Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung:Was ist der Unterschied?

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind das Yin und Yang des Geschäfts:Wenn Einnahmen und Ausgaben im gesunden Gleichgewicht bleiben, das Unternehmen Wachstumschancen nutzen kann, und die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten bleiben auf einer positiven Basis.

Das Kreditorenbuch (AP) eines Unternehmens listet seine kurzfristigen Verbindlichkeiten — Verpflichtungen für von Lieferanten gekaufte Artikel, zum Beispiel, und Geldschulden gegenüber Gläubigern. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (AR) sind Gelder, die das Unternehmen von Kunden und Partnern erwartet. AR ist als aktuell gelistet Anlage auf der Bilanz.

Kreditgeber und potenzielle Investoren betrachten AP und AR, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu beurteilen. Einkommen ist wichtig, und das gilt auch für umsichtige Ausgaben, um das Geschäft auszubauen und Kunden zu binden. Ein Missmanagement auf beiden Seiten der Gleichung kann sich negativ auf Ihre Kreditwürdigkeit auswirken und letztlich, die Stabilität Ihres Unternehmens.

Was ist die Kreditorenbuchhaltung (AP)?

Die Verbindlichkeiten eines Unternehmens umfassen Beträge, die es Lieferanten und anderen Gläubigern schuldet – gekaufte und in Rechnung gestellte Artikel oder Dienstleistungen. AP beinhaltet nicht, zum Beispiel, Gehaltsabrechnung oder langfristige Schulden wie eine Hypothek – obwohl sie Zahlungen für langfristige Schulden einschließen.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Regel nach Erhalt einer Rechnung auf der Grundlage der Zahlungsbedingungen erfasst, die beide Parteien bei der Einleitung der Transaktion vereinbart haben. Wenn ein Finanzteam eine gültige Rechnung für Waren und Dienstleistungen erhält, sie wird als Journalbuchung erfasst und als Aufwand im Hauptbuch gebucht. Die Bilanz zeigt den Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten, es werden jedoch keine einzelnen Transaktionen aufgeführt.

Sobald ein autorisierter Genehmiger die Kosten abgezeichnet hat und die Zahlung gemäß den Vertragsbedingungen erfolgt ist, wie Netto-30 oder Netto-60 Tage, das Buchhaltungsteam verbucht die Ausgaben als bezahlt.

Die AP-Abteilungen sind für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie für die Sicherstellung der Zahlungen verantwortlich. Ein qualifiziertes Kreditorenbuchhaltungsteam hält die Lieferantenbeziehungen positiv, indem es sicherstellt, dass die Lieferanteninformationen korrekt und aktuell sind und Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Das Team kann dem Unternehmen Geld sparen, indem es die günstigen Zahlungsbedingungen und verfügbaren Rabatte voll ausnutzt. Eine starke AP-Praxis trägt zum Geschäftserfolg bei, indem sichergestellt wird, dass die Cash-Prognosen genau bleiben, Minimierung von Fehlern und Betrug und Erstellung von Berichten für Unternehmensleiter und Dritte.

AP-Beispiel

Sagen wir, der trendige Brillenhersteller StyleVision bestellt bei seinem Großhandelslieferanten neue Fassungen im Wert von 500 USD. Rahmen Inc., die die Rechnung am 15. August mit netto-30 Bedingungen und ohne Skonto bei vorzeitiger Zahlung sendet. Der Buchhalter von StyleVision erstellt eine Kreditorenbuchhaltung und schreibt dem Konto von Frames Inc. bis zum 15. September 500 USD gut. belastet dann $500 vom Inventar-Asset-Konto von StyleVision.

So erfassen Sie die Kreditorenbuchhaltung

Unternehmen können für die Erfassung von AP entweder die Perioden- oder die Cash-Basis-Buchhaltungsmethode verwenden.

Bei der periodengerechten Buchführung wenn Finanzteams alle unbezahlten Ausgaben erfassen, sie fungieren als Platzhalter für Cash-Ereignisse. Zum Beispiel, sagen, unser Brillenhersteller beschließt, einen neuen $1 zu initiieren, 000 Kauf von Frames Inc. und verpflichtet sich, 50% der Kosten im Voraus und den Rest bei Lieferung zu zahlen. Bei Inventargegenständen, wie Rahmen, Der Aufwand wird erfasst, wenn die Artikel an den Kunden verkauft werden – wenn die Erlöse erzielt werden. Allgemein, der volle Betrag wird bei Rechnungserhalt als Aufwand erfasst (vorausgesetzt, die Waren oder Dienstleistungen wurden erbracht).

Bei der Cash-Basis-Rechnungslegungsmethode ein Unternehmen erfasst Ausgaben, wenn es seine Lieferanten tatsächlich bezahlt. StyleVision würde die Anzahlung von 500 USD auf den Rahmen verbuchen, wenn es die Bestellung aufgibt und bezahlt. und dann das Guthaben von 500 $ buchen, wenn es die Frames erhält und die letzte Zahlung ausstellt.

Eine wichtige Kennzahl, die Finanzteams verfolgen sollten, sind die ausstehenden Tage (DPO). Dies zeigt die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die Ihr Unternehmen benötigt, um Zahlungen an Kreditoren und Lieferanten zu leisten, und zeigt an, wie gut Sie sowohl den Cashflow als auch die Lieferantenbeziehungen verwalten.

Um DPO zu berechnen, Beginnen Sie mit den durchschnittlichen Verbindlichkeiten für einen bestimmten Zeitraum, oft einen Monat oder ein Quartal.

Durchschnittliche Kreditorenbuchhaltung = Kreditorensaldo zu Beginn der Periode - Ende Kreditorensaldo/2

DSB = durchschnittliche Kreditoren-/Warenkosten x Anzahl Tage im Abrechnungszeitraum

Was ist die Debitorenbuchhaltung (AR)?

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind die Gelder, die Kunden Ihrem Unternehmen für in Rechnung gestellte Produkte oder Dienstleistungen schulden. Der Gesamtwert aller Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird in der Bilanz als Umlaufvermögen ausgewiesen und beinhaltet Rechnungen, die Kunden für Gegenstände oder für sie erbrachte Leistungen auf Kredit schulden.

Allgemein, Lieferanten stellen ihren Kunden nach Erbringung von Dienstleistungen oder Produkten zu den bei Vertragsabschluss oder Auftragserteilung gemeinsam vereinbarten Bedingungen in Rechnung. Die Laufzeiten reichen in der Regel von netto 30 – d. h. Kunden verpflichten sich, Rechnungen innerhalb von 30 Tagen zu bezahlen – netto 60 oder sogar netto 90, die ein Unternehmen akzeptieren kann, um einen Vertrag zu sichern. Jedoch, bei Großaufträgen, ein Unternehmen kann im Voraus eine Anzahlung verlangen, vor allem, wenn das Produkt auf Bestellung gefertigt wird. Auch Dienstleistungsunternehmen stellen häufig einen Teil ihrer Gebühren im Voraus in Rechnung.

Sobald ein Unternehmen dem Kunden Waren oder Dienstleistungen liefert, das AR-Team stellt dem Kunden eine Rechnung und verbucht den Rechnungsbetrag als Debitorenbuchhaltung, die Bedingungen beachten.

Zahlt der Kunde vereinbarungsgemäß, das Team verbucht die Zahlung als Anzahlung; an diesem Punkt, das Konto ist nicht mehr fällig. Zahlt der Kunde nicht fristgerecht, das AR- oder Inkassoteam wird wahrscheinlich ein Mahnschreiben senden, die eine Kopie der Originalrechnung und eventuelle Verzugsgebühren enthalten kann.

Mit Buchhaltungs- und Finanzsoftware, Unternehmen können ihre Zahlungsbilanzkennzahlen verbessern, indem sie Kunden automatisch per E-Mail über überfällige Rechnungen informieren und eine sofortige Zahlung anfordern. Unternehmensleiter können jedes Konto aufschlüsseln, oder alle überfälligen Konten, für eine detailliertere Berichterstattung über den Kunden, Rechnung, Geburtstermin, Fälligkeit und Kreditbedingungen. Suchen Sie nach der Möglichkeit, bestimmte Kunden auszuschließen, wie solche mit verlängerten Laufzeiten, aus Sammel-E-Mails.

Beispiel

Frames Inc. betrachtet StyleVision als vielversprechenden Kunden und ist daran interessiert, die Beziehung auszubauen. Um mehr Geschäfte zu machen, Frames Inc. bietet StyleVision net-60 mit einer 50%igen Vorauszahlung auf neue Bestellungen von 1 USD an, 000 oder mehr. Wenn StyleVision eine Bestellung für 1 USD aufgibt, 000, Rahmen Inc., die die periodengerechte Buchführung verwendet, zeichnet den vollen $1 auf, 000 als Aktivposten in Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, erwarten, dass die vollständige Rechnung vereinbarungsgemäß innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der Rahmen bezahlt wird.

Debitorenbuchhaltung erfassen

Bei der periodengerechten Buchführung Ihr Forderungssaldo wird im Hauptbuch unter Umlaufvermögen ausgewiesen. Wenn Rechnungen bezahlt werden, Finance schreibt das entsprechende Passivkonto gut und belastet die Debitorenbuchhaltung, um die Zahlung zu erklären. Anfallende Verzugszinsen würden ebenfalls als Teil der Debitorenbuchhaltung berücksichtigt.

Mehrere wichtige Kennzahlen basieren auf Forderungen, einschließlich:

Debitoren-Umschlagsquote: Auch bekannt als „Forderungsumsatz“ oder „Debitorenumschlagsquote“, Die Debitorenumschlagsquote misst, wie effizient und schnell ein Unternehmen seine Forderungen aus Lieferungen und Leistungen innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums in liquide Mittel umwandelt. Die Formel zur Berechnung der AR Fluktuationsrate für einen einjährigen Zeitraum sieht wie folgt aus:

Netto-Jahreskreditverkäufe/durchschnittliche Forderungen aus Lieferungen und Leistungen =Debitorenumsatz

Aktuelles Verhältnis: Auch Betriebskapital genannt, Dies ist ein Maß für die Liquidität – ob Ihr Unternehmen in der Lage ist, kurzfristige Verpflichtungen mit verfügbaren Barmitteln oder anderen liquiden Mitteln zu begleichen, die innerhalb eines Jahres in Barmittel umgewandelt werden können.

Working-Capital-Quote = Umlaufvermögen/kurzfristige Verbindlichkeiten

Tage ausstehender Umsatz (DSO): Zeigt an, wie lange im Durchschnitt, Kunden müssen Ihr Unternehmen für Waren und Dienstleistungen bezahlen.

Tage ausstehende Verkäufe = Debitorenbuchhaltung für einen bestimmten Zeitraum/Gesamtkreditumsatz X Anzahl Tage im Zeitraum

Was haben Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gemeinsam?

Auf der Einzeltransaktionsebene jede rechnung ist zahlbar zu einer Partei und Forderung zu einer anderen Partei. Sowohl AP als auch AR werden im Hauptbuch eines Unternehmens erfasst. eines als Passivkonto und eines als Aktivkonto, und ein Überblick über beide ist erforderlich, um ein vollständiges Bild der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens zu erhalten.

CFOs müssen sowohl den Verbindlichkeiten als auch den Forderungen die gleiche Aufmerksamkeit schenken. Widerstehen Sie, AP nur als Kostenstelle zu sehen. Zu beachtende Bereiche:Verfügen beide Teams über die richtigen Tools, Fähigkeiten und Kapazitäten, um mit dem Unternehmen zu skalieren? Verlängert das Unternehmen, und empfangen, die richtige Kreditsumme? Entwickeln Benchmarks wie Days Sales Outstanding (DSO) in die richtige Richtung? Wenn das Bargeld knapp ist, werden Lieferanten aufgrund ihrer Bedeutung für das Geschäft priorisiert, vereinbarte Konditionen und Vorfälligkeitsentschädigungen?

Für Finanzmanager, Exzellenz in der Rechnungslegung, Verwaltung des Cashflows, ein besseres Reporting und die Maximierung des Betriebskapitals sind oberstes Gebot, und sowohl AR als auch AP sind für all diese von grundlegender Bedeutung.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung:Hauptunterschiede

Bei jedem Verkauf oder Kauf, Ihr Unternehmen wird entweder eine Rechnung ausstellen oder erhalten. Wenn Sie die Ware oder Dienstleistung bereitgestellt haben, Das Finanzteam wird den Betrag vermerken, den Sie in der Debitorenbuchhaltung erwarten. Wenn Sie die Rechnung bezahlen, Sie werden den Betrag in der Kreditorenbuchhaltung vermerken.

AR gilt als ein Anlage weil Sie damit rechnen, dieses Geld innerhalb des bei der Einleitung des Verkaufs definierten Zeitraums zu erhalten. AP gilt als a Haftung weil Sie diesen Betrag innerhalb einer bestimmten Frist auszahlen müssen.

Aus Führungssicht, diese beiden Funktionen müssen strikt getrennt bleiben, in den Händen verschiedener Abteilungen oder Mitarbeiter. Eigentlich, das American Institute of CPAs betrachtet die Funktionstrennung als ein grundlegendes Rechnungslegungsprinzip und eine wesentliche interne Kontrolle für jedes Unternehmen, in erster Linie um das Betrugsrisiko zu verringern.

Bei der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung CFOs müssen sicherstellen, dass der Rechnungsbegleicher nicht auch Rechnungen erfassen kann. Eigentlich, einige Firmen entscheiden sich dafür, dass ein AR-Teammitglied den Eingang von Kundenzahlungen vermerkt und ein anderes diese Zahlungen im Hauptbuch verbucht. und auf der AP-Seite, ein Teammitglied kann Rechnungen genehmigen und ein anderes die Zahlung auslösen.

Wirtschaftsprüfer verwenden verschiedene Methoden, um die Wirksamkeit von Kreditoren- und Debitorenabsicherungen zu bewerten. Wenn Auditoren AP testen, Sie suchen in der Regel nach Mengenfehlern oder in manchen Fällen, unethisches Verhalten des Verkäufers. Zum Beispiel, der Lieferant könnte irrtümlicherweise oder absichtlich, mehr Produkte in Rechnung gestellt als geliefert wurden.

Für Debitorenbuchhaltung, Wirtschaftsprüfer prüfen Konten, die über 120 Tage überfällig sind. An diesem Punkt, Unternehmen müssen möglicherweise ihre Erwartungen anpassen. Wenn Führungskräfte feststellen, dass der Kunde nicht zahlen kann oder will, Finance muss den Betrag von AR abziehen und als Aufwand verrechnen.

Forderungen Abbrechnungsverbindlichkeiten Zu empfangendes Geld Auszuzahlendes Geld Verbucht als kurzfristiger Vermögenswert in der Bilanz Verbucht als kurzfristige Verbindlichkeit in der Bilanz Aufzeichnung des Verkäufers Aufzeichnung des Kunden Wird als Ertrag erfasst, sofern nicht abgeschrieben Wird bis zur Zahlung als Verbindlichkeit erfasst

Was ist das Verhältnis zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind zwei Seiten derselben Medaille. Wie viel schuldest du, und wie viel ist dir zu verdanken? Diese Informationen helfen Ihnen, die Finanzkraft Ihres Unternehmens zu verstehen und Praktiken anzuwenden, um einen gesünderen Cashflow zu erzielen.

Eine Finanz- und Buchhaltungslösung hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, Verbessern Sie die Kontrolle und steigern Sie die Produktivität, indem Sie sowohl die Rechnungsverarbeitung als auch den Zahlungsverkehr automatisieren. Zum Beispiel, Die Software kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Rechnungsbearbeitung minimieren, indem die manuelle Eingabe entfällt und die Rabatte automatisch berechnet werden. Es verarbeitet automatisch die Ausnahmeverarbeitung, wenn Rechnungen und Bestellungen nicht übereinstimmen, und bietet Echtzeit-Einblicke in den gesamten Kreditorenprozess, um das Potenzial für verlorene Rechnungen oder betrügerische Rechnungszahlungen zu reduzieren.