Verkaufskosten SaaS und Cloud Computing Accounting:Ein Expertenleitfaden für 2021

Software as a Service (SaaS) ist das am schnellsten wachsende Software-Verkaufsmodell, die Komplexität der Rechnungslegung kann jedoch Herausforderungen mit sich bringen. Viele der Herausforderungen ergeben sich aus der Art und Weise, wie SaaS-Anbieter ihre Dienste bereitstellen:Die Komplexität von Abonnements kann es schwierig machen, die genaue Anwendung von Rechnungslegungsregeln zu analysieren, Mehrwertsteuer, Vertragsverlängerungen, Provisionen und andere Variablen.

Finanzteams müssen die Einzelheiten der SaaS-Buchhaltung aufdecken, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß berichten und prognostizieren – ganz zu schweigen von der Einhaltung der Vorschriften des Financial Accounting Standards Board (FASB) und der International Financial Reporting Standards (IFRS) sowie der einschlägigen Steuergesetze.

Was ist SaaS-Buchhaltung?

Das Branchenwachstum fiel mit erheblichen Änderungen der SaaS-Buchhaltung zusammen. Zu den jüngsten – und wirkungsvollsten – zählen ASC 606 und IFRS 15.

FASBs ASC 606:Revenue from Contracts with Customers ersetzt die Regeln in ASC 605:Revenue Recognition, während IFRS auch seine Leitlinien änderte, um die FASB-Regeln enger (aber nicht genau) an IFRS 15:Erlöse aus Verträgen mit Kunden anzupassen. In beiden Fällen, Die Regeln besagen, dass ein wesentlicher Prozentsatz der Einnahmen und Ausgaben eines SaaS-Unternehmens über die Laufzeit des Service-Abonnements erfasst werden muss und nicht, wenn sie anfallen oder anfallen.

Damit ist ein weltweit einheitliches – wenn auch komplexes – Regelwerk für die SaaS-Rechnungslegung entstanden, das für Unternehmen gilt, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen, nämlich:

• Das Unternehmen behält alleiniges Eigentum an der Software , und Kunden kein vertragliches Recht haben, die Software in Besitz zu nehmen, anders als bei der Lizenzierung oder dem Kauf von Software.
• Kunden kann die Software nicht ausführen auf ihrer eigenen oder der Hardware eines Drittanbieters.
• Die Firmen Mitarbeiter verwalten die SaaS-Dienste , und Lieferung von Leistungsverpflichtungen durch den Kunden oder einen Dritten nicht erfolgen kann.

Die meisten SaaS-Anbieter erfüllen alle drei Kriterien, spezielle Rechnungslegungsvorschriften für diesen Markt allgemein anwendbar machen.

Häufige Herausforderungen in der SaaS-Buchhaltung

Trotz des robusten Rahmens, den FASB- und IFRS-Regeln für die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben vorsehen, SaaS-Anbieter stehen vor zusätzlichen buchhalterischen Hürden. Diese Herausforderungen können zu erheblichen Problemen bei der Finanzberichterstattung führen; Gefahr der Nichteinhaltung des Staates, Bundes- und internationale Steuer- und andere Regeln und Vorschriften; und ermitteln Kennzahlen wie den Customer Lifetime Value (CLV), eine komplexe Aufgabe für Finanzteams.

Sehen wir uns drei spezifische Herausforderungen in der SaaS-Buchhaltung an.

Wissen, wann Umsätze zu erfassen sind

Die häufigste – und bedeutendste – Herausforderung für SaaS-Unternehmen besteht darin, zu wissen, wann Umsätze zu realisieren sind. Da der Kunde niemals die Kontrolle über die Ware oder Dienstleistung erlangt, die allgemeinen Regeln der Umsatzrealisierung gelten nicht. Stattdessen, Die FASB-Regeln verlangen in den meisten Fällen, dass SaaS-Unternehmen einen Großteil ihrer Einnahmen über die Vertragslaufzeit hinweg erfassen. Dies gilt unabhängig davon, ob der SaaS-Anbieter das gesamte Guthaben für den Dienst im Voraus erhält oder eine wöchentliche, monatlich, vierteljährliches oder jährliches Abonnementmodell.

Wissen, wie man Ausgaben verwaltet

SaaS-Anbieter müssen auch viele ihrer Ausgaben über die Vertragslaufzeit oder die geschätzte Lebensdauer der Kundenbeziehung verteilen. Es ist wichtig zu wissen, welche Aufwendungen Unternehmen amortisieren müssen und welche sofort erfasst werden können. Wie die Einnahmen, das SaaS-Geschäft muss zu bestimmten Zeiten bestimmte Aufwendungen erfassen.

Erhebung der Umsatzsteuer

Die Verwaltung der Umsatzsteuer ist eine weitere große Herausforderung für SaaS-Anbieter. die oft über Remote-Mitarbeiter und -Betriebe und -Verkäufe verfügen, die mehrere Staaten umfassen. SaaS-Unternehmen müssen zwar nicht immer Umsatzsteuern auf ihre Dienste erheben, einige Staaten führen Steuersoftware in einigen oder allen Dienstleistungskategorien ein. SaaS-Unternehmen sind für die Umsatzsteuervorschriften in den Staaten verantwortlich, in denen sie einen Nexus haben.

Umgang mit SaaS-Steuern

SaaS-Anbieter benötigen spezielles Buchhaltungs-Know-how, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Die Besteuerung ist einer der komplexesten Bereiche und birgt das Potenzial für erhebliche Strafen.

SaaS-Unternehmen und Umsatzsteuer

Der Mangel an physischer Software und die webbasierte Natur von SaaS-Unternehmen machen es zu einer komplizierten Angelegenheit, zu wissen, wann die Umsatzsteuer erhoben werden muss. Einige Staaten, wie Arizona und New York, SaaS genauso behandeln wie jede Software, die im Geschäft verkauft oder gekauft und heruntergeladen wird, und Umsatzsteuer wird entsprechend erhoben. Andere Staaten, einschließlich Kalifornien und New Jersey, sehen SaaS ausschließlich als nicht steuerpflichtige Dienstleistung an. Noch verwirrender, einige Staaten verlangen von SaaS-Unternehmen nicht, Umsatzsteuern zu erheben, aber Städte in ihnen tun es, wie Illinois und die Stadt Chicago.

Dinge noch komplizierter machen, SaaS-Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, müssen die Nexus-Regeln befolgen, um festzustellen, ob sie Umsatzsteuern erheben müssen. Während die grundlegende Definition von "Nexus" eine "erhebliche physische Präsenz" in einem Staat bedeutet, Der internetbasierte Handel hat zu Veränderungen in der Interpretation dieses Konzepts geführt.

Einige Bundesstaaten haben Gesetze zum "Affiliate-Nexus" erlassen, die vorsehen, dass Unternehmen außerhalb des Bundesstaates eine physische Verbindung über in-staatliche Mitarbeiter herstellen, Auftragnehmer, verbundene Unternehmen oder andere Vertreter müssen in diesen Staaten Umsatzsteuern erheben. Andere haben "Wirtschaftsnexus"-Regeln eingeführt, nach denen Unternehmen außerhalb des Bundesstaates Umsatzsteuern erheben müssen, nachdem sie eine bestimmte Umsatzschwelle oder ein bestimmtes Transaktionsvolumen in diesem Bundesstaat erreicht haben.

SaaS-Ausgabenarten

SaaS-Unternehmen haben viele der gleichen Ausgaben wie jedes andere Unternehmen. zuzüglich einiger Ausgaben, die nur Softwareanbietern und Cloud-basierten Organisationen vorbehalten sind. Diese fallen im Allgemeinen in vier Ausgabenkategorien:

1. Allgemeine Administration. G&A-Ausgaben umfassen die laufenden Betriebskosten für die Führung eines Unternehmens, das sich nicht auf die Herstellung einer Ware oder Dienstleistung bezieht. Obwohl es nicht mit der Produktion eines Produkts oder einer Dienstleistung eines SaaS-Anbieters in Verbindung steht, SG&A-Ausgaben sind weiterhin notwendig, um das Geschäft am Laufen zu halten. Zu den üblichen VVG-Kosten gehören Büroräume, Versorgungsunternehmen, Bürobedarf und Gehaltsabrechnung.

2. Verkauf und Marketing. Vertriebs- und Marketingkosten sind der "S"-Teil des allgemein verwendeten SG&A-KPI und stehen im Zusammenhang mit den Bemühungen eines SaaS-Anbieters, seine Dienste bekannt zu machen und zu bewerben. Die Vertriebs- und Marketingkosten umfassen Druck, FERNSEHER, Kosten für digitale Werbung, Vertriebs- und Marketingmaterialien, Ausgaben für kundenorientierte Websites, Marketing-Automatisierungstools und Public-Relations-Kosten.

   Ähnlich wie bei der F&E-Personalbesetzung, diese Ausgaben sollten die Gehaltsabrechnung für Vertriebs- und Marketingmitarbeiter umfassen, einschließlich Provisionen.

3. Forschung und Entwicklung (F&E). F&E-Ausgaben können einen großen Teil des Budgets eines SaaS-Anbieters ausmachen. vor allem in der Anfangsphase. Diese Ausgaben umfassen die Kosten für die Ausrüstung, Lizenzierung von Software und alle anderen Aufwendungen, die aus der Entwicklung der Software und der Dienstleistungen entstehen.

   Obwohl die meisten Gehaltsabrechnungen als VVG-Kosten betrachtet werden, die Personalkosten für die Entwicklung der Software und Dienste, die ein SaaS-Anbieter verkauft, wie die Gehälter des Ingenieurteams, sind Teil von F&E.

4. Kosten der verkauften Waren (COGS). Die Kosten der verkauften Waren (COGS) beziehen sich ausschließlich auf die direkten Kosten, die für die Bereitstellung der SaaS-Anwendung erforderlich sind. Zu den häufigsten Kosten, die die COGS für ein SaaS-Geschäft ausmachen, gehören Hosting- und Serverkosten sowie Transaktionsgebühren. SaaS-Anbieter können auch eine zugehörige Metrik verwenden, Umsatzkosten, einschließlich aller COGS-Komponenten und Einzelkosten für die Vertriebsfunktion, wie Provisionen, Verkaufsrabatte, Vertrieb und Vermarktung. Wie COGS, Umsatzkosten ohne indirekte G&A-Kosten, wie Managergehälter, die nicht auf einen Verkauf zurückzuführen sind.

SaaS-Unternehmen können einige der oben genannten Aufwendungen sofort erkennen, während sie andere zurückstellen müssen.

Anfallende und abgrenzende Aufwendungen und Erträge

Die Vorschriften für die Finanzberichterstattung verlangen von SaaS-Unternehmen, einen Großteil ihrer Ausgaben über die Vertragslaufzeit oder die geschätzte Lebensdauer der Kundenbeziehung zu verteilen. was auch immer länger ist. Es gibt spezifische Regeln, welche Ausgaben SaaS-Anbieter aufschieben können und wie sie mit bestimmten Ausgaben umgehen sollen. wie Verkaufsprovisionen.

Kosten, Provisionen und Einnahmen

Die meisten SaaS-Anbieter verwenden die Periodenrechnungsmethode, d.h. sie erfassen Einnahmen, wenn eine Kauftransaktion getätigt wird, nicht, wenn das Geld eingegangen ist.

Der Schlüssel hierbei besteht darin, diese Aufwendungen abzugrenzen und in Anteilen zu erfassen, die der Ertragsposition entsprechen, mit der sie verbunden sind. Beispielsweise, ein $1, Bei einer Provision von 200 für einen 12-monatigen Kundenvertrag würde die Provision in 12 gleiche Beträge von 100 USD aufgeteilt. mit $100 aus der Bilanz des Passivbereichs entfernt und den Vermögenswerten hinzugefügt, bei der Erfassung in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.

Umsatzrealisierung für SaaS-Unternehmen

Das Erlöserfassungsprinzip, nach der periodengerechten Buchführung, verlangt, dass Umsätze in der Gewinn- und Verlustrechnung in der Periode erfasst werden, in der sie realisiert und erwirtschaftet werden – nicht notwendigerweise bei Zahlungseingang. Erwirtschaftete Einnahmen werden für gelieferte oder erbrachte Waren oder Dienstleistungen erklärt, bzw. Die meisten SaaS-Anbieter verwenden die Accrual Accounting-Methode, d.h. sie verbuchen Einnahmen, wenn der Verkauf erfolgt, nicht auf Bargeldbasis, die Einnahmen erfasst, wenn das Geld eingegangen ist.

ASC 606 und IFRS 15 legen fest, wann Unternehmen die Einnahmen aus vertraglich vereinbarten Dienstleistungen erfassen sollen. Dies geschieht in der Regel, wenn ein Unternehmen die Kontrolle über die Dienstleistung an den Kunden übergibt. Jedoch, da SaaS-Kunden niemals die Kontrolle über den Dienst erlangen, die "Übertragung" erfolgt schrittweise über die Vertragslaufzeit. Das bedeutet, dass nach ASC 606 und IFRS 15 SaaS-Anbieter müssen die Einnahmen aus den verkauften Diensten schrittweise über die Vertragslaufzeit mit dem Kunden erfassen.

5 Schritte zur Umsatzrealisierung in der SaaS-Buchhaltung

ASC 606 bietet einen fünfstufigen Rahmen für die Erfassung von Umsätzen. Diese Richtlinien beschreiben die geeigneten Maßnahmen zur Umsatzrealisierung und beseitigen Inkonsistenzen und Mehrdeutigkeiten in den SaaS-Buchhaltungspraktiken.

1. Identifizieren Sie den Vertrag mit einem Kunden: Unternehmen folgen diesem Schritt, wenn sie neue Kunden für den Service anmelden.

2. Identifizieren Sie die Leistungspflichten des Vertrages: Für diesen Schritt Der Anbieter muss sicherstellen, dass im Vertrag die von ihm erbrachten Dienstleistungen ausdrücklich angegeben sind, wie lange diese Dienste sind (Vertragslaufzeit) und die Pflichten und Rechte des Kunden und des SaaS-Anbieters. Dies beinhaltet die Auflistung der Leistungserbringungen sowie der Verpflichtungen.

3. Bestimmen Sie den Transaktionspreis: Dies ist der Betrag, den der Anbieter für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erwartet. Dieser Wert umfasst die Summe aller Einzel- und Bündelleistungen sowie etwaiger Rabatte.

4. Weisen Sie den Transaktionspreis zu: Dieser Schritt erfordert die Zuordnungsberechnungen aus dem vorherigen Abschnitt. Da die meisten SaaS-Unternehmen auf fortlaufender Abonnementbasis arbeiten, der Zuteilungszeitraum für längere Verträge, sagen wir 12 Monate oder länger, kann zu Erkennungszwecken aufgeschlüsselt werden. Diese Berechnung beträgt oft 30 Tage, da dies der kleinste Abrechnungszyklus für die meisten SaaS-Anbieter ist.

5. Umsatzrealisierung bei Erfüllung der Leistungsverpflichtung: In diesem letzten Schritt SaaS-Unternehmen realisieren Umsätze, wenn sie Leistungsverpflichtungen erfüllen und der Kunde von dem oder den bereitgestellten Diensten profitiert.

SaaS-Anbieter müssen einen bestehenden Vertrag mit dem Kunden haben, klar definierte Leistungen, Rechte und Pflichten, und angemessene Preisgestaltung und Zuteilung, bevor die Einnahmen aus ihren Dienstleistungen erfasst werden.

Überwinden Sie die Herausforderungen der SaaS-Buchhaltung mit Buchhaltungssoftware

Die Natur der SaaS-Buchhaltung erfordert ein erhebliches Maß an Wissen und Einsicht. Bedauerlicherweise, viele SaaS-Anbieter verlassen sich immer noch auf getrennte Systeme und Tabellenkalkulationen und andere manuelle Prozesse. Das führt oft zu Desorganisation, Versehen und kostspielige Fehler.

So, Was unternehmen erstklassige SaaS-Unternehmen, um diese Probleme zu bekämpfen? Sie verwenden moderne Finanzmanagement- und Buchhaltungssoftware, die vollständig integrierte, umfassende Funktionalität in allen Bereichen des Rechnungswesens und Finanzwesens. Dadurch können SaaS-Unternehmen ihr Finanzmanagement durch die Automatisierung manueller Aufgaben wie der Mehrwertsteuerberechnung rationalisieren und optimieren.

Die richtige Software kann auch eine akribische Finanzberichterstattung liefern, die es SaaS-Anbietern ermöglicht, staatliche, Bundes- und internationale Rechnungslegungsstandards und meistern erfolgreich Prüfungen und andere Finanzprüfungen.

Ein solides Verständnis der Rechnungslegungsvorschriften von SaaS-Unternehmen ist von größter Bedeutung. aber die Regeln und Vorschriften für die SaaS-Buchhaltung können überwältigend sein. Deshalb ist die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner unabdingbar.

Die Umsatzrealisierungsfunktion von NetSuite ermöglicht es SaaS-Unternehmen, Dienste zu segmentieren und Umsätze nach vordefinierten Regeln automatisch abzugrenzen. Das System erstellt, aktualisiert und verbucht alle wiederkehrenden Umsatzdatensätze automatisch. Diese Automatisierung eliminiert manuelle Eingabefehler und gewährleistet die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards wie ASC 606 und IFRS 15.