Top 13 Tipps zum Spesenmanagement für 2020:Sparen Sie Ihrem Unternehmen Zeit,

Eine Verlagerung auf die Arbeit von zu Hause aus hat möglicherweise Initiativen zur Kostenverwaltung in den Hintergrund gedrängt. Letztendlich, wir hüpfen nicht jede zweite Woche in Flugzeuge oder machen Happy Hours zum Teambuilding. CFOs müssen sich jedoch bewusst sein, dass Mitarbeiter sind noch Geld ausgeben. Möglicherweise werden für SaaS-Tools mehr Gebühren als für Flughafen-Burritos erhoben. aber angesichts der Bedenken hinsichtlich der Verlängerung der Start- und Landebahn für Bargeld, Die Nachverfolgung von Ausgaben ist jetzt genauso oder noch wichtiger.

Was ist Spesenmanagement?

Das Ausgabenmanagement verfolgt nicht nur die Ausgaben der Mitarbeiter, sondern bestimmt auch, wie das Unternehmen die entstandenen Kosten erstattet. Es wendet auch die Verfahren und Richtlinien an, die zur Kontrolle dieser Art von Ausgaben verwendet werden. Zum Beispiel, wenn Arbeitnehmer auf Reisen Taggelder für Mahlzeiten erhalten, dann berücksichtigt der Spesenverwaltungsprozess diese Grenzen bei der Generierung von Erstattungen für Arbeitnehmer.

Warum ist Spesenmanagement wichtig?

Der Fakt ist, jedes unternehmen mit mitarbeitern benötigt prozesse und software für das ausgabenmanagement. Vorzugsweise, Die Lösung wird einfach zu bedienen sein, intelligent genug, um Betrug und Fehler zu erkennen und Daten in die Berichte und Dashboards einzugeben, die das Finanzwesen verwendet, um die Ausgaben im Auge zu behalten.

Also, wie fängst du an, oder Ihre Kostenmanagement-Initiative wieder auf Kurs bringen?

13 Best Practices/Tipps für das Spesenmanagement

Hier sind Best Practices, mit denen Unternehmen erfolgreich entwickeln können, beaufsichtigen und führen ihre Kostenmanagementprozesse.

1. Legen Sie eine Richtlinie für das Ausgabenmanagement fest

Entwickeln Sie eine Spesenverwaltungsrichtlinie, die von allen befolgt werden kann. Fügen Sie eine vollständige Liste der Ausgaben bei, die das Unternehmen übernimmt, sowie eine Aufstellung der Ausgaben, die das Unternehmen ist nicht bereit zu decken. Der IRS hat Regeln für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Ausgaben.

Einige Punkte zu beachten:

• Sie können keine Ausgaben im Zusammenhang mit dem regelmäßigen Pendeln zwischen der Wohnung eines Mitarbeiters und dem Arbeitsplatz abziehen.
• Achten Sie auf die IRS-Tagessätze für Mahlzeiten und qualifizierte Kilometersätze, da sie sich darauf auswirken, wie viel Sie abschreiben können.
• Viele Unternehmen verbieten den Wäsche- und Reinigungsservice unterwegs, diese können jedoch in vielen Fällen abzugsfähig sein.

Eine prägnante Sprache hilft, Verwirrung darüber zu vermeiden, was erstattungsfähig ist oder nicht. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden; Es gibt eine Reihe von Vorlagen für Spesenrichtlinien, die online verfügbar sind. Der Schlüssel besteht darin, die Politik gerecht zu gestalten, durchsetzbar und für alle anwendbar.

2. Automatisieren Sie das Ausgabenmanagement, wo Sie können

Manuelle Ansätze für das Spesenmanagement erfordern viel Papier und Tabellenkalkulationen. Das war ineffizient, wenn Leute zusammen in einem Büro waren; jetzt ist es total unhandlich. Ein automatisiertes Spesenmanagementsystem vereinfacht den Spesenabrechnungsprozess für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Buchhaltungsteams. Achten Sie darauf, das Papiermischen und das Versenden von Dateien per E-Mail zu minimieren.

3. Geschäftskreditkarten ausgeben

Firmenkreditkarten helfen Unternehmen nicht nur bei der Ausgabenkontrolle, Sie vereinfachen auch den Meldeprozess für Mitarbeiter und machen es den Mitarbeitern überflüssig, Kosten zu decken und auf Erstattungen zu warten.

Für Arbeitgeber, Kreditkarten helfen, den Cashflow zu maximieren, indem sie Bedingungen (normalerweise netto 30) bereitstellen, bevor eine Zahlung erforderlich ist, Gleichzeitig wird die Buchführung durch die Zentralisierung der Ausgabendaten erleichtert. Organisationen, die ihren Mitarbeitern keine dauerhaften Karten geben möchten, oft mit hohen Grenzen, könnte Einweg- oder Dollarbetragskarten in Betracht ziehen.

4. Machen Sie Ausgaben so einfach wie möglich nachzuverfolgen

Richten Sie ein Berichtssystem ein, das Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit bietet, ihre Belege und Spesenabrechnungen einzureichen. Wissend, dass Papierquittungen verblassen, zerreißen und verloren gehen, Die Mitarbeiter von heute verwenden Kameras auf Mobilgeräten, um Belegbilder zu erfassen. Viele Unternehmen verwenden automatisierte Software, die das Hochladen von Bildern unterstützt. Nachverfolgung und Übermittlung von Ausgaben. Mit diesen Werkzeugen Buchhaltungsteams, Manager und Genehmiger können ihre eigenen Mobilgeräte oder Computer verwenden, um auf Berichte zuzugreifen und diese zu genehmigen oder abzulehnen und den Kostenerstattungsprozess zu starten.

Genauso wichtig, gute Berichtsfunktionen ermöglichen es den Finanzteams, Trends zu erkennen; Dies ist im Jahr 2020 besonders wichtig, da sich die Arbeitsmuster dramatisch verändert haben.

5. Auditieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig

Reise- und Spesenmanagement ist kein „einstellen und vergessen“-Prozess. Durch regelmäßige Audits, Buchhaltungspersonal kann Ausgaben im Laufe der Zeit verfolgen, erkennen potenzielle Probleme wie zu hohe Ausgaben oder betrügerische Einnahmen und treffen Entscheidungen darüber, wie die Richtlinien künftig angepasst werden können. Selbst ein allmählicher Anstieg der Ausgaben für einen Mitarbeiter kann sich im Laufe der Zeit summieren. Regelmäßige Audits helfen dabei, Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.

CFOs wissen, dass es Dinge gibt, die Audits für alle Beteiligten erschweren. Eine davon ist der Kauf von Software, der es an Fähigkeiten mangelt. Solide Funktionen zur Kostenverfolgung erleichtern es internen und externen Prüfern, die Richtigkeit Ihrer Zahlen zu überprüfen.

6. Organisieren Sie einen Papierweg/gehen Sie papierlos

Unternehmen, die noch immer Papierbelege verwenden, tun sich und ihren Mitarbeitern keinen Gefallen. Eine der besten Möglichkeiten, den Spesenabrechnungsprozess zu vereinfachen, besteht darin, eine Software zu verwenden, die die digitale Erfassung unterstützt. Abgabe und Prüfung der Quittungen.

Wenn die gesamte Dokumentation in einer zentralen Datenbank gespeichert ist, jeder vom Mitarbeiter über den Buchhaltungsmitarbeiter bis zum Genehmiger bis zu den oben genannten Prüfern kann nach Bedarf bearbeiten, Fragen stellen oder Berichte zur Rückzahlung mitschicken. Wenn dies alles von einem Computer oder Mobilgerät aus möglich ist, das macht den gesamten Prozess noch genauer und zugänglicher.

7. Überprüfen Sie regelmäßig die Ausgaben

Warten Sie nicht bis zum Ende des Jahres, um herauszufinden, dass eine wiederkehrende Ausgabe niemals hätte passieren dürfen. oder dass ein Mitarbeiter unterwegs nicht zulässige Bewirtungskosten anhäufte – oder zu Hause eine nicht autorisierte SaaS-App.

Während des Überprüfungsprozesses, prüfen, ob jede Ausgabe notwendig und zulässig war, ob das Unternehmen das bestmögliche Angebot erhält und ob es Ausgabenkategorien gibt, die seit der letzten Überprüfung deutlich gestiegen sind. In dieser Übung werden Problembereiche identifiziert, die angegangen werden müssen.

8. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Verfolgung von Best Practices

Halten Sie Ihren Spesenmanagementprozess und Ihre Richtlinie nicht geheim. Stattdessen, Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein, indem Sie sie darin schulen, wie man Best Practices im gesamten Unternehmen etablieren und verfolgen.

Da erstattungsfähige Personalkosten in den Bilanzen der meisten Unternehmen einen bedeutenden Posten darstellen, Dies ist die perfekte Gelegenheit, um eine kostenbewusste Kultur aufzubauen. Weisen Sie auf den Zusammenhang zwischen Sparsamkeit und der Fähigkeit hin, zu investieren oder einfach nur Arbeitsplätze zu retten. Die meisten Unternehmen waren gezwungen, zu zögern, Reduzieren oder stornieren Sie Initiativen, die Investitionen erfordern. Bargeld ist jetzt König, da hilft jedes bisschen Liquidität.

9. Förderung von Transparenz auf allen Ebenen

Transparenz und Gerechtigkeit führen zu einer Kultur der Rechenschaftspflicht, die dazu beiträgt, Betrug zu verhindern, hält die Ausgaben überschaubar und unterstützt die Rentabilität.

Lassen Sie alle Abteilungsleiter die Ausgabenrichtlinien lesen und Feedback geben. Erstellen Sie abteilungsübergreifende Vergleiche und nennen und belohnen Sie gute Ideen zur Kostensenkung. Unterschätzen Sie nicht den Wert von Anreizen – es gibt einen Grund, warum Gamification ein wachsender Trend für Unternehmen jeder Größe ist.

Wenn ein Mitarbeiter eine Möglichkeit vorschlägt, 5 USD zu sparen, 000 pro Quartal, belohnen Sie das mit einer Geschenkkarte oder einem Bonus.

Schließlich, Manager befähigen, die Notwendigkeit einer bestimmten Ausgabe zu verdrängen, und ermutigen Sie sie, Ideen einzubringen, um den Kostengenehmigungsprozess effizienter zu gestalten.

10. Betrug verhindern

Von den internen Betrugsversuchen, die sowohl von kleinen Unternehmen (mit weniger als 100 Mitarbeitern) als auch von größeren Organisationen gemeldet wurden, Laut der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) haben 20 % der kleinen Unternehmen und 13 % der größeren Unternehmen betrügerische Kostenerstattungen gemeldet.

Bekämpfe dies mit Klarheit und Transparenz. Wenn die Regeln für die Ausgaben verschwommen oder undefiniert sind, die Möglichkeit, Betrug zu begehen, nimmt dramatisch zu. In manchen Fällen, Allein das Wissen, dass die Finanzen die Grundregeln festgelegt haben und aufmerksam sind, kann jemanden davon abhalten, die Grenze zu überschreiten.

11. Verhandeln Sie bessere Preise für Reisekosten/Kosten

Wenn es um Flugreisen geht, Hotel, und Transportkosten, Rabatte werden in der Regel denen gewährt, die danach fragen. Der Rest von uns zahlt die veröffentlichten Preise. Um nicht in die zweite Kategorie zu fallen, wenn die Mitarbeiter wieder reisen, Unternehmen sollten nationales Hotel fragen, Autovermietung und sogar Restaurantketten für Mengenrabatte.

Wenn Mitarbeiter längerfristig am Standort eines Kunden beschäftigt sind, Betrachten Sie günstigere Unterkunftsalternativen von VRBO oder Airbnb. Lassen Sie sie vor der Buchung die Mietwagenpreise auf einer Website wie Hotwire vergleichen. und profitieren Sie von den Rabatten, die jetzt von Fluggesellschaften und Hotels angeboten werden. Wieder, wenn ein Mitarbeiter herausfindet, wie er viel Geld sparen kann, belohnen Sie diese Initiative.

12. Melden Sie sich für Prämien an

Ähnlich, die meisten Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenunternehmen bieten Prämienprogramme an, mit denen Unternehmen kostenlose oder ermäßigte Aufenthalte sammeln können, Flüge und Transport. Um diesen Nutzen zu maximieren, die Ausgabe von Kreditkarten für Mitarbeiter in Erwägung ziehen, die mit diesen Programmen übereinstimmen, und das fügt der Bank noch mehr Punkte hinzu, da die Leute sie verwenden, um ihre Ausgaben zu bezahlen.

Um die Punkte zu maximieren, Mitarbeiter ermutigen, sich an ein bestimmtes Hotel zu halten, Mietwagen- oder Airline-Marke, aber nur, wenn die Kosten die Loyalität wirklich rechtfertigen.

13. Implementieren Sie eine Spesenverwaltungssoftware

Ein softwarebasierter Quittungserfassungs- und Einreichungsprozess erleichtert die Spesenabrechnung und erleichtert Mitarbeitern das Einreichen ihrer Quittungen und Spesenabrechnungen. Eine Spesenverwaltungssoftware verkürzt auch die Zeit, die die Buchhaltung für die Verarbeitung dieser Berichte benötigt, ermöglicht es ihnen, Unregelmäßigkeiten bei der Berichterstellung leicht zu erkennen und die Erstattung von Mitarbeitern zu beschleunigen.