Bestandszustand – Wichtige Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um Bestandsinkongruenzen zu vermeiden

Jeder Bestand an Rohstoffen oder Fertigwaren umfasst Tausende von SKU-Artikeln. Insbesondere beim Rohmaterialbestand sowie beim Ersatzteilbestand können diese Zahlen im Vergleich zu Fertigwaren viel höher sein. Auch in Fertigwaren sind einige Produkte wie Kleidung, Lebensmittelgeschäfte usw. könnten Tausende von SKUs über das gesamte Sortiment hinweg umfassen.

Jede Inventareinheit hat einen wirtschaftlichen Wert in den Büchern des Unternehmens. Daher muss man als Vermögenswert die Kontrolle über den Bestand haben und sicherstellen, dass der Bücherbestand mit dem physischen Bestand übereinstimmt. Mit Buchbestand meinen wir im Wesentlichen Systembestand.

Die Bestandsführung besteht zum einen aus der Verwaltung der Bestandstransaktionen und Daten im System und zum anderen aus physischen Prozessen vor Ort. Beide müssen zusammenwirken, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen sowohl im System als auch auf dem Shopfloor abgeschlossen und abgeschlossen werden.

In einem Lager beginnt ein typischer Tagesablauf mit dem Eingang von Materialien von verschiedenen Lieferanten, die entladen sind, gezählt und im System aktualisiert. Das System gibt dann eine GRN aus und weist den Lagerort an, an dem das Material gelagert werden soll. Dementsprechend wird das Material dann zum Lagerort bewegt und eine Rückmeldung zurück im System schließt den gesamten Vorgang ab. Zur selben Zeit, parallele Prozesse für die Sendungszustellung laufen, bei denen das System Kommissionieraufträge im Lager freigibt. Betriebspersonal holt die Materialien laut Pickliste ab und quittiert das System zurück, die dann einen Packauftrag und eine Rechnung zum Versand freigibt. Inmitten dieser zahlreichen Transaktionen gibt es einige operative Transaktionen wie Bin-to-Bin-Transfers, Kitting usw., die erneut im System abgewickelt werden, gefolgt von einem physischen Prozess und einer erneuten Bestätigung an das System.

In einer solchen Situation, in der mehrere Transaktionen sowohl im System als auch im physischen Betrieb stattfinden und die Aufgaben voneinander abhängig sind, Jede Prozessabweichung bei einer der Transaktionen muss zwangsläufig auftreten, was zu Unterschieden zwischen Systemtransaktionen und physischem Inventar führt.

Der aktuelle Trend in den Branchen geht dahin, die Lagerhaltung an externe Dienstleister auszulagern, in diesem Fall erhöhen sich die Transaktionen aufgrund der Einführung eines zusätzlichen Systems auf Lagerseite um ein Vielfaches, die dem Drittanbieter gehört. Der Hauptkunde pflegt seinen Bestand in seinem ERP, die Transaktionen mit dem WMS - Warehouse Management System des Drittanbieters und den physischen Transaktionen auf dem Shopfloor, die gleichzeitig mit dem System laufen müssen.

1. Systemprobleme

   Die Anbindung des ERP-Systems an das WMS erfolgt in der Regel über Standardschnittstellen. Beide Systeme tauschen Standardschnittstellendateien aus, die die in jedem der Systeme ausgeführten Transaktionen aktualisieren, und werden an beiden Enden in periodischen Batch-Frequenzen von einer halben Stunde oder einer Stunde heruntergeladen. Somit werden alle Belege, die innerhalb einer Stunde physisch im Lager eingehen, im Lager-WMS aktualisiert, das dann die GRN-Informationen zur Aktualisierung an das ERP des Kunden sendet. Das ERP des Kunden verarbeitet die Bestellungen auf ähnliche Weise basierend auf dem in seinem System verfügbaren Bestand und gibt Kundenaufträge aus, die an das WMS gesendet werden. WMS generiert dann Kommissionierwellen, die bei Bestätigung zur Freigabe von Packliste und Rechnung führen. Diese Transaktionen werden wieder physisch abgeschlossen und das WMS wird aktualisiert. WMS sendet außerdem die Versandinformationen zur weiteren Aktualisierung an ERP. Damit diese Transaktionen reibungslos ablaufen, sollten sowohl ERP als auch WMS in Bezug auf Bestands- und Transaktionsinformationen perfekt zusammenpassen.

   Wenn im Tagesgeschäft Hunderte von Transaktionen werden an beiden Enden gleichzeitig verarbeitet; die Systemaktualisierungen erfolgen möglicherweise nicht in Echtzeit und können zu Bestandsabweichungen führen. Daher ist ein täglicher Abgleich aller Transaktionen zwischen beiden Systemen sowie Operationen erforderlich.

2. Systemdisziplin erforderlich

   Solche transaktionsbasierten Systeme erfordern von den Systembenutzern eine strenge Disziplin, um sicherzustellen, dass sie alle Prozesse ohne Abweichungen abschließen und die Master regelmäßig aktualisieren und täglich abgleichen. Jeder Mangel an Disziplin kann sich nicht nur auf das Inventar, sondern auch auf Transaktionen auswirken. Zum Beispiel, wenn aus irgendeinem Grund eine bestimmte SKU oder Sendung im Lager gesperrt ist und nicht versendet werden soll, Die Lagerbestandssperre sollte nicht nur im WMS erfolgen, das den Lagerbetrieb steuert, sondern auch im ERP. Andernfalls wird der gesperrte Bestand im ERP möglicherweise als offener Bestand angezeigt und einem Kundenauftrag zugeordnet.

3. Stammdatenaktualisierung ist ein MUSS

   SKU-Codenummern in jedem Inventar unterliegen häufigen Änderungen. Sie können auch dieselbe Beschreibung und denselben Artikel von verschiedenen Anbietern liefern lassen. Jedes Mal, wenn eine neue SKU im ERP des Kunden erstellt wird, Es muss sichergestellt werden, dass auch im WMS die gleichen neuen SKUs erstellt werden. WMS-Stammdaten bzgl. SKU-Code, Beschreibung und andere SKU-Stammdaten und Lieferantenstamminformationen sollten die des ERP widerspiegeln. Wird diese Koordination durch Versehen oder Unachtsamkeit als nicht ausreichend befunden, gerät das Inventar durcheinander oder wird nicht in das System hochgeladen.

4. Das Systeminventar sollte mit dem physischen Inventar übereinstimmen

   Der Bestand, der sowohl im ERP als auch im WMS eingerichtet und gepflegt wird, sollte dem Bestand im Shopfloor entsprechen. Zum Beispiel das in ERP und WMS angezeigte Inventar mit Details zu jedem Standort, wo, wie viel an welchem ​​Ort gespeichert wird, sollte genau mit der physikalischen Realität übereinstimmen. Auf der Produktionsfläche sollte der physische Standort dieselbe SKU haben, Genaue Menge laut Systemeingabe. Jede Nichtübereinstimmung der Bodenposition, die aus einem Fehler des Betriebspersonals resultiert, das Inventar an einem falschen Ort zu halten, wird sowohl im System als auch im Betrieb verheerende Folgen haben.