21 Möglichkeiten, ein kleines Unternehmen im Jahr 2020 zu automatisieren

Das sicherste Zeichen eines kleinen Unternehmens ist die Allgegenwart des „Trägers vieler Hüte“. Dies ist oft der Fall, unabhängig davon, ob das Unternehmen ein Ein-Personen-Betrieb ist oder eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern hat.

Das Problem beim Tragen vieler Hüte bei der Arbeit besteht darin, dass keine Ihrer Aufgaben Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit erhält. Diese Situation hat normalerweise eines von zwei Ergebnissen:entweder Sie (und Ihre Kollegen) arbeiten die ganze Zeit, oder Dinge fallen oft durchs Raster und die Arbeit läuft ewig hinterher.

Außerdem, ohne standardisierte Prozesse für zentrale Geschäftsaufgaben, Einige Details oder Schritte werden möglicherweise übersprungen, übersehen, unnötig wiederholt oder vor der Fertigstellung abgebrochen. Geschäftsprozesse sorgen für Konformität im täglichen Betrieb eines Unternehmens. Da sich bestimmte Prozesse wiederholen und sich nicht ändern, sie sind erstklassige Kandidaten für die Automatisierung.

Glücklicherweise, Automatisierungstools sind nicht nur für große Unternehmen gedacht – sie sind einfach und erschwinglich geworden, Sie liegen also gut im Budget vieler kleiner Unternehmen. Das bedeutet, dass Sie einen Großteil der mühsamen Arbeit automatisieren und sich auf strategische Initiativen konzentrieren können, die das Geschäft wachsen lassen. Die Kombination aus den Talenten Ihrer Mitarbeiter und der Automatisierung spart Zeit und fördert gleichzeitig das Wachstum.

Es gibt zwei Kategorien von Geschäftsfunktionen:Kern und Support. Kernfunktionen sind die Aktivitäten, die Einnahmen für das Unternehmen generieren und der Hauptgrund für die Existenz des Unternehmens. Supportfunktionen sind sekundäre Aktivitäten, die die Kernfunktionen unterstützen.

Unternehmen können zahlreiche Schritte sowohl in Kern- als auch in Supportfunktionen automatisieren, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Letzten Endes, Automatisierung macht ein Unternehmen wettbewerbsfähiger und macht es erfolgreich.

Arten der Automatisierung, die kleine Unternehmen verwenden sollten

Häufig, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren von einer Software, die sowohl Prozesse automatisiert als auch Erkenntnisse und Berichte in einem benutzerfreundlichen Dashboard erstellt.

Eine einzige Lösung kann verschiedene Aufgaben abteilungsübergreifend automatisieren und einen großen Unterschied machen. Zum Beispiel, führende CRM-Systeme können Prozesse rund um Marketing automatisieren, Der Umsatz, Betrieb und Kundenbetreuung.

Obwohl es viele Arten der Automatisierung gibt, die kleine Unternehmen nutzen können und sollten, sie fallen in der Regel in eine von drei großen Kategorien:Marketing, Betrieb und Verkauf.

Arten der Marketingautomatisierung für kleine Unternehmen

Marketing-Automatisierung gibt es schon seit einiger Zeit und ist sehr beliebt geworden. Auch wenn Sie vielleicht noch keine E-Mail-Blasts über eine Marketing-Automatisierungsplattform verschickt haben, Sie haben solche Nachrichten wahrscheinlich schon einmal erhalten. Marketing Automation ist ein leistungsstarkes Tool für kleine Unternehmen, da es Marketingbotschaften koordiniert und nach einem festgelegten Zeitplan über viele Kanäle verteilt.

Marketing-Automatisierungslösungen sind eng mit Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM) verbunden. Die Marketing-Automatisierungsplattform bezieht Daten aus dem CRM, und eine Reihe beliebter CRM-Lösungen verfügen auch über E-Mail-Marketingfunktionen, mit denen Unternehmen potenzielle oder bestehende Kunden mit relevanten Marketingangeboten ansprechen können.

Marketing-Automatisierung kann bei Maßnahmen wie den folgenden helfen:

1. Lead-Management: Wenn neue Leads eingehen, Das Marketingautomatisierungssystem kann diese Interessenten während des Verkaufszyklus verfolgen. Das System wird Leads in verschiedene Kategorien einteilen:qualifizierte Leads vermarkten, verkaufsqualifizierte Leads, und so weiter. Es wird jede Kommunikation oder wichtige Entwicklungen aufzeichnen, und einige Systeme weisen den Leads eine Punktzahl zu, die auf ihrem Potenzial basiert, zahlende Kunden zu werden.
2. E-Mail-Kampagnen :Marketing-Automatisierungssoftware kann helfen, E-Mail-Marketingkampagnen zu koordinieren und ihre Effektivität mit Leistungskennzahlen zu erhöhen. Zum Beispiel, Es kann das Datum des Kaufs eines Kühlschranks durch Ihren Kunden verfolgen und ihm jährlich Wartungserinnerungen senden oder ihn über derzeit im Angebot befindliche Zusatzprodukte informieren.
3. Zeige Werbung an: Interessenten konvertieren eher, wenn sie mehrere Nachrichten über verschiedene Kanäle sehen. und Display-Anzeigen auf Websites oder Social-Media-Plattformen sind eine weitere effektive Möglichkeit, Ihr Publikum zu erreichen. Marketing-Automatisierung kann sicherstellen, dass die richtigen Personen diese Anzeigen sehen. Zum Beispiel, Ein Unternehmen könnte jemanden, der sich durch eine E-Mail zu einer neuen Produktlinie geklickt hat, mit einer Facebook-Anzeige zu derselben Produktlinie ansprechen.
4. Social-Media-Beiträge: Ein Marketing-Automatisierungssystem hilft Unternehmen, ihre Beiträge plattformübergreifend zu verwalten und zukünftige Beiträge zu planen. Es ist ein zentralisierter Ort, an dem jeder die Social-Media-Aktivitäten des Unternehmens sehen kann.
5. Direktmailing-Kampagnen: Das System könnte zum Beispiel, den Versand eines Coupons an Kunden auszulösen, die die App der Marke herunterladen.
6. Chatbots: Chat-Bots haben schnell an Popularität gewonnen, da sie es Unternehmen ermöglichen, sich ohne Mitarbeiterunterstützung mit Interessenten und Kunden zu unterhalten. Ein Chatbot kann Fragen zu einem Produkt beantworten, helfen, Probleme mit einer Bestellung zu lösen oder sogar für bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu werben. Viele Chatbot-Anbieter integrieren sich in führende Marketing-Automatisierungsplattformen.

Unternehmen, die Marketingautomatisierung einsetzen, verzeichnen eine durchschnittliche Steigerung der Vertriebsproduktivität um 14,5% und eine Reduzierung der Marketingkosten um 12,2%. nach Invest. Achtzig Prozent der Unternehmen, die Marketing-Automatisierung eingeführt haben, verzeichneten einen Anstieg der Anzahl von Leads, und 77 % verzeichneten einen Anstieg der Conversions.

Arten der Automatisierung des Betriebs kleiner Unternehmen

Kleine Unternehmen können zahlreiche Betriebsprozesse automatisieren, um den Mitarbeitern Zeit zu sparen, stellen Sie die Einhaltung von Gesetzen sicher und führen Sie sogar Aufgaben aus, während die Menschen nicht arbeiten.

Zu den Bereichen, in denen Unternehmen Abläufe automatisieren können, gehören:

7. Callcenter-Skripting und Eskalationen: Software kann Kunden- und Produktdaten in Callcenter-Skripte einspeisen, sodass Agenten die Informationen nicht nachschlagen müssen, um Kundensupport bereitzustellen. Upselling-Möglichkeiten erkennen oder Garantieprobleme lösen. Falls das Problem des Kunden vom Agenten nicht gelöst werden kann, Automatisierung kann den Anruf an einen erfahreneren Supportmitarbeiter oder einen Manager eskalieren.
8. Gehaltsabrechnung und Stundenzettel: Mitarbeiter können ihre Aktivitäten und Stunden online melden, die in Arbeitszeittabellen und ein automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem einspeist. Mitarbeitersteuern und Sozialleistungen werden dann berechnet und von jedem Gehaltsscheck abgezogen. die automatisch an jeden Mitarbeiter verteilt wird.
9. Humanressourcen: Die Automatisierung von Onboarding und Leistungsregistrierung ermöglicht es Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten einfach und schnell online zur Verfügung zu stellen, um Steuer- und Leistungseinbehalte zu berechnen. Mit Personalmanagement-Software, Arbeitnehmer können ihre Urlaubstage auch gemäß den Vorschriften des Arbeitgebers und dem Personalbedarf pro Zeitraum planen.
10. Software- und Sicherheitspatches: Eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung wird Software-Upgrades und Sicherheitspatches automatisieren. Das stellt sicher, dass Ihre Informationen geschützt sind und Sie die neuesten Funktionen nutzen können, Arbeit, die durch die Ritzen fallen könnte, wenn das Personal anderswo beschäftigt ist.
11. Lieferkette: Bestellungen können basierend auf dem aktuellen Bedarf des Unternehmens an Verbrauchsmaterialien oder Lagerbeständen automatisiert werden. Zum Beispiel, Das System kann automatisch Rohstoffe von vertrauenswürdigen Lieferanten bestellen, um eine angemessene Versorgung basierend auf dem Produktionsplan des Herstellers sicherzustellen. Oder, Stellen Sie sich ein Lebensmittelgeschäft vor, das automatisch Nachschubbestellungen entgegennehmen kann, die den Verkäufen in Echtzeit entsprechen, sodass die Regale nicht leer sind und die Lager nicht mit langsam laufenden Produkten gefüllt sind.
12. Geschäftsreiseplanung/-planung: Die automatisierte Planung und Planung von Geschäftsreisen ermöglicht es Mitarbeitern, Geschäftsreisen innerhalb der vom Arbeitgeber festgelegten Regeln und Kostenbudgets zu planen und abzurechnen. Dies gibt den Managern die Freiheit, sich auf Schlüsselaufgaben zu konzentrieren, die ihr Fachwissen erfordern, anstatt auf diese ablenkenden, aber notwendigen Managementaktivitäten.
13. Spesenmanagement: Mitarbeiter können Reisequittungen fotografieren, Mahlzeiten oder andere Ausgaben und übermitteln Sie diese über eine App, die dann einen Workflow zur Genehmigung auslöst, Erstattung und Verbuchung in die Buchhaltung des Unternehmens.
14. Mitarbeiterauslastung: Automatisierte Systeme können basierend auf historischen Daten und Tagesplänen die Anzahl der benötigten Mitarbeiter für bestimmte Zeiträume berechnen. Die Lösung kann nur verfügbare Mitarbeiter anzeigen, unter Berücksichtigung von Urlaubszeiten, Reisepläne und andere zulässige Urlaubstage, damit Arbeitgeber Arbeitsschichten entsprechend zuweisen können. Weiter, Mitarbeiter können nach ihrer Produktivität eingestuft werden.

Arten der Vertriebsautomatisierung für kleine Unternehmen

Während viele bei der Vertriebsautomatisierung an E-Commerce denken, Es ist wichtig, daran zu denken, dass einige Aspekte des stationären Handels auch automatisiert werden können. Zum Beispiel, Denken Sie an eine Werkstatt, die einem Kunden eine SMS schickt, wenn der Service erledigt ist.

Weiter, die Grenzen zwischen Online- und physischen Geschäften verschwimmen immer mehr, da immer mehr Kunden mehrere Kanäle nutzen, manchmal in der gleichen Transaktion. Zum Beispiel, Sie können ein Produkt online bestellen und es dann am Bordstein abholen oder mit Hilfe eines Mitarbeiters eine Online-Bestellung für ein Produkt aufgeben, das nicht vorrätig ist. Wenn Informationen zwischen diesen Kanälen fließen, Es sollte sowohl beim Kauf als auch danach für ein nahtloses Kundenerlebnis sorgen.

Zu den Bereichen, die für die Vertriebsautomatisierung reif sind, gehören:

15. Zuordnung des Verkaufsfortschritts: Automatisierungstools können den Verkaufsfortschritt verfolgen und messen, sodass Vertriebsmitarbeiter schnell den Status bestimmter potenzieller oder Kunden und die allgemeine Verkaufsleistung ermitteln können.
16. Kommunikation: Ein Tool zur Vertriebsautomatisierung kann automatisch Folge-E-Mails und Erinnerungen für zukünftige Besprechungen senden, nachdem ein Interessent Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung bekundet hat. Wenn seit der letzten Interaktion zwischen dem Vertriebsmitarbeiter und dem Interessenten viel Zeit vergangen ist, Das System könnte den Mitarbeiter daran erinnern, einzuchecken.
17. Transaktionen: Die Automatisierung vervollständigt die Transaktionsdetails von der Zahlung zum Zeitpunkt des Kaufs bis hin zu automatisierten Bonitätsprüfungen und Rechnungen, die gemäß den Verkaufsbedingungen gesendet werden.
18. Vertragsmanagement: Die Automatisierung gewährleistet die Einhaltung der Vertragsregeln eines Unternehmens, um spätere Probleme zu vermeiden. Es kann auch Warnungen auslösen, um sicherzustellen, dass die Bedingungen sowohl vom Unternehmen als auch vom Kunden eingehalten werden.
19. E-Commerce-Upsells und Erinnerungen: Das System kann Upsell- oder Cross-Selling-Möglichkeiten erhöhen, indem es automatisch Empfehlungen auflistet wie „Kunden, die dies gekauft haben, kauften auch, “ “Zusätzliche Teile oder Montagewerkzeuge benötigt” oder “weil Ihnen X gefallen hat, Wir denken, Sie werden Z mögen.“ Kunden können auch automatische E-Mail-Erinnerungen an einen Artikel erhalten, den sie sich angesehen oder in den Warenkorb gelegt, aber nicht gekauft haben.
20. In-Store-Messaging und Couponing: Ein Unternehmen kann möglicherweise die Telefone von Verbrauchern erkennen, wenn sie das Geschäft betreten. Auslösen von Coupons oder anderen Verkaufsanreizen, die direkt auf ihr Telefon gesendet werden.
21. Vorschlagsentwicklung: Die Automatisierung kann Felder vorab ausfüllen, um Angebote und andere Vereinbarungen mit Kunden anzupassen, während gleichzeitig die Unternehmensregeln in Bezug auf die Preisgestaltung eingehalten werden. Rabatte und andere Sonderangebote.

6 Vorteile der Automatisierung für Ihr kleines Unternehmen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet viele Vorteile. Viele dieser Vorteile gelten für Unternehmen jeder Art und Größe. während einige für eine bestimmte Branche einzigartig sind. Im Folgenden sind die fünf größten Vorteile der Automatisierung für kleine Unternehmen aufgeführt.

1. Produktivität: Automatisierung beschleunigt Prozesse, sodass Arbeiten schneller abgeschlossen werden und sich wiederholende Arbeiten vermieden werden. wie das Umschlüsseln von Daten. Es erhöht auch die Produktivität in allen Bereichen Ihres Unternehmens dramatisch, einschließlich Verkauf, Marketing, Lohn-und Gehaltsabrechnung, Buchhaltung, Lieferkette und Zahlungsabwicklung.
2. Sichtweite: Wenn Informationen für alle Abteilungen zugänglich sind, weil sie automatisch zwischen Systemen fließen, Es gibt eine verbesserte Transparenz der Geschäftsprozesse. Dies macht es einfacher, die Ursache von Problemen zu identifizieren und Prozesse zu verfeinern.
3. Verbesserte Datenanalyse: Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen auch, mehr Erkenntnisse zu gewinnen und mehr Daten zu analysieren, als wenn Sie die Leistung Ihres Unternehmens manuell verfolgen würden. Zum Beispiel, Sie können sehen, ob Ihre Wartungs- oder Installationsarbeiter im Zeitplan sind oder im Rückstand sind. Sie können im Voraus sagen, ob ein Produkt ausverkauft ist, bevor eine neue Lieferung eintrifft. Und, Sie können leicht Veränderungen erkennen, die Ihren Gewinn steigern, Egal, ob Sie einen anderen Anbieter verwenden oder Ihre Preise erhöhen.
4. Kommunikation: Automatisierung kann Verkäufe oder den Status eines Projekts verfolgen, aktualisieren Sie das Team über den Fortschritt und senden Sie wichtige Erinnerungen und Aufforderungen an Mitarbeiter und Kunden. Dies erhöht die Organisation und erleichtert die Führung und das Wachstum Ihres Unternehmens. Zum Beispiel, Die Software kann automatisch Meilensteine ​​und Fortschrittsberichte generieren und diese nach einem vom Unternehmen gewählten regelmäßigen Zeitplan freigeben. Vorräte können automatisch aufgefüllt werden, automatisch geplante Verkaufsgespräche, Lieferanten, die über Änderungen der Einkaufspolitik informiert werden, und Kundendaten, die zwischen Abteilungen geteilt werden.
5. Reduzierte Lohnkosten: Die Automatisierung von Aufgaben entlastet die Zeitpläne der Mitarbeiter, Unternehmen können die Arbeitsleistung steigern, ohne die Belegschaft zu vergrößern oder Überstunden bezahlen zu müssen. Umgekehrt, Unternehmen können durch Automatisierung die Lohnkosten senken und das gleiche Leistungs- und Produktivitätsniveau aufrechterhalten.
6. Betriebseffizienz: Forrester prognostiziert, dass Automatisierung die Betriebskosten um 90 % senken kann. Aber außer Geld zu sparen, Automatisierung gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen Gesetze und Vorschriften einhält. es gibt viel weniger Fehler und wenig bis gar nichts ist durch die Ritzen gefallen. Da die Automatisierung es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit schneller zu erledigen, sie können eine bessere Work-Life-Balance genießen.