So verfolgen Sie Ihre Ausgaben für kleine Unternehmen in 7 einfachen Schritten

Viele kleine Unternehmen haben Mühe, ihre Geschäftsausgaben im Griff zu behalten. In der Tat, Die Zahlung der Betriebskosten war die häufigste finanzielle Herausforderung, die in der Small Business Credit Survey der Federal Reserve aufgedeckt wurde. und 47 % der Geschäftsinhaber gaben an, dass sie gezwungen wären, ihre persönlichen Mittel zu verwenden, wenn die Einnahmen für zwei Monate wegfallen würden.

Verfolgung, die Erfassung und Analyse von Ausgaben ist ein grundlegender Bestandteil des Finanzmanagements, und wenn es richtig gemacht wird, es kann die Chance eines Unternehmens, solche finanziellen Probleme zu vermeiden, dramatisch erhöhen. Durch die Verfolgung von Ausgaben, ein Unternehmen kann besser planen, antizipieren Sie Verlangsamungen des Cashflows und stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Geschäftsausgaben – wie die Gehaltsabrechnung – immer gedeckt werden.

Betriebsausgaben sind „gewöhnliche und notwendige“ Kosten, die für den Betrieb Ihres Unternehmens anfallen, wie Inventar, Lohnkosten und Miete. Auch Abzüge genannt, Betriebsausgaben sind die Kosten für den Betrieb eines Unternehmens. Sie werden in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst – diese Ausgaben werden von den Geschäftseinnahmen abgezogen, um den Nettogewinn oder -verlust und das steuerpflichtige Einkommen eines Unternehmens zu zeigen.

Warum sollte ich Ausgaben verfolgen?

Die US-Small Business Administration (SBA) sagt, dass das Finanzmanagement die Buchhaltung umfasst, Projektionen, Jahresabschluss und Finanzierung. Zu den grundlegenden Praktiken des Finanzmanagements gehören die Erstellung eines Budgets, Kreditquellen zu finden (und immer einen Kredit zur Verfügung zu haben) und ein separates Bankkonto zu haben, um die Mitarbeiter zu bezahlen.

Die Federal Reserve Banks von Chicago und San Francisco fanden einen direkten Zusammenhang zwischen einem soliden Finanzmanagement und der finanziellen Gesundheit kleiner Unternehmen. Unternehmen mit überdurchschnittlicher oder ausgezeichneter finanzieller Gesundheit hatten vier Dinge gemeinsam:Kenntnisse und Erfahrungen mit Kreditprodukten, ein höheres Maß an ungenutzten Guthaben, Budgets, die sie regelmäßig überprüften und Bargeld für die Gehaltsabrechnung beiseite legten.

Die Verfolgung von Geschäftsausgaben hilft einem Unternehmen:

• Erstellen Sie ein Budget. Ein Budget ist eine Liste aller monatlichen oder jährlichen Ausgaben, nach Kategorien geordnet. Um richtig zu budgetieren, das Unternehmen muss wissen, wie viel Geld es hat, was es wahrscheinlich ausgeben wird, und verfolgen Sie die budgetierten Ausgaben mit den tatsächlichen.
• Profitieren Sie von Steuerabzügen. Der IRS sagt, absetzbar zu sein, Betriebsausgaben müssen sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein. Eine gewöhnliche Ausgabe ist üblich und wird in dem jeweiligen Gewerbe oder Geschäft akzeptiert. Ein notwendiger Aufwand ist einer, der für den Handel oder das Geschäft hilfreich und angemessen ist. Die meisten Betriebsausgaben können ganz oder teilweise abgeschrieben werden, sofern sie durch Belege (Quittungen und Abrechnungen) belegt werden. Dadurch verringert sich das steuerpflichtige Betriebseinkommen einer Organisation.
• Cashflow verwalten und optimieren. Die Verfolgung und regelmäßige Protokollierung der Ausgaben gemäß der vom Unternehmen gewählten Abrechnungsmethode stellt sicher, dass genügend Bargeld zur Verfügung steht, um sie zu bezahlen. Dies hilft auch dem Businessplan einen verantwortungsvollen Umgang mit Kreditkarten, Kreditlinien oder Kredite zur Deckung von Fehlbeträgen. Es hilft einem Unternehmen auch, günstige Zahlungsbedingungen mit Lieferanten zu maximieren, um Rabatte zu nutzen und Bargeld länger zu halten.
• Erkennen Sie Ausreißer und identifizieren Sie Kosteneinsparungen. Das Aufzeichnen und regelmäßige Überprüfen von Ausgaben hilft Unternehmensleitern, ungeplante Kostensteigerungen schnell zu erkennen, feststellen, ob sie legitim sind und sie adressieren. Das ist eine einfache Möglichkeit, unnötige Kosten zu sparen.
• Benchmark mit anderen Branchen. Das U.S. Census Bureau liefert Daten nach Branchen, Bundesstaat und Region, um Unternehmen zu helfen, festzustellen, ob ihre Ausgaben mit denen anderer in ihrer Branche übereinstimmen. Wenn das Unternehmen Ausgaben verfolgt, Es kann diese Daten regelmäßig mit anderen in seiner Branche und seinem Standort vergleichen, um sicherzustellen, dass seine Kosten angemessen sind, und nach Möglichkeiten suchen, diese zu senken.
• Stellen Sie sicher, dass PPP-Darlehen vergeben werden. Viele kleine Unternehmen erhielten Darlehen aus dem Paycheck Protection Program (PPP), um Verlangsamungen während der Coronavirus-Pandemie abzudecken. und diese Schulden werden von der Bundesregierung erlassen, wenn sie zur Deckung bestimmter Geschäftsausgaben verwendet wurden. Zu den förderfähigen Geschäftsausgaben gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnung und spezifische Kosten im Zusammenhang mit Hypothekenzinsen für Unternehmen, Miete und Pacht sowie Nebenkosten.

Was ist der beste Weg, um die Ausgaben für kleine Unternehmen zu verfolgen?

Um die Ausgaben genau zu verfolgen, alle kleinen Unternehmen müssen sich mit der Buchhaltung beschäftigen, die die SBVg als organisierte Methode zur Überwachung aller Einnahmen- und Ausgabentransaktionen definiert.

Manuell gemacht, Die Nachverfolgung der Ausgaben für ein kleines Unternehmen kann in etwa so aussehen:Während der Geschäftsinhaber die Woche durchläuft, sie sammelt alle Dokumente im Zusammenhang mit Ausgaben – wie Rechnungen, Quittungen, Kreditbestätigungen, usw. Der Buchhalter nimmt all diese Dokumente und gibt sie in eine Excel-Vorlage ein, um sicherzustellen, dass der Geldeingang verbucht wird und die Ausgaben pünktlich bezahlt werden. Diese Zahlen werden zusammengestellt, um mehrere Berichte zu erstellen, die mindestens monatlich erstellt werden. einschließlich der Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Geldflussrechnung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbericht und Inventarbericht. Der Geschäftsinhaber prüft diese Berichte, zeigt auf, was nicht sinnvoll ist oder verbessert werden könnte und nimmt entsprechende Änderungen vor.

Selbst die Buchhaltungssoftware der Einstiegsklasse für kleine Unternehmen kann die meisten der oben beschriebenen Prozesse automatisieren. Diese Software kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie es Geschäftsanwendern ermöglicht, Belege mit einer Smartphone-Kamera zu erfassen und sie mithilfe der optischen Zeichenerkennungstechnologie (OCR) vordefinierten Ausgabenkategorien zuzuordnen.

Je nach Komplexität des Geschäfts und wie viel Umsatz es generiert, Es kann aus einer Vielzahl von Buchhaltungslösungen mit unterschiedlichen Funktionen wählen, die Buchhaltungs- und Finanzmanagementprozesse vereinfachen und automatisieren. Aber es gibt grundlegende Schritte, die kleine Unternehmen befolgen müssen, um sicherzustellen, dass die Daten, die in das System eingehen, und die damit verbundenen Prozesse zuverlässig sind.

7 Schritte, um die Ausgaben für kleine Unternehmen zu verfolgen

Um Ausgaben effektiv zu verfolgen und zu verwalten, Kleinunternehmer sollten diese Schritte unternehmen:

1. Eröffnen Sie ein Geschäftsbankkonto. Die Studie der Federal Reserve berichtet, dass mehr als 60 % der Unternehmen mit ausgezeichneter finanzieller Gesundheit ein Budget und ein separates Bankkonto für die Gehaltsabrechnung erstellt haben. Inzwischen, weniger als 5 % der Unternehmen mit schlechter finanzieller Verfassung haben diese beiden grundlegenden Schritte abgeschlossen.

Die Einrichtung eines separaten Bankkontos für Betriebsausgaben erleichtert die Nachverfolgung und spätere steuerliche Absetzbarkeit. Die Bankkonten der SBA Notes bieten auch persönlichen Haftungsschutz, indem sie Geschäftsgelder von Privatgeldern trennen. Zusätzlich, Geschäftsbankkonten sind in der Regel mit der Option einer Kreditlinie ausgestattet, die verwendet werden kann, um Liquiditätsengpässe zu decken.

Unternehmen sollten ein Girokonto eröffnen, Sparkonto, Kreditkartenkonto und ein Händlerdienstleistungskonto. Letzteres ermöglicht es dem Unternehmen, Kredit- und Debitkartentransaktionen von Kunden zu akzeptieren. Das Unternehmen benötigt seine eidgenössische Beschäftigungs-Identifikationsnummer (EIN), um ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen. Ein Einzelunternehmer kann seine Sozialversicherungsnummer verwenden.

2. Verwenden Sie eine spezielle Geschäftskreditkarte. Mit einer dedizierten Business-Kreditkarte, Das Unternehmen kann eine Kredithistorie erstellen, um bei Bedarf eine Finanzierung (und optimale Finanzierungsbedingungen) zu erhalten. Der Kredit bietet dem Unternehmen auch die Möglichkeit, große Einkäufe zu tätigen, wenn es gerade erst anfängt. Nicht überraschend, Das verfügbare Guthaben ist ein Indikator für die allgemeine finanzielle Gesundheit – 65 % der Unternehmen mit schlechter finanzieller Verfassung gaben an, dass sie kein verfügbares Guthaben auf ihren Kreditkarten hatten. aber 87 % bzw. 95 % der Unternehmen mit überdurchschnittlicher und ausgezeichneter finanzieller Verfassung, bzw, hatte Kredit zur Verfügung, laut der Federal Reserve-Studie. Die SBA sagt, dass Kreditkarten Unternehmen dabei helfen, günstige Vereinbarungen mit Lieferanten auszuhandeln und Unternehmen vor Identitätsdiebstahl zu schützen. Kreditkarten bieten Vorteile für das Geschäft, sowie, B. Geschäftsprämien oder Reiseprämien.

3. Wählen Sie Bar- oder Periodenrechnung. Jedes kleine Unternehmen muss eine Reihe von Regeln festlegen, um zu bestimmen, wann Einnahmen und Ausgaben gemeldet werden. Dies bietet eine einheitliche Bilanzierungsmethode für steuerliche Zwecke. Im Allgemeinen, kleine Unternehmen mit einem Jahresbruttoeinnahmen in Höhe von 25 Millionen US-Dollar oder weniger für die drei vorangegangenen Steuerjahre können entweder die Periodenrechnung oder die Cash-Basis-Buchhaltung verwenden (die vorherige Grenze lag bei 5 Millionen US-Dollar).

Jedoch, weil die periodengerechte Rechnungslegung die anerkannte Rechnungslegungsmethode nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) ist, die meisten privaten Unternehmen – mit einigen wenigen Ausnahmen – erfordern diesen Ansatz für die Finanzberichterstattung.

Die Abrechnung auf Bargeldbasis kann für kleine Unternehmen ein einfacherer Ansatz und einfacher zu verwalten sein, da sie die Transaktion beim Eingang der Zahlung erfasst. Aufwendungen werden in dem Steuerjahr abgezogen, in dem sie gezahlt werden. Die periodengerechte Rechnungslegung erfasst die Transaktion nach Abschluss des Verkaufs in den Büchern und ermöglicht es Unternehmen, sie in dem Steuerjahr abzuziehen, in dem sie angefallen ist. unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt. Die periodengerechte Buchführung erfordert eine doppelte Buchführung und zeichnet ein genaueres und vollständigeres Finanzbild, da sie eine langfristige Sicht auf das Geschäft erfordert.

4. Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, um die Aufzeichnungen zu automatisieren und Ausgaben an einem Ort zu verfolgen. 58 Prozent der von Robert Half befragten US-Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen jetzt entweder einige oder nur Cloud-basierte Lösungen in Buchhaltungs- und Finanzfunktionen verwenden. Diese Lösungen machen es einfach zu überwachen, Kosten organisieren und bezahlen, ob Rechnungen eines Lieferanten, eine Mietzahlung oder Gehaltsabrechnung. Sie können den Aufwand für die Nachverfolgung von Ausgaben reduzieren und die Genauigkeit dieser Informationen erhöhen. Zusätzlich, Buchhaltungssoftware verfügt über Berichtstools, mit denen die für jede Kategorie ausgegebenen Gelder angezeigt oder Jahresvergleiche bereitgestellt werden können.

5. Belege mit einem Belegscanner digitalisieren. Bestimmte Buchhaltungssoftware enthält oder unterstützt mobile Apps, die es Mitarbeitern oder Geschäftsinhabern ermöglichen, Belege mit der Kamera auf ihrem Smartphone zu scannen. Software in jedem verwendet OCR-Technologie, die Text in maschinenlesbaren Code umwandelt. Der Kauf eines separaten Belegscanners ermöglicht es Unternehmen jedoch, ein Dokument zu scannen, überprüfen und kategorisieren – entweder automatisch den Inhalt definierten Feldern in der Buchhaltungssoftware zuordnen oder die Möglichkeit bieten, dies manuell zu tun. Desktop-Quittungsscanner, kostet nur 100 US-Dollar, sind eine wertvolle Investition für Unternehmen sowohl für das Ausgaben- als auch für das Dokumentenmanagement, und sie lassen sich problemlos mit den meisten Buchhaltungssoftwaresystemen verbinden.

6. Verbinden Sie Ihr Bankkonto mit Ihrer Buchhaltungssoftware, um Transaktionen zu importieren. Es gibt verschiedene Integrationsstufen, die ein kleines Unternehmen mit seiner Bank je nach gewählter Software aktivieren kann. Unternehmen können Kreditkarten- und Kontoauszüge herunterladen und manuell als CSV-Dateien (Excel) in das System importieren. Die meisten Buchhaltungssoftware bietet ein Konnektivitäts-Plug-in, das Ihnen einen Bank-Feed zur Verfügung stellt. Diese digitale Verbindung zwischen Bankkonto und Buchhaltungssoftware importiert täglich Banktransaktionen, zusammen mit Aussagen. Das Unternehmen kann die Abgleichsregeln in seinem System definieren, um die Abrechnungen abzugleichen, was den Abstimmungsprozess effizienter macht.

Es gibt einige Buchhaltungssoftware, die eine direkte Integration in die Bank bietet, so kann der Geschäftsinhaber alle Bankgeschäfte im Buchhaltungssystem verwalten und abschließen, ohne sich auch im Bankkontoportal anzumelden.

7. Überprüfen und kategorisieren Sie Ausgaben regelmäßig. Je öfter ein kleines Unternehmen seine Zahlen überprüft, und je besser es sie versteht, desto wahrscheinlicher ist es zu überleben und zu wachsen. Unternehmensführer müssen die aktuelle und kurzfristige Finanzlage ihres Unternehmens erfassen, und die häufige Betrachtung von Ausgaben und damit verbundenen Kennzahlen ist ein entscheidender Teil davon.

Kleine Unternehmen stehen vor harten Chancen. Schon vor der Pandemie nur etwa die Hälfte der Kleinunternehmen blieb fünf Jahre oder länger geöffnet und nur etwa ein Drittel hielt 10 Jahre. Aber ihre Rolle für die Gesundheit der Volkswirtschaft ist enorm und wesentlich. Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten stellen fast die Hälfte der Beschäftigten im Privatsektor, und das Office of Advocacy der SBA schreibt ihnen 44 % der US-Wirtschaftstätigkeit zu.

Die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben ist ein entscheidender erster Schritt, um die Daten zu erhalten, die nicht nur für ein besseres tägliches oder monatliches Management erforderlich sind, sondern aber eine verbesserte langfristige Entscheidungsfindung, die den Mitarbeitern zugute kommt, Kunden und die gesamte Wirtschaft.