Automatisierung der Spesenverwaltung:Was ist das? Wie funktioniert es?

Nach der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen, Corporate Travel and Entertainment (T&E) ist der zweitgrößte kontrollierbare Aufwand für Unternehmen. Da es einen so großen Teil des Finanzabflusses eines Unternehmens ausmacht, Reisekosten sollten nicht mit Papierunterlagen verwaltet werden, zerknitterte Quittungen und Excel-Tabellen.

Durch die Automatisierung des Spesenmanagementprozesses Unternehmen können viel Zeit sparen, die Genauigkeit zu verbessern und den Zeitaufwand für die Erstattung der Ausgaben der Mitarbeiter zu reduzieren.

Was ist die Automatisierung des Spesenmanagements?

Unternehmen, die von der Automatisierung des Ausgabenmanagements profitieren, verwenden Software, um den Prozess der Aufzeichnung, Verfolgung, Genehmigung und Bezahlung erstattungsfähiger Auslagen der Mitarbeiter. Gemäß der Spesenverwaltungsrichtlinie des Unternehmens, Die Software trägt auch dazu bei, sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht zu viel für genehmigte – oder nicht genehmigte – Ausgabenbereiche ausgibt.

Die Automatisierung des Ausgabenmanagements beinhaltet auch den Einsatz von Analysetools, um intelligentere Ausgabenentscheidungen zu treffen und Unternehmen dabei zu unterstützen, Compliance und Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten, indem alle Ausgaben genau verfolgt und berichtet werden.

Warum das Spesenmanagement automatisieren?

Manuelles Spesenmanagement erfordert viel Papier und Tabellenkalkulationen; das kann den Prozess ineffizient machen, zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine Umfrage unter fast 600 Finanzexperten ergab, dass 43 % der Unternehmen manuelle Prozesse zur Verwaltung von Spesenabrechnungen verwenden. und 46 % verfolgen die mit dieser Arbeit verbundenen Kosten nicht.

Von denen, die es tun, 25 % sagen, es kostet mehr als 11 US-Dollar pro Datensatz; für 8%, diese Zahl steigt auf 31 US-Dollar oder sogar mehr.

Immer noch, Kosten sind nicht der Haupttreiber für die Automatisierung. Laut 82 % der Unternehmen, die entweder in Technologie investiert haben oder planen, in Technologie zu investieren, um das Ausgabenmanagement zu verbessern, Die Vereinfachung des Spesenabrechnungsprozesses für Mitarbeiter und Führungskräfte ist ein wesentlicher Grund für den Umzug.

Weitere Motivationen sind der Zugriff auf Echtzeit-Einblicke für einen Einblick in Ausgabentrends und der Wunsch, alle Ausgabendaten des Unternehmens auf einer einzigen Plattform zu haben – im Gegensatz zu verteilten Tabellenkalkulationen und papierbasierten Systemen.

Traditioneller Spesenmanagementprozess

11 Schritte zur Verarbeitung einer Mitarbeiterkostenabrechnung

1. Mitarbeiter sammeln Papierbelege, während sie Ausgaben ansammeln.
2. Auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis, Sie nehmen diese Belege und erfassen sie in einer tabellenbasierten Spesenabrechnung.
3. Der Bericht wird vom Buchhaltungs- oder Finanzteam und dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters geprüft.
4. Der Bericht wird an die entsprechenden Genehmiger gesendet – Manager, Führungskräfte – zur Überprüfung.
5. Die Spesenabrechnung wird ganz oder teilweise genehmigt, mit allen nicht genehmigten Ausgaben zurück an das Buchhaltungsteam und, anschließend, den Mitarbeiter zur Überprüfung und Überarbeitung.
6. Der Bericht wird an den Kreditorenkoordinator gesendet, um gebucht und zur Zahlung eingestellt zu werden.
7. Alle eingereichten Quittungen werden als legitim verifiziert.
8. Die Belege werden für steuerliche und buchhalterische Zwecke in die Datei eingetragen.
9. Das Buchhaltungsteam gibt die richtigen Steuercodes in die Spesenabrechnung ein.
10. Die Spesenabrechnung wird zu Prüfungs- und Buchhaltungszwecken im Buchhaltungssystem oder ERP des Unternehmens gebucht.
11. Die Erstattungszahlung wird autorisiert und an den Mitarbeiter oder das Kreditkartenunternehmen ausgestellt, soweit zutreffend.

#1 Ausgaben
Management-Software

Traditionelle vs. automatisierte Mittel zur Ausgabenverwaltung

Das Ausgabenmanagement verfolgt das Ausgabenverhalten der Mitarbeiter und legt fest, wie die Organisation ihnen die entstandenen Kosten erstattet.

Beim traditionellen Spesenmanagement Unternehmen verwenden ein papier- und tabellenbasiertes Verarbeitungssystem, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter bezahlen und prüfen. Diese Ausgaben umfassen in der Regel Reisen, Unterkünfte, Mahlzeiten und andere Ausgaben, die anfallen, während ein Mitarbeiter „amtliche Geschäfte, “ aber Mitarbeiter können auch Kosten für die Heimarbeit aufwenden, Software als Dienstleistung, Bürobedarf und mehr.

Einsatz automatisierter Spesenverwaltungssysteme, Unternehmen können den Berichterstellungsprozess vereinfachen, Papier beseitigen, Fehler und das Risiko von Spesenbetrug reduzieren, und ihre Mitarbeiter schneller erstatten.

Vorteile des automatisierten Spesenmanagements

Unternehmen können durch die Automatisierung ihrer Spesenverwaltungsprozesse erhebliche Vorteile erzielen. Im Durchschnitt, es dauert 20 Minuten und kostet 58 US-Dollar, um eine einzelne Spesenabrechnung manuell zu verarbeiten. nach der Global Business Travel Association.

Wenn im Bericht Fehler gefunden werden, eine Korrektur kann den Prozess um 18 Minuten und 52 USD an Kosten erhöhen. Das ist ein hoher Preis für einen einfachen Papierkramfehler.

Laut GBTA verarbeiten Unternehmen durchschnittlich 51, 000 Spesenabrechnungen pro Jahr; das entspricht etwa 2 $, 650, 000 an Kosten. Der Verband sagt, dass 19% dieser Berichte Fehler enthalten, Hinzufügen von weiteren $562, 000 und 3, 000 Stunden zum Einsatz.

Durch die Automatisierung des Spesenabrechnungsprozesses Unternehmen können den Zeitaufwand für das Sammeln von Aufzeichnungen reduzieren, Lassen Sie diese Aufzeichnungen genehmigen und beheben Sie dann Fehler. Dies, im Gegenzug, reduziert die damit verbundenen Kosten drastisch.

Weitere Vorteile der Automatisierung sind:

• Bessere Einhaltung.
• Verbesserte Rechenschaftspflicht.
• Weniger Spesenbetrug und weniger Doppeleinträge.
• Ein System, das direkt auf die Ausgabenmanagementrichtlinien Ihres Unternehmens ausgerichtet ist.
• Eliminierung von Tabellenkalkulationen und Papieraufzeichnungen und Berichten.
• Eine Buchhaltung, die Zeit hat, an wichtigeren Projekten zu arbeiten.
• Echtzeit-Einblick in Finanzdaten für vom Unternehmen bezahlte Ausgaben.
• Einfachere Identifizierung und Behebung von zugrunde liegenden Problemen, wie veraltete oder nicht konforme Spesenrichtlinien, die Mitarbeiter immer noch befolgen.
• Mitarbeiter, die sich nicht mit Papierkram und Quittungen verzetteln.

Ein automatisiertes System beschleunigt auch den Genehmigungsprozess und hilft Mitarbeitern, schneller erstattet zu werden. Dies führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und weniger Frustration für Mitarbeiter, die sehnsüchtig auf die Erstattung ihrer selbst bezahlten Ausgaben warten.

Funktionen der automatisierten Spesenverwaltungslösungen

Automatisierte Spesenmanagement-Lösungen helfen Buchhaltungsteams, Ausgaben zu verfolgen, Erhalten Sie schnelle Genehmigungen für die Spesenabrechnungen von Mitarbeitern und erstatten Sie Ihren Mitarbeitern rechtzeitig. Sie helfen auch, Fehler und Betrug zu vermeiden und liefern genaue Ausgabendaten, die zu einer besseren Entscheidungsfindung führen.

Die Hauptmerkmale dieser Systeme umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:

• Eine einfache Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Ausgaben einzureichen und zu verwalten.
• Ein Prozess zum Einreichen von Ausgaben von überall über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät.
• Automatische Datenextraktion von, zum Beispiel, Kosten, Tipps, Steuern und Verkäuferinformationen, um den Anmeldeprozess zu vereinfachen.
• Echtzeit-Überprüfung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens und sofortige Benachrichtigung bei Verstößen.
• Integration mit Kreditkarten-Berichtssystemen des Unternehmens.
• Ein Dashboard, das Administratoren und Genehmiger verwenden können, um Spesenabrechnungen anzuzeigen und zu genehmigen.
• Mehrere Berechtigungsstufen für Genehmiger, nach Bedarf.
• Direkte Integration in das ERP des Unternehmens oder andere zentrale Finanz- und Buchhaltungssysteme.
• Dokumentierter Nachweis aller Quittungen, Interaktionen, Annahmen und Ablehnungen im Falle eines Audits.
• Datenberichte und Einblicke, die Unternehmen helfen, Ausgaben zu verfolgen und ihre Budgets zu kontrollieren.

Auswahl der richtigen automatisierten Spesenverwaltungssoftware

Wenn Sie nach einer automatisierten Spesenverwaltungssoftware suchen, Sie werden schnell feststellen, dass nicht alle Systeme gleich sind. Suchen Sie nach einer Lösung, die Papier eliminiert, ermöglicht eine bessere Nachverfolgung und Compliance, maximiert die Genauigkeit und Aktualität der Spesenabrechnung und verbessert die allgemeine Benutzererfahrung für alle.

Sie sollten auch sicherstellen, dass die Lösung das richtige Maß an Funktionalität bietet, kann auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen und bietet den erforderlichen After-Sales-Support. Am wichtigsten, Finden Sie eine Lösung, die sich direkt in Ihr ERP oder andere Finanzsysteme integriert. Dies wird dazu beitragen, die manuelle Dateneingabe zu vermeiden, Wiedereintritt und damit verbundene Fehler.