sie beginnen, alle Ihre Finanztransaktionen zu organisieren. Dazu kann gehören, Ihre Kreditorenbuchhaltung dem richtigen Konto zuzuordnen, eine Rechnung zu schreiben, Quittungen zu prüfen, eine Spesenabrechnung zu erstellen und Ihre Mitarbeiter zu bezahlen.

Sobald diese erste Überprüfung abgeschlossen ist und Ihre Transaktionen richtig kodiert wurden, können Sie mit dem nächsten Schritt im Abrechnungszyklus fortfahren.

Schritt 2:Transaktionen eingeben

Sobald Sie Ihre Transaktionen vorbereitet haben, können Sie mit der Buchung beginnen. Wenn Sie Ihre Buchhaltungstransaktionen manuell eingeben, müssen Sie sie in separate Journale eingeben. Zu den gängigen Zeitschriften, die von Buchhaltern und Buchhaltern verwendet werden, gehören:

• Barbelege
• Barauszahlungen
• Verkäufe
• Einkäufe

Der Zweck dieser Journale besteht darin, die Details des Saldos bereitzustellen, den Sie später in das Hauptbuch übertragen. Mit anderen Worten, wenn Sie am Ende Zahlungen von Ihren Kunden in Höhe von 150 $ verbuchen, enthält Ihr Kassenbuch die Details für jede dieser Zahlungen, während das Hauptbuch nur den Gesamtbetrag von 150 $ widerspiegelt.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, ist dieser Vorgang automatisiert, wodurch Sie enorm viel Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich verringern.

Schritt 3:Buchung im Hauptbuch

Sobald Ihre Transaktionen für den Monat eingegeben wurden, müssen Sie die Summen aus Ihren Nebenjournalen in Ihr Hauptbuch buchen. Dieser Schritt ist unnötig, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die ich sehr empfehle. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist oder Ihre Buchhaltungssoftware nicht automatisch im Hauptbuch bucht, würden Sie Ihre Buchungen an dieser Stelle im Hauptbuch buchen.

Schritt 4:Erstellen einer unbereinigten Probebilanz

Eine Probebilanz bietet Ihnen eine Liste aller Ihrer Hauptbuchkontensalden, wobei für jedes Konto ein Soll- oder Habensaldo angezeigt wird. Der Grund, warum Sie an dieser Stelle eine Probebilanz durchführen, ist sicherzustellen, dass Ihre Belastungen und Gutschriften ausgeglichen sind.

Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie zu Ihren Nebenbüchern zurückkehren, um den Fehler zu finden.

Schritt 5:Anpassungsbuchungen vornehmen

Sobald Sie Ihren Kontoauszug abgestimmt haben, müssen Sie wahrscheinlich einige Anpassungsbuchungen vornehmen. Dies ist der Punkt, an dem Sie auch alle Abschreibungsbuchungen vornehmen und Lohnabrechnungen oder andere Ausgabenrückstellungen eingeben.

Schritt 6:Führen Sie eine angepasste Testbilanz durch

Nachdem Sie alle Ungleichgewichtsprobleme behoben und alle verspäteten Buchungen oder Abgrenzungsbuchungen eingegeben haben, sollten Sie eine angepasste Probebilanz erstellen. Dadurch erhalten Sie die aktuellsten Salden für alle Ihre Hauptbuchkonten.

Schritt 7:Finanzberichte erstellen

Ihr angepasster Probesaldo spielt eine große Rolle bei der Erstellung Ihres Monatsabschlusses. Sie sollten mindestens drei Berichte ausführen:

1. Ertragsrechnung
2. Bilanz
3. Kapitalflussrechnung

Sie können beliebig viele zusätzliche Berichte ausführen, aber diese drei sind eine Notwendigkeit.

Schritt 8:Bücher schließen

Wenn Sie Ihre Bücher für den aktuellen Buchungszyklus schließen, nullen Sie sowohl die Einnahmen- als auch die Ausgabenkontensalden.

Dieser Nullsaldo wird auf den Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums übertragen und dient dazu, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben für einen festgelegten Zeitraum anzuzeigen, was nur möglich ist, wenn Sie für jeden Abrechnungszeitraum mit einem Nullsaldo beginnen.

Schritt 9:Beginnen Sie den nächsten Zyklus

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihren ersten Buchhaltungszyklus abgeschlossen. Während viele dieser Details vollständig automatisiert sind, wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, verstehen Sie jetzt den Buchhaltungszyklus von Anfang bis Ende.

Verwenden Sie den Buchhaltungszyklus für Ihre Finanzen

Selbst wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und selbst wenn Sie die Kassenbuchhaltung verwenden, kann es von Vorteil sein, den Abrechnungszyklus zu verwenden.

Der Buchhaltungszyklus hilft sicherzustellen, dass Ihre Salden korrekt sind, dass Sie keinen der Prozesse übersprungen haben und dass Ihre Jahresabschlüsse die wahre finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Wie alles andere in der Buchhaltung und Rechnungslegung ist der Buchhaltungszyklus ein Prozess, der Ihnen helfen kann, Ihre Transaktionen richtig zu kategorisieren und einzugeben. Die Verwendung des Buchhaltungszyklus trägt auch dazu bei, dass Sie und Ihr Buchhalter einen vollständigen und genauen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens haben.

Selbst kleine Unternehmen würden davon profitieren, den Buchhaltungszyklus in ihrem Geschäft zu verwenden, und wenn Sie die periodengerechte Buchhaltung verwenden, ist dies ein absolutes Muss.