T&E Spesenabrechnungsmanagement:Best Practices und Tipps

Erinnern Sie sich noch daran, als sich Spesenabrechnungen auf die Erstattung von Reisekosten an Mitarbeiter konzentrierten? Während die COVID-19-Pandemie auf den meisten Reisen den Kibosh es machte die T&E-Berichterstattung nicht überflüssig. Mit der Umstellung auf Remote-Arbeit, Unternehmen nutzen ihre T&E-Systeme zunehmend als Instrument zur Erstattung neuer Ausgaben, wie Einkäufe zur Einrichtung von Homeoffices, schnelleres Internet, sogar Essenslieferung.

Obwohl die Verwaltung von Berichten und der begleitenden Dokumentation traditionell ein arbeitsintensiver und relativ teurer Prozess ist, Best Practices in Kombination mit Automatisierung können die Aufgabe vereinfachen und Kosten senken, während gleichzeitig die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien verbessert wird.

Was bedeutet T&E?

T&E steht für „Reisen und Kosten“ oder „Reisen und Unterhaltung“. Der Begriff bezieht sich auf Geschäftsausgaben, die Mitarbeiter aus eigener Tasche oder mit einer Firmenkarte bezahlen; Das Unternehmen erstattet den Mitarbeitern anschließend diese Kosten oder bezahlt die Kreditkartenrechnung, sobald der Mitarbeiter die entsprechenden Unterlagen vorlegt.

T&E deckt eine Vielzahl von Geschäftsausgaben ab, vom Abendessen mit Kunden bis hin zu Mobilfunkdiensten. Typischerweise es umfasst Elemente wie Flugreisen, Unterkunft, Mahlzeiten, Nebenkosten und Nahverkehr. Wenn Unternehmen Kosten sparen wollen, Sie können sich auf T&E konzentrieren und nach Wegen suchen, die Erstattungsrichtlinien zu verschärfen und ihre Einhaltung zu verbessern.

Zum Beispiel, Mastercard berichtet, dass Reise- und Reisekosten in der Regel die zweithöchsten indirekten Ausgaben eines Unternehmens sind. hinter Arbeit. In diesem Bericht heißt es auch, dass Buchhaltungsfunktionen, wie Spesenabwicklung, Prüfung, Compliance- und Programmmanagement, im Durchschnitt, zwischen 11 % und 23 % der Gesamtkosten des Programms.

Was ist eine Reisekostenabrechnung und was enthält sie?

Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, Reise- und Reisekostenabrechnungen einzureichen, um Auslagen zur Erstattung zu dokumentieren. Reisekostenabrechnungen enthalten in der Regel Informationen zu jedem Ausgabenposten, wie zum Beispiel:

• Das Datum, an dem die Kosten angefallen sind.
• Wo der Aufwand entstanden ist, wie Joes Restaurant, Acme-Computerversorgung.
• Der Kunde oder das Projekt, für das der Artikel gekauft wurde, wenn anwendbar.
• Das Kunden- oder Projektkonto, für das die Kosten in Rechnung gestellt werden sollen, wenn anwendbar.
• Die Kosten des Artikels.
• Zusätzliche Anmerkungen:„Abendessen mit Jane Doe, um den erweiterten Arbeitsumfang zu besprechen.“

Diese Felder variieren je nach Art der Ausgabe. Zum Beispiel, Mitarbeiter, die eine Erstattung für den Internetdienst zu Hause beantragen, dürfen die Kunden-/Projekt- oder Kontonummer nicht in T&E-Berichten angeben.

Warum ist es wichtig, Reise- und Reisekosten zu melden?

Unternehmen, die Reise- und Reisekosten effektiv nachverfolgen, neigen dazu, Richtlinienverstöße und Betrug leichter zu erkennen. Prüfungsstress vermeiden, Kostenkontrolle und Einhaltung der IRS-Regeln.

Mit der richtigen Kostenmanagement-Strategie, Finanzteams können genau verfolgen, wie viel sie für Artikel ausgeben, von Reisen über die Unterhaltung von Kunden bis hin zu Einkäufen im Home-Office. und verwenden Sie diese Informationen, um Ausgabenrichtlinien zu erstellen oder zu verfeinern und Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten gesenkt werden können.

Aber die Kontrolle der Geldabflüsse ist nicht der einzige Grund, T&E zu meistern.

T&E und Steuern

Die Reisekostenabrechnung ist aus steuerlichen Gründen sehr wichtig. Der IRS erkennt viele Geschäftsausgaben als steuerlich abzugsfähig an, solange sie „gewöhnlich und notwendig“ sind – d. h. in Ihrer Branche oder Ihrem Handwerk üblich und akzeptiert, und hilfreich oder dem Geschäft angemessen.

Jedoch, während reisebezogene Geschäftsausgaben wie Flüge, Unterkunft, Mahlzeiten und Kilometer sind grundsätzlich abzugsfähig, Unternehmen müssen Belege vorlegen können, die diese Ausgaben kategorisieren und ihren Zweck angeben.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass seit dem Tax Cuts &Jobs Act (TCJA) 2017 die meisten Bewirtungskosten sind nicht mehr steuerlich abzugsfähig. CFOs müssen nachweisen können, dass Bewirtungskosten als Ausnahme gelten, wenn das Unternehmen vom IRS geprüft wird. Ausnahmen sind Freizeitausgaben für Mitarbeiter, B. Urlaubspartys und Ausgaben im Zusammenhang mit der Teilnahme an Geschäftstreffen oder Konferenzen.

Wie können Sie Reise- und Reisekosten melden?

Es gibt viele Möglichkeiten, Reise- und Spesenabrechnungen zu verwalten. Traditionell, Unternehmen verlangten von ihren Mitarbeitern das Ausfüllen von Papierberichten, physische Belege beifügen und die ausgefüllten Formulare bei der Buchhaltung abgeben.

Heute, Die meisten Unternehmen verwenden Technologien – von Tabellenkalkulationen bis hin zu automatisierter Spesenverwaltungssoftware –, um Ausgaben zu verwalten. Mit einer Spesenabrechnungssoftware, Mitarbeiter füllen Spesenformulare online aus und fügen Belegbilder bei. Die Software kann auch Ausgaben auf Einhaltung der Unternehmensrichtlinien prüfen und diese entsprechend automatisch genehmigen oder ablehnen.

Wie kann ich das T&E-Berichtsmanagement automatisieren?

Der einfachste Weg, die Verwaltung von Reise- und Spesenabrechnungen zu automatisieren, besteht darin, eine Lösung zu wählen, die die Möglichkeit bietet, benutzerdefinierte Geschäftsregeln festzulegen, Spesenabrechnungen mit geringstmöglicher Reibung für die Mitarbeiter erstellen, Laden Sie einfach die richtige Dokumentation hoch und verfolgen Sie die Berichte während ihres gesamten Lebenszyklus. Sie können auch Genehmigungsworkflows automatisieren, direkte Integration mit Kreditorenbuchhaltung und elektronischen Zahlungen.

Im Idealfall, Die Lösung wird eine mobile App mit einer einfachen, intuitive Benutzeroberfläche, um die Einreichung von Dokumentationen durch Mitarbeiter zu erleichtern – vorerst von zu Hause aus, aber irgendwann auch unterwegs.

Vorteile der Automatisierung der Reisekostenabrechnung

Die Automatisierung von Reise- und Reisekostenabrechnungen kommt nicht nur den Mitarbeitern zugute. Es kann Finanzteams helfen, Personalzeit zu sparen, Minderung von Betrug und Erstellung vollständigerer Audit-Trails.

Die Kosten für die manuelle Bearbeitung von Reise- und Spesenabrechnungen können sich schnell summieren – denken Sie an die Zeit, die Mitarbeiter mit der Eingabe von Daten verbringen, Überprüfung von Berichten auf Fehler und/oder Nichteinhaltung und Nachverfolgung der Genehmigung von T&E-Formularen. Einfachere Richtlinien und Ausgabensoftware und -prozesse bedeuten auch weniger Arbeit für die Finanzteams durch Verbesserung der Produktivität, Ermöglichung einer besseren Nachverfolgung und Compliance, Maximierung der Genauigkeit und Aktualität der Spesenabrechnung und Verbesserung des Gesamterlebnisses.

Die Automatisierung der Spesenabrechnung kann Unternehmen auch dabei helfen, Betrug zu erkennen. Eine Studie der Association of Certified Fraud Examiners ergab, dass in Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern 21 % der Betrugsfälle auf Kostenerstattungen entfallen. Dies können gefälschte Spesenabrechnungen, doppelte Einträge oder gefälschte Ausgaben, die zu Berichten hinzugefügt werden. Automatisierungslösungen für die Spesenabrechnung ermöglichen es Unternehmen, Richtlinien für zulässige Ausgaben festzulegen, Scannen Sie automatisch nach Anomalien und kennzeichnen Sie Ausgaben, die nicht diesen Richtlinien entsprechen.

Vielleicht sinkt deshalb T&E-Betrug bei Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern auf 11%. die eher automatisiert sind als kleinere Unternehmen – trotz der Vorteile eines gut verwalteten Ausgabenmanagements für kleinere Unternehmen.

T&E Spesenautomatisierungslösungen erleichtern es Mitarbeitern auch, ihre Spesenabrechnungen von zu Hause oder unterwegs zu übermitteln. Zum Beispiel, automatisierte Reisekostenabrechnungssysteme bieten oft die Möglichkeit, Papierbelege mit einem mobilen Gerät zu scannen oder zu fotografieren.

Automatisierung kann auch Datenfehler minimieren. In größeren Unternehmen, Reise- und Spesenabrechnungen kommen aus verschiedenen Abteilungen, für viele Projekte. Mit all diesen Daten, Die manuelle Eingabe und Genehmigung von T&E-Berichten kann zu Inkonsistenzen führen. Mit einer automatisierten Lösung können Unternehmen Geld sparen, indem sie Fehler erkennen, bevor sie sich im gesamten System verbreiten.

Best Practices für Reise- und Reiseberichte

Bei richtiger Ausführung, Reise- und Spesenabrechnungen helfen Unternehmen, die IRS-Mandate einzuhalten und ihre Budgets besser zu verteilen. Aber um das zu tun, Es ist wichtig, Best Practices für T&E-Berichte zu befolgen. Hier sind einige der wichtigsten:

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern Reise- und Spesenabrechnungen. Dies kann nicht überbewertet werden:Wenn das System für Mitarbeiter schwierig zu bedienen ist, sie verschieben die Berichterstattung auf den letztmöglichen Moment oder versuchen, Problemumgehungen zu finden. Es überrascht daher nicht, dass ein Hauptgrund für die Implementierung von T&E-Software für viele Unternehmen darin besteht, den Berichtsprozess für Mitarbeiter und Führungskräfte zu vereinfachen.

Viele CFOs sind dann angenehm überrascht von der Auszahlung für die Finanzteams.

Beziehen Sie mobile Funktionen ein. Die meisten Mitarbeiter haben Mobiltelefone, Daher ist es sinnvoll, dass sie ihre Geräte verwenden, um Belege zu scannen oder Ausgaben anderweitig zu verfolgen. Einige Apps berechnen sogar automatisch Wechselkurse anhand der Belegdaten und fügen lokale Steuern hinzu, je nachdem, wo Ausgaben angefallen sind und wo die Mitarbeiter wohnen.

Erstellen und kommunizieren Sie klare Richtlinien. Um die T&E-Berichterstattung zu vereinfachen, es hilft, klar definierte Spesenrichtlinien zu haben. Zum Beispiel, Das Unternehmen hat möglicherweise eine Pauschale für die Erstattung von Mahlzeiten, wenn Mitarbeiter zu Konferenzen reisen. Die Herausforderung besteht darin, den Mitarbeitern diese Richtlinien zu vermitteln. Beziehen Sie HR-Kollegen in diese Bemühungen während der Richtlinienentwicklung ein.

Definieren Sie einen Arbeitsablauf. Ein Spesenmanagement-Workflow beschreibt klar den Weg, den eine Quittung von der Eingabe in das Spesenmanagementsystem des Unternehmens bis zur Erstattung des Mitarbeiters oder der Zahlung der Gebühr durch das Unternehmen nimmt. Ein effektiver Workflow ist ein entscheidendes Element der Automatisierung.

Automatisieren Sie so viel wie möglich. Die Automatisierung vereinfacht und senkt die Kosten eines traditionell arbeitsintensiven manuellen Prozesses. Es kann auch die Compliance verbessern.

Bewährte Vorgehensweisen in der T&E-Richtlinie

Es ist wichtig, Erwartungen für die Übermittlung von Berichten festzulegen. was erstattet werden kann und wie die Genehmigungskette aufgebaut ist. Zum Beispiel, Ab welchem ​​Dollarbetrag wird ein Bericht von einem First-Line-Manager eskaliert?

Wieder, Personalfachleute und -manager können dabei helfen, die Regeln durch eine eindeutige Sprache zu erklären und zu verstärken. da die Mitarbeiter eher eine Richtlinie einhalten, die sie verstehen.

Zum Beispiel, Unternehmen müssen angeben, wie Mitarbeiter Reisen buchen (z. B. Websites, Reisebüro oder andere Methoden, die sie verwenden können) und geben Sie die bevorzugte Hotelklasse an, Mietwagenrichtlinien und Verpflegungspauschalen. Unternehmen möchten möglicherweise auch Regeln für das Hinzufügen persönlicher Zeit zu einer Reise definieren. zum Beispiel, ob sie noch für Flüge oder längere Hotelaufenthalte bezahlen.

Der Trend zur Arbeit von zu Hause aus und Bedenken hinsichtlich der Verlängerung der Start- und Landebahn für Bargeld haben die Komplexität noch erhöht.

Richtlinien sollten spezifische Kriterien für die Genehmigung oder Ablehnung von Ausgaben und die Art und Weise der Erstattung von Mitarbeitern enthalten. Definieren Sie, wann Reiseanträge eingereicht werden müssen, und welche Fristen für die Einreichung von Reise- und Spesenabrechnungen gelten.

Das „Warum“ muss auch Teil der Politik sein. Zum Beispiel, Die Einbeziehung von IRS-Anforderungen für die Berichterstattung kann zur Verbesserung der Compliance beitragen, da die Mitarbeiter die Gründe für ihre Aufgaben verstehen.

Schließlich, T&E-Richtlinien können nicht in Stein gemeißelt werden. Mindestens einmal im Jahr erneut besuchen, oder häufiger bei größeren Änderungen, wie eine Akquisition. Schauen Sie sich nicht nur die T&E-Richtlinie an; Überprüfen Sie Berichte aus Ihrem Ausgabenmanagementsystem, um festzustellen, wo Sie mehr als erwartet ausgeben. Vielleicht können Sie Geld sparen, B. durch das Hinzufügen einer neuen Reisebuchungsseite oder das Erweitern der Liste der akzeptablen Hotels um Unterkünfte einer preisgünstigeren Kette.

5 Tipps für das Reise- und Reisekostenmanagement

Eine effektive Reise- und Spesenabrechnung lässt sich auf fünf Haupttipps reduzieren:

1. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich, ihre T&E zu melden
2. Definieren Sie klare Richtlinien für die Reisekostenabrechnung.
3. Halten Sie sich über neue Steuergesetze auf dem Laufenden, um die Einhaltung zu gewährleisten.
4. Separate Reise- und Reisekosten nach Kategorie im Falle einer Prüfung.
5. Automatisieren Sie so viel wie möglich, um den Prozess zu vereinfachen und Betrug zu verhindern.

Schließlich, früh anfangen. Auch Startups brauchen T&E-Richtlinien und Best Practices. Indem Sie von Anfang an Regeln aufstellen, können Sie schlechte Gewohnheiten ablegen, wie das Zulassen von Tagesgeldausgaben, die über das hinausgehen, was der IRS dem Unternehmen erlaubt, abzuziehen.