3 Möglichkeiten, wie ein Gehaltsabrechnungsdienst dazu beiträgt, Ihre Gehaltsschecks korrekt zu halten und Ihrem Unternehmen Geld zu sparen

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Die genaue Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Funktionen Ihres Unternehmens. Andernfalls kann es zu erheblichen Problemen mit Ihren Mitarbeitern sowie staatlichen und föderalen Einrichtungen kommen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Ihnen die Nutzung eines Gehaltsabrechnungsdienstes dabei helfen kann, Mitarbeiter korrekt und pünktlich zu bezahlen.

1. Gehaltsabrechnungsdienste helfen Ihnen, Arbeitnehmer richtig einzustufen

Die Personen, die für Ihr Unternehmen arbeiten, fallen in verschiedene Klassifikationen:

• Vollzeit
• Teilzeit
• Vorübergehend
• Saisonal
• Freiberufler
• Unabhängige Auftragnehmer

Abhängig von Ihrer Branche, den Hauptsaisonzeiten und wirtschaftlichen Schwankungen kann Ihr Unternehmen eine, wenige oder mehrere Kategorien von Arbeitnehmern haben.

Die Arbeitnehmer auf Ihrer regulären Gehaltsliste sind entweder steuerbefreite oder nicht steuerbefreite Arbeitnehmer. (Zu den Mitarbeitern gehören keine Zeitarbeitskräfte wie unabhängige Auftragnehmer.) Freigestellte Mitarbeiter müssen bestimmte Kriterien erfüllen, darunter das Mindestgehaltsniveau, die Gehaltsgrundlage und besondere berufliche Verantwortlichkeiten. Nicht steuerbefreite Arbeitnehmer haben Anspruch auf einen Mindestlohn und Überstundenvergütung, nachdem sie 40 Stunden in einer Arbeitswoche gearbeitet haben.

Es ist wichtig zu wissen, wie Arbeitnehmer einzustufen sind, um Gesetzesverstöße zu vermeiden. Klassifikationen haben unterschiedliche Anforderungen für den Steuerabzug und Anspruch auf Leistungen. Sie müssen bezüglich der Einstufungen von Arbeitnehmern auf Bundes- und Landesebene auf dem Laufenden bleiben. Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen können dafür sorgen, dass Sie die Lohn-, Steuer- und Leistungsvorschriften einhalten, indem sie Ihre Arbeitnehmer genau klassifizieren.

2. Gehaltsabrechnungsdienste führen Berichte vor der Gehaltsabrechnung aus

Ein Gehaltsabrechnungsdienst kann mehrere Berichte bereitstellen, die hilfreich oder in einigen Fällen unbedingt zu überprüfen sind, bevor Sie mit der Gehaltsabrechnung beginnen. Eine Zusammenfassung der Abzüge enthält beispielsweise eine Liste der Abzüge für jeden Mitarbeiter, damit Sie die Beträge noch einmal überprüfen können. Ein Bargeldbedarfsbericht zeigt, wie viel Geld Sie für die Lohnabrechnung benötigen, und schlüsselt den Betrag in Kategorien wie Abzüge, Steuern und Löhne auf.

Ein weiterer Bericht namens Gehaltsregister fasst Arbeitnehmerinformationen für den aktuellen Lohnzeitraum zusammen, einschließlich persönlicher Informationen, Bruttolohn und geleisteter Arbeitsstunden. Mit einem vierteljährlichen oder jährlichen Register können Sie Steuereinzahlungen und -formulare überprüfen.

Es gibt andere Berichte, die vor der Gehaltsabrechnung überprüft werden müssen, und ein professioneller Dienst kann sie bereitstellen, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Gehaltsscheckkonten abzugleichen und Mitarbeiterinformationen zu überprüfen.

Wenn Sie bereits über Buchhaltungsdienste verfügen, kann die Gehaltsabrechnungssoftware in Verbindung mit Ihrem bestehenden System zusammenarbeiten, um Ihnen zu helfen, den Überblick über die Gehaltsabrechnung zu behalten. Suchen Sie nach Software mit zeitsparenden Funktionen wie automatischer Gehaltsabrechnung und automatisierten Steuern und Formularen. Sie können die automatische Gehaltsabrechnung einmal einrichten, sodass Sie mehr Stunden für andere Aspekte Ihres Unternehmens aufwenden können, anstatt sich jede Woche auf die Vervollständigung der Gehaltsabrechnung festzulegen.

3. Payroll Services helfen Ihnen bei der Abwicklung von Pfändungen

Wenn Sie von einem Gericht oder einer Behörde über die Notwendigkeit einer Lohnpfändung informiert werden, sind Sie möglicherweise nicht mit den Vorschriften zur Lohnpfändung vertraut. Die Nichteinhaltung kann jedoch Strafen und Bußgelder nach sich ziehen. Die Lohnpfändung ist ein gerichtliches Verfahren, bei dem der Arbeitgeber einen Teil des Verdienstes eines Arbeitnehmers zur Schuldentilgung einbehält. Dazu können gehören:

• Kindergeld
• Unterhalt
• Unbezahlte Steuern
• Studentendarlehensausfall

Die Gesetze zur Lohnpfändung sind unterschiedlich. Einige Staaten verbieten beispielsweise die Pfändung für Verbraucherschulden. Auch variiert der Höchstbetrag je nach Art der Pfändung. Gehaltsabrechnungsdienste können Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützen und Ihnen dabei helfen, den richtigen Prozentsatz eines Gehaltsschecks zu erhalten.

Die Verwendung eines Gehaltsabrechnungsdienstes zur Bereitstellung einer genauen Gehaltsabrechnung hilft Ihrem Unternehmen, die geltenden Gesetze einzuhalten. Es bedeutet auch, dass Sie eine verlässliche Einkommensquelle für Ihre Mitarbeiter sind.