Was sind Quelldokumente?

Jedes Mal, wenn ein Unternehmen an einer Finanztransaktion beteiligt ist, eine Papierspur wird erzeugt. Dieser Papierpfad wird in der Buchhaltung als Quelldokumente bezeichnet. Ob Schecks zur Auszahlung ausgestellt werden, Verkäufe werden getätigt, um Quittungen zu generieren, Fakturierungsrechnungen Rechnungsvorlage (Word)Diese Rechnungsvorlage (Word) dient Ihnen als Richtlinie beim Erstellen von Verkaufsrechnungen, um Aufzeichnungen über Transaktionen zu führen.werden von Lieferanten gesendet, oder Arbeitszeiten werden auf dem Stundenzettel eines Mitarbeiters erfasst – alle entsprechenden Dokumente sind Quelldokumente.

Bedeutung von Quelldokumenten

Quelldokumente sind, zuallererst, wichtig für die BuchhaltungWas ist Buchhaltung?Die Buchhaltung umfasst die Erfassung, regelmäßig, der Finanztransaktionen eines Unternehmens. Bei richtiger Buchführung, Unternehmen in der Lage sind, Buchführungsverfahren durchzuführen, da sie als physischer Beweis dafür dienen, dass eine Finanztransaktion tatsächlich stattgefunden hat. Heutzutage, Diese Dokumente müssen nicht unbedingt in physischer Form vorliegen – sie können in einer rückverfolgbaren elektronischen Form vorliegen.

Zusätzlich, Auch Quelldokumente sind für den Auditierungsprozess unabdingbar. Wenn Unternehmen einer Prüfung unterzogen werden, Der Zugang des Abschlussprüfers zu einem klaren und zugänglichen Papierpfad aller Transaktionen erhöht die Legitimität und Unabhängigkeit der Abschlussprüfung insgesamt. Um die Richtigkeit der Salden des Unternehmens in den einzelnen Konten zu bestätigen, Auditoren benötigen vollen Zugriff auf alle Dokumente. Gesamt, ein Unternehmen reibungsloser zu führen und die Transparenz zu erhöhen, alle seine Quelldokumente sollten aufbewahrt und zum späteren Nachschlagen aufbewahrt werden.

Gängige Arten von Quelldokumenten

In seiner einfachsten Form, ein Quelldokument enthält im Allgemeinen die folgenden Informationen:

• Das Datum der Transaktion
• Der Gesamtbetrag der Transaktion
• Eine Beschreibung der Transaktion
• Eine oder mehrere Autorisierungssignaturen

Die gängigsten Dokumente sind:

• Schecks
• Rechnungen
• Quittungen
• Gutschriften
• Zeitkarten für Mitarbeiter
• Einzahlungsscheine
• BestellungenPurchase OrderEine Bestellung ist ein kommerzielles Quelldokument, das von der Einkaufsabteilung eines Unternehmens ausgestellt wird, wenn eine Bestellung bei den Lieferanten des Unternehmens aufgegeben wird oder

Dokumentenspeicher

Alle Informationen, die durch Quelldokumente generiert werden, sollten ordnungsgemäß im Journal des Unternehmens, Buchhaltungssoftware, oder Finanzbücher. Nach der ersten Aufnahme, Alle Dokumente sollten aufbewahrt und in einer Datei organisiert und in einem System abgelegt werden, damit sie jederzeit abgerufen werden können. Es ist auch wichtig, allgemeine interne Kontrollverfahren aufzuzeichnen, die angeben, wer im Unternehmen auf Zahlungen zugreifen und sie autorisieren kann, Aufträge, und andere Transaktionen.

Originalität der Quelldokumente

In den meisten Fällen, Fotokopien von Quelldokumenten sind rechtlich zulässig. Nach Angaben des US-amerikanischen Internal Review Service (IRS) Solange diese Fotokopien vollständig sind, lesbar, und genaue Darstellungen des Originaldokuments, sie sind rechtlich zulässig.

Ähnlich, die Canadian Revenue Agency (CRA) akzeptiert gescannte Dokumente, solange die Aufzeichnungen in Papierform erstellt und aufbewahrt oder in einem elektronisch zugänglichen und lesbaren Format gespeichert werden. Obwohl die Organisation und Ablage dieser Dokumente mühsam sein kann, Die zusätzliche Zeit für die ordnungsgemäße Pflege eines Papierpfads und die Schaffung eines einfachen Zugangs zu diesen Dokumenten kann in Zukunft zu enormen Zeiteinsparungen führen. und sorgt zudem für mehr Transparenz.

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